第七章公文处理

1、第一节第一节 公文的形成公文的形成第二节第二节 公文处理的程序公文处理的程序第三节第三节 提高公文处理效率的方法提高公文处理效率的方法一、公文一、公文 行政公文，就是行政机关在行政管理过程中形行政公文，就是行政机关在行政管理过程中形成和使用的具有成和使用的具有法定效力法定效力和和规范体式规范体式的公务文的公务文书。课程所指公文即行政公文。书。课程所指公文即行政公文。二、公文的特点二、公文的特点 （1 1）它的制成者是依法成立并能以自己的名义）它的制成者是依法成立并能以自己的名义行使权力行使权力和和承担义务责任承担义务责任的的国家机构或其他社会组织国家机构或其他社会组织，而不是任何个人、，而不是

2、任何个人、家庭、宗族。家庭、宗族。( (法定性）法定性） （2 2）它直接形成并作用于其所反映的公务活动中，对解）它直接形成并作用于其所反映的公务活动中，对解决各种公共性事务具有应用价值，即决各种公共性事务具有应用价值，即主要用于公务活动主要用于公务活动。（公。（公务性）务性） （3 3）它的）它的文体、结构、格式文体、结构、格式大都由国家有关机构以法律大都由国家有关机构以法律法规或规章的形式加以严格规范；在法规或规章的形式加以严格规范；在形成过程中，它必须履行形成过程中，它必须履行严格的法定生效程序严格的法定生效程序；在；在现实执行效用方面，它对有关各方面现实执行效用方面，它对有关各方面行为

3、的强制影响受到国家法律法规的严格约束和保护行为的强制影响受到国家法律法规的严格约束和保护。（规范。（规范性）性）公文公文 三、公文形成过程三、公文形成过程 公文形成的具体过程包括哪些环节？公文形成的具体过程包括哪些环节？交拟交拟议拟议拟撰拟撰拟审核审核签发签发印制印制用印用印1、交拟交拟也叫交拟也叫 交办交办 ，是公文形成的，是公文形成的 第一个第一个 程序，它程序，它是指组织的领导人或秘书部门的负责人向承担撰拟任务的是指组织的领导人或秘书部门的负责人向承担撰拟任务的秘书人员交代任务。秘书人员交代任务。这些任务包括这些任务包括 本单位本单位主动发文主动发文和和收文承办的被动发文收文承办的被动发

4、文。交拟的重点在交拟的重点在交代写作意图交代写作意图，即行文目的、对象和指导思想等方，即行文目的、对象和指导思想等方面。面。案例分析：小任受罪 小任接受了办公室主任交下的任务，要他起草一份小任接受了办公室主任交下的任务，要他起草一份XX公司情况简公司情况简介介。在交代任务时，主任还主动告诉他。在交代任务时，主任还主动告诉他简介简介应该怎么写，要注意应该怎么写，要注意哪些问题。小任很想认真的记录下来，但又怕主任看轻自己，于是便装哪些问题。小任很想认真的记录下来，但又怕主任看轻自己，于是便装作漫不经心，没用心判断和领会主任的意见，完全是一副作漫不经心，没用心判断和领会主任的意见，完全是一副“你不说

5、，我你不说，我也会写也会写”的样子。的样子。 第二天，小任便按照自己的想法和构思完成了初稿。主任审阅后，第二天，小任便按照自己的想法和构思完成了初稿。主任审阅后，提出许多问题，要小任按照自己昨天交代的进行修改。提出许多问题，要小任按照自己昨天交代的进行修改。 小任不知所措：按主任意见办，自己昨天没记录；再请教主任，又怕小任不知所措：按主任意见办，自己昨天没记录；再请教主任，又怕丢面子。思来想去，还是决定自己想法子，闭门造车。第二稿交上去了，丢面子。思来想去，还是决定自己想法子，闭门造车。第二稿交上去了，还是那些意见，批语仍是还是那些意见，批语仍是“按交办意见修改按交办意见修改”。就这样，一份简

6、报足足。就这样，一份简报足足写了五遍，仍不符合领导意图。最后在无法再改的情况下，小任自作主写了五遍，仍不符合领导意图。最后在无法再改的情况下，小任自作主张，将第五稿送去打印，直接交送主管经理。张，将第五稿送去打印，直接交送主管经理。 经理阅后，也很不满意，并责成办公室主任对小任的做法做批评教经理阅后，也很不满意，并责成办公室主任对小任的做法做批评教育。育。 小任错在哪里？小任错在哪里？2 2、议拟、议拟这是公文形成的这是公文形成的准备阶段准备阶段。由领导和具体承办的秘书人员一由领导和具体承办的秘书人员一起进行公文写作的起进行公文写作的酝酿与准备酝酿与准备。议拟这阶段可分为几个步骤？议拟这阶段可

7、分为几个步骤？1、认真领会领导意图、认真领会领导意图2、收集材料、收集材料占有大量翔实可靠的材料，这是写好公文的基础。占有大量翔实可靠的材料，这是写好公文的基础。3、拟写提纲。、拟写提纲。办文要贯彻领导意图办文要贯彻领导意图小任原是机关一般职员，因爱好写作，常在某晚报上发表小任原是机关一般职员，因爱好写作，常在某晚报上发表点点“豆腐干豆腐干”小文章。处长爱才，把他调到宣传处任文字小文章。处长爱才，把他调到宣传处任文字秘书。不久，处长让他写一篇报告，向上级汇报本单位一秘书。不久，处长让他写一篇报告，向上级汇报本单位一年来是如何加强思想政治工作的，有何成绩，存在的问题年来是如何加强思想政治工作的，

8、有何成绩，存在的问题以及今后的打算。领导意图很明显，可小任三易其稿也未以及今后的打算。领导意图很明显，可小任三易其稿也未过关。第一稿，可谓笔走龙蛇，只一个下午，交稿。可处过关。第一稿，可谓笔走龙蛇，只一个下午，交稿。可处长一看，说长一看，说“太花了太花了”，无内容。原来小任写作时充分卖，无内容。原来小任写作时充分卖弄自己的特长，一会儿抒情，一会儿描写，一会儿议论。弄自己的特长，一会儿抒情，一会儿描写，一会儿议论。这怎能过关！第二稿，散文笔法改了，但立足点太低，主这怎能过关！第二稿，散文笔法改了，但立足点太低，主要是通过小任的眼光去看事情，缺乏全局观。第三稿，存要是通过小任的眼光去看事情，缺乏全

9、局观。第三稿，存在问题和缺点占了百分之八十的篇幅，而且用事在问题和缺点占了百分之八十的篇幅，而且用事“请示报请示报告告”这种文种，处长看得直要摇头。这种文种，处长看得直要摇头。根据你所学的知识，帮忙分析一下小任该怎么做？根据你所学的知识，帮忙分析一下小任该怎么做？3 3、撰拟、撰拟公文撰拟是秘书个人劳动。公文撰拟是秘书个人劳动。撰写公文，政策性、思想性、业务性都很强。撰写公文，政策性、思想性、业务性都很强。初稿拟就后，撰稿人应反复自查自核，仔细推敲，逐字逐句修初稿拟就后，撰稿人应反复自查自核，仔细推敲，逐字逐句修改斟酌，满意后，进行下一办文环节。改斟酌，满意后，进行下一办文环节。4 4、审核、

10、审核审核是文稿草拟后，在送交领导人审核是文稿草拟后，在送交领导人审批签发前审批签发前的一个的一个必须经过必须经过的的环节。环节。审核的重点首先是审核的重点首先是“是否需要行文是否需要行文”。审核要做好审核要做好“六查六查”，你知道，你知道“六查六查”的具体内容吗？的具体内容吗？4 4、签发、签发公文签发包括公文签发包括会签会签、签发签发和和注发注发。签发要有权限。签发要有权限。重要的、涉及面广、对全局工作有普遍指导性的文件，由机关正职重要的、涉及面广、对全局工作有普遍指导性的文件，由机关正职领导人签发。领导人签发。一般业务、事务性文件，由机关分管此项工作的领导人签发。一般业务、事务性文件，由机

11、关分管此项工作的领导人签发。签发要履行有关手续。签发要履行有关手续。6 6、印制、印制公文的印制包括哪两项内容？公文的印制包括哪两项内容？ 缮印缮印 校对校对校对有哪些注意事项？校对有哪些注意事项？文字输入错误，由校对人员直接按原稿修改解决。文字输入错误，由校对人员直接按原稿修改解决。原稿本身错误，应立即询问撰稿人或轻视主管领导修改解决。原稿本身错误，应立即询问撰稿人或轻视主管领导修改解决。7 7、用印、用印凡公文用印，均需相关领导人批准，凡公文用印，均需相关领导人批准，按批准的份数加印按批准的份数加印。 一、公文处理概述一、公文处理概述 公文从拟稿写作到使用完毕转化为档公文从拟稿写作到使用完

12、毕转化为档案的过程，就是公文办理的过程。案的过程，就是公文办理的过程。公文办公文办理和公文保管理和公文保管组成了公文处理。组成了公文处理。 公文的办理一般由三个阶段构成，一公文的办理一般由三个阶段构成，一是是办文阶段办文阶段，即公文的形成；二是，即公文的形成；二是发文阶发文阶段段；三是；三是收文阶段收文阶段。收文、办文、发文收文、办文、发文，构成了公文办理的流程。构成了公文办理的流程。二、公文处理程序及要求二、公文处理程序及要求 . .收文阶段收文阶段 2.2.办文阶段办文阶段 3 3发文阶段发文阶段 （1 1）登记）登记 （2 2）封装和发出）封装和发出 （1 1）签收）签收 （2 2）登记

13、）登记 （3 3）拟办）拟办 （4 4）批办）批办 （5 5）承办）承办 （6 6）催办）催办办文办文 办事办事 1 1、签收、签收什么是签收？什么是签收？签收要注意哪些事项？签收要注意哪些事项？收发人员在有关文件送法的单据或簿册上签字或盖章，以表明收发人员在有关文件送法的单据或簿册上签字或盖章，以表明如期如期如数如数收到叫签收。收到叫签收。核对（收文机关、单位和具体部门或人名的名称）核对（收文机关、单位和具体部门或人名的名称）一切无误后再签名或盖章一切无误后再签名或盖章注意：外收发不许拆开封套注意：外收发不许拆开封套 2 2、登记、登记登记是收文阶段最重要的一环。登记是收文阶段最重要的一环。

14、收文登记有什么作用？收文登记有什么作用？是不是所有的信件都要登记？是不是所有的信件都要登记？哪些文件是必须登记的？哪些文件是必须登记的？它既是文件接收办理的一个它既是文件接收办理的一个总记载总记载，又是此阶段各项工作统计的，又是此阶段各项工作统计的一个一个主要依据主要依据。来文不必有文必录。来文不必有文必录。 练一练：练一练：我们学校办公室收到了以下文件，你来帮忙判断以下，哪我们学校办公室收到了以下文件，你来帮忙判断以下，哪些需要登记，哪些不需要登记。些需要登记，哪些不需要登记。1、刊有本校教师论文的出版物、刊有本校教师论文的出版物2、署有、署有XXXX校长校长“亲启亲启”的信件的信件3、市领

15、导致本校建设、市领导致本校建设10周年的贺信周年的贺信4、教育局关于表彰市三好学生的通知、教育局关于表彰市三好学生的通知5、XX超市发来的购物指南超市发来的购物指南1、3、4需要登记，需要登记，2、5不需要。不需要。 3 3、拟办、拟办什么是拟办？什么是拟办？哪些文件需要拟办？哪些文件需要拟办？拟办要遵循哪些原则？拟办要遵循哪些原则？对某些收件对某些收件如何办理如何办理和和交于何人办理交于何人办理等提出初步意见，并在等提出初步意见，并在“文文件办理笺件办理笺”上写明，以供领导思考定夺的办文环节叫拟办。上写明，以供领导思考定夺的办文环节叫拟办。见书本见书本P120P120页页 1 1、类同性原则

16、、类同性原则2 2、完整性原则、完整性原则3 3、规范性原则（如用语的固定性、规范性原则（如用语的固定性“阅示阅示”“”“阅定阅定”“”“阅办阅办”）4 4、相关性原则、相关性原则 4 4、批办、批办什么是批办？什么是批办？机关单位领导将来文和附送来的拟办意见等审阅后，对办理工机关单位领导将来文和附送来的拟办意见等审阅后，对办理工作作出原则性决定并在作作出原则性决定并在“文件办理笺文件办理笺”上加以批示的环节叫批上加以批示的环节叫批办。办。 5 5、承办、承办有关部门或人员，根据领导人对某一文件的批办意见，对文件有关部门或人员，根据领导人对某一文件的批办意见，对文件反映的情况或请示的工作等进行

17、具体处理。反映的情况或请示的工作等进行具体处理。承办是公文处理的承办是公文处理的核心部分。核心部分。承办有哪些注意事项？承办有哪些注意事项？承办分为哪几个阶段？承办分为哪几个阶段？见书本见书本P121P121办文办文 办复办复 注办注办 6 6、催办、催办秘书部门按照公文处理的时限对承办部门和人员及时检查和催促，秘书部门按照公文处理的时限对承办部门和人员及时检查和催促，防止公文积压，加快公文运转，这项工作叫催办。防止公文积压，加快公文运转，这项工作叫催办。催办不是公文运转的一个环节，它存在于公文办理的全过程，是催办不是公文运转的一个环节，它存在于公文办理的全过程，是提高公文运转效率的重要手段。

18、提高公文运转效率的重要手段。催办的主要范围包括哪些？催办的主要范围包括哪些？对内催办和对外催办的区别？对内催办和对外催办的区别？ 办文阶段办文阶段 办文办文 办事办事“传阅传阅”错在哪儿？错在哪儿？ 某机关办公室秘书小任，平时总以为自己有点小聪明，办事快，某机关办公室秘书小任，平时总以为自己有点小聪明，办事快，效率高，从不注意细节问题。一天，小任收到一份急需领导传阅的文效率高，从不注意细节问题。一天，小任收到一份急需领导传阅的文件，他找出一份文件传阅单贴在文件首页，就急忙跑去找领导签字。件，他找出一份文件传阅单贴在文件首页，就急忙跑去找领导签字。 小任先碰到刘副局长，他把情况报告后，就请刘副局

19、长阅读文件，小任先碰到刘副局长，他把情况报告后，就请刘副局长阅读文件，并在文件传阅单上签字。刘局长看完文件，边夸小任办事利索，边在并在文件传阅单上签字。刘局长看完文件，边夸小任办事利索，边在传阅单上签字。完了叮嘱小任，王局长正在财务科听工作汇报，要小传阅单上签字。完了叮嘱小任，王局长正在财务科听工作汇报，要小任请王局长看完后再找孙副局长看。小任见刘副局长的签字在第二行，任请王局长看完后再找孙副局长看。小任见刘副局长的签字在第二行，第一行留给了王局长，也很高兴，还说刘局长信心呢。一把手王局长第一行留给了王局长，也很高兴，还说刘局长信心呢。一把手王局长看过签字后，小任找到二把手孙副局长，兼任机关副

20、书记的孙副局长看过签字后，小任找到二把手孙副局长，兼任机关副书记的孙副局长看完文件后却不肯在文件传阅单上签字了，说这份传阅单不合规定，看完文件后却不肯在文件传阅单上签字了，说这份传阅单不合规定，要重制。要重制。 你能借助书上的知识帮帮小任吗？你能借助书上的知识帮帮小任吗？发文阶段发文阶段公文办理的最后阶段是什么？公文办理的最后阶段是什么？登记、发出登记、发出登记的方式有哪些？登记的方式有哪些？流水次序（流水次序（适合发文数量不多适合发文数量不多） 以文件为中心以文件为中心 以单位为中心（以单位为中心（适合发文数量多适合发文数量多）登记表册的设计形式有哪些？登记表册的设计形式有哪些？簿式、卡片式

21、、联单式簿式、卡片式、联单式实训巩固实训巩固为什么效率低下？为什么效率低下？ 秘书小王是个急性子，张主任有时夸他雷秘书小王是个急性子，张主任有时夸他雷厉风行，交给他办的事，能在当天完成的，他厉风行，交给他办的事，能在当天完成的，他决不拖到第二天。决不拖到第二天。 一天，他把市长一份一天，他把市长一份3030多页的报告交文印多页的报告交文印室小孙打印。第室小孙打印。第 二天就去催文稿。小孙向办公二天就去催文稿。小孙向办公室主任抱怨：室主任抱怨：“市长的字又不好认，一天下来，市长的字又不好认，一天下来，我头都未抬也只打了一半。可小孙今天一来就我头都未抬也只打了一半。可小孙今天一来就要我交稿，我说还有第三第四部分未完成，他要我交稿，我说还有第三第四部分未完成，他就说我效率低，这还叫人活不？就说我效率低，这还叫人活不？”一、影响公文处理效率的不利因素分析一、影响公文处理效率的不利因素分析 公文处理分为公文处理分为办文阶段办文阶段、发文阶段发文阶段和和收文阶段收文阶段，三者形成了完整的公文办理流程。三者形成了完整的公文