文件和资料控制程序

1、文件和资料控制程序（总11页）1 .目的为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规范文件的制定、 修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。2 .适用范围适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标 准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。3 .定义4 . 1文件分类：3. L1红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。3. 1.2 一级文件（A）：公司章程、体系手册等公司纲领性文件。3. 1.3二级文件（B）：管理控制程序、业务流程性文件。3. 1.3三级文件（C）：管理规章制度、操作规程、作业指导书。（D）：检

2、验标准、产品规范。3. 1.4四级文件（管理表单）：用来记录管理过程的表单，作为QEO管理的追踪和 检索的工具。3 .L5临时性文件（E）：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文 件等。4 .1.6外来文件（F）：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供应 商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。3.2文件分为受控文件及非受控文件：3 . 2.1受控文件：即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制，保 证文件始终反映现行要求，受控文件须加盖“受控文件”印章，且经相关人员会 签。包括：管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的 外来文件、记

3、录表单类文件等。4 .2.2非受控文件:若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文 件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。4 .工作职责4.1文件的审查、批准权限为:文件类型编写/识别审核批准A类：红头文件部门经理部门分管领导总经理A类：管理手册行政部经理部门分管领导总经理B类：程序文件部门主管部门经理部门分管领导C类：规章制度、操作规程、作 业指导书、MSDS、岗位职责书技术人员 主管/经理部门经理 人力资源部经理部门分管领导D类：各类检验标准、产品规范部门主管部门经理部门分管领导E类：临时性文件部门主管部门经理部门分管领导F类：外来文件文控中心对应部门主管对应部门经理 /分管

4、领导记录表单部门主管部门经理/分 管领导4.2 文件的发布、回收、作废、销毁及控制，由文控中心负责。4.3 文件使用管理：各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料，确保文件 及记录的正确、完整及安全性。5 .工作程序图:.商曾哪管理实施图体系文件的制蹩主噬号、内容框架、格式燮里夕、发布应修整铜，罢止无编号、内容不全、格式不琴瞽筋弱手受控文保备工作现场使用).1文件制定的要求：. 11. L1A类文件：公司章程健至希辞政管理局我英条文制定、体系手册按最新的QE)体系标准要求制定。I文件批准6.L 2红头文件：|文件登记 1 3文件变更 文件发布/签收批准人文控中心文控中心受控文件一览表外来文

5、件清单记录一览表文件领用记录表文件编号说明：由公司名简称、年份、流水顺序号组成；编号举例：银农科技（2017） 001号1 流水顺序号A年份格式要求：（样式如附件1） 文件排头：（公司标志）公司名称，黑体，红色、一号字体，居中; 文件名称：宋体，黑色，小二号字体，居中； 文件正文：宋体，黑色，四号或五号字体（根据内容选择字号）；文件落款/日期：字体与字号与正文一致，居右下方；6. 1.3 B类程序文件：部门编号说明：序号部门编号1董事会012总经办023人力资源部034财务部045生产供应链部05(5行政部067研发部078商务运营部089作物与产品支持部0910信息管理部10文件编号说明：由

6、部门编号、文件类型、流水顺序号组成编号举例：06 B 001I流水顺序号r文件类别部门编号格式要求：（样式参照本程序文件）文件须含审批、会签及修订记录； 正文标题格式为：宋体、四号、加粗字体，要求包含内容有（1.目的、2.适用范围、3.定义、4.工作职责、5.工作程序图、6.程序说明、7.相关文件、8.记录 表单）；正文格式为：仿宋、四号字体；序列号设置为：a 一级：如 1、2、3、；b 二级：如 1. 1、1.2、2. 1、2.2、；d四级：如、（2）、（3）、；e五级：如、；f 六级:如 a、b、c、d；6.1.4C、D类文件：文件排版及要求参照B类文件，文件结构应为：规章制度类：文件内容

7、应包含1、目的，2、适用范围，3、定义，4、工作职责，5、相关规定，6、记录表单，7、附件（若有）；设备操作规程：文件内容应包含（1、目的，2、适用范围，3、技术参数，4、 操作步骤，5、注意事项，6、维护与保养）；作业指导书类：SOP类：文件内容应包含（1、基本信息，2、使用物料，3、图片说明，4、作 业步骤，5、作业说明，6、安全技术要求）；规范类：文件内容应包含（1、目的，2、适用范围，3、工作职责，4、作业指 导，5、注意事项，6、记录表单）；检验标准类：文件内容应包含1、目的，2、适用范围，3、检验工具/物料特 性，4、检验标准/指标控制，5、检验方法/抽样规则，6、其他（包装、标志

8、、运 输、贮存等），7、记录表单（若有）；产品规范类：文件内容应包含口、目的，2、适用范围，3、定义，4、规范要求，5、检验方法，6、判断规则，7、其他（若有）o6. 1.5 E类临时性文件： 公司各类通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件采用06B001-1内部业务信息联络单发出，如涉及内容需要保存1年以上的文件，需原件交往 文控中心留存；文件编号由文件类别、年份、部门编号、流水顺序号组成编号举例：E 2017 （06） 001L流水顺序号（以部门为单位年度内流水编号）一部门编号年份文件类别6. 1.6 F类外来文件：外来文件一律由文控专员收文，登记06B001-2外来文件清单后报

9、行政经理 或以上领导审批处理；涉及机密的文件（如：产品研发、财务、董事会、股东会等 机密文件）由相应部门负责人收文并处理；文件编号说明：由文件类别、年份、部门编号、流水顺序号组成编号举例：F 2017 （06） 001流水顺序号部门编号A年份文件类别记录的格式：记录原则上采用表格方式（特殊情况除外），各部门根据程序文件 和作业指导书编制所需要的质量、环境、职业健康安全记录表格，同类记录表格的 格式应统一。设计表单样式时，由部门经理审批后交文控中心检查并登记06B001-3 记录一览表中；记录的填写：按记录项目逐项填写，不得缺项；某些项目不需填写时，用明示；填写记录时，需使用签字笔/圆珠笔，不可

10、使用铅笔；填写字迹要清晰、整齐， 能准确识别；记录的内容要完整、齐全，提供的数据、资料要准确，语言要简练；填写人员 对记录的真实性、完整性负责；各项管理记录和各种报告要及时填写，不得后补、伪造；记录一经填写完成，原则上不允许任何人涂改，以保持其原始性。如是笔误或 经证实原有记录不准确，可在原始记录上采用“划改”形式进行更改，但应保留 原有记录的可识别性，同时修改人必须在修改处旁边签名，或经原审批人在修改 处旁边签名后才能生效，凡私自涂、贴、刮等方式改动的记录一律无效；记录的修改：记录表单在运行过程中，如需要更改表格结构或内容的，须重新提 交给部门经理审批，并交文控中心办理文件授控手续后方可使用

11、；记录编号说明：由标准文件编号、本文件内的表格流水顺序号组成（如有外部标 准表格，则可采取外购形式，无需编号）；表格编号举例：06B001-1记录表单流水号标准文件编号记录存档：按规定期限保存记录，记录使用及管理按档案管理规定执行。1.1.8 文件版本/版次规定：版本号：用一位英文大写字母表示，初次发行为A.变更后依次为B、C、DZ； 版次号（或修订号）：用一位阿拉伯数字表示，初次发行为0,变更后依次为1、2、 39；文件第一次制定时的原文为A/0, A为版本号，0为版次（修订）号；文件修订 时，当修订内容不超过原文件内容的1/3时，变更版次（修订）号，依次为1、2、3 9；当版次（修订）号超

12、过9、或文件修订内容超过原文件内容的1/3时、或文件有重 大或原则性修改时，变更版本号，依次为B、C、DZ,同时版次（修订）号恢复为0;记录表单的版本/版次修订规定同上。1.1.9 文件的制定及修订：当文件新制定或修订时，由文件归属部门按4. 1的文件 审批权限办理签批手续，如有需要其他部门会审的，经本部门分管领导审核，并授 意邮件方式发给相关人员会审，会审无异议的，方可交文控中心办理文件发布手 续。6. 2文件的发布及发放：有文件的发布手续，由文控专员办理（包含：检查排版、手签原稿扫描上传系统共 享盘、发布通知、纸档文件入档保存，并登记06B001-4受控文件一览表。） 6. 2. 2文件发

13、放的范围：管理手册：发放至董事会、总经办、各部门经理；程序文件：发放至总经办、各部门经理；三级文件：发放至文件使用部门经理/主管；7. 2. 3文件发放手续：文件电子档以只读方式上传管理系统共享盘中，开放全员查阅的权限。（索取发 放范围之外的文件，须经文件制定部门经理同意后由文控专员办理手续）。发放纸质版文件时，由文控专员打印并加盖“受控文件”印章后发放，同时登记 06B001-5文件领用记录表。8. 3文件的定期评审：公司在每次内审时，由各部门分管领导组织相关人员对本部门现行文件进行全 面评审，当发现文件有不适合时,应予以修订或作废。9. 4文件的作废：文件评审确定为无效文件时，由部门经理向

14、文控中心索取原文件，部门分管领导 在纸档文件上手签作废说明后交回文控中心，由文控中心回收已发出去的所有受控 文件及删除共享盘中的电子档。文件修改后，新版本文件发布之时，原版本文件同时废止，废止的旧版纸质文件 与电子版文件统一由文控专员回收。所有作废的文件，原稿移转至“废止文件专用档案夹”，并编制06B001-6文件 废止清单，废止文件要求保存1份原件并加盖“作废” 章，保存期不低于1 年。10. 关文件7. 1BG/T 19001-2008质量管理体系要求。7.2 «GB/T 24001-2004环境管理体系要求及使用指南。7.3 GB/T 28001-2011职业健康安全管理体系要求。8.记录表单8. 1 06B001-1内部业务信息联络单。8.206B001-2外来文件清单o8. 3 06B001-3记录一览表。8.2 06B001-4受控文件一览表。8.3 06B001-5文件领用记录。8.4 06B001-6文件废止清单。9附件1：红头文件样式06B001-01/B1内部业务信息联络单文件编号主题：发布部门接收部门内容：批准人发布日期拟制人06B001-2/B1外