出差审批及差旅费报销制度

1、因公出差审批及差旅费报销管理办法湖南馨湘碧浪环保科技公司因公出差及差旅费报销管理办法XXBL G02002A-2013版本A/1编制日期2013年3月10日共7页编制人苏选良更改记录修订版处数更改依据更改人更改日期确认人A/1初始发布批准人批准日期1.目的为规范公司因公出差、费用报销管理，提高办事效率，按照勤俭、必须、严谨、易行的原 则，特制定本办法。2 .管理范围本办法适用于公司因公出差申请、审批、请款、报销等及因公出差审批及报销。差旅费报 销实行凭据报销与定额包干相结合的办法。3 .管理职责3.1 财务部门负责公司差旅费的请款、报销、督查、考核等日常管理工作。3.2 财务总监因公出差申请的

2、审批和报销的审核。应严格控制出差人数和出差时间。4 .管理规定4.1 报销内容乘坐交通工具的费用（包括飞机票、火车票、轮船票、长途汽车票等），住宿费、行李寄存费、订票费等，其他费用（餐费、业务招待费、邮寄费、会务费、资料费等）不在此报销内， 填费用报销单或招待费报销单分开填报 ），所有费用均应分清开支渠道并纳入费用项目 中，开支渠道不清楚的项目不能报销。4.2 票据要求铁路、公路、航空、航运等交通工具使用全国统一规定的票据，行李寄存费、订票费凭票 据报销（卧铺订票费不超过 35元，座位订票费不超过15元），其他各类发票和收据一律要求具 备“财政税务监制章”、“财务专用章”或“发票专用章”、开票

3、人或收款人签章，票据大小写金 额一致，不得涂改，凡不合格票据不予报销。（注意：对于住宿票、餐费等招待费票要有时间、地点，手撕票请自己注明时间、地点） 4.3工具要求1.1.1 出差人员原则上以火车汽车为主要交通工具，乘坐火车全程超过 5小时的可以使用硬卧，因特殊情况或工作紧急需要乘坐超标交通工具，须按5.1条款事先取得批准方可全额报销，事后补办签字手续的，只能按票价的80%予以报销。1.1.2 员工在市内出差，只报销公交车票，除二人同行外均不得连号。无特殊情况，不得报销 出租车票。所有因公报销出租车票的员工，必须在出租车票背面注明往返地点及用车事由，并 由归口经理层审批。1.1.3 员工在省内

4、出差，只按标准报销往返公交车票，包车或乘坐的士的超标部分费用自理。4.4 在出差期间的伙食费、电话费、按实际出差天数实行包干管理。4.4.1 凡已享受电话费补贴的人员在出差期间不再享受电话费包干补贴。4.4.2 员工如果在出差期间发生业务招待费，扣除接待当日的伙食补助。4.4.3 员工出外学习、培训和参加会议，如果主办单位统一安排食宿的，食宿费已包含学习、 培训、会议费用中的，凭会议证明和发票，在审核后按实报销学习、培训、会务费，不再另报 住宿费和伙食补助。4.5 一般公出人员出差地点因特殊情况超出或变更“出差申请单”的预定地点时，出差人须事 先报告本部门负责人并得到批准。办理报销手续时由本部

5、门负责人和公司分管领导补签后，财 务部门方可办理报销。4.6 公差如遇出差路线就近回家探亲的，一般人员须事先经本部门领导批准，部门领导应事先 报公司分管领导或总经理批准，办理报销手续时由本部门负责人和公司分管领导补签后，财务 部门方可办理报销，其回家探亲所发生的费用按探亲假标准执行。4.7 调动、搬迁的差旅费4.7.1 工作人员调动工作在途期间的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和其它费用，按上述 差旅费规定，由调入单位报销。其行李、家具等托运费，由调入单位凭据报销。托运费只得报 销一次。4.7.2 工作人员调动工作，一般不得乘坐飞机。4.7.3 与工作人员同居的父母、配偶、子女和必须赡养的家属

6、，如果随同调动的，其差旅费和 托运费按照第一条规定报销。经调入单位同意，暂不随同调动的，以后迁移时的差旅费仍由调 入单位报销。4.8 出差人员随上级同行时，该部分的交通费和住宿费按同行上级的标准报销。随客户同行时,该部分的交通费和住宿费按实际支出费用报销，统一由同行上级在差旅费报销单上注明。4.9 出差人员因特殊原因费用预算超标的，须本人提出书面报告说明超标的原因及金额，经部 门领导、总经理批准后，财务部门认可方可报销。4.10 非本单位职工和长期不在岗的职工，不得以任何形式报销差旅费。各单位须聘请外单位人员出差办事时，也必须按上述程序办理出差申请、旅费借支、报销等相关手续。如有借公差名 义为

7、私人办事的外出行为，除责成当事人及时扣还借款外，情节严重的还将追查相关负责人的 责任。4.11 出差人员不慎遗失交通票据，须本人提出书面报告详细说明遗失交通票据的车次（航班号）、金额，经本部门负责人审核报公司分管领导批准，按票面金额的80%合予报销，不再享受其它补贴，遗失的其它票据的费用一律由出差人自理。4.12 出差中由于伤病或特殊原因发生意外滞留时，须提供县级以上医院出具的诊断书或因特殊原因滞留的报告呈报上级。有医院诊断书或事实证明时可报销出差补贴和住宿的实际费用。4.13 出差人员出差期间，因游览或非工作需要的参观而开支的费用，均由个人自理。4.14 现场安装服务人员报销规定住宿费按80

8、元/天人、伙食费补贴按50元/天.人、电话费补贴按10元/天.人实行包干。 4.15驾驶员补贴规定驾驶员（不含出差人员）长沙株洲地区当日往返：第一趟按10元/趟给予补贴，第二趟起按5元/趟给予补贴；湘潭地区河西公务出车： 按照5元/趟给予补贴，当日第二趟起不计补贴， 河东公务不计补贴； 长株潭地区以外：当日移动超过 300公里，给予出车津贴 20元。工程服务 性质及其它相关享受出差补助性质人员不再重复享受以上工作补贴；以上补贴享受须在月度报 销时根据派车凭单并填写报销单据后交财务核发，票据请按日期依次粘贴，附出车明细表。4.1.17 各部门领导应严格控制出差人数，在批准出差任务的同时，应明确出

9、差期限。凡无明确 出差期限的公差，省内外一律按3天往返时间报销差旅费。4.1.18 出差请款应遵循请款报账管理办法。5 .管理程序5.1 申请5.1.1 出差申请与审批各部门因公出差人员应于出差前填写“出差申请单（请款联、报销联）”一式二联（附件一），部门负责人对“出差申请单”中填写的出差地点、出差内容、预计起止日期、预定交通工具进 行审核签字后，加盖部门公章，业务及服务性人员出差申请需由公司副总经理批准，管理层以 上人员出差申请需由总经理批准。5.1.2 超标交通工具使用各部门出差人员严格按照制度规定使用交通工具，严格限制超标使用交通工具，如确属特 殊情况和工作紧急需要超标准使用交通工具时，

10、须另外填写超标使用交通工具申请单（附件三），由总经理批准，并在“出差申请单”的备注栏内注明理由，并注明是否往返超标使用交通工具。否则，均视为单程。同时必须在“出差申请单”中增加乘坐超标交通工具申请单，由财务部门 在复核栏中签字后，再上报公司归口副总审批。“出差申请单”的填写原则上一人一单，以便于 核算。因公出差人员确需超标乘坐软卧或飞机等交通工具时，必须事先经总经理签字确认后（单程或往返）方可执行，总经理出差时又由常务总经理批准；事后补签的按80%艮销。5.2 请款5.2.1 出差人员凭“出差申请单（请款联）”在财务部门借支差旅费，财务部门根据出差标准测算，按预计出差费用的 70%核定预支差旅

11、费。5.2.2 如果出差人员未按规定及时办理前次的报销手续，财务部门将依据“前账未清，后款不 请”的原则，不予办理请款手续。5.2.3 出差金额可预支数在两千元以内且无特殊情况的，由出差人员预支，出差后填写差旅费 报销单一周内交至财务部门，于次周四统一到财务部门办理结算（以现金结算）。5.2.4 出差金额可预支数在两千元以上的，由出差人员办好请款手续后交至财务部门，于次日 到财务部门领取现金或现金支票。5.3 报销5.3.1 报销流程经办人填制报销单一-一-财务部门审核单证一-领导签字一-财务部门报账，即：报账 时由经办人填制公司统一的报销单，由负责人审核签字后交所属财务部门审核单证，财务审核

12、 后报公司导签字批准，领导审批后再交财务部门据以报账。具体报销流程见附件5。5.3.2 报销标准1 ）各类人员国内差旅费报销标准差旅费报销标准职务交通、住宿许可项目标准董事经理层交通可乘坐飞机经济舱、火车软卧、轮船三等舱。可住宿4星级及以上酒店。伙食补贴80元住宿按实报销市内交通按实报销通讯/其它费用按实报销项目经理副主任工程师主管工程师高级主管师交通可乘坐火车硬卧、 轮船三等舱。可住宿3星级及以下酒店。伙食补贴50元住宿280元以下按实报销市内交通50元以下按实报销通讯10其它费用按实报销一般员工交通可乘坐火车硬卧、 轮船普通舱。住宿直辖市、特区城市200元以下， 省会城市150元以下，一般

13、城市100伙食补贴50元/30元（省内）住宿按实报销市内交通25元以下按实报销元以下，县区城镇 80元以下。通讯5其它费用按实报销备注：1、无住宿发票的一律不予报销住宿费；2、伙食补助、通讯费实行定额包干；3、同意乘坐飞机的，可按实报销往返机场的专线客车费用、民航机场管理建设费和航空旅客人身意外伤害保险（限一人一份），凭据报销，包车或乘坐的士的费用自理。5.3.3 报销时限1）出差人员返回公司后， 限在一周时间内办理报销手续并向财务部门核销借款，按出差的时间顺序、中转及出差地点、乘坐车次（航班）及费用、住宿费用、其他费用等内容填好“旅费报销单”（见附件二）报负责人批准，并把各种票据在“原始凭证

14、粘贴单”（见附件四）上从左至右，按不同开支渠道分类依次贴好，连同“出差申请单（报销联） ”交财务部门报销。2）出差人员返回公司后，超过规定期限未办理报销手续的，每延长一周除按银行同期贷款利率计算借款利息在工资中扣除外，还将对责任人每周处以 50元罚金。无特殊原因回来后超过一个月不到财务部门办理报销结算的，免除差旅费补助，超过三个月的，财务部门可以不予办理。5.3.4 财务人员根据出差申请、借款情况等仔细核对相关票证后，按照本办法中的“差旅费报 销标准”办理报销手续。出差人员根据报销后的情况，及时把余款补齐。6 .附件6.1 本办法由公司财务部门负责解释。6.2 本办法经总经理批准后自颁布之日起执行，修改时亦同。6.3 附件附件一：出差申请单（以新执行单据格式为准）出差申请单申报部门出差人出差地点出差内容起止时间年月日年月日预支金额（大写）万 仟 佰元整（RMB实借金额（大写）万 仟 佰元整（RMB交通工具口 飞机（经济舱）口火车（软卧）口轮船（三等舱）口出租汽车备注：批准人：会计复核：部门主管：申请人:日期： 年 月 日附件二：旅费报销单（以新执行单据格式为准）差旅费报销单申报部门月日时 间至月日时 间出发- 到达- 现地飞机 票火车 票轮船 票汽车 票/ 巾内 交通住宿 费招待费出差补贴备注餐 费礼 品 费其他天数