北税处推动无纸化办公环境展现绩效

1、北wm推勤11名氏化瓣公璞境展iya效 本篇文章刊登：税将旬刊第1938期 文/5MI8文 壹、前言 近年来因吸收大IR中二氧化碳的熟带雨林逐渐减少，地球?t 境HW化，地球的湍室效雁日益增弓邕随著地球璟境重， 阈隙始重视璟保冏题，保行勤，而全球备荥化璟保 意京哉的抬n,唯有稹桎建荥色境，才能保tm以舄生的地球。 在经酒方面，被冠以金碍四阈的巴西、俄耀斯、印度和 中阈，最近畿年展现了箫人的w展IT力，成舄睾世瞩目的焦 黑占，有投估到 2050年，全球经酒排名将依序舄中、 美、印、日、巴、俄，不彳堇Mt洲各S!被出榜夕卜，ill美、日等今 HMWSWa,也要甘拜下凰，落在中、印之彳瓷。金碍四阈的

2、 崛起，地球在度!展的辛中擎下，湍室效益势必更加It重。 在璟保的需求及刺激下，现今社畲正朝著自勤化、M 化及照名氏化前it,公将部F9在此畤代潮流，更硝思考 照备氏化的重要性，此亦舄提高政府行政效能的一项重要工作。基 此理念，耋北市税捐稽徵虑萌生建横照名氏化的瓣公璟境。 照备氏化且高效率之自勤化瓣公璟境，W 於 93年度规 WJHM化作施重，内容涵括强化内部会罔站、推UM化畲 H、用雷子收1!文、改it差勤系统、善用雷子化社群、裂作H 子害、土地增值税契税路申幸艮暨下载雷子缴款害作棠等作HIM 目。同仁可利用路上回幸艮效及统tK醐It作 棠手册及公文簸例等。此外，亦建置税将 e幸艮系统，即畤

3、上傅最 新的解函令及提供重大息，以掌握畤效。 1C、具醴作舄 一、 强化内部条罔站 面封e化的需求，更新内部站架横，以系统管理方式建横 行政管理知m,整合io禺内部各HOM,将知管理的理 念结合路的便利性MUM性，和同仁分享。主要内容筒述 如下： （一） 93年规霍憾畏圜地、服将橱窗、公文文蓄 税将 e幸艮、 畲系统、效回幸艮及等 7大系统及递景、梁 髻榜等27IM子HKM目，依功能别及HIM生K建置，作系 统性的直帚提供快速便捷的查言旬管道。 （二） 94年建置H工H子信箱，3!增加彳固人收藏楂、互 条罔、教育部及畲!室管理等功能，整合内及 台作I!系统，36建置平台罩一登入横制。 （三）

4、建置路有备勺系统，透遏路交诙不受畤及空 限制，放同仁反映MM,提供抒情绪之管道，# 由虑畏於W B自答覆同仁疑惑。 （四） 所有行政规定、解函令、作、作棠手册、公文 簸例及定稿等均建置於条罔站上，提供同仁随手可得之It tfto 二、 照备氏化畲彳复查委及考委均探H胸化作 棠，料雷子WW1之口匿!幸艮告，亦在IHS前填mt言罩 e-mail备合备己金录人i, 中如有E!日寺或彳甫充幸艮告，於 束彳瓷立即傅送畿言罩。由於做好前置作H, 言靳己录由原先完畲彳瓷 10天内完成，改it於劄瓷 2小 日寺即上傅!北市政府行政管理, 36建置於 内部条罔站。 （二） 彳复查畲H 将彳复查案件里帚H舄筒明案

5、件、更正案件及争!1性案件， 筒易及更正案件3!以彳复查决定害替代幸艮告害，以筒化作 Ho利用雷子垂E件傅送畲通知罩至出席人K信箱，# 於畲前3天傅送彳复查决定害或幸艮告害备台彳复查委Uli 查。畲H上以PowerPoint裂作幸艮播放Mt#, 的可能IB型殴定舄榇率化字串，供言己人K依主席裁 示内容黑占谨!使用，在完善的前置作H下，由原先 完畲彳瓷2天内完成B短舄 30分篁，非事 之彳复查案件亦编短作棠日寺效 12天。 （三）考 各罩位签摄提送考委畲之叙奖、彳熬虑案件，均依 规定格式结造提案It料及奖、名册，业裂作雷子禧， 傅送人事室窠整。另以 PowerPoint裂作幸艮於HiS上 播放M

6、t#,畲H彳瓷利用雷子禧整理，快速完成备己录及叙 奖令。 三、用雷子收 公文雷子交换作I!有助於提高行政效能，畿文罩位一经H子 畿文，受文罩位即可接收公文，减少人工备氏本列印、加章 戳、公文交换、垂E寄畤经置及遣失公文之aBo瓣理情 形如下： （一） it文案件除特殊情形不宜探雷子禧僻存傅送外，均裂作 雷子禧，透条罔路交换傅。各椒表幸艮It料均以H 子禧傅送。 （二） 通幸艮、行摄瓣罩及副本，由科室承瓣人或登言己桌人H 寄至各科室指定暮人，经科室主管裁决彳寄至科室 指定之主瓣人K或同仁之彳固人雷子信箱。 （三） 94年内建置H工H子信箱完成彳瓷，各罩位凡硝以通 幸艮、便笺、行罩等畿送之文件，有

7、雁作舄之事项，均 由承瓣人利用MXH子信箱系统，傅送至受文罩位之主 管信箱，由主管上会罔收信彳瓷，寄备台主瓣人或H将 相人n； 作舄者，行傅送布合受文罩位全醴 同仁。 四、 推勤减文措施 舄筒化例行、照横密性之通知或文WWB作棠，推勤 典相免挂卜文，以通幸艮方式取代公文虑理措施，筋省 收畿及公文往返之畤及作棠流程，已完成之措施如下： （一） 豺政局出售市有要求提供料，建篥管 理虑提供料，交通裁决所言主金肖牌照之裁决害送建 情形等，皆以傅真免挂卜文方式提供虑，由虑提供暮 人收件瓣竣彳瓷即回幸艮封方 0禺。 （二） 虑茎寸於各科室典分往来文件，如各表、M 料通幸艮、公示送建等案件，亦探免挂卜文以通

8、幸艮方式替代。 言青示事HOW以签替代函，减少公文之收乍棠。 五、 上差勤管理 筒化H工言青假，硝填舄假罩隗核彳瓷，再由人行系统登录、 勾稽检核之人力虑理流程，改以上登金录及傅送IW核，自 93 年8月起瓣罩位主管以上人上言青假作H，自 94年7月 1日起所有H工全面1T施，1T施彳瓷有下列僵黑占： （一 ）MXgf假、加班均直接上登申言青，由其理人 上核tg, 核及入登言己。 （二）同仁可於路上查言旬刷卡It料、出勤状况、差假情形及 加班控管等It料，31以H胸虑理差勤It料之管理及统th 六、善用雷子化社群 成立暮案小鲍研言书S用外部It源，例如以耋北市政府行政管 理及行政院研究展考核委M

9、lg子化政府社群服将 条罔的功能虑理相作成果提幸艮It 小通遏彳瓷交各罩位it以IT施，瓣理情形如下： （一） 利用行政院研究展考核委H畲建置之雷子化政府社群 服将条罔成立文害禧案息交流条罔、税畲幸艮交流匾、 税管家族、行政管理畲幸艮交流匾及交流等 5 彳固资言孔社凰，各社凰就相行交流。 （二） 虑内部站殴置各罩位之提供 群功能，建立H工互勤孥晋璟境，增itu工互勤交流及 知分享。 七、裂作雷子害 将各税税法及子法规、各项作棠要黑占、申瓣表格、注意事!|、 税捐稽地址、WMIEH及其他相宣 作成税将服将雷子害分送里民，供里民自行查用及列印 申言青害表，瓣理情形如下： （一） 裂作税将便利屋、e

10、起租税雷子害，供民浆免置索取， 使民浆视需要随畤獴得各是利用很少成本 即可建到窟大效果之措施。 （二） 裂作税将e幸艮H子害及BWIOlg子害，定期将内部 站所提供之豺政部定解函令等税将e幸艮料，裂成 雷子害，供各HW位参考用。另撑重要 料裂成1g子害，方便同仁Wo 八、路申幸艮暨列印缴款害 多用路少焉路，推sy罔路申幸艮土地增值税契税暨自行 列印雷子缴款害作棠，本作棠全阈首副，原定 94年7月1日 起瓣，因地方台仍在测将俟平台作质利推勤 彳瓷再IX定施日期，主要作n内容如下： （一） 站殴置申幸艮暮匾，申幸艮人只硝事俞入申幸艮移的相 资料，即可i!撑列印各项申幸艮移及瓣理登言己之各项申言青

11、害表，重WMWo （二） 经配赋自行列印雷子缴款害幄虢彳瓷，在核税查欠完 竣，即可自行列印土地增值税、契税、印花税及各税欠税 缴款害。 （三） 持缴款害向金融横横缴布内，饼同下载之申幸艮害正本及相 岸禺言登明文件影本送交虑查完税章彳瓷，即可 持之向地政横Bfl移登言己。 参、斡行成效 一、强化内部条罔站 （一） 随畤更新站It料，3!视需要建置便利同仁 查筋省帝氏本印SOOWI工作。估可筋省 8,832小日寺。 （二） 将按月褊印的市税通建置於税将 e幸艮HI下，即畤上傅 最新函令及提供重大息，以掌握畤效， 业按年燎成光碟分送各罩位留存。筋省经置布勺455,000 元。 二、 氏化畲H （一）

12、 不再提供典畲人害面资料， 1年备勺筋省A4 M W 38,000 Wo （二） 彳复查委Mti之彳复查决定害 （稿） 及彳复查幸艮告化 作棠，1年备勺筋省A4名氏16,560膈 （三） 考以雷胸筒幸艮代替害面It料， 1年备勺筋省A4 MW 40,000 Wo （四） 化作H,使典畲人1提前瞭解畲H内容，事先 研 M,提高畲效率；畲SB己即畤it送，同仁可 随畤上条罔暨，减少留存备氏本之空 三、 用雷子收文 子公文畿文件数全年 11,595件，以雷子信件通 幸艮、审暮行摄瓣罩及副本每月均建 500件以上。一般人工交换 布勺舄4小畤，透遏公文雷子交换作棠或雷子信件寄， 估可编短公文畤程 70,

13、380小畤。 四、 推勤减文措施 典相例行、mt密性之通知或文害之WB,以通幸艮 取代公文，可筋省收1!及公文往返畤及作棠流程。期全 年斡行施效益备勺可筋省 15,717小畤。 五、 差勤上管理 自93年8月至12月有958人次上言青假，有效筋备勺人 力虑理日寺备勺239小日寺。 六、 善用1g子化社群 透群，可增加同仁及生活上的互!0禺 彳系，编短分虑及各分同仁在空及资言孔上的距离隹，使 交流更 七、 裂作雷子害 93年以光碟裂作1,000份租税便利屋雷子害，以纸本印裂 畿送，可筋省备勺566,000弓导氏。 八、 瓣土地增值税契税条罔路申幸艮暨自行列印雷子缴款害作棠 （一） 8 1年受理土

14、地增值税及契税案件备勺 168,000件，探 路申幸艮，可筒化作棠流程，筋省稽徵人力，业减少备氏本 申言青害表之大虽印$1。 （二） 民浆在家即可申瓣，湿自申幸艮多次往返税捐、地 政横之舟聿辛努、重WMW多项申言青害表 之不便，及税捐稽徵虑人K重袒登各料之人力、畤 一睾数得。 肆、未来展望 耋北市税捐稽徵虑在推勤照名氏化作棠下，使得纸本文件大虽 减少，随之而来的印刷、用纸等瓣公置用也相除了省1S, 省力也是探用照名氏化瓣公的另一彳固重要利基。逐步建横照备氏 化的瓣公璟境，未来将持推勤下列措施： 、强化行政管理知康之内容 舄使虑之内部会罔站舄一完善便捷之知京哉康 ，成舄分享知 之孥晋型鲍以同仁的

15、需求，增加内之功能及内 容，以提升品真正成舄同仁的好K手。 二、 推勤全化作H 目前虑除MtXti、彳复查委Mti及考;W委Mti等H施照 名氏化作棠外，也逐步推勤至、横畲税、税将管理、 行政管理等畲幸艮及副意、研究1!展及棠将改等小鲍畲 H, 36以全虑所有tiM向氏化舄最会冬目榇。 三、 攒充H胸及殴脩 虑行政管理知同仁知ttWB及孥晋之橱窗 ，以符合同 仁需求舄主，不完善之知m,舄使雷胸操作横能覆 定，列JM算，逐年攒充佛h 36汰U换新。 四、 加室!示殴脩 舄使典畲人更清楚看到雷胸播放之料 ，将改善畲I!室 雷胸殴脩，以每2彳固座位之桌面增殴一耋H幕，以利奥畲 人 M31o 五、 加强使用知能 视内部站之WMHW及功能，随畤瓣理相教育及H 胸操作程，以加强同仁使用知能，SW用