管理系统作业流程规范16

1、管理系统作业流程规范随着总部系统的实施，人的因素起着关键作用，为保障系统的正常发挥，加强总部、配送中 心、门店、业务、营运、财务、资讯之间的密切合作，做到作业规范，口径一致，特制定本流 程。一、供应商建档1、所有供应商档案由总部建档，然后由总部资讯做CC 通讯，共享供应商下传到各门店，独立供应商下传到指定门店。2、供应商分共享供应商和独立供应商：凡能够跨区域给所有门店配送商品的称共享供应 商；凡只给单独一个门店供货的称独立供应商。共享供应商编号： 10 打头（前两位）， 独立供应商编号：巩义店编号： 01 打头（前两位），孟州店编号： 02打头（前两位）。3、供应商档案由业务部签订，内容包括：

2、供应商名称、供应商编号、经营方式、结算方 式、付款方式、联系人、联系方式、结算人等转总部或上传总部资讯建共享供应商或独 立供应商档案。（ 供应商基本资料表 ）4、资讯接到业务转交的供应商档案要先登记，登记内容包括：日期、编号、供应商名称、 供应商编号、经营方式、转交人、接收人等，录入建档审核无误，打印一联转财务部存 档，领取人签字（ 单据流转表 ）、新品建档1、所有新品资料必须上传总部建立商品档案，然后由总部资讯做CC 通讯，下传到各个门店。2、新品登记单 一式三联由业务部填写，内容包括：门店名称、门店编号、供应商名 称、供应商编号、供应商签字、业务员签字、审核人（业务经理）签字、商品名称全

3、称、条形码、规格、单位、产地、装箱数量、协议进价、建议零售价、市调价、零售 价、保质期等，要求字迹清晰、工整，数字不准涂改。然后转总部资讯建档。3、资讯接到业务转交的新品登记单要先登记（单据流转表 ），登记内容包括：日期、编号、供应商名称、供应商编号、份数、转交人、接收人签字等，录入审核无误 后，打印 厂商报表（代建档确认单） 一份一式两联，附新品登记单第三联反馈业务部审核，第一联资讯存档订期装订成册，第二联转财务。1、厂商报表（代建档确认单）第一联业务部存档备查，第二联交供应商作为上货编码 依据留存。2、新品建档流程：三、订货1、所有经资讯建档的新品第一次上货，由业务部（或驻店业务代表）确定

4、上货品类和数量，然后转资讯（业务内勤）打印 订货单一式两联，资讯或业务内勤打印审核无误 后登记备查，领取人在单据流转表 上签字。业务内勤（或驻店业务代表）将订货单第一联转验收组做好验货准备工作，第二联转供应商备货（供应商根据订货单上 货）。如果是外地供应商送货，则以传真或电话形式通知订货单内容，同时将两联订货单全部转验收组做验货准备工作；2、 业务内勤将每日订货单制作订货单统计表，内容包括：订货单日期、订货单编 号、供应商编号、供应商名称、责任业务员名称、计划送货日期、实际到货日期。3、初次订货流程：四、补（续）货1、续货补货单 由门店货区理货员分供应商手工填写补货单一式二联，内容包括： 店内

5、码、条形码、品名、规格、单位、数量，要求、希望到货日期等，要求字迹清晰、 工整，数字不准涂改。2、值班经理（或大型店货区组长、小店店长）审核补货单品类和数量是否合理并签字确 认；3、每日补货单要在固定时间向业务部门提交，提交时要求业务部接收人员在单据流 转表上签字；4、补货单二联同时转业务部（或驻店业务代表，如果是小店则以传真形式传递业务 部，业务部指定专人进行处理）审核，如无异意签字确认，第一联回执门店备查，第二 联转业务内勤（或资讯），查询电脑库存后，按照以下几种情况分别处理：（1） 如果配送中心有货，则向配送中心制作并传递配送单，由配送中心实施配送；（2）如果其他门店有多余、且销售不畅的

6、存货，由业务内勤通知该门店进行调拨，按照调 拨程序（调拨单）进行处理；（3） 如果配送中心无货，则按照供应商打印订货单，按照订货流程执行。（4）如果是门店生鲜品及业务部限定范围内的供应商由门店自行订货。5、补货流程：（1） 自采商品订货时补货单由理货员分货区手工填写（填写要求同上）值班经理/组长/小店店长审核要货数量是否合理并签字确认；（2）由店长审核过的补货单由门店资讯部制要货单，由店长在电脑中作审核；（3）门店资讯部通过定时通讯将要货单上传总部业务部，由主管采购员在电脑中查要货凭证并审核要货数量作汇总处理分供应商分门店打印订货单；（4）自采商品订货流程(5) 门店自行订货由门店理货员填写补

7、货单，值班经理/小店店长审核并签字确认;(6) 门店资讯部人员打印订货单一式两联并审核，通知供应商送货；(7) 门店自行订货流程：补货单由门店理货员填写值班经理/组长/小店店长审核并签字确认门店资讯人员制订货单一式两联并审核通知供应商送货(8) 总部订货供应商送货时，补货单要由门店货区理货员填写，一式两联，由值班经理/组长 /小店店长审核并签字确认；(9) 补货单由书面形式传业务部，由主管业务员或驻店业务代表审核并打印订货单一式一 式两联，订货单第一联转验收组作验收准备，第二联转供应商送货，如果供应商在异地，业务部 以电话/传真形式通知供应商送货，两联订货单一起转验货组；如果是小店订货且供应商

8、在 异地，则由业务部将订货单下传到门店，由门店查询，订货单在门店生成预报单， 供应商在送货时由门店打印收货验收单(预报单)作为验收依据；(10) 供应商送货门店补货流程：五、验收1、验收组根据 订货单两联（业务转来第一联（黑联）、供应商携带第二联（蓝联）， 如果两联都由业务部转来则表示是外地供应商）合并后验收商品，无订货单上货的 可拒绝验收；如果供应商送货中有部分商品不包含在订货单，则要求该供应商与业 务人员联系，或补单或拉回；2、验收商品时应先将商品分类摆放整齐；3、验收人员用扫描仪扫描单品条码，扫描无效的查找原因另外处理，其他照单及实物查 验；4、验收商品数量只能等于或小于订单数量，大于订

9、单的部分可以拒绝验收；5、订单实收数量按实际验收数量填写；本项内容不允许涂改；如果因为填写错误造成的涂 改，必须经由送货人及值班经理或小店店长复点后由送货人、验货员、值班经理三人在 涂改处加签字；6、 验收无误后验收人、理货员、厂商/采购员订货单上签字确认；第一联（黑联）转资 讯，第二联（蓝联）交供应商 /采购员作为结算凭证之一；7、将验收无误签字确认的订货单数量输入电脑；8、 资讯部收到订货单要先登记，审核无误后由电脑操作员打印商品验收单一式三 联；9、 商品验收单第一联转业务部（或驻店业务代表），第二联附已填写实收数量的订货单第一联（黑联）转财务记账，第三联转供应商/采购员结算或报账。1、

10、 门店资讯/配送中心资讯将 商品验收单 做电脑入库后上传总部。2、供应商上货验收流程（见第 4页）：1）如果供货数量大于订单数量如无质量问题可由供应商到业务部或驻店业务补订单;2）无订货单者要查明原因，然后指导供应商到业务部或驻店业务处补办手续。3）资讯录入验收单进价调高必须有业务通知，否则按调价流程办理。3、自采商品验收流程：（见第 4页）1）如果是新品采购员应及时通知验收组，验收组将新品分离摆放；2）采购员将新品报业务或驻店业务代表填写新品登记单；3）新品登记单填写完整转资讯建档并打印订货单；4）业务将订货单转验收组验收。5）无单商品采购员应在第一时间将手续补办完整，转验收组验收。供应商上

11、货验货流程（一）基本要求：1. 验收商品必须符合国家及地方有关标准规定。2. 严禁残次品进入卖场，发现残次商品应立即退回送货人。3. 严禁“三无”产品进入卖场。玩具除外（无中文标识，无生产许可证，无生产地址）。4. 严禁商标不符，标志不明，货单不符。5.严格遵守开箱验货原则，如力不能及或需要整箱销售的商品，原则上须达到10%开箱率。1. 严格按照“条码第一”的原则进行验收。2. 有其他超市标签的商品不允许进入卖场。自采上货验货流程验收组收到业务部（或驻店业务代表）转交的订货单做好验收准备工作货区配合验收组将商品分类摆放整齐验收组根据订货单或自采原始单据验收按实际验收数量填写订货单实收数量残次品

12、、“三无”产品、商标不符、 标志不明、有其他超市标签的商品拒新品或无条形码的模正常续货，糊品，没有订货有订货单按照原始进货单据验收商品， 商品只入库，不进卖场。在验 货同时协助业务人员填写新 品登记单一式三联，同时在 该新登记单上标注实收数 量（代订货单），验收无误由 验收人、理货员、值班经理签 字，第一、二联转资讯部，第 三联交采购员验收无误验收人、理货员或柜组营业员、采购员、值班经理签字转资讯打印商品验收单上货数量只能等于或小于订单数量，* 大于订单数量部分均按照无单商品处货单不符及无店内码的商品按照无单商品处理严格遵守开箱验货原则，如力不能及或需要 整箱销售的商品，原则上须达到10%开箱

13、订货/验收单必须注明生产日期、保质资讯收到验收签字后的订货单先 登记复核再录入打印商品验收单资讯部收到注明“自采”的 新品登记单第一时间内进 行商品建档，同时完成订货 单及商品验收单作业， 完成后（不迟于收到新品登 记单后 2小时）将新品登 记单第二联、商品验收 单第二联由门店资讯部转驻 店业务代表复核入库后将商 品验收单第二联和新品登 记单第二联（代替订货单）（二）商品验收标准 1.验货时必须验看商品的基本内容:如果进价大于协议进价按原进价 执行，低于协议进价按现进价执商品验收单一式三联，第 -联转业务备案、第二联转财 务记账、第三联交采购结算资讯复核无误签字然后做 CC通讯上传总部审核9

14、/ 16（1）商品名称（必须逐字验看）。商品条码。（3） 包装规格。（4） 数量或重量。（5） 生产日期 （ 距离实际验货日期最长不超过其保质期的一半 ）（6） 保质期。（7） 其他标志 （绿色食品标志等 ） 。2 商品验收要求（1）根据订货单验收（2）验收商品必须由两人以上人员参加；（3）填写订货单必须按实收数量或重量填写；（ 4）无条码商品必须贴上自制条形码，否则禁止进入卖场；（5）将验过的商品及时封箱送入卖场。三）自采商品要求1采购人员参与现场验收，发现问题现场解决。否则后果自负。2无订单情况下，采购人员在收到资讯部的新品登记单第二联及商品验收单第 二联后要通知仓库将该批商品复核入库，同

15、时调入卖场，业务部将新品登记单第 二联和商品验收单第二联转财务部，商品验收单第三联由驻店业务转采购 员。3所有新品进入卖场的同时，必须有店内码或自制条形码；4自采过程中无法确定是新品，则先按照新品处理，如果在验货或上货过程中发现卖场 内有一模一样的商品则将该商品提出按照原商品编码处理，至少要保证销售价格一 致；（严禁在卖场内一个商品两个编码或两个销售价格）；如果已经进行部分销售， 则按照较低的价格进行调整。四 ）严禁验收人员与供应商合谋损害公司利益，一经发现严肃处理。五）各店的开箱赠金或赠券由各店指定专人代收，然后统一向财务交接（各店店长必须留 存交接记录）。六、退货1退货商品的类别：1）由于

16、产品质量原因造成的涨袋商品。2）商品接近保质期（三个月以上）3）外包装残破，不能继续销售的商品。4）零销售或滞销商品（连续两周或销量极少的商品）5）过季商品的多余存货。6）由于顾客退货原因造成的不能正常销售的商品。7）由于厂家促销从卖场内借出的不再归还的商品。8）其他退货。（包括自采商品退货） 凡符合以上退货条件的商品，必须以书面形式返厂申请单一式两联，第一联值班经 理 / 店长留存，第二联报业务部审批。2返厂申请单第二联经业务部经理（或驻店业务代表）签字批准后，由相关业务员或 驻店业务制作电脑返厂单可办理退货。电脑返厂单一式三联全部交验货组或供应 商；3门店商品退货报业务审批后，按照以下方式

17、处理：7 天内将需退商品取走，或（ 1）门店直退：业务人员通知供应商在收到返厂单之日起由业务部安排专人取走。取走商品时，需由验货员、理货员、取货人及值班经理/店长在返厂单上签字；签字后的返厂单第一联由验货组留存转财务部；第二联交 收货人，第三联作为出门证，由保安验看放行后留存，每日集中交保安部经理转营运 部经理或交营运部经理指定的专门人员；门店填写返厂申请单并注明原因报业务部(驻店业务代表)审批、审核报损处理业务部通知供应商或 采购员指定退货日期将所退商品封存到指 定地点指定专人管理门店资讯根据审批审核后的退货申请打印返厂单一式三联门店直退确定门店退货或退回配送中心退回配送中心门店根据返厂申请

18、单内容及需返厂商品实物制作调拨单，在该调拨单右上角加注“返厂”字样并在调拨单后附返厂申请单，要求调拨单与返厂申请单内容完全一制单人、厂商或主管采购员确认商品按调拨程序返回配送中心商品出卖场验收组、货区理货员根据返厂 单查验退货商品无误后签字确认、店长 /值 班经理签字确认、保安复查无误后签字放行每周将各店退回的需返厂商品 集中制作返厂单一式三联业务部通知供应商或采购员指定退货日期返厂单第一联财务入账，第二联转供应商/商户或采购员，第三联作岀门证，保安部留存商品出配送中心。验收组、仓库管理员根据返 厂单查验退货商品无误后签字确认、配送中心 主任/仓库主管签字确认、保安复查无误后签字放(2)退回配

19、送中心集中退：由门店业务将需退换商品根据返厂申请单送返配送中心， 具体操作如下：按照正常调拨程序处理，只是在该调拨单右上角加注“返厂”字 样并在调拨单后附返厂申请单，要求调拨单与返厂申请单内容完全 一致。门店只将库存按照调拨业务处理，配送中心则按照调入处理后，每周将各店退 回的需返厂商品集中制作返厂单，做返厂处理。业务部安排专门人员将需要返厂 的退换货商品在指定时间内集中返厂。同样，取走商品时，需由配送中心验货员、理 货员、取货人及配送中心主任 /仓库主管在返厂单上签字；签字后的返厂单第 一联由验货组留存转财务部；第二联交收货人，第三联作为出门证，由保安验看放行 后留存，每日集中交保安部经理转

20、营运部经理或交营运部经理指定的专门人员；4. 退货流程（见上页）七、商品退场（撤柜）1、卖场商品库存过大、商品滞销或零销售、商品接近保质期、商品存在质量问题、商户违约等由供应商、业务（驻店业务代表）、门店提出商品退场申请，填写商户退场申请单报业务部审批；2、业务审批后报财务审核（核对账目）；3、 财务部审核后，由业务部确定可以撤柜/退场内容，填写 商户退场通知单 一式三联：第一联交资讯部，第二联交现场部（值班经理/店长），第三联交保安部，同时通知供应商或采购员在指定时间内办理商品退场；4、 商品退场时间自批准之日起不得超过7天。即正式 商户退场通知单 填写之日起 7天 内。5、 商品退场流程：

21、（见下页）调拨流程：（一）已上总部系统门店商品调拨1、商品调拨由调入方申请报业务（或驻店业务代表）协调;2、商品调拨可在本区域内、跨区域门店和配送中心之间调拨；3、调出方根据业务（或驻店业务代表）的调拨申请内容备货；4、 所调商品备齐后报本门店资讯打印商品调拨单 一式三份，交验收组查验；1、商品出卖场：验收组、送货人、值班经理、当班理货员根据商品调拨单查验调出商 品，无误后签字确认，保安签字放行，商品调拨单第一联留调出方资讯备查，第二、 三联交送货人随货同行；2、商品送达调入方后，验收组将商品分类摆放整齐；3、调入方验收组根据商品调拨单验收，无误后签字确认，将商品调拨单第二联 交本店资讯录入后

22、转驻店财务记账，第三联回执送货人带回调出方资讯，由资讯转调出方 财务记账；4、 总部系统门店商品调拨流程：（见上页）八、报损（一）代销商品不在报损范围内。应报业务部另行处理。（二）报损原因1. 验收商品作业不认真，把一些残次商品验收入库；1. 商品陈列不当，发生掉落破损；2. 顾客偷吃（喝）的商品；（注：以上3条如果发生在卖场，因当班营业员失职造成的，由当班营业员按售价赔偿）3. 生鲜品、冷冻冷藏品温度控制不当；4. 商品堆放过高过重，造成的商品损坏；5. 潮湿，虫蚀，鼠咬造成的商品损坏；6. 失窃造成的商品损失；7. 其他不明原因损失的商品。（二）报损商品的处理：1. 把报损后的商品按照要求

23、进行变价处理，变价收入上交财务部；2. 不允许在卖场内销毁己报损的商品；3. 过保质期的商品，不能作变价处理，必须按无残值报损；4. 卖场内不允许存放报损过的商品，报损商品必需按规定及时处理；5. 报损商品必须撤离卖场做适当处理。不允许二次进入卖场；6. 商品报损必需由门店营运部（现场部）、业务部（驻店业务代表）、财务部共同处理， 由财务监督执行；7. 商品报损每月一次，不得隐瞒不报；&门店该报损的商品如隐瞒不报，一经发现由店长承担全部责任；（三）报损流程1. 理货员/柜组营业员、业务员（驻店业务代表）根据现场实际情况填写报损申请单；2. 值班经理/门店店长、财务部、业务部、营运总经理

24、联合审批；3. 门店资讯根据审批后的报损申请单；录入打印报损单一式两联；4. 营运（现场）、业务、财务三方联合进行处理，处理完毕后在报损单上签字。签字后的报损单第一联转财务记账，第二联留现场考核损耗率。（二） 协议进价调价1. 进价调高必须由供应商提供加盖生产厂商印章的调价单，并注明调价原因报业务部审 批；1. 进价调低由供应商填写调价单加盖印章或签字后报业务部审批；2. 主管业务经理批准后转总部资讯作后台商品调价，通过 CC通讯，下传到指定门店;3. 如果现存商品也在调低范围内，卖场盘点后报门店资讯打印商品调价单转门店财务 记账。4. 进价调价流程（一）自采进价调价1. 自采进价调高供应商必须提前7天报业务部核准，否则按原进价执行，资讯未接到调价 通知按原进价打印商品验收单；2. 因情况特殊进价调高的必须由采购员在该商品后签字认可，资讯按认可后的进价打印商品验收单；3. 低于原进价的资讯按现进价打印商品验收单；4. 自采进价调价流程1 13 / 161. 门店或业务（驻店业务代表）根据市调、商品滞销、零销售、