企业档案信息资源的开发利用（方鸣）

1、企业档案信息资源的开发利用 方 鸣国家档案局教育中心副主任 研究馆员北京市宣武区永安路106号 （100050）电话：-mail: fm8364一、档案开发利用工作的定位n 档案工作千头万绪，归纳起来就是： 三个字 收、 管、 用！n 收基础；n 管手段；n 用目的。用应该是我们的工作重点；收、管都是为¡°用¡±服务的；因此应逐步实现档案工作重心的转移。 应达到的目标n 收得齐全；n 管的科学；n 用着方便。总之平时在二线，重要关头上一线在关键时刻，档案服务跟得上！哪里需要，档案服务就到哪里！二、档案

2、利用服务工作的指导思想 1、以丰富资源为基础； 2、以资源共享为目标； 3、以便捷管理为手段； 4、纳入本单位的信息化体系； 5、提供更深入、更广泛、更有效的服务。企业档案工作规范有专门规定1、加强档案信息检索系统的建设；2、为知识产权和保密要求，设定利用权限；3、推出多种利用形式；4、对档案信息分类汇总，形成各种专题汇编；5、对档案信息进行分析研究，搞好档案信息的编研和深层次加工；6、举办档案陈列与展览；7、实行档案利用登记和利用效果汇总。（案例）北京提前抓奥运档案工作n 专门抽调53人派驻奥运工程场馆；n 检查监督500余家、161项奥运工程项目档案；n 收集40万卷奥运会纸质档案；n 收

3、集300万件奥运工程项目档案n 收集20万张奥运赛事照片档案n 收集4000多盘录像带n 收集200G电子文件 有四大收获一、为国家积累了档案资料；二、锻炼了档案干部队伍；三、受到了表彰和荣誉；四、赢得了社会的尊重和重视。三、开发利用的原则与要求1、基本原则（四句话） 需求导向； 服务至上； 创新思路； 确保安全。 2、工作要求（三句话） 因地制宜； 分步推进； 协调发展。3、正确处理好五个关系（1）积极开发与保障安全；（2）公开信息与保守机密；（3）开发利用与规范管理；（4）服务形式与服务效果；（5）突出重点与全面开花。 总之，我们要 抓住发展机遇； 投身一线活动； 跟上企业步伐； 提升作用

4、地位。四、主要任务范围（一）扩大服务方向和领域 （1）为本单位的职能工作服务； （2）为国家的大政方针服务； （3）为社会的各种需求服务。（二）拓宽途径 丰富品种1、日常的阅览借阅2、变被动工作为主动服务3、档案信息的编研与深加工4、重视照片、声像档案的收集和利用5、宣传、展览6、大众媒体7、网络服务8、文件信息利用中心网络环境下档案信息开发的新特点（1）广泛性（2）开放性（3）快捷性（4）交互性（5）整合性（6）形象性（7）高效性充分发挥计算机和网络的强大功能（快速、海量、记忆、综合、编辑）实现 网上归档、 网上检索、 网上组合、 网上编研、 网上互借、 网上共享。n 充分扩大利用 引导利用

5、； 启发利用； 自我利用； 按需利用； 快捷利用； 派生利用 n 总之（1）要变“死档案” “活信息”；（2）要变“默默无闻” “默默有闻” “有声有色”（3）要变“文件仓库” “企业智库”（案例）中央档案馆史料展览浙江企业改制档案处置中国石油集团强化管理西安飞机工业集团抓开发利用宝钢集团档案多角度服务五、档案的编辑加工与研究 （一）基本原则 （1）需求导向原则 （2）重点加强原则 （3）信息研究原则 （4）成本效益原则（二）编研选题 1、策划、立项、选题 2、三大工作： 准备工作 确定品种 选择主题（1）基础性编研成果（产品） 文件汇编、 大事记、 组织沿革、 档案介绍、 档案目录汇编n 注

6、意 以上五种档案编研成果是每个单位的档案室必备的。（2）连续性编研产品 简报 信息摘报 基础数字汇编 年鉴（3）专题性编研成果 档案信息的深层次加工 XXX项目介绍 XXX活动简介 XXX工程总结 XXXX科研成果性能特色 XX单位人才情况汇编 XX单位人物介绍 XX企业XX年辉煌历史 XX单位发展情况分析报告 XX产品研制使用手册 XX实验及故障分析 （4）重大活动纪念性和项目阶段性编研成果纪念册回忆录采访录画册XXX工程总结材料汇集六、几点启示和思考1、近年来企业档案开发利用服务工作正逐渐走向全方位，成绩是主要的；2、但满足各方面需求还远远不够；3、真正融入企业还有很多工作要做；4、在深度

7、和广度方面还有很大空间；5、在形式和手段上还有待加强；6、还需在“有声有色”上加大力度。 注 意n 将档案工作的体会归纳为观点，n 将档案工作的经验提升为理论，同样也能体现档案工作的水平思考、论文选题1.企业档案工作的法律地位与法律依据2.企业档案工作的体制与组织；3.企业内档案工作的不同管理职责；4.如何起草和制定企业档案管理制度；5.企业档案工作的定位与任务；6.企业档案的门类与分类体系；7.企业档案归档难度成因与对策；8.企业档案信息化建设；9.企业档案信息化的深度开发与利用；10.企业档案与知识产权保护；11.知识经济与档案工作；12.企业改制与档案处置；13.建设项目档案科学化管理；14.企业档案室向档案馆的发展；15.国有、民营企业档案工作的发展撰写学术论文应n 以小见大；n 以我为主；n 避开时髦；n 主题突出；n 观点鲜明；n 自圆其说。 切 忌n XXXX初探n XXXX刍议n 浅论XXXXn