外联部工作具体流程及方法

1、高校间联合活动Q1:如何与高校取得联系 A:可以通过进入对方官网得到联系方式。 另一种方式是充分利用自己的新老同学， 通过一层层人际网取得对方联系方式。Q2:如何与高校进行联系A:般是先发短信，短信内容根据不同的 活动目的、活动需求而定。如果对方没有 任何回应，再打电话过去。联系时，一定 要注意称谓、措辞等。之后（一直到活动 全部结束之前），与之保持紧密联系。Q3:短信应该怎么写A:尊敬的XX大学XX学院主席/部长您好! N月N日将在我校举行，我们衷心期 盼贵校组织/贵协会（如果不知具体组 织名字，要查或问下全称）能来我校出席 活动。请于N月N日星期N之前告知能 否来参加（或告知与会人数），收

2、到烦请 您回复我们谢谢！北师大地遥学院学生会 外联部XX。Q4:活动即将开始，对方临时告诉我们 他们出席不了活动。之前该如何避免这种 现象的发生A:我们联系的一般是外联部长，他们通 常比较忙，可能是忘记了这件事。这就需 要我们在之前一直与他们保持紧密联系， 强调此处活动的重要性，并不断提醒对方 安排出席人员，还要列出各校出席人员的 联系方式表，并与之取得联系。在活动前 一天再次提醒对方活动的时间、地点以及 注意事项。以保证对方准时出席。Q5:与高校代表打电话注意什么 A:开头先自我介绍：“您好，我是北京师 范大学地遥学院外联部的 XX（最好告诉他 们你的姓名，以便日后联系），请问您是 XX学校

3、XX组织的XX吗”接下来说正事 儿 打电话前先把自己要说的话想清楚，尽量 用最简短的话表达最多的意思！ 交谈过程中时刻注意礼貌与自信，对方没 说清楚的要追问，对方问到自己不了解的问题，也可以实事求是，问清楚后尽快发 短信告诉对方。Q6:接待高校代表入会场时注意什么A:提前告诉他们快要到站或校门时通知 自己。在引导他们走向会场时最好交流一 下，可以问他们学校的情况，或者介绍咱 们学校，最好别没话说。活动结束后如果需要的话，再送他们出校 门，至少客气一下。也许会结交到好朋友 哦名家邀请准备阶段1.如何寻找名家联系方式名家讲坛的名家不拘于任何一种形式， 既可以是作家等文化名人，也可以是体 育明星、企

4、业家，但须具备一定知名度 和社会影响力。或者名家传记撰写者， 名家身边的人等。名家联系方式可通过以下几种途径获得：1）网 络查找相关信息： 入门时常采用， 搜索范围广，但虚假信息多2）通过往届积累的联系人查找：效率 较高，目标性强3）关注举办校园活动的剧组、栏目和 名人：一般以高效巡讲的形式进行， 成功率较高4）人 际关系：利用亲朋好友的关系查 找，操作较方便，也较易成功5）中介机构：费用较高，但工作量小， 成功率高，特殊情况下采用2. 与名家联系应注意什么1）充分查阅名家的资料，避免不必要 的错误2）明 确学联的性质（直属学联） ，了解 这个组织，准备好简要为名人介绍 我们。3）使用敬语，有

5、礼貌的沟通4）电话联系以表示诚意5）坚持不屑的努力，经常性的沟通6）当名家表示最近档期已满时，不放弃联系，为以后的工作寻找机会7）不卑不亢，树立北师大学联的良好 形象名家讲坛活动流程讲坛主题及名家：活动时间：活动地点：活动前期准备工作和宣传工作人员安排表：如有合作社团，先分配工作，后统一调度注：如活动有合作单位，要确定协调好双方负责部分，开场前也要仔细 确认。以防活动中出现不必要的麻烦和纰漏。、前期准备批教室及派票场地、桌椅在确定论坛时间后2天内完成画海报在活动举办3天前完成 传单（制作后，活动3天前印好）制票，盖章，制作观众信息登记 表名家讲坛宣传视频的制作，内容 扩充接待人员明确学联及师大

6、的历史 及特色，准备好向名家介绍我们。 也可以谈大学生生活现状。充分了解名家的资料，避免出现 不尊重对方的错误。注：批场地流程1）审批教室（一般教室、敬文讲堂、教九 502）A社联审查考评补登记领表、填表经 审考部审核送往主席团审核签字盖 早B送往团委邱季端体育馆122柏老师 处签字，120葛老师处盖章C送往保卫处106审核签字盖章（需 要嘉宾的简历）D送往主楼A102教务处教学服务中 心审批合适教室E教室审批表一式三份，审批结束后第一联（白）留在教务处，第二联（绿） 交回保卫处，第三联（黄）交回社团 联合会审查考评部，并补登活动地 点。22）审批大型活动场地（中北楼后、图书 馆、食堂、操场）

7、A 社联审查考评补登记领表、填表经 审考部审核送往主席团审核签字盖 章B 送往团委邱季端体育馆 122 柏老师处签字， 120 葛老师处审核盖章a 中北楼后学五对面 到校长 办公室（主楼 A403）审核b 图书馆到图书馆办公室审 核c 食堂到餐饮中心（学子二 楼）审核d 操场到体育学院（邱季端101）审核C送到保卫处106审核签字盖章D 大型活动审批表一式四份，审批结 束后，第四联（黄）由社团自行留存， 第二联（粉）交回保卫处，第三联（蓝） 交到相应校办，图书馆，餐饮中心工 体办公室，最后将第一联（白）交回 社团联合会审查考评部，并补登活动 举办地点。（审批条幅需要在审查考评部领取 登记表，填

8、写后再交给物业管理人 员，由他们负责安排悬挂，悬挂结束 后要做好条幅回收工作） 注：所有审批的单子一定在活动前送至活 动当天负责人的手上。二、前期宣传1）海报：（提前两天张贴海报，分上下午， 共四次，上午十点后，下午四点后） （在海报充足的情况下（每次 28 张）： 地点分配A 教二、教四、教九 各 1 （ 2 人）B 教八、教七、电子楼 各 1 （ 2 人）C 学五前 1、澡堂旁边 1、西南楼 1、 西 北楼 1、西西楼 1 （2 人）D 研究生路 2、东西操场 2、艺术楼 1 （ 2 人）E 中南楼后的那条路 2、学十二等一排宿 舍楼 2 （2 人）F中南中北的小院3、立身路5（2人）（注

9、：可根据海报数量适当增减，如数 量很少，可删去一些人流不密集的地点， 如教八教七电子楼等，并相应减少其他地 点的海报数量）2）传单：派票前 1 天发，每两人一栋楼，根据宿舍的方便程度分配。3）喷绘：提前一周去做提前五 六天挂出来 由 1 人负责（好 好与对方联系后确定）4）横幅：提一周去做 由 1 人负责（好好与对方联系后确认，到底要写哪些内容）三、外场派票（提前一天或当天）地点：邱季端西南角时间： 11：3012：00 准备工作 共需4 人。将喷绘取下铺在地上，将宣传物置 好12：00开始发票，共 6 人负责2 个人负责发票并让领票的同学登记，4 个人维持秩序，现场发传单宣传四、活动正式开始

10、1）前期准备： （共需工作人员 7 人、主持人 1 人、摄像或拍照 1 人：要求拍到与嘉宾的 合影，观众的照片 ） 以下以活动 20:00 开始为例 19：3019： 45 工作人员到场 在场内外各张贴海报 2 张 确认打开嘉 宾室或者教工休息室的门 确认活动使 用的设备（话筒个数，音量，电力，多媒 体开启） 等 确认活动所需物资（矿泉水，纸杯，鲜花，横幅，座签等）确认拍摄人员到位。19：4520： 00 观众入场2 名工作人员检票 2 名工作人员负责 场内秩序 1 名工作人员引领嘉宾C20：00 活动正式开始（主持人 1 名、献花的工作人员 1 名、 多媒体操作人员 1 名、场内机动人员 3

11、 名、拍照或摄像（之前确认相机内存及电 量）1名2）活动流程A 开场前主持人提醒一下手机静音和不 要提前退场B 播放名家讲坛宣传视频 （要和合作方 交流决定是否播放）C 介绍活动主题 及 嘉宾简介D 嘉宾讲座E 现场互动（提前与嘉宾沟通好进行，设立托儿数名）F向嘉宾献花G 活动结束 嘉宾退场，观众退场H工作人员收拾会场I 总结活动， 保存照片及资料， 向名家发 去感谢信，活动照片。五、活动阶段可能出现问题1 接待嘉宾有什么注意事项1）提前准备好礼物和名牌2）提前一个小时到活动现场布置、调试3）嘉宾如果初次来我校，尽可能到校门 口迎接；若无法到门口迎接，至少在 礼堂外或教学楼前接待4）服装得体大

12、方，讲话有礼貌，尽可能 多的向嘉宾介绍师大及学联5）活动正式开始前，请嘉宾到休息室休 息（教九和敬文有休息室） ，备好水、 水果6）如果嘉宾提前到达学校，尽量批有休 息室的教室，如果没有休息室则尽量 与助理沟通使嘉宾不致太早到。1）穿黑色高跟鞋，化淡妆2）按要求穿礼服或正装3）学联有专门的礼仪队，一般定期选拔 礼仪人员，有需要可联系其负责人3. 主持人应如何着装1）女生化淡妆，穿高跟鞋，最好穿裙装2）男生穿西装，有条件的化淡妆（学联 内部有主持人的选拔，选上的同学将 有机会主持学联和社团举办的各种活 动。欢迎大家踊跃报名参加）4. PPT若无法使用该如何应对1）提早备份2）将其上主要内容告知支

13、持人，由主持 人在串词中讲出5. 若现场观众较少该如何处理1）让工作人员入座2）发动同学来捧场3）到附近人流量大的地方进行宣传6. 观众提问时间如果冷场怎么办1）工作人员提问2）主持人提问7. 如何送嘉宾离席退场1） 请嘉宾离席要有礼貌2) 可借机询问嘉宾是否有其他名家的联系方式3) 送嘉宾上车8. 如何清理会场1) 迅速打扫干净2) 可回收物品回收由他们去财务部报账再返还3) 与管理员再见、致谢4) 将购买物品的收据交给部长或者副部长,5) 将感谢信发给名家。万众瞩目的赞助拉赞助可分为四个阶段：策划、交涉、落 实、反馈。一、策划阶段首先，目标要明确：说服对方，使之与你 建立合作关系。如何说服

14、这是冋题关键。 整个说服过程是建立在双基础上的，即在 分析双方利弊后提出一个使双方受益的 合作方案。1）对方需要什么虽然求各不相同，但是 归根到底，有一点是很明确的，即对方希 望通过合作产生宣传效益，进而带来经济 效益；希望投入1块钱能给他带来10块 甚至更多利益。2）我方优势何在，如何发挥这是对前一 问题回答，是说服对方与你而非与他合作 的依据。3）两者结合，分析双方合作的基础，提 出使对方宣传效益有作用的合作方案，即 策划书。在寻找合作伙伴过程中，需特别考虑我方 优势与对方的契合点。比如学校活动具有 宣传方面的优势；各院系也各有特点，比 如计算机系去找电脑商；体育活动去找体 育器材专营，艺

15、术系、外语系，因女生多, 去找美容美发、时装化妆等商家，从理论 上说成功率比较高。二、交涉阶段 如果策划阶段是示爱”那么交涉阶段应 该 确定关系”了。因此，该阶段的工作重 心是化解对方的疑惑，商讨合作细节，最 终确定具体的合作模式。首先应该注意一些礼仪上的细节问题，比 如（1）衣着整洁，并尽可能稳重些，给 对方暗示：我是尊重你的；我是干练的， 有经验的；（2）不迟到，向对方表明： 我是守时的，我是守信的，跟我合作没错;（3）无不良习惯，如抠鼻子，挖耳朵， 跷二郎腿，讲粗话问题务必十分注意，尤 其是双方初次见面的时候。当然，这就要 求我们平时就要培养良好的习惯。 其次，要充分利用语音、语调、语气

16、、语 速、手势等说服对方。须知：只有事先说 服自己，才有可能说服别人。当然，这里 涉及一个 度”的把握，否则，过犹不及， 适得其反。如何把握 度”的问题，若现对 方已被调动起来，你可适当再提一提；若 对方稍流露出一丝不耐烦，那么适可而 止，策划书的改写，或简要列举，或重复 强调，也要因人而异。那么，如何观察观察脸部神情，尤其是观 察眼睛，是最有效的。有人说，处处留心 皆学问，如果我们把人际交往当作是一门 学问，那么这门学问的治学捷径正是：心 细。当然，这里又涉及一个 度”的问题， 即是注视”而非 逼视”，否则会使对方恼 火，使双方尴尬。如何把握这个 度”，还 是老方法，观察对方的反应，灵活处理

17、。 以上谈的都是一些交往过程中应该注意 的问题，事实上，该阶段的重要任务是与 对方商讨合作细节问题，真正目标是确立 合作关系。当然，前提是态度要诚恳。能做什么，准 备如何去做，要求明确而详尽。特别要注 意的是，没有把握的事项不能随意答应下 来，因为这些讨价还价将是协议的条款依 据，一旦签约，白纸黑字，是要负法律责 任的。交涉过程中，应该强调的是宣传方式，即 你能做什么，准备如何落实，而不要一味 夸大宣传效益。因为广告就是一种投资， 投资就是要承担一定风险的。这里有两层 含义：首先，宣传效益不等于经济效益， 利弊得失的判断工作应该由对方去完成； 其次，宣传效益最终要通过宣传行为来实 现，因此有哪

18、些宣传方式准备如何落实才 是我们自始自终要强调突出的，这实际上 是消除对方的后顾之忧，引导对方作出有 利于我方的判断。经费预算，是谈判工作的重中之重。如果 能够作价格调整，该退让的还是要退让， 以免因小失大。如果无法让步，那么要特 别注意说话技巧。曾有一家商家很有合作 意向，只待我在经费上作出让步，而我所 列的经费是非常实在的，没有任何的调整 空间了。谈了三层意思：1）我方价格是很实在的，而且基本上都 用在宣传方面，我方是有诚意。2) 合作双方要有合作诚意，如果你方在 价格上还坚持另有要求，那么，就是你方 缺乏合作诚意的表现。3) 起把活动搞好，是我们的共同目标， 必需的经费是不能偷工减料”的

19、；我方价 格很实在，所以我们不应该把时间花在一 二拾、一两百的讨价还价中，而应该商讨 如何保证地把活动做得最好，这才是对双 方都更有利的。其实，整个正面交涉过程 实际上就是揣摩对方心理，并有针对性地 一一化解矛盾的过程。最后强调一点，在整个交涉过程中，确确 实实要站在对方利益角度考虑问题，理由 很简单：只有对方认识到你有为他着想， 他能从活动中受益，他才愿意投资，你才 能获得资助。这是整个过程的关键。三、落实阶段在很多同学想象中，拉赞助仅局限在前两 步，以为拿到钱就结束了。其实这是一种 误解。签合同，拿到钱，只是合作的幵始, 真正的工作刚刚展幵，比如还要落实协议 条款，还要提供反馈资料。对于协

20、议条款的落实问题，不仅仅是态度 问题，还是性质问题，决定了双方是合作 关系还是欺诈与被欺诈关系。如果是前 者，双赢；如果是后者，看起来是一赢一 输，实际上是 双输"，往往是被欺诈者 一 朝被蛇咬，十年怕井绳”，而欺诈者 捡个 芝麻，丢了西瓜”。如何做好落实工作，我以为最佳方式即与 对方经常沟通，一起探讨，并付诸实施。 这里还涉及到积极反馈的问题。四、反馈阶段 先回答一个问题：为什么要反馈 首先，要求反馈，这就鞭策你把承诺落实 到位，把工作做到家；其次，从学习和锻炼的角度来看，只有反 馈，与商家多沟通，才能总结经验，吸取 教训，从而得到提高。广告就是投资，投资就有风险，因主客观 原因，

21、谁也不可能做每一次每一项都让商 家百分之百地满意（更何况有些商家的期 望值过高），那么，在反馈过程中与商家 探讨问题何在，有无补救办法一般说 来，只要你的工作确实到位甚至基本到 位，商家一般是不会太为难学生的。商家 最恨的是拿钱之前软磨硬泡，拿钱之后不 见踪影；商家最怕的是被骗的感觉，特别 是被 学生娃”骗的感觉，这种感觉可能比 丢了几个钱更让他们难受。第一，好的服务方能招来 回头客”； 第二，这些 回头客”往往乐于从中穿针引 线，帮你介绍他人，大家可以想象这类合 作的成功率极高；第三，如果你善于交际，你们可以探讨一 些其他共同感兴趣的话题，往往可以建立 良好的人际关系，而对方往往是有着丰富

22、生活阅历的长者，你可以从中学到许多为 人之道，在笔者看来，这比什么都重要。 更何况，一旦对方信任你，欣赏你，他们 就将全力支持你。最后，作一点小结。拉赞助的要诀是 胆大、 心细、脸皮厚”。胆大超越与陌生人打交道的心理障碍 问题。心细 处处留心皆学问。脸皮厚一一脸皮，像手茧，越磨越厚。譬 如，笔者之所以能敢自不量力，班门弄斧, 皆归功于长期磨练的成果一一脸皮够厚。 一位手机商说，校内大学生具有相当大的 消费潜力。利用组织的各种活动向学生进 行宣传，不仅能节省很多广告成本，而且 还省去了很多审批手续上的麻烦所以，我 们在拉赞助的过程中一定要有信心，要有 坚持不懈的精神，只要我们做好了以上这 些何患

23、不嬴何忧不胜。备注一：如何取得公司的联系方法： 查公司号码。2. 通过协会或师兄师姐获得已联系过公司 的联系资料。3. 逛街的时候，注意一下各个商家的联系 电话，他们可能成为你下一个赞助商。4. 通过网络得到公司的联系方式。5. 通过商品得到公司的联系方式。6通过朋友，同学，亲人得到公司联系方 式。备注二：联系公司注意的小问题。1. 不要在前台小姐那里浪费太多时间，她 没有决定权。2. 当公司叫你传真过去的时候，不要理他, 最好说送上门或直接见面会谈。因为传真 的价格不是你可以承担的，而且大部分都 是没有结果的。3. 去一家公司，无论你如何失败，对方如 何没有诚意和兴趣都好，你一定要拿到其 中一个人的联系方式（卡片）。4. 拉赞助的时候，除了介绍的话，其他的 少说，让你的赞助商多说话，并认真仔细 回答他的问题。并记录他的观点和看法。5. 拉赞助的时候注意提及具体、细节的东 西。这样的话公司会觉得我们是准备充分 和认真对待的。关于拉赞助指导教材1. 熟悉自己的学校，熟悉活动。2.