如何合理安排工作的思考

1、在许多文章中介绍过下面这样一张图，并描述如何按照工作的紧急程度与重要性来合 理的安排我们的工作。在图中所示的坐标，横坐标为工作的时间紧迫程度，越向右，时间 的紧迫性越高，可用的时间也就越少；纵坐标则为工作的重要性，越向上，工作的重要性 越高，对未来的影响越大，影响的面越大，影响的人越多。当然这张图的画法很多，但基本上意思是一致的。现就该图形，谈谈一些想法与认识。 图中分成红、黄、绿、蓝四个区域。在实际工作中，所有的事情都可以放到以上四个区域 中。红色指既紧急又重要的事，黄色代表紧急而不太重要的事；绿色代表不太紧急但重要 的事；而蓝色代表既不太紧急也不太重要的事。这个管理思想是想要说明的是，对我

2、们自己日常工作安排时，如何安排工作的优先级。有人可能按照：1234,也有人可能按照1243,有人是1423,甚至于有人3421。不论采用 那种顺序，最多在这里也就是 16种。选择哪种顺序我觉得并不是最重要的， 关键是看我们把什么工作放到哪个区域中。 其实 我们在实际工作中，可能没有刻意去划分什么重要性，但却在不知不觉中按照某个规律去 安排我们的工作先后顺序。如果有这个习惯，我想只要再重新认识一下我们安排的合理性 就可以了。最怕的是，做事从来就不分主次，抓到就做，一个做完了再做下一个。这种情 况还算不错，更糟的是，一件事没做完，就去做另一件，最后一样事也做不好。要利用该图形，首先应该认识什么是重

3、要工作。何为重要工作？重要工作应该是对企业、 部门或个人的工作产生深远影响的一类工作，在短时间内该工作并没有明显的影响。某种 程度上讲，重要工作对人员而言，实际上指对规划的结果产生直接影响的重要因素。因此 工作的重要性，虽然是我们主观认定的，但从以上概念上来讲，也是可以识别的。其实我们在工作之前，首先要做的，就是搞清我们的工作目标。只有围绕工作目标的实现的工作， 才是有效的工作，才是真正重要的工作。针对我们公司的实际情况，我跟车间的技术人员聊天时，就谈到一个对比，“凝汽器端差偏低”与“发电机定子漏水”，你更关注哪一个。当然是发电机定子漏水，如果不处理， 可能造成几十万到上百万的损失。不错，情况

4、确实是这样，换一个定子线圈，最快也得八 九天。造成的损失也不小。但前者呢？因为这种影响一时间不明显，因此没有多少人来关 心他。作为技术人员，如果不把这个事情放在心，就没有人会去管，可能一直要到下一次 大修。端差每相差一度，接近煤耗 3克，四年造成的损失，可能也不是个小数字吧？还有 如，“阀门的内漏”与“偶合器渗油”，因为后者涉及到考核，一个渗漏点就是多少钱，因 此无论如何，我们也要想办法处理，甚至不惜代价的返厂处理。但因为内漏很难查，外表 又看不出来，所以就可以放一放，但我们专业技术人员却很清楚，这中间造成的损失有多 大。再如，“控制机组启动时间”与“按规程操作”，虽然在短时间内，缩短了启动时

5、间， 减少了燃油、启动的汽耗等，但长期讲，因为机组在短时间内受到的热反应太大，对金属 的寿命成了很大的影响，原来机组可能服务 30年，结果现在只能服务25年，但这要到几 十年之后才能看到，而且过了很长时间以后，也无法说清就是哪一次启停过程产生的影响。所以说，重要，实际上是基于长远利益与眼前利益相比较而言。重要而不紧急的事，要 有计划的去做，不论工作如何紧张，都要抽出时间来做。经过一段时间，就会逐渐减少重 要而紧急的事了。我们总是以这样那样的借口，逃避去做这些一时间看不到效果的工作。有句老话，“前人栽树，后人乘凉”。这句话可能有很多理解，但在这里应该看到的，前人做了一件很重要， 但当事不紧急的事

6、。何为紧急工作？是指对工作的时间要求比较严格，而且时间上相对很紧张的工作。时间长短并不是关键，而关键是对时间的要求比较严格。也许一件工作，给你两天，可能感觉 很宽松，而另一件工作给你两个月，却感觉时间太紧张一样。这是与很多因素相关的。但 紧急工作都是指那些时间要求严格而且较紧的工作。只有搞清楚重要工作与紧急工作的概念，我们才能把手中的工作放到图中相应的区域， 然后按照我们自己认定的顺序来做。我们这里强调是自己认定的顺序，而不是固定的什么 顺序，这是有原因的。 紧急的不一定是重要的紧急的工作不一定就是重要的工作。不重要而紧急的事，现在看起来不得了，需要立即 就做，过一段时间以后，回过头来一看，其

7、实也没什么了不得的，完全没有必要那么紧张。 现在很多人有手机，而且是二十四小时不关机，感觉关机就会影响到工作，哪怕是开会、 培训等场所，也是如此。我想，手机出现也只是近几年的事，在有手机以前，人们工作、 学习生活了多年，也有各种各样的事情发生，但仍然能处理得很好。可能更多的事情，并 不如我们想的那么紧张。 不紧急不代表不重要紧急的工作，当然要先做，不做不行呀！如送风机电机振动严重超标，不能再开了。这 个不先处理能行吗？负荷只能代到一半，不处理钱就被扣死了。一个专业的人全上来，累 得要死，有时还要借人。现在呢，采取定期检查所有的电机，发现有振动偏大的，立即利 用机会核一下中心，这样只需要花很少的

8、人力与精力，就可以保证所有电机的正常运行。 这种定期检查与核对，就是一项很重要，而又不紧急的事。少做一次可以吗？当然可以， 反正一时间也不会有多大影响。 但这种思想，正是我们面对重要而不紧急的工作最大敌人。 重要而不紧急的事，要有计划的去做，不论工作如何紧张，都要抽出时间来做。经过一段 时间，就会逐渐减少重要而紧急的事了。 不紧急有时会变为紧急紧急程度是会发生演化的，我们搞工程技术的人员都知道网络计划图。如果把网络计划 图与上面的图联系来看，重要而紧急的事就是关键路径上的事，但实际工程进展来看，随 着时间的发展，有些原来看起来不紧急的事，却会变成紧急的事。而有些原来不太重要， 也不太紧急的事，

9、却会成为又重要又紧急的事。如对于我们二期工程来讲，开始时，主设 备到货是很重要很紧急的，但最后，辅机的安装却成了重要紧急的工作。当淡水资源不紧 张时，补给水管道安装是一项既不重要也不紧急的工作， 最后会议中谈到的却都是这件事，因为时间与环境发生了改变。在一年前，我们就看补给水管道施工，可能对二期来讲，就 是既不重要，也不紧急的事。但如果 #4机组上来，还没有完工，刚好一期的管道也出了一 点小问题，那个时候，可能就成了非常重要而紧急的事了。这样的例子是举不胜举，也许 我这里讲的例子可能我们理解上有偏差，但有一点是肯定的，那就是，事情要有计划的进 行，而且要想办法保证计划的如期进行，只有这样，才能

10、尽可能的避免少发生紧急而又重 要的事。看起来紧急，其实并不紧急；现在重要，将来不一定重要有些事情，现在看起来紧急得不得了，需要立即就做，过一段时间以后，回过头来一看, 其实也没什么了不得的，完全没有必要那么紧张。我们还是来看看我们的手机，现在不论 官大官小，那怕是一个骑人力三轮车的，也会带上一部手机。而且不论场合，铃声是响个 不断。我们只需要回头想一下，有多少事情是我们现在仍然记得的，当时确实应该立即就 回电话解决的。仔细想一下，有吗？这样想过以后，我们就会知道，很多事情，原不需要 那么紧张的，只要能平时有一点计划性，基本上都可以摆平了。有些事看起来既不重要，也不紧急，但在将来非常重要的事有些

11、事看起来既不重要，也不紧急，但在将来非常重要的事。其实事情只有要不要做， 而没有重要与不重要。该做的事如果不做，就会从一件日常事务变成一件很重要而很紧急 的事，直至变成救火一样的事。“防患于未燃”，这才是我们做事的原则。因此不能忽视我 们认为不重要也不紧急的事，因为这些事情的重要性是我们根据当时的情形来界定的。不 重要也不紧急的事，很多是因为我们认为的，其实可能很重要。也许举个实例来说可能更 好些。如我们在实际工作中，日常卫生清洁工作。卫生清洁工作，除了对清洁工人来说是 主要职责，但对于我们其他人来说，这只是一个很平常又细小的事。让我们这些大工来做， 似乎不值得。如果平时又没人检查卫生，则这件事就是既不重要，也不紧急的事。但换个 角度来看，就不一样了。长时间处在一个赃、舌L、差的环境中，人的精神很难好得起来， 既影响了人的身体健康，也影响到人的身心状况。一个心情不佳的人，往往容易出差错。 而且，良好的习惯是慢慢养成的，一个从来不整理自己办公场所的人，也很少会整理自己 的思路（当然伟大的人物除外）。这些东西，你说重要吗？可能不重要，但却不只影响到我 们的工作，