项目设计成果归档与管理规定

1、、目的为统一项目文件的归档要求与整理方法，确保档案质量，特制定本规定。本规定适 用于项目建设过程中形成的全部项目文件的归档与整理。本规定所指项目文件为项目在施工及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像、 电子等各种载体形式的全部文件。二、归档要求1、项目建设中形成的项目文件，应根据 GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般 要求、DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范和 SH/T3503-2007石油化工建设工程项目交工技术文件规定的有关要求进行组卷、整 理，并向业主归档移交。2、归档项目文件应完整、准确、系统。应真实记录和准确反映项目建设过程和竣 工时的实际情况

2、，图物相符。3、 项目文件归档范围见项目管理手册项目文件管理规定。三、归档项目文件的整理1、项目部向业主提交归档项目文件时，须根据国家有关规定、行业规范和业主档 案管理要求进行组卷整理。2、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系。3、勘察文件按勘察项目组卷；设计文件按装置单元、阶段、专业组卷；合同文件（包括合同形成文件）按合同编号组卷；项目交工技术文件文字资料按SH/T3503的要求组卷；设备随机文件按台件组卷，其中质量证明文件与随机图纸需分别单独立卷；管 理性文件按问题组卷； 竣工图按单项工程、 单位工程、 装置单元、 阶段、专业图号组卷； 监理文件按问题组卷。4、

3、施工图、竣工图组卷整理时需进行折叠，折叠要求为：4.1图纸须按照A4（297X 210M± 2MM的标准幅面进行折叠。4.2各种幅面图纸折叠前，要分别按照 A0、A1、A2、A3、A4图纸幅面标准格式尺 寸（841 X 1189、594X 841、420X 594、297X 420、210X 297MM进行裁制或整理修边。4.3 图纸折叠须图面朝里，背面朝外，保持图纸标题栏在右下角并露出。若标题栏前边有图纸遮盖，可将遮盖部分的右下角向内作45°角折入。4.4 3 号图纸折叠时，先将图纸摆正，然后将左半部向右对折，再将盖在上面部分 的右下角向内作 45°角折入。4.

4、5 2号图纸折叠时，图纸摆正后，先将竖向多出297MM部分均匀地向内折，然后自左向右进行横向正手风琴式折叠，并使右侧对齐，标题栏露在上层。4.6 1号图纸折叠时，图纸摆正后，先将竖向多出297MM部分均匀地向内折，然后使标题栏在上层，自右向左进行横向正手风琴式折叠，并将盖在其上面部分的右下角向 内做45°角折入。折好后最外层的宽度为 210MM其它层可自由折叠。4.7 0号图纸折叠时，图纸摆正后，先将竖向多出297MM部分向内折两折，然后使标题栏在上层，自右向左进行横向正手风琴式折叠，并将盖在其上面部分的右下角向内做45°角折入。折好后最外层的宽度为 210MM其它层可自由

5、折叠。5、案卷与卷内文件的排列5.1 管理性文件按问题、时间或重要程度排列。5.2 勘察文件按管理、依据、报告、勘察记录、附图等排列。5.3 合同案卷按年度排列，卷内文件按合同文本、合同形成文件排列，其中合同形 成文件是以形成时间先后顺序排列。5.4 交工技术文件文字资料按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验 收排列。5.5 设备随机文件按依据性、开箱验收、随机图样等顺序排列。5.6 设计文件、竣工图按专业、图号排列。5.7 卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在 后；印件在前，定 （草） 稿在后。6、案卷的编目6.1 编件号与页号6.1.1 有独立目录

6、的一份文件材料称为一件。每卷中件号用阿拉伯数字从“1”开始编写，各卷之间不连续编写件号。6.1.2 卷内页号用小写阿拉伯数字从 1 开始依次编写。6.1.3 卷内有书写内容的文件材料页面，按排列顺序依次编写页号 （流水号）。图纸 页号用铅笔写上，其它文字材料页号用印字印上。6.1.4 单面书写的文字材料在右下角编写页号；双面书写的文字材料，正面在其右 下角，背面在其左下角编写页号；图纸页号编写在标题栏外右下角；各卷之间不连续编 页号。6.1.5 印刷成册的文件材料，独立成卷的，不重新编写页号。原来已编写页号的文件材料，若前面若干页无页号，则可以从-2 , -1 , 0起续上，在备考表中注明总页

7、数-2 , -1 , 0n。6.1.7 卷内目录、卷内备考表不编写页号。页号需写在距底边、侧边10MMK 10MM勺空白处，字高不大于 5MM6.2 卷内目录编制6.2.1 每一案卷必须有卷内目录，卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。6.2.2 成套图纸，自成一卷的，当原目录能准确、全面反映卷内图纸内容时，在卷 内目录上只填写原文件目录名称、页次等有关内容 （即按一件处理 ）；成套图纸，一卷装 不下，需要分成若干卷的，可以把原目录复印，放到各卷前面，并在原目录的备注中标 明每一卷的起止位置，然后再以原目录为基础填写卷内目录。6.2.3 序号：以卷内每份文件材料排列的先后顺序填写，用阿拉伯数字从

8、“ 1”起 依次标注。6.2.4 文件编号：填写文件材料的文号或图样的图号、设备代号等。6.2.5 责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。6.2.6 文件题名：填写文件材料的全称。一般应照实抄录，没有的可自拟题名，外 加“ ”号。6.2.7 日期：填写文件材料的形成日期。6.2.8 页次：填写每份文件材料首页的页号，其中最后一件填写首页与尾页的起止 页号，中间用“”连接。6.2.9 备注：卷内文件材料变化时作说明用。6.3 卷内备考表编制6.3.1 每一案卷必须有卷内备考表，卷内备考表排列在卷内文件之后。6.3.2 说明：填写案卷内文件材料的件数、页数、不同载体文件的数量等（ 见示例 ）

9、以及在组卷过程中需要说明的问题。示例：文字材料 2 件， 10 页，照片 10 张，电子文件 2 件，附图 1 张。6.3.3 立卷人 :由责任立卷人签名。6.3.4 立卷日期：填写完成立卷的日期。6.3.5 检查人 :由案卷质量审核者签名，一般为项目经理。6.3.6 检查日期 : 填写审核的日期。6.3.7 互见号 :填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的编号，编号后应注明档案载体形式，并用括号括起。6.4 案卷封面的编制6.4.1 案卷题名 : 应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目名称、代字、 代号及结构、部件、阶段的代号和名称等。归档外文资料的题名应译成中文。6.4

10、.2 立卷单位 : 填写文件组卷部门或项目负责部门。6.4.3 起止日期 : 填写卷内文件形成的起止日期。6.4.4 保管期限 : 依据 DA/T28-2002 划定的保管期限填写，同一卷内有不同保管期 限的文件，该卷保管期限从长。6.4.5 密级: 由业主提供。6.4.6 档号 : 填写档案分类号和案卷顺序号，由业主按归档文件材料与档案整理 细则中的档案分类编号规则提供。6.5 案卷脊背的编制6.5.1 案卷脊背，填写档号、文件编号、案卷题名和保管期限。6.5.2 档号、文件编号顺竖写的方向从左至右横向书写。6.5.3 案卷题名从右至左竖向书写，开头空两格，题名中的专用符号及数字应顺竖写的方

11、向，自左至右横向书写，符号书写完毕仍恢复竖向书写。7、案卷装订要求7.1 装订前，须先将原有金属物去掉。7.2 文字材料需单份装订，且沿着 A4 纸的长边装订。遇有表 （文）头沿长边写的， 应将表 （ 文） 头的一边置左侧竖向摆好后进行装订。7.3 文件材料的幅面应符合国家通用的 A4 标准幅面。大于标准幅面的应予切边、 折叠、修整，小于标准幅面的应裱糊成标准幅面。7.4 交工技术文件文字资料采用整卷加纸质封面书本式装订形式， 装订用胶需呈中 性。图纸不装订，组卷装盒。7.5 装订应牢固整齐，不得有压字、脱页现象。7.6 外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。8 、卷盒、卷内

12、表格的规格及其制成材料的质量要求8.1 案卷卷皮须采用卷盒。8.2 卷盒的外表面规格为 305X 220MM厚度分别为10MM 20MM 30MM 40MM50MM 60MM。8.3 卷盒采用无酸牛皮纸板双裱压制。8.4 卷内目录、卷内备考表的规格统一为 210MMX 297MM。8.5卷内目录、卷内备考表应采用 70g/川以上白色书写纸制作。8.6案卷封面、脊背标签应采用牛皮纸制作，脊背尺寸为297m材10（20、30、40、50、 60）mm。9、声像材料的整理9.1纸版照片需根据GB/T11821-2002照片档案管理规范整理。9.2 数码照片、摄像文件需根据反映的内容命名，并附说明文字

13、，说明文字内容 需包括事由、时间、地点、人物、作者等。四、案卷质量要求1 、数据真实准确。2、字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签署认可手续完备合规。3、签署不能使用易褪色的红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等书写， 须采用黑色碳素材料书写。4、纸版案卷需标识正、副本。正本中所有文件须为原件，副本中除产品质量证明 文件和合格证等可为复印件外，其他由项目部自己形成的文件不能为复印件；合格证、 出厂证明等质量证明文件，因客观原因没有原件的，需有供应商在质量证明文件复印件 上加盖的文件有效证明章（红章） ，并注明原件存放地点。5、电子文件、声像文件需注明可读环境、标注可编辑或不可编辑，并保证载体的

14、 有效性与可读性。 电子文件应与纸版文件一一对应。 扫描形成的电子文件须以卷为单位 连续扫描，格式为彩色PDF。用光盘存储时需用不可擦除型光盘。6、外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文。7、 文件编制及存储格式需符合项目管理手册项目文件管理规定。五、归档审查项目部在项目交工技术文件收集、编制、组卷、整理后，应依次由交工技术文件的 编制方、监理机构、业主对文件的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查，经业主 验收合格后方可办理归档交接手续。归档交接手续连同审查记录全部交业主存档。六、归档移交1、项目部应在建设项目中间交接或阶段完结三个月内，将所形成的项目文件（包 括纸版、电子版等各种载体的文件）进行规范整理，并经该项目负责人审定后向业主办 理归档移交。EXCEL2、归档移交时需填写档案资料移交清单一式两份，并签字，同时移交格式的档案资料移交清单和卷内目录电子版各一份 七、附件附件 1 卷