项目合同管理制度.docx

1、5. 项目合同管理规定第1章 总则第 1条 为加强项目合同管理， 保障项目实施有据可依， 避免因合同管理不当造成的损失，维护公司利益，特制定本规定。第 2条 本规定所指的合同为项目部签订的所有合同。第 3条 项目部各级主管及其他有关人员在贯彻国家有关法律法规的前提下，都必须严格遵守、切实执行本制度。各有关部门应相互配合，共同努力，做好以“重合同、守信用”为核心的合同管理工作。第 2章 项目合同管理机构的设置与职责第 4条 项目合同管理实行合同管理部门管理和承办部门管理相结合的原则，由所涉及公司内部相关部门设专人负责合同的管理工作。 本公司内部设立工程项目合同管理委员会。成立公司工程项目合同管理

2、委员会：一、组成主 任： 总经理副主任：商务部经理、公司法律顾问成 员：工程部、财务部、技术部、综合部办事机构：工程部二、职责（ 1） 严格遵守国家有关工程项目合同的各项方针、政策、法律、法规； 负责对本公司内部在履行工程项目合同过程中所发生拖欠的有关资金划拨的裁决（工程项目合同管理委员会以书面形式发出通知）； 负责对本公司内部在履行工程项目合同纠纷时进行仲裁； 负责对合同管理部门进行业务指导； 负责处理外部工程项目合同纠纷；（ 2） 合同管理部门职责 宣传贯彻国家有关合同的法律、法规和规章； 负责拟定本公司的合同管理制度并组织实施； 组织制定本公司的标准合同文本； 负责所承办合同的谈判； 对

3、合同的合法性、有效性进行审查，向本公司法定代表人提出意见； 监督、检查、考核合同的履行情况； 参与处理对外合同纠纷、负责本公司内部各单位之间合同争议的协调工作； 负责合同报表的统计、综合分析和报送工作； 负责对合同承办部门进行业务指导，对相关人员进行法律知识培训。（ 3） 合同承办部门的职责 负责合同相对方资信情况、履约能力的调查； 参与本公司特殊合同、涉外合同的可行性研究、谈判和文本起草工作； 负责按照本公司标准合同文本起草合同文本， 保证合同的可行性、 合法性和有效性；对须报请有关机审批、签证或公证的合同，办理申报手续，提出初步意见； 负责合同的履行，解决履行中出现的问题； 按时按要求向合

4、同管理部门报送合同统计报表及有关资料，反映合同履行中出现的重要问题； 负责本部门合同档案的管理。（ 4） 合同管理人员的职责 负责本部门合同文本和合同专用章的保管及使用； 了解掌握本部门合同签订及履行情况，及时总结经验教训， 并向领导提出合理化建议； 建立合同管理台帐制度； 建立合同档案制度 学习、宣传国家有关法律、 法规及政策， 学习并推广其它单位合同管理工作的先进经验，收集工程项目合同管理方面的资料，提高工程项目合同管理水平。第 3章 项目合同的谈判第 5条 合同谈判须由项目部经理与相关协办人员共同参加， 且须在公司总经理或其委托代理人的授权范围内签订。第 6条 合同双方必须贯彻“平等互利

5、、协商一致、等价有偿”的原则。第 7条 任何人对外签订合同都必须以维护公司和项目的合法权益、 提高经济效益为宗旨， 在合同签订期间损害公司利益、谋取私利者，交有关部门依法惩处。第 8条 合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。合同主要包括以下三部分内容：（ 1） 开头部分，要写明合同双方的全称、签约时间和签约地点。（ 2） 正文部分，合同的主要条款应包括以下内容。 标的（指货物、劳务、工程等） 。数量、质量。价款或酬金、结算方式、税款。履行期限、地点。交付方式和条件、验收标准和程序。技术资料转让、材料和设备供应责任、质量保修范围和质量保证期。保密协议、买方责任、不

6、可抗力、赔偿和仲裁。法律规定或双方需约定的其他条款。（ 3） 结尾部分，应使用公章或合同专用章， 严禁使用财务章或业务章， 并注明合同有效期限。第 4章 项目合同的评审第 9条 合同在正式签订前，必须按相关规定及审批权限上报，经公司综合部审核，公司总经理审批后，方能正式签订。第 10条公司规定在项目合同签订前增加合同评审环节， 综合管理部组织项目部经理、各相关项目责任人进行联合评审， 上报具有相应审批权限的主管审批后方能正式签订。第 11条合同的审批程序（ 1） 申报。各部门对外签订合同时， 应事先填写合同签约申报表， 随同合同初稿及有关资料、附件等，一并上报合同管理委员会会审，并由公司总经理

7、审查批准。（ 2） 审核。对送审的合同，必要时可进行调查研究， 或通过申报部门补报材料，最后做出，可行、不可行或需进一步谈判等审核意见。（ 3） 批准。会审通过后， 总经理在合同审批表批写意见， 该表一份及合同初稿留底，另一份连同其他材料发还申报单位，由承办人按审批的意见处理。第 12条公司综合部负责组织有关法律专家， 对合同进行审核， 提出参考意见， 审核的权限包括： 公司总经理委托审查的合同， 各部门要求提供法律帮助的合同；内容复杂、较难掌握的合同。审核的要点包括：合同的合法性、严密性、可行性。第 13条 合同审查的要点主要有合同的合法性、可行性、效益性及严谨性四个方面。（ 4） 合同的合

8、法性。 当事人有无签订、 履行该合同的权利和行为能力； 合同内容是否符合国家法律、法规和公司有关规章制度。（ 5） 合同的可行性。当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；我方承担的风险；合同非正常履行时可能遭受的经济损失。（ 6） 合同的效益性。 合同产生的效益是否属于生产经营所需， 合同履行后能否给公司带来预期经济效益。（ 7） 合同的严谨性。 合同应具备的条款是否完整； 当事人双方的权利、 义务是否明确、具体；文字表述是否确切无误。第 14条合同在评审过程中如提出评审意见， 合同拟定人应按意见进行修改。 拟定人如不采纳评审意见， 应在评审单上注明理由、 并经意见提出人签字认可，方

9、可转下一程序进行评审。第 5章 项目合同的签订第 15条签订合同，必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则。第 16条签约人在签订合同之前， 必须依法正确履行审查义务， 认真了解对方当事人的情况。做到既要考虑本方的权益，又要考虑对方的条件和实际能力，确保所签合同有效、有利。第 17条签订合同， 如涉及公司内部其它单位的， 应事先在内部进行协商， 统筹兼顾，然后签约。第 18条合同应采用书面形式，紧急情况下有公司总经理临时授权达成的口头协议，事后应补办书面形式的合同文本。第 19条合同当事人权力、 义务的规定必须明确， 合同内容必须规范、 准确、详实。第 20条签订合同， 除合同履行地在我

10、方所在地外， 签约时应力争协议、 合同由我方所在地人民法院管辖。第 21条合同由本公司法人代表签订， 或由本公司法定代表人书面委托的本公司有关人员代理签订。签订合同应由签约人签字，注名日期，并加盖合同专用章或本公司公章。 代理本公司法定代表人签订合同的， 签约人应持本公司法定代表人签发并加盖本公司公章的法定代表人授权委托书 ，并在授权范围内签订合同。委托人的主要职责是： 在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能违章越权，也不能消极推诿； 对所签订的合同的合法性、严密性和可行性负责； 对须报请上级部门审批的合同，办理申报手续， 提出本人意见并对本人意见负责；对所签合同的全面履行具体负责， 履行中发

11、现问题应立即上报， 并积极想办法解决，对发生的合同纠纷负责处理好或协助有关部门处理好； 负责保管好或委派专人保管好本人所签合同的一切资料；合同履行完毕后应立即将资料归档。必须做好以下各项工作后，方可签订合同。 对方是否具有法人资格； 对方是否具有履约能力； 我方能否承诺对方的要约； 对市场进行预测和调查； 合同的可行性和合法性； 对资信不明或资信状况不好，又无可靠担保单位的，不得与之签约； 合同签定时， 应验证对方相关证明文件， 核对无误后方可正式签订合同，对方交验的证明文件要妥善保管； 合同文件的各项目要认真填写齐全、明确，特殊要求应在备注中注明，字迹要清楚，形式符合法定要求。合同要一式四份

12、，甲方二份，乙方二份（合同管理部门一份复印件、财务部门一份、归档一份）。本公司相关部门和单位在签订采购合同时，要收回一式三份（采购合同管理部门一份、财务部门一份、归档一份）。合同盖章时需双方同时进行， 因特殊情况与对方不能同时盖章时， 需在对方盖章后，并查对无误的情况下我方方可盖章。 法律、法规规定或者本公司认为需要公证的合同，应当办理公证手续。第 6章 项目合同的履行第 22条 合同依法成立即具有法律约束力，所有与合同有关的部门、人员必须严格、及时执行合同所规定的义务，确保合同的切实、全面履行。第 23条各签约单位应加强对有关合同履行的动态监督， 对合同履行过程中的各个环节包括签约、交货、验

13、收到结算及时跟踪、管理。各单位的行政正职及签约人应随时了解、 掌握本单位合同履行情况， 发现问题及时处理。 否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，应追究有关人员的责任。第 24条 在合同履行过程中， 相关人员如果发现对方标的物的数量、 质量、价格、交货期限、付款期限等不符合国家有关规定或合同签约， 应立即向对方提出书面异议。第 25条 合同是否履行完毕应以合同条款或法律规定为准。合同条款未作约定或法律无相应规定的，一般以物资交清、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为结束标准。第 26条 项目部后勤保障组应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。第 7章 项目合同的变更

14、与解除第 27条项目部应全力克服在合同履行中遇到的困难， 确保合同正常履行。 因无法克服的困难而需要变更、 解除合同时， 应在法律规定或合理期限内与对方当事人协商解决。第 28条 对方当事人提出变更、解除合同的，应在确保公司合法权益不受侵犯或得到损失补偿的前提下慎重研究，从严控制、妥善处理。第 29条 变更、解除合同的程序必须符合合同法的规定，并按本制度规定的审批权限办理有关手续。第 30条 经签证的合同，在达成变更、消除协议后，应报原机构备案。经公证的合同，在达成变更、解除协议后，必须报公证机构重新公证，才具有法律效力。第 31条 变更、解除合同的通知或协议必须采取书面形式（包括当事人双方的

15、信件、函电、电传等），口头形式无效。第 32条 变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，应继续履行。特殊情况经双方一致同意的除外。第 33条 因变更、解除合同使当事人的利益受到损失的， 除法律允许免责的以外，变更、解除合同的一方应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。第 34条 合同管理人员在接到合同变更、 解除的通知后， 应及时修改、 登记台帐，并注明内容及原因等。第 8章 项目合同纠纷的处理第 35条 合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，由签约部门负责处理。签约人对纠纷的处理必须具体负责到底。 涉及到的部门，应在内部协调好，做好配合工作，统一意见，可成

16、立一个由各相关部门组成的纠纷处理小组，由主签约部门为主负责处理合同纠纷。第 36条 需要法律帮助的合同纠纷，可提请公司综合部门协助解决，有关部门必须主动提供所有相关的证据材料并协助配合。第 37条 处理合同纠纷的原则。（ 1） 坚持以事实为依据、 以法律为准绳。 法律未规定的事项以国家政策或合同条款为准。（ 2） 以双方协商解决为基本办法。（ 3） 以“保障我方合法权益”和“尊重对方合法权益”为原则，实事求是，分清责任，最大程度减少双方损失，合情合理的解决纠纷。第 38条 合同纠纷由项目部和公司综合管理部共同处理，经办人必须负责到底。第 39条 处理纠纷时，各部门应加强联系，积极应对，不互相推

17、诿，统一行动，一致对外。第 40条 合同纠纷的提出与协商应在法律规定的时效内进行，并应为申请仲裁或起诉留有足够的时间。第 41条 交由综合管理部处理的合同纠纷，项目部应主动提供下列证明材料。（ 4） 合同的文本，以及与合同有关的附件、文书、传真、图表等。（ 5） 与合同有关的财务账目。（ 6） 合同标的质量标准、封样、样品、或鉴定报告。（ 7） 有关方违约的证据材料。（ 8） 其他与处理纠纷有关的材料。第 42条 合同纠纷如经双方达成一致意见，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方单位的公章或合同专用章。第 43条 双方已经签署的解决合同纠纷的协议书上，上级主管部门或仲裁机关的调解书、仲裁书

18、等正式生效后， 合同管理人员应将副本送到与该纠纷处理及履行有关部门，各部门应由专人负责该文件的执行。第 44条 如双方当事人在规定的期限内没有执行上述问书中的有关规定，项目管理人员应及时向有关部门主管汇报。第 45条 如对方当事人逾期不履行已经产生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书，法务部门可向人民法院申请强制执行。第 46条 在向所管部门法院提交申请书之前，法务部、项目部等有关部门应认真核实对方的执行情况，防止遗漏。第 47条 合同纠纷处理或执行完毕后，项目管理人员应及时通知合同管理人员将资料汇总、归档备查。第 48条 合同纠纷自行协商、调解不成，需要申请仲裁或诉讼时，有相关的管理部门人员或项目提出书面建议， 经项目部经理审核后报总经理批准， 由项目部人员配合法律部执行。第 49条 合同纠纷处理完毕后，项目部管理人员与合同管理人员应对纠纷处理的全过程进行记录， 形成书面材料， 向项目部经理或总经理汇报后与合同统一存档备查