ERP系统管理制度

1、ERP系统管理制度1XXX电气（集团）股份有限公司ERP系统管理制度目录1总则（3）2操作规范及规定（3）2.1新增系统资料规定（3）2.2单据录入时间规定（3）2.3库管签章及盘点规定（4）2.4生产订单管理要求（4）2.5采购单据流转（4）2.6采购发票录入及付款要求（4）2.7销售出库单录入要求（4）2.8委外加工管理规定（5）2.9非销售产品借用时间规定（5）2.10退料业务处理（5）2.11操作员增加及权限规定（5）2.12交接工作（5）3附表（5）ERP系统管理制度1总则为了加强XXXX集团信息系统的管理， 确保信息数据的安 全性和准确性，促使XXXX集团信息系统工作持续健康的发展

2、， 根据公司相关管理制度，结合管理信息系统工作的特点，特制定 本制度。2操作规范及规定2.1新增系统资料规定2.1.1各部门需要新增型号时，须填写申请确认单，注明 新增型号的物品名称、型号、计量单位、库位、物品性质（自制/外购），经技术部门确认后， 送ERP小组进行添加，禁止口头、电话等方式请求添加型号。技术部门必须在1小时内签字确认回复当事人，ERP小组收到技 术部门确认的申请确认单后，必须在1小时内添加到系统。2.1.2新产品开发完成投入生产后，技术部负责人须安排技 术部门相关人员在下达生产订单前将产品BOM及时准确录入系统，如果因BOM没能及时 录入系统或录入信息错误而影响生产和成本计算

3、， 可对相关责任 人开出按20元/次罚款单。2.2单据录入时间规定2.2.1各岗位制单人必须保证当天所有单据按要求录入系统， 如未将单据及时准确录入系统，影响正常工作，一经查实将对责任当事人开出按10元/ 次罚款单，并希望大家的监督；（生产部每天都有上50张以上的 单对型号不熟的人员怎么办？）2.2.2当天单据必须在第二天上午10: 00前送交财务，若遇 特殊情况，必须在3日内送交财务。自制入库单需附对应的领用出库单；样品出库单、补 货单以及研发领用单需总经理签字后，方可送交财务，无领导签字签字，财务有权拒收。2.2.3设有入库审批流的单据，仓库收货后，必须在1小时 内审批入库单。（要讨论合理

4、的时间，一小时对成品入库搬运还有收料做不到的8-16个工作小时）以下如遇加急单据，制单人必须在半小时之内将加急单 据录入系统，仓库收货后，必须在半小时内审批入库单。2.2.4当月入、出库单据，当月必须处理，不得以任何理由 隔月处理，公司每月结帐的时间为（上月26日-下月25日），在此期间，所有出入库单据必 须在每月25日前全部录入系统；2.3.5各岗位制单人，须将各自当月所有出入库单据清单汇总核对后打印，部门主管及制单人签字后，每月27日上午10: 00前送交财务。一旦单据清 单送交财务，如有单据遗漏、错误、修改等情况将对责任当事人 开出10元/张罚款单。（不是很清楚？为什么有单句还要清单，

5、这样变成有错也不一定改了，你要罚款吗！）2.3.6制作单据时，必须按要求填写统计、部门、职员、出 入库类别，单据号必须按照单据号命名规则填写，未按要求填制，将对责任当事人开出 按10兀/次罚款单。2.2.7连续三个月未出错，按50-100元奖励当事人2.3库管签章及盘点规定2.3.1所有入、出库单据必须有库管签章，包括手工签章和 系统签章，且两者签章必须是同一个人。（人员请假或外出怎么办？）2.3.2如果需要进行物品盘点，须填写盘点申请单，经财务成本会计及总经理签字后，方可在系统中制作盘盈入库单及盘亏出库单。（错误没有办法及时纠正，建议先做帐物处理，后查原因或责任）2.3.3送交财务的盘盈入库

6、单、盘亏出库单必须有总经理签字，无领导签字，财务有权拒收。2.3.4以上未按要求办理，将对责任当事人开出按10元/张罚 款单。2.4生产订单管理要求2.4.1当月下达的生产订单，生产调度人员必须在每月25日 后，两个工作日内全部关闭。2.4.2生产调度每月运行MRP计算前，必须查看所有的出入 库单据是否审批，是否存在未关闭的生产订单以及对应BOM单是否正确。2.4.3以上未按要求办理，造成系统MRP计算数据不准，将对 责任当事人开出按10兀/张罚款单。2.5采购单据流转2.5.1采购材料到货后，由采购部门填写送检单，质检部门 检货后，须当天将质检报告送交仓库， 仓库收货后， 填写实际到货数量，

7、 须当天将质检报告 送交供应部。（清点确认数量后及时送交）2.5.2供应部收到质检报告后，当天所有单据必须按要求录 入系统，每周的采购入库单必须在下周一上午10: 00点前送交财务。如果制单人未将单据 及时录入系统，影响正常工作，一经查实将对责任当事人开出按10元/张罚款单。2.5.3当天采购入库单录入完毕后，须在2小时内，将质检报告返还仓库，仓库人员必须在1小时内确认采购入库单，进行库管签章。2.6采购发票录入及付款要求2.6.1供应部收到发票后，必须在当天按要求录入系统，每 周一上午10: 00前将上周的全部发票送交财务。2.6.2在签字付款时凭发票的产品名称、规格型号与到货物 品一致；入

8、库单与到货的实际产品名称、规格型号一致；付款单位名称与发票单位名称一致， 才能予以支付货款。2.7销售管理规定2.7.1销售人员制作销售订单时，必须查清库存数量以及在 订量，如盲目下达缺货清单，影响生产排程，一经查实将对责任当事人开出按10元/次罚款单。2.7.2销售人员必须按要求录入销售结算清单，如出现产品 型号、发货库位错误，影响仓库成本，一经查实将对责任当事人开出按10元/张罚款单2.7.3送交财务的销售结算清单必须库管签字，若销售清单 与系统单据金额不一致，将对责任人开出5元/张的罚款单。2.7.4所有的出库清单必须在第二天上午10: 00前送交财务，财务在接到销售清单后必须在2小时内

9、签章，并在48小时内开票，若财务人员未在规 定时间内签章，将对财务人员开出5元/张的罚款单。2.7.5累计三个月已发货未开票，除特殊情况，将对销售负 责人开出每家单位50元的罚单。2.8委外加工管理规定2.8.1仓库人员应按采购部门对材料的外发加工收、发及时 办理相关的手续，填写委托加工出入库单据，所有的材料或产品外出，必须先办理入库后出 库，登记入帐。2.8.2委托加工出库单必须有采购部门签字确认方可送交财 务，单据按照2.2规定将单据送交财务。2.8.3以上未按要求办理，将对责任当事人开出按10元/张罚 款单。2.9非销售产品借用时间规定（我部门不同意借用白条这一款，杜绝借用）2.9.1因

10、工作需要，借用本公司产品，借用的时间不能超过30天；X2.9.2对继续借用的物品，仓库必须落实存在；X2.9.3对已累计超过30天的借用产品，由仓库主管按内部联 系单在每月1日前上报财务，在当事人工资中扣除。如果仓库主管未按规定上报， 影响销 售发货数量准确性的，在扣除当事人工资时，对仓库主管开出按10元/张罚款单。X2.10退料业务处理2.10.1退回仓库的废料，相关人填制领用出库退货单，首先退回原库，然后，填制物品调拨单将废料调入废品库。2.10.2废料调拨单每月填制两次（每月10号和25号），如 有加急单据处理，可当天填制调拨单，按照2.2.2规定将单据送交财务。2.11操作员增加及权限规定2.11.1各部门如需添加新用户， 需填写增加权限申请表， 部门经理以及财务负责人签字后，方可送交ERP小组进行添加。2.12交接工作2.12.1各岗位人员工作调动或者因故离职，必须将本人工作 移交给接替人员。没有办清