行政部岗位说明书讲述

1、职位说明书行政部北京中宁投资股份有限公司2016年11月部门名称行政部部门编制6-7人部门主要职责公司行政人事制度的制定、指导、监督、规范部门架构行政总监1人，人事经理1人，行政经理1人，行政人事专员3-4人部门职责：一、 行政办公管理 1建立健全各项规章制度 （1）负责公司内部各项行政办公管理制度的起草和推行公司制度的执行。 （2）掌握试行管理制度的执行情况，及时反馈意见，对出现问题进行研究论证并修改完善。 （3）对全体员工进行管理制度的宣传及解释。2文书起草 （1）起草公司各种文件、报告、通知、请示、计划、决定、会议纪要、工作联系函等各种文

2、字材料。 （2）汇总各部门的周、月工作总结并对各部门的月工作报告进行汇编。 （3）负责制定年度工作计划、进行年度工作总结。 （4）审核以公司名义签发的各种内部及外部文件。 3文件发放 （1）收到外部文件进行收文编号并对上报下发进行登记。 （2）收到内部文件经核稿后，根据拟办意见进行文件发放，记录文件发放情况。 4档案管理  （1）收集公司内部、外部一切有保存价值的文件、资料，分门别类的及时、准确、安全地进行归档，并办理档案移交手续。 （2）对公司各部门相关的档案资料管理人员进行业务指导和工作监督

3、，并协助配合各部门相关人员完成档案信息、资料的交接、协调工作。 5印鉴、介绍信管理 （1）负责公司印章的管理，履行印章审批登记手续，妥善保管公司印章及各部门专用章。 （2）印鉴如有遗失除立即向上级领导汇报，并应依法公告作废。 （3）使用介绍信需履行审批登记手续。 6会议管理 （1）会议准备工作。负责会议室卫生、通风、会议所用设备、资料并通知与会人员会议召开时间。 （2）会议时间变更要及时通知与会人员。 （3）记录会议内容，整理会议纪要，保证及时发放。 （4）负责公司行政方面重要会议、重大活动的组织筹备工作

4、。7接待工作 （1）及时接听电话，使用文明用语，简短扼要的表达意图。 （2）对公司来访客人热情接待，主动让座，倒水。 （3）对公司来访客人提出的问题婉转解答，遵守公司保密制度。 （4）协助各部门和公司领导做好政府领导和相关业务合作单位领导的来访、参观等接待工作。 8.负责公司的防火安全、保卫工作并定期组织检查，保证公司安全。9. 负责办公室办公用具、设备设施、车辆的登记保管与报损报失工作。二、 人力资源管理 1、根据公司发展战略规划制定与实施公司人力资源规划； 2、控制人力资源管理成本； 3、落实公司组织架构和部门

5、职能建设； 4、负责办理员工的招聘、录用、转正、晋级、离职等人事手续； 5、负责公司员工的岗位设计、工作分析、岗位描述和完善； 6、负责管理员工劳动合同和人事档案、人事任免与人事政策的咨询； 7、根据公司业务需要和人力发展规划，制定公司培训规划并实施； 8、负责公司薪资、福利体系规划、设计和实施； 9、负责公司绩效管理和考评体系建立和实施； 10、处理劳动纠纷、员工申诉等； 11、负责公司企业文化建设和规划，提升归纳、深化企业文化核心理念和价值观。岗位名称行政总监岗位编号ZN-XZ-001直属上级副总经理所属部门行

6、政部工资级别直接管理人数2人岗位目的公司行政人事工作的制定、指导、监督、规范岗位晋升行政部副总经理工作内容：行政总监直接责任： （1） 参与制订公司年度总预算和季度预算调整，汇总、审核下级部门上报的月度预算并参加公司预算分析会议。 （2） 制订行政系统年度、月度工作目标和工作计划，经批准后执行。 （3） 主持制订、修订行政系统主管的工作程序和规章制度，经批准后组织施行并监督检查落实情况。 （4） 掌握行政系统工作情况和公司行政管理工作的运作情况，适时向副总经理汇报。 （5） 负责公司行政方面重要会议、重大活动的组织筹备工作。 （6） 负责公司管理模式执行情况的检查工作，汇总各部门的反馈意见，整

7、理分析后向副总经理汇报。 （7） 接待公司重要来访客人，处理行政方面的重要函件。 （8） 新员工的入职跟踪考核。 （9） 审批行政系统文件，在总经理授权下审批其它系统的文件。 （10） 领导公司的后勤服务工作，创造和保持良好的工作环境。 （11） 领导公司的防火安全、保卫工作并定期组织检查，保证公司安全。 （12） 组织公司有关法律事务的处理工作，指导、监督检查公司保密工作的执行情况。 （13） 负责协调公司系统间的合作关系，先期调解工作中发生的问题。 （14） 定期组织做好办公职能检查，及时发现问题、解决问题，同时督促做好纠正和预防措施工作。 （15） 核实人力资源部的招聘工作情况。 （16

8、） 领导行政系统的培训和考核工作，提高行政系统人员的政治业务素质。 （17） 负责公司薪酬保险福利的监督核实工作。 （18） 按程序做好与相关系统的横向联系，积极接受上级和有关部门的监督检查，及时对系统间争议提出界定要求。 （19） 制定直接下级的岗位描述，定期听取述职并对其工作做出评定。 （20） 指导、监督、检查所属下级的各项工作，掌握工作情况和有关数据，视情况填写过失单或奖励单，按程序办理。 （21） 定期向副总经理述职。 （22） 做好本系统各项行政人事事务处理工作，提高工作效能，增强团队精神。 （23） 及时、准确传达上级指示并贯彻执行。 （24） 定期主持行政系统例会，召集公司行政

9、方面工作会议，参加总经理办公例会以及其它重要会议。 （25） 审阅行政系统及与其相关的文件，审核直接下级上报的年、月度工作计划、培训计划等工作报告和有关作业文件，视其性质内容，决定处理方式。 （26） 在必要的情况下向所属下级授权。 （27） 及时对所属下级工作中的争议做出裁决。 （28） 向上级或有关部门提供政策性建议，受理直接下级上报的合理化建议，按照程序处理。 （29） 培养和发现人才，根据工作需要按照程序申请招聘、调配直接下级，负责直接下级岗位人员任命的提名和隔级下级岗位人员任命的批准。 （30） 领导做好本系统文件、资料、记录的保管与定期归档工作。 （31） 领导做好保密工作。 （3

10、2） 负责领导组织办公室办公用具、设备设施、车辆的登记保管与报损报失工作。 （33） 关心所属下级的思想、工作、生活。 （34） 代表公司与外界有关部门和机构联络并保持良好合作关系。 行政总监领导责任： （1） 对行政系统工作目标和计划保质保量按时完成负总责。 （2） 对公司办公秩序的正常运转负总责。 （3） 对公司后勤服务的完成质量负总责。 （4） 对公司的防火安全、保卫工作负总责。 （5） 对所属下级的纪律行为、工作秩序、整体精神面貌负总责。 （6） 对行政系统预算开支的合理支配负总责。 （7） 对行政系统工作程序的正确执行负总责。 （8） 对行政系统负责监督检查的规章制度的执行情况负总责

11、。 （9） 对行政系统管辖的车辆、设备设施的完好性负总责。 （10） 对行政系统所涉及的公司秘密的安全负总责。 （11） 对行政系统给公司造成的影响负总责。 （12） 对人事招聘工作的完成情况负总责。（13） 对公司薪酬保险福利工作的执行情况负总责。行政总监主要权力： （1） 对公司办公秩序有维护和检查权。 （2） 公司重大决策建议权（3） 对各系统和部门的行政检查工作有督办权。 （4） 有先期调解公司各系统间工作争议的权力。 （5） 对各部门防火安全与保卫隐患有限期整改权。 （6） 有对行政系统所属员工和各项业务工作的管理权。 （7） 业务范围内紧急事件的权宜处理权。 （8） 有对直接下级岗

12、位调配的建议权、任命的提名权和奖惩的建议权。 （9） 对隔级下级的任命有批准权。 （10） 对所属下级的工作有监督、检查权。 （11） 对所属下级的工作争议有裁决权。 （12） 对所属下级的管理水平、业务水平和业绩有考核评价权。 （13） 对限额资金使用有批准权。（14） 对试用期员工的转正具有批准权（15） 对试用期员工是否能够胜任工作具有裁决权。 行政总监管辖范围： （1） 行政人事系统所属员工。 （2） 公司所有办公场所及卫生责任区。 （3） 公司所有办公用具、设施设备。任职资格：1. 大学专科以上2. 企业管理相关专业3. 6年以上工作经验，4年以上管理经验4. 通晓企业管理知识，具备

13、人力资源管理、行政管理等方面的知识，具备一定法律、财会知识5. 具备基本的办公软件使用能力、网络基本应用能力；具备极强的判断与决策能力、沟通能力、公关能力、计划执行能力、组织协调能力、领导能力、影响力岗位名称人事经理岗位编号ZN-XZ-002直属上级行政总监所属部门行政部工资级别直接管理人数1人岗位目的负责全面主持公司的劳资、人事方面的管理工作岗位晋升见习行政部总监行政部总监工作内容：人事经理直接责任： （1） 组织制定公司人事规章制度及流程，并监督实施；（2） 根据集团人力资源战略和管理体系，组织制定本公司 人力资源管理规划，并监督实施 ； （3） 负责组织制定公司各部门

14、的岗位说明书；（4） 帮助员工建立职业发展规划，并促进其实施；（5） 制定本公司薪酬福利体系，组织实施并适时调整；（6） 制定本公司绩效考核标准，制度及流程，并组织实施；（7） 根据公司发展规划，制定人力资源招聘、调配、培训开发计划并组织实施；（8） 根据公司培训需求和本公司人员状况，规划、实施、管理和评估员工入职和在职培训；（9） 定期编制人事统计报表；（10） 负责抓好公司劳动纪律管理工作。严格考勤制度，定期检查劳动纪律；（11） 负责组织公司员工的招聘、录用、合同签订、建档、辞退、考勤、调动、考核、考查、推荐等劳动人事系列化基础管理工作；（12） 协调公司员工关系，促进内部交流；（13）

15、 负责新入职员工的面试工作；（14） 负责新入职员工的培训工作；（15） 负责每月工资表的制作；（16） 主持制定本部门内的人员薪酬和激励、奖惩制度；（17） 主持本部门员工的招聘、任免、晋升和调配；（18） 协助组织开展企业文化宣传工作；（19） 配合做劳动安全教育，参与员工作伤亡事故调查处理，提出处理意见；（20） 参加公司年度总结会、计划平衡协调会及其有关重要会议；（21） 持本部门召开的人事工作会议；（22） 按时完成公司领导交办的其他工作。人事经理领导责任：（1） 对人事工作目标和计划保质保量按时完成负责。 （2） 对所属下级的纪律行为、工作秩序、整体精神面貌负责。 （3） 对人事工

16、作程序的正确执行负责。 （4） 对人事负责监督检查的规章制度的执行情况负责。 （5） 对人事招聘工作的完成情况负责。（6） 对公司薪酬保险福利工作的执行情况负责。（7） 对公司薪酬保险福利工作的准确性负责。人事经理主要权力：（1） 对对公司人员的职务任免、岗位设定有建议权；（2） 有权向主管领导提议下属人选； （3） 对直接下属考核评估权；（4） 对员工的综合素质有考核及评价权；（5） 对公司员工有奖惩的建议权（6） 相关文件的审核权；（7） 本部门预算内的费用使用权、建议权：人事经理管辖范围： （1） 人事系统所属下属员工。 任职资格：1.人力资源管理等相关专业，专科及以上学历2.3年以上人

17、力资源管理经验3. 对现代企业人力资源管理的各个职能模块均有较深入的认识，能够指 导各个职能模块的工作 4. 具备现代人力资源管理理念和扎实的理论基础 5. 熟悉企业人事管理及国家各项人事政策 6. 具备较强的组织管理能力和人际关系沟通、协调能力岗位名称行政经理岗位编号ZN-XZ-003直属上级行政总监所属部门行政部工资级别直接管理人数3人岗位目的对公司行政、后勤、接待活动等事务进行管理，为公司各项工作提供后勤保障和支持岗位晋升见习行政部总监行政部总监工作内容：行政经理直接责任： （1） 协助部门领导处理公司日常管理事务，检查、督办、协调公司有关决议、文件、指示的执行情况，并将有关信息及时汇总

18、报告。 （2） 组织制定行政部工作发展规划、计划与预算方案；（3） 组织人员进行行政办公、员工生活、劳保及 物业服务物资的采购，保管、发放和登记工作（4） 全面负责公司行政后勤保障管理工作，包括安防消防、物业管理（包含水电、冷暖供应系统维护）、车辆管理、通讯设备、办公设备管理等各方面的工作。 （5） 起草公司行政系统的管理规章制度，审核、修改、规范公司各部门的规章制度。（6） 组织制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行（7） 负责公司日常对外协调工作，与政府各职能部门和各业务单位建立良好工作关系，负责办理公司证照的相关事宜。（8） 组织、协调公司年会、员工活动、市场类活动及各类会议；（

19、9） 组织好来客接待和相关的外联工作；（10） 制定公司组织接待制度、标准和流程，并监督和指导部门执行；（11） 安排公司日常接待工作；（12） 严格控制行政办公经费的支出，加强采购及办公财产的管理； （13） 负责对公司印章、法人章的监督管理和办公室印章管理； （14） 管理公司重要资质证件；（15） 做好公司会务工作，一般文稿的起草、收发文管理、信息管理、档案管理等工作。（16） 负责各类会议的会议记录及会后总结工作 （17） 组织建立和完善公司档案管理体系； （18） 组织制定公司档案借用、复印、借阅等管理制度；（19） 组织专人负责公司办公区和生活区的卫生保洁；（20） 组织制定公司档

20、案分类标准和档案编号标准，并进行分类存档、保管；（21） 搜集、整理公司内部信息，及时组织编写公司大事记；（22） 负责公司安保、消防管理、劳动保护以及环境建设；（23） 部门领导交办的其他事项。行政经理领导责任：（1） 对行政工作目标和计划保质保量按时完成负责。 （2） 对所属下级的纪律行为、工作秩序、整体精神面貌负责。 （3） 对行政工作程序的正确执行负责。 （4） 对行政负责监督检查的规章制度的执行情况负责。 （5） 对行政对外接待情况负责。（6） 对公司安保情况负责。（7） 对公司活动的组织负责。（8） 对公司的固定资产情况负责。（9） 对公司的各项证照印章的办理、使用、保管进行负责。

21、行政经理主要权力：（1） 对直接下属任免、辞退建议权；对直接下属考核评估权；（2） 对公司各部门规章制度的监督、检查权（3） 行政处罚权（4） 授权内的财务审批权（5） 相关文件的审核权；（6） 本部门预算内的费用使用权、建议权：（7） 对所属下级的费用报销的监督权（8） 对公司员工有奖惩的建议权行政经理管辖范围： （1） 行政系统所属下属员工。 （2） 公司所有办公场所及卫生责任区。 （3） 公司所有办公用具、设施设备。任职资格：1. 企业管理等相关专业，专科及以上学历2. 3年以上行政管理经验3. 熟悉行政管理流程；4. 具备现代企业管理理念和扎实的理论基础 5. 了解企业管理知识，具备人力资源管理、行政管理等方面的知识，具备一定法律、财会知识6. 具备较强的组织管理能力和人际关系沟通、协调能力岗位名称行政/人事专员岗位编号ZN-XZ-004直属上级行政/人事经理所属部门行政部工资级别直接管理人数0人岗位目的行政的日常事务，贯彻执行领导的指令，做好后勤服务工作岗位晋升行政/人事经理工作内容：行政专员直接责任： （1） 对企业的行政管理工作进行检查和监督（2） 前台接待管理（3） 公文