综合档案归档管理规定(416)

1、武汉凯迪控股投资有限公司 Wuhan Kaidi Holding Investment Co.,Ltd 综合档案归档管理规定编 号： KDKG/PK-102 版 本： A/0 2009年12 月31日发布 2009年12 月31日实施武汉凯迪控股投资有限公司 发 布目 录1 目 的12 范 围13 定 义14 职 责15 程 序15.1 综合档案类目设置15.2 综合档案形成与收集25.3 综合档案整理25.4 综合档案归档36 相关文件47 记 录4综合档案归档资料分类标准5 综合档案归档管理规定 版次：A/0 页次： 11/101 目 的 为加强公司档案标准化管理，保证档案归档的及时性、完

2、整性，以更好地服务于公司生产和经营管理需要，特制定本规定。2 范 围 本规定适用于武汉凯迪控股投资有限公司（以下简称控股公司）及各系列公司（以下简称系列公司）综合档案的归档、立卷、整理工作。3 定 义综合档案：是指本公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资和党、政、工、团工作等方面档案。4 职 责4.1 综合档案管理员a) 负责依据国家及行业综合档案相关法规、标准，结合公司实际情况制定、完善综合档案分类标准；b) 负责对归档工作进行指导和监督，督促各部门按规定及时办理归档移交手续。c) 负责控股及各系列公司科技档案

3、的验收、立卷、排架、编目等全过程工作。d) 负责对异地公司/各电厂档案管理的培训、指导及监督检查工作。4.2 控股公司各中心/部门、各系列公司相关部门a) 负责按本规定要求完成本部门（项目）业务所涉及档案资料的收集和归档工作。b) 部门（项目）负责人是本部门（项目）档案资料归档完整性、及时性的第一责任人。c) 各部门（项目）应指定一名专、兼职档案管理员负责文件资料的搜集和归档，并对其归档文件材料的完整性、准确性、系统性负责。5.程 序5.1 综合档案类目设置5.1.1 公司档案一级类目参照电力工业企业档案分类规则设置，共分10大类，其中：0至5大类为综合档案，6至9大类为科技档案。综合档案一级

4、类目包括：0 党群工作档案1 行政管理档案2 经营管理档案3 生产技术管理档案4 会计档案5 人事档案5.1.2 结合控股及各系列公司的经营模式及业务范围，对0至5大类在各专业进行进一步细划，形成各专业归档资料分类标准，包括：实体分类原则、分类方法、类目标识和类目设置、归档份数、保管期限、责任部门等。5.2 综合档案形成与收集5.2.1 综合档案是公司档案的重要组成部分，各职能部门应严格按照综合档案归档范围进行过程资料的收集和保管。5.2.2 综合档案管理员应积极跟踪档案形成过程，主动指导、督促各部门做好文件材料的整理，并按时归档。 5.3 综合档案整理5.3.1归档要求a）各部门资料管理人员

5、应按附表综合档案归档资料分类标准对文件资料进行分类、组卷，保证文件资料的完整性和系统性。b）归档文件材料原则上应为原件，作为凭证作用的必须为原件，对外来文件无原件的，以最初接收的文件视为原件。c）归档文件材料应字迹清楚，签字盖章手续完备，文件载体和书写材料应达到永久性保存的要求，书写不得使用圆珠笔、铅笔及纯蓝墨水。d）文件整理应遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。e）归档文件材料主要以件为单位进行整理，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，来文与复文可为一件。f）密不可分的文件材料可装订在一起，排列一般正文在前，附

6、件在后；复文在前，来文在后。g）归档文件采用“保管期限年度问题”分类法进行分类，即先将文件按保管期限分类，再在保管期限下面按年度分类。5.3.2 案卷编目a）立卷后，每个案卷内应附有卷内目录（见KDKG/PG101-03）、卷内备考表（见KDKG/PG101-04）和案卷脊背，案卷封面不做填写。b）卷内目录、卷内备考表应采用A4幅面（长×宽为297mm×210mm）70g以上白色书写纸制作。案卷脊背用A4纸打印后粘贴。c) 档案编号执行档案编号管理规定（KDKG/PK-104）。5.3.3页号的编写卷（件）内文件必须使用HB铅笔或打码机在有书写内容的页面编号，页号从“1”开

7、始。单面书写的文件页号在右上角；双面书写文件的页号，正面在右下角，背面在左下角。卷内目录、备考表不编写页号。5.3.4 案卷装订装订应统一在左侧，用棉线或不锈钢钉，同时保证整齐、牢固，装订时要剔除金属物，然后装入档案盒。5.3.5 案卷装具采用国家档案管理部门规定的卷盒、卷夹等形式。卷盒的外表尺寸为310mm×220mm，厚度为20、30、40、50mm。卷夹的外表尺寸为310mm×220mm，厚度一般为20-30mm。文件资料一般使用硬式档案盒，蓝图一般使用档案袋，卷盒、卷夹应采用无酸产品。5.4 综合档案归档流程5.4.1 各部门专、兼职资料员负责过程档案的日常收集、整

8、理，参照附表“综合档案归档分类标准”所列归档内容要求建立部门级资料清单，以保证归档资料及时、完整。5.4.2各部门专、兼职资料员按照附表“综合档案分类标准”要求及时归档，填写“归档文件材料移交清单”（见KDKG/PG101-01），经部门负责人审核后，将归档资料、“归档文件移交清单”（电子版、纸质版各1份），移交信息中心档案管理部。5.4.3 信息中心档案管理员与移交人员共同清点移交资料，完成归档验收工作。5.4.4信息中心档案管理员进行案卷整理、排架，编制“档案检索目录”，“档案检索目录”表式附后。5.4.5 综合档案一般于次年一季度归档，公司资质、荣誉证书等实物档案及重要申报材料即时归档，

9、归档时间、责任人执行“附表综合档案分类标准”。5.4.6归档部门按照保密法及有关规章制度的要求，对需划密的文件材料，填写“归档文件密级登记表”（KDKG/PG102-01），注明密级、保密期限，连同归档文件一同交档案管理部。6 相关文件6.1档案管理程序7 记 录7.1综合档案归档资料分类标准归档文件密级登记表归档资料描述表格编号KDKG/PG102-01-归档数目共 件，其中文字材料 件，图纸 件记录编号立卷人立卷部门清单页数共 页，第 页审核人审核人意见接收人接收部门接收日期序号档号密级文件材料名称及描述密级保密期限份数页数 本文件为武汉凯迪控股投资有限公司版权所有 未经许可不得影印综合档

10、案归档资料分类标准分类号科目名称卷内文件内容归档份数保管期限归档时间归档部门/责任人电子正本副本图纸重要一般0党群工作01党群工作综合02党务工作综合020党务工作党委综合性工作1长期短期次年3月末之前归口管理部门负责人党委会1长期短期其他事务性工作1长期短期03组织工作030组织工作组织建设1长期短期次年3月末之前归口管理部门负责人党员干部管理1长期短期党费管理1长期短期其他事务性工作1长期短期04纪检工作040纪检工作纪委工作安排、计划、总结1长期短期次年3月末之前归口管理部门负责人05工会工作050工会工作职代会、工作记录、劳保福利、文体活动等1长期短期次年3月末之前部门负责人06共青团

11、工作060协会工作各专业学会、协会工作1长期短期次年3月末之前归口管理部门负责人1行政工作10行政管理综合11董事会、股东会、监事会工作110董事会工作董事会决议、会议纪要1永久、长/短期次年3月末之前董事会秘书董事会相关工作形成的资料1永久、长/短期111股东会股东会决议、会议纪要1永久、长/短期股东会相关工作形成的资料1永久、长/短期112监事会监事会决议、会议纪要1永久、长/短期监事会相关工作形成的资料1永久、长/短期12行政事务120各公司、部门工作计划、总结行政工作计划、总结、通知、规定、办法等1永久、长/短期次年3月末之前总经部负责人公司内部整顿形成的相关资料1永久、长/短期121

12、会议纪要、决定总经理办公会纪要1永久、长/短期各专题会议纪要、协调会1永久长/短期次年3月末之前122技术资质申报资料1永久长/短期申报工作结束后1周内经办部门负责人年检资料1永久长/短期资质证书1永久长/短期办结后2个工作日内123工商管理注册资料1永久办理完毕1个周内经办部门负责人公司章程、验资报告1永久办结后2个工作日内营业执照1永久组织机构代码证1永久国、地税证1永久124法律事务诉讼案件资料1永久长/短期办理完毕1个周内经办部门负责人法律事务相关的资料1永久长、短期125文秘机要工作政府、外单位来文、重要函件1永久长/短期次年3月之前总经部负责人公司的对外发文、重要函件1永久长/短期

13、机要保密工作1永久长/短期用印记录1永久长/短期126公司大事记1永久长/短期每季度最末月前13外事工作13外事工作外事活动的计划1长期短期次年3月末之前经办部门负责人外事工作管理工作1长期短期14资产140土地管理土地买卖及相关资料1永久办结后2个工作日内经办部门负责人141房产管理房产买卖及相关资料1永久142设备管理设备台帐、明细1永久长期次年3月之前15公共关系150重要领导视察资料1长期短期次年3月末之前经办部门负责人151重要客户、相关方考察资料1长期短期152重大庆典资料1长期短期153媒体报道、宣传1长期短期154公司宣传画册、录像1长期短期159其他1长期短期16审计、监察工

14、作160监察工作监察工作计划、总结1长期短期次年3月末之前审计中心监察会议纪要、记录1长期短期次年3月末之前案件处理材料1长期短期161审计工作各专项审计工作（包括审核过程记录、审计报告）1长期短期17后勤福利170后勤福利工作后勤福利相关规定、决定1长期短期次年3月末之前部门负责人2经营管理20经营管理综合21经营决策210重大经营战略决策规划战略、重要战略决策1长期次年3月末之前部门负责人公司中、长期规划、计划1长期短期年度计划1长期短期各项专业发展计划1长期短期211公司改革公司改革相关资料1长期短期次年3月末之前部门负责人212经营目标管理1长期短期次年3月末之前经营部门负责人213年

15、度预算、资金计划1长期短期214各类经营统计报表1长期短期22物资管理（项目除外）220物资管理工作年度采购、分配计划1长期短期次年3月末之前招标采购部门负责人221物资供应招标、投标1长期短期招标或合同签订后1周内合同、协议1长期短期来往函件1长期短期222供应商/分包商供应商/分包商名单及考察评价记录1短期次年3月末之前23营销管理230销售管理工作营销计划、总结1长期短期次年3月末之前市场部门负责人营销管理的规定、通知1长期短期231市场信息及推广市场分析、用户调查1长期短期232营销工作销售合同、协议、函件1长期短期投标或合同签订完2周内投标、招标、议标的商务文件1长期短期233销售相

16、关工作售后服务1长期短期次年3月末之前统计、报表1长期短期24投资项目开发（未核准项目）240投资项目开发管理投资项目开发管理计划、总结1长期短期次年3月末之前投资开发部门负责人投资项目开发管理的规定、通知1长期短期241投资基础信息项目立项申请资料、请示、报告1长期短期投资项目终止后1周内投资环境及技术基础信息1长期短期242委托咨询招标及合同招标、议标记录、合同1长期短期243咨询报告及批复1长期短期249其他1长期短期次年6月之前25与其他企业相关投资方面资料3生产技术管理30生产技术管理综合31生产管理310生产管理工作生产协调会、计划、总结1短期次年3月末之前项目或生产管理部门项目检

17、查1短期311其他短期32技术管理320技术管理工作技术管理工作的规划、计划1长期短期次年3月末之前部门负责人重要的通知、文件1长期短期321合同、协议（具体项目入科研档案）1长期合同签订完1周内322技术创新申报材料及认定证书1长期办理完毕1周内部门负责人323技术引进1长期324专利申报专利申报材料1长期经办人专利证书1长期325学术论文1长期33安全环保330安全环境管理安全环境管理的计划、总结、通知1短期次年3月末之前业务主管部门负责人安全教育培训、取证1短期331劳动保护1长期332安全环境事故调查、处理1长期处理完毕后1周内333环保及污染治理1长期次年3月末之前334统计报表1长

18、期339其他1长期34质量管理340质量管理工作质量管理的计划、总结、通知1短期次年3月末之前业务主管部门负责人质量管理培训、取证1短期341计量及设备检定1短期342产品及工程创优1永久活动结束后2343质量回访及反馈1长期次年3月末之前344QC小组活动1长期业务主管部门负责人345质量事故调查、处理1长期处理完毕后1周内346统计、报表1长期次年3月末之前349其他1长期35标准化管理350标准化管理工作标准化管理工作的计划、总结、通知1长期次年3月末之前业务主管部门负责人351管理标准各公司、部门管理标准1长期352技术标准各公司、部门技术标准1长期353体系内审及监督1长期354外审

19、及认证1长期359其他1长期36信息工作360信息管理工作信息管理工作的计划、总结、通知1长期短期次年3月末之前部门负责人361信息化3510信息系统项目实施立项请示、批复1长期项目结束后1个月内部门负责人招、投标、合同1长期招标或合同签订后1周内招标采购部门负责人需求分析报告1长期项目结束后1个月内部门负责人验收报告1长期操作手册及使用说明1长期3511信息系统运行维护设备清单1短期次年3月末之前部门负责人故障处理记录1短期数据备份1短期系统信息安全问题记录1短期3512软件资料1长期次年3月末之前部门负责人3513档案工作档案管理标准1长期次年3月末之前部门负责人档案工作的计划、总结1长期鉴定申请、报告；鉴定清册1长期销毁审批表及销毁记录1长期档案基本情况、统计表1长期归档移交清单1长期3514图书资料工作1短期3515情