单位档案管理各项规章制度参考材料

1、单位档案管理各项规章制度参考材料 单位 档案管理各项规章制度 目 录 档案工作岗位责任制 . 2 文件、材料收集归档制度 . 5 档案鉴定制度 . 9 档案借阅管理制度 . 9 档案保密管理制度 . 10 档案工作岗位责任制 一、 分管档案工作的领导职责 1.组织本单位档案工作的宣传、贯彻，执行中华人民共和国档案法和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。 2.加强对本单位档案工作的领导，将档案工作纳入本单位的整体发展计划，列入本单位议事日程，督促分管部门按上级和本单位档案部门要求做好应做的工作。 3.关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难

2、，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。 二、档案人员职责 1.贯彻实施档案法等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。 2.对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。 3.负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。 4.负责管理本单位各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。 5.按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。 6.按规定向档案馆移交应进馆的档案。 三、兼职档案人员职责 1.坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类

3、存放，便于利用和归档。 2.负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。 3.归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。 4.保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。 5.主动接收本单位档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。 6.积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。 7.按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。 8.按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。 文件、材料收集归档制度 一、收集归档范围 本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的

4、文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。 (一)本级文件 1.各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。 2.工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。 3.各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。 4.向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。 5.各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。 6.各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。 7.反映生产、基

5、建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。 8.各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。 9.反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。 10.电报、重要电话记录、机关工作日记。 11.年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。 12.本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。 13.有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。 14.已故人员资料。 15.重要的人民来信及处理材料。 16.本机关编辑、出版的书刊、资料样板。 17.本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正

6、、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。 (二)上级文件材料 1.上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。 2.各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。 3.上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。 4.上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。 (三)同级文件材料 1.有关单位与本机关联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。 2.有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。 3.有关单位与本机关涉

7、及比较重要的工作或问题的来往文书。 4.有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。 (四)下级文件材料 1.年季度工作总结、重要的专题工作总结。 2.重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。 3.重要的名册、登记表。 4.大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。 二、归档份数 文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。 三、归档时间和方法 (一)凡经过打字室打印的文件，打印好后由打字员收集，交文书档案员归档。 (二)凡各部门发出的文件，由各部门办公室的有关人员收集，交由综合档案室归档。 (三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题 已解决，一件案件已处理等)，由各部门办公室的有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交综合档案室归档。 (四)外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由文书档案员归档。 (五)年度工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于翌年一月