系统公文处理实施细则范本(A)

1、万城集团系统公文处理实施细则（试行）第一章总则第一条为使万城集团（中国）有限公司系统（以下简称万城集团、系统）公文处理工作规范化、制度化、科学化；根据国务院办公厅国家行政机关公文处理办法（国发 2000 23 号）及国家行政机关公文格式（ GB/T9704 1999 ）的规定，结合万城集团相关要求及系统工作实际，制定本实施细则。第二条 公文（包括电报）是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布有关规章制度，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。各公司部门应发扬深入实际、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服形式主义和文牍主义，不断提高公文处理效率和质量，为万城集团发展壮

2、大服好务。第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相关联、衔接有序的工作。第四条 各公司部门规范性公文的制发必须经过公文处理管理机构审核、把关。万城集团总经理办公室是系统公文处理管理机构，主管并负责指导系统各部门的公文处理工作。文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备有关专业知识。第五条 公文处理必须做到及时、准确、安全、保密。凡是政府机关、执法机关或其他公司寄送至万城集团所属各公司的公文，均由各公司文书人员负责统一收发、拆封、分送、传递、催办。公文处理应贯彻党政分开的原则。第二章公文种类第六条适用于系统的公文种类主要有：（一）决定对某些重要决策问题、重要事项或重大行动作出安排；奖惩

3、有关部门及人员；变更或撤销下级部门不适当的决定事项，用“决定”。（二）规定、办法对某项工作活动作出安排，提出具体管理措施，用“规定”；对某项工作或活动制定具体做法和要求，用“办法”。（三）通告公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项， 用“通告”。（四）通知发布规章；批转下级部门的公文；要求下级部门办理和需要周知或共同执行的事项，任免聘用干部，用“通知”。（五）通报表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况，用“通报”。（六）报告向上级部门报告或汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级部门的询问，用“报告” 。（七）请示向上级部门请求指示、批准，需答复的事项，用“请示” 。（八）批复答复下级部

4、门的请示事项，用“批复”。（九）函不相隶属的公司之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，用“函” 。（十）会议纪要记载和传达会议议定事项和主要精神，要求与会部门共同遵守、有关单位共同执行的，用“会议纪要” 。（十一）意见对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。第三章公文格式第七条系统公文排版一律使用Microsoft Office Word;公文用纸统一使用A4型70g/m2 80g/m2 复印纸， 其成品幅面尺寸为210mm×297mm，左侧装订；一般每页排22 行，每行排28 个字。第八条 公文一般由发文公司标识、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标

5、题、主送部门、正文、附件、成文时间、印章、附注、主题词、抄送部门、印发部门和印发时间等部分组成。（一）发文公司标识应写公司全称或规范化简称事加“文件”组成，使用小标宋体字，用红色标识。联合发文，应将主办机关排列在前， “文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合公司过多，必须保证公文首页显示正文。（二）涉及公司秘密的公文，应根据保密程序和期限，在公文首页右上角顶格标明“绝密” 、“机密”、“秘密”等级和保密期限，秘密等级和保密期限之间用“”隔开；紧密公文应当根据紧急程度分为 “特急”、“急件”（电报应分别标明 “特急”、“加急”、“平急”），缓急程度由公文的签发人确定。文件的紧急程度

6、和秘密等级采用 3 号黑体字，置公文首页右上角第 1 行，两字之间空 1 字。两者同时使用，秘密等级置上，紧急程度在下，上下对齐。（三）发文字号由公司代字、年份和序号组成。一般置发文机关标识下空 2 行，用 3 号仿宋体字，居中排布；年份应标全称，用六角括号“ ”括入；序号不编虚位，不加“第字”。联合行文，使用主办公司的发文字号。（四）上报的公文，一律实行上行文格式，即文头留有三分之一空白，并将签发人姓名置于首页红色反线右上侧，与发文字号平行；发文字号居左空 1 字，签发人姓名居右空 1 字；签发人用 3 号仿宋字，签发人后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。 “请示”、“报告”

7、必须严格区分，不得混用、并用，其中， “请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。“请示” 一般只写一个主送单位， 如需兼报其他上级公司时，应用抄送的形式。（五）标题包括发文公司全称或规范化简称、事由、文种三部分组成，一般置红色反线之下正中间。公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类；标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。1标题居红色反线下空2 行，用 2 号小标宋字体， 可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当；2. 下发本公司的公文用“印发” ；3. 下发上级、同级或不相隶属公司的公文用“转发” 。转发公文的标题，其事由部分只需写

8、清楚，可以不照抄原标题；其文种的确定要符合规范、简单明了，除文种为“通知”时给予省略外，其他的文种可保留一级。（六）主送部门在标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送部门名称后标全角冒号。（七）公文正文在主送机关名称下一行，每自然段再空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。（八）公文如有附件，在正文下空一行左空2 字用 3 号仿宋体字标识“附件” ，后标全角冒号和名称。如有多个“附件”，需用阿拉伯数字 （附件 1.、附件 2. ）予以区分并垂直排列，附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角每 1 行顶格标识“附件” ，有序号时标识序号；

9、附件的序号和名称前后标识应一致， 附件的附件不作为正文的附件。转发的公文，在标题已经说明了原标题内容的情况下，附件一栏可省略。（九）公文的成文时间在正文下空三行标识，以领导人签发的日期为准；成文时间用汉字将年、月、日标全； “零”写为“”；联合行文，以最后签发公司领导人签发的日期为准。传真电报，以发出日期为准。会议通过的公文，应当注明会议名称和通过日期。（十）公文除会议纪要外，应当在成文日期上加盖印章。1. 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即章中心线压在成文时间上。2. 单一部门制发的公文在落款处不写发文部门名称，只标识成文时间。成

10、文时间右空 4 字。3. 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空 7 字；主办部门印章在前；两个印章均压成文时间；只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐；两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm 。4. 当联合行文需加盖 3 个以上印章时， 应将各发文公司名称（可用规范简称）排在发文时间和正文之间。主办公司印章在前，每排最多排 3 个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章间互不相交或相切；在最后一个印章之下右空 2 字标识成文时间。当公文排版后所剩空白之处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取

11、标识“此页无正文”的方法解决。（十一）公文如有附注，用3 号仿宋体字，居左空2 字加圆括号标识在成文时间下一行。（十二）版记和页码。版记包括主题词、抄送、印发机关和印发时间（不标注印数） 。1. 公文主题词。公司党委文件、公司文件、会议纪要应当标注主题词，其他文种一般不标注主题词；上报的文件，应按照上级部门的要求标注主题词；下发的文件，标注本部门主题词表中规定的词。主题词一般不超过五个词目。“主题词”用 3 号黑体字，标注位置一般在文件末页的下端，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3 号小标宋体字；词目之间空1 字。2. 公文如有抄送，在主题词下一行；左空1 字用 3 号仿宋体字标识“抄送”

12、，后标全角冒号；不相隶属的抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。会议纪要、各类简报、通报等文种主送部门移至主题词之下的（一般采取“发”、“报”、“送”的形式） ，标识方法同抄送。3. 印发部门和印发时间位于抄送部门之下（无抄送部门在主题词之下）占1 行位置；用3 号仿宋体字；印发部门左空1字，印发时间右空1 字；印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。4. 版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。5. 页码用 4 号半角 Times New Roman 数码标识，居中排列。第四章行文规则第九条 万城集团各公司的行文关系，应根据各自的隶属关系

13、和职权范围确定。各公司在职范围内，可以对所属部门行文布置、安排、批复工作；可向上级部门请求、报告工作；可以与同级部门互相行文或联合行文； 也可以根据上级部门的授权和有关政策规定，答复有关部门提出的问题。第十条 一般不得越级行文。因特殊或重大紧急情况必须越级行文时，应抄报越过的部门。第十一条 凡万城集团各公司之间未对有关问题协商一致的，一律不得行文。第十二条 向上级部门的请示，应一文一事。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人，也不要同时抄送下级部门，应交由上级部门负责公文处理的部门；对可行性研究报告、初步设计审核意见等业务性较强的公文，在报请上级或业务主管部门审批的同时，可抄送下级部

14、门及有关部门；向下级部门的重要行文，应当同时抄送直接上级部门。报告中不得夹带请示事项。第十三条 受双重领导的公司向上请示的公文，应根据内容写明主送公司和抄送公司，由主送公司负责答复。上级机关向受双重领导的下级公司行文，必要时应当抄送其另一上级机关。第十四条 系统行政公文不得对党的组织作批示、 交任务；公司各部室或部门之间不行文；群团组织只能对其所属下级部门、团体行文，并使用专门文头，必要时工会、团委可与公司联合行文，公司原则上不与协会、学会等联合行文。第五章公文办理第十五条公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文

15、办理一般包括拟稿、会签、审核、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。第十六条收文办理（一）收文由各公司公文专职负责人签收、分类、登记。署名各公司收取的公文，由各公司公文专职负责人拆封、登记、呈送；署名各部门领导、各部室或部门收的公文，拆封后应及时交各部室处理；会议及日常顺带回的公文应及时交各部门公文专职负责人处理。（二）需要办理的公文，各公司应当提出拟办意见送公司领导批示；紧急公文，应当提出办理时限；涉及几个部室共同办理的公文，应确定主办部室，由主办部室承办，会办部室应协同配合。（三）交办不当的公文，应迅速送回各部室。除公司领导亲自交办外，未经总经理办公室登记、编号

16、的公文，承办部室可不予办理，也不得送领导审签；特殊情况下送签的，应及时到总经理办公室补办相关手续。（四）凡需要办理的公文，承办完后一律归还各公司总经理办公室，各部室或个人不得擅自保管。（五）各公司部室承办的公文，应及时处理，做到件件有结果，一般公文由经理办公室落实专人负责催办。特急公文，要随时随办；急件，应在一至二天内办完；一般公文，应在三至五天内办完。（六）对重要或有时限要求的公文，除公文专职人员跟踪催办外，承办部门的负责人也要及时催办，按要求将办理情况及时反馈给各公司经理办公室。（七）承办人对经办的公文，必须认真负责，抓紧处理，不得拖廷误事。如确需廷长处理时间，应向有关领导报告，并告知催办

17、人。（八）“三密”公文的传阅，领导人应在当日阅后归还单位机要部门，一般部室或部门及个人应在指定的地点阅文。第十七条发文处理（一）发文应贯彻精简原则，凡能当面请示、报告、商洽的事项，一般不要行文；凡可用电话、现场办公、直接协商对话解决的问题，一般不要行文。（二）拟稿1. 以各公司名义的发文，由各公司经理办公室或公司各部室负责拟稿，并按规范填写“发文稿”后，交由各公司经理办公室按公文办理程序进行处理。2. 行文要符合国家的法律、法规、符合党和政府的方针、政策及本公司的规定；如提出新的政策规定，应当就其必要性、可行性加以说明。3. 情况确实， 观点明确， 条理清楚， 文字精炼， 标点准确，篇幅力求简

18、短。4. 人名、地名、数字、引文准确。（ 1）引用公文应当先引标题，后引发文字号，并加括号。（ 2）日期应当写具体的年、月、日。（ 3）公文中的数字， 除成文时间、 部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等必须使用汉字外，应使用阿拉伯数码。5. 必须使用国家法定计量单位。6. 结构层次序，第一层为“一” ，第二层为“ （一）”，第三层为“ 1.”，第四层为“ （ 1 ）”。7. 用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。（三）会签1. 凡涉及万城集团其他部门管辖业务的公文，应实行会签。重要或急办的公文，主办人员或主办部门应自行主动协商，缩短会文时间。2. 上报政府机关

19、和涉及其他有关公司业务的公文稿，主办公司要会签有关公司，统一意见后再行文，不得强行下发。如经协商仍不能取得一致意见时，上报公文要如实写明各自的不同意见；下发公文，要将有分歧、协商未取得一致意见的部分删除。（四）核稿1. 公文文稿在送领导人审批之前，必须经各单位指定的文秘人员对公文稿进行全面审核，严格把关。在不变更原意的情况下，各单位核稿人对文稿可以进行增删、文字加工；对内容紊乱、文字冗长或存在其他较严重问题的应提出意见，并可退经办人进行修改；各部室的负责人要对本部门草拟的文件进行初核，对不符合要求的文件应及时退回经办人修改或重办。2. 核稿工作的重点：（1）是否需要行文；（2）有关公司、部门是

20、否已经协商、会签；（3）是否符合党和国家的方针、政策、法令，与当前中心工作、其它文件有无矛盾和脱节，同系统已发的规定有无矛盾；提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行；（ 4）文字是否条理清楚、 层次分明， 用词及语气是否合适；公文内容、文字表述、文种的使用、公文的格式等是否符合本实施细则的有关规定；（ 5）公司发文由经理办公室统一编号登记后，送公司领导签发。（五）签发1. 下行文，一般由各公司分管领导签发；涉及其他分管领导主管的工作，经有关分管领导审核后再签发；属重大的问题或上行公文，由总经理、副总经理签发。2. 签发公文，主批人应当明确签署意见，并署名和签发日期；凡上行文或下行文中涉及

21、人事任免、企业发展规划、重大资金计划、固定资产等重要内容的，定稿的原件必须由主要领导人亲笔签发。3. 各公司经理办公室发文，一般由经理办公室负责人签发。4已经领导签发的公文，如需改动文意时，须重新请示原签发的领导审定。（六）标引主题词公文文稿领导人审定签发后，由秘书人员标引主题词。（七）校对校对必须对原稿负责，经校对后的校样正确无误地反映原稿内容，一般公文经过两次校对，重要公文应经过多次校对。（八）用印公文用印，按本细则第三章中第八条第（十）款的规定执行。发出的公文与底稿同时加盖公章。（九）封发1. 纸制公文的发出必须经过装封、编号、登记，并履行严密的传递、交接手续。2. 电子公文由经理办公室

22、主要负责人在网上发布。（十）缮印、翻印和复印1. 缮印公文必须以经领导人签发的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动。排版要符合公文格式，且版面整洁、美观。2. 上级机关的“三密”公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经分管领导批准，可以翻印。翻印时，应由各公司机要部门负责，注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。翻印时，要注明翻印机关、时间、份数和印发范围。3. 公司各部室复印 “三密” 公文，须经公司分管领导审批。第六章 公文立卷、归档和销毁第十八条 公文办完后，应当根据中华人民共和国档案法和系统有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理好送各公司档案管理人员立卷，个人不得保存一次归档的公文。第十

23、九条 公文立卷要正确反映系统主要业务工作情况，立卷的公文要根据发文机关、内容、时间、名称等特征，按照公文保存价值和历史联系，准确分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，以使保管和利用。第二十条 联合公司的发文，纸制底稿由主办公司立卷，其他公司保存公文原件。第二十一条 公文复印件作为正式文件使用时，应加盖复印单位证明章，视同正式文件保管。具有长期或永久保存价值的电子文件，如没有纸质等拷贝件时，必须制成纸质文件，进行归档时，必须将电子文件与纸质文件一并归档。第二十二条 上级机关下发的“三密”公文，属清退范围的，次年应清理后办理移交手续。第二十三条没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和分管领导人批准，可以

24、销毁。销毁公文应当指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。第二十四条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废之日起不产生效力。第七章附则第二十五条 涉及外事、合同、法律等方面的公文种类，依据国家颁发有关规定的文体行文。第二十六条 本办法适用于万城集团系统，各独立公司企业可参照执行。第二十七条 万城集团将制定相关考核办法，对系统各公司公文处理情况进行考核。万城集团各公司可结合各自实际，参照本实施细则制订本公司的实施细则或补充规定。第二十八条本细则未尽之处一律以国务院办公厅国家行政机关公文处理办法 （国发 2000 23 号）及国家行政机关公文格式 （GB/T 9704 1999 ）的相关规定为准。第二十九条本细则由万