管理体系文件管理程序

1、管理体系文件管理程序Q/2A GX01-20121 范围本程序适用于哈飞汽车工业集团有限公司（以下简称公司）管理体系文件的编写、发布、修订、维护与评价。本程序适用于公司本部，以及各分厂、分子公司。2 目的旨在保证公司管理体系文件的统一性、完整性、一致性和协同性。3 术语和定义3.1 管理体系（HF-MS，Hafei- Management System）文件，包括制度规范、管控（评估）标准、程序文件、作业指导书、管理授权表和管理手册等。3.1.1 制度规范：由公司各职能部门及各二级单位制定的以书面形式表达，并以一定方式发布的、非针对个别事务处理的规范总称。包括章程、原则、规定、实施细则和决定等

2、非流程性文件。3.1.2 业务管控（评估）标准：哈飞汽车实施业务管控的纲领性、政策性文件，主要阐述长安汽车各业务管理和控制评价的基本原则和关键条款。3.1.3 管理地图：展现本单位业务逻辑关系，使业务架构显性化的业务框架图。3.1.4 程序文件：描述横向跨部门、纵向跨层级协作性工作的文件。通常是由一系列流程组成，辅之以职能职责、业务规则、记录表单等一系列标准，从而实现对业务流转关系的全面描述。部门内部跨业务处的协作性文件也属于程序文件范畴。3.1.5 作业指导书：描述封闭在处室内部完成的管理工作，涉及工作步骤、操作规程、经验技巧、动作要领等各种指导性内容。3.1.6 管理授权表：管理授权是指将

3、业务中的决策责任和资源控制权赋予下属，使下属获得决策权和行动权。管理授权表描述管理体系文件中业务审批的授权情况。3.1.7 管理手册：是某一范围数据、资料或文件的汇编，内容通常是某一专业或某一方面程序、规定、标准等文件的集合。4 职责4.1 管理信息部：4.1.1 负责哈飞汽车管理体系的建立、体系文件的格式审核、体系文件的维护与评价； 4.1.2 负责管理体系文件的编号管理；4.1.3 负责指导、监督、检查、考核各单位管理体系文件的执行情况。4.2 各单位：负责本业务领域管理体系文件的编写、修订和完善；负责监督、检查、考核本单位编写发布的管理制度和流程文件的执行情况。4.2.1 各单位管理提升

4、推进员：（1）负责本单位管理体系文件的审核、维护；（2）负责组织本单位体系文件的培训工作。4.2.2 各单位一把手：负责审核本单位管理体系文件、会签相关业务文件，签发本单位作业指导书。4.3 质量部、制造物流部等专业部门：负责分管专业文件的会签。4.4 公司分管领导：负责审核、签发主管业务领域的管理体系文件。4.5 公司总经理：负责签发涉及资金方面的管理体系文件。5 工作要求及程序5.1 工作要求5.1.1 管理体系文件的编写各单位根据业务需要，编写管理体系文件，程序文件、作业指导书、管理授权表格式见附录B.1、附录B.2、附录B.3。5.1.2 管理体系文件的发布（1）公司业务管控（评价）标

5、准、管理地图、管理授权表，由管理信息部统一组织各单位进行编写，集中组织评审后、报公司总经理签发后发布。（2）针对新业务或未制定规范的已有业务，需要新增制度规范、程序文件或管理手册： 发布单位发起协同平台“管理体系文件发文流程”（发文表单见附录B.4），提出文件的发布申请。写明新增文件的目的、业务范围和主要内容。若在业务管理地图上没有该文件，需要修订管理地图。 发布单位管理提升推进员审核后，单位一把手审核，若涉及其它部门职责和工作，送相关部门会签；如不涉及其他部门职责和工作，直接送管理信息部审核。 会签单位完成会签后，会签通过的送管理信息部审核；如会签未通过，则退回发文单位一把手。 管理信息部首

6、先对文件的规范性进行审核，审核通过后进行体系文件编号，并根据文件是否跨领域、是否是关注重点，及时送专业部门会签或公司办公室。 公司办公室复核后，送业务主管副总经理审核、签发。 公司主管业务副总经理审核签发主管业务领域的体系文件；如需公司其他领导会签或涉及资金等重要事项需总经理签发的文件，主管副总经理需批示明确意见，公司办公室根据主管副总经理批示意见送文。 公司总经理签发涉及资金等重要事项的文件，以及公司主管业务副总经理批示需公司总经理签发的文件。（3）新增作业指导书由发布单位编写完成后交本单位管理提升推进员审核，再由本单位一把手审批、报管理信息部备案后自行发布。5.1.3 管理体系文件变更的发

7、布根据公司业务发展需要等原因，须新增或修订管理体系文件时，发布单位发起协同平台“管理体系文件发文流程”，写明变更原因。（1）涉及文件名称及术语变化的公司级管理体系文件的变更，经本单位管理提升推进员、一把手审核后发给管理信息部备案，管理信息部更新协同平台上的管理体系文件。（2）涉及业务规则、流程运行、组织机构变化的公司级管理体系文件变更，经本单位管理提升推进员、一把手、管理信息部审核后，由公司分管领导签发。（3）涉及资金等重要事项变化的管理体系文件的变更，经本单位管理提升推进员、一把手、管理信息部审核，专业部门会签、公司分管领导会签、总经理签发后发布。 （4）作业指导书发生变更，经本单位管理提升

8、推进员审核、一把手审批后报管理信息部备案后自行发布。5.1.4 管理体系文件的修订（1）制度规范的修订各单位根据业务发展需要及时修订制度规范。（2）业务管控（评价）标准的修订在战略制定年、业务模式发生变化等环境下，各单位组织修订管控（评价）标准。（3）管理地图、程序文件和作业指导书的修订各单位根据业务发展需要及时修订管理地图、程序文件和作业指导书，对程序文件、作业指导书的修订记录应填写完整。（4）业务授权表的修订在政策环境、公司战略、业务模式发生变化时，各单位及时修订业务授权表。（5）管理手册的修订各单位根据业务发展需要及时修订管理手册。5.1.5 管理体系文件的维护（1）各单位管理提升推进员

9、每年11月30日前对管理体系文件的完整性进行回顾与维护，并填写管理体系文件维护表（见附录B.5）发送给管理信息部。（2）管理信息部在审核、发布后及时进行管理体系文件的维护，并更新协同平台管理体系模块，同时做好记录（见附录B.6、B.7）。5.1.6 管理体系文件的评价管理信息部每年根据管理诊断计划对各单位管理体系文件的完整性、一致性和协同性进行评价，并视情节轻重进行通报或提出考核意见。5.2 工作流程5.2.1 管理体系文件发布流程（1）管理体系文件发布流程图管理体系文件发布流程图见图1。图1 管理体系文件发布流程图 （2）管理体系文件发布流程说明管理体系文件发布流程说明见表1。表1 管理体系

10、文件发布流程序号活动名称执行者执行时间输入物参考文件交付品1发起协同平台管理体系文件发布流程发文单位1个工作日拟发文体系文件2发文单位管理推进员审核发文单位1个工作日拟发文体系文件审核意见、审核后的体系文件3审核单位一把手审核意见、审核后的体系文件审核意见、审核后的体系文件4相关部门会签会签单位审核意见、审核后的体系文件会签意见、会签后的体系文件5审核、编号。作业指导书、涉及文件名称/术语变化的进入第11步管理信息部1个工作日审核意见、体系文件审核、编号后的体系文件6会签。与质量体系、制造体系相关的文件送相关专业管理部门会签质量部、制造工程部1个工作日审核、编号后的体系文件会签意见、会签后的体

11、系文件7复核公司办公室复核意见、复核后的体系文件复核意见、复核后的体系文件8.1审批主管领域、会签相关领域文件，进入第9步；签发主管领域其他文件，进入第10步公司分管领导/其他与业务相关领导复核意见、复核后的体系文件审核/会签/签发后的体系文件9总经理签发公司总经理审核/会签后的文件签发意见、签发后的文件10封发管理信息部签发后的文件封发后的文件11备案管理信息部1个工作日封发后的文件12下发并组织培训发文单位封发后的文件6 记录序号记录名称格式记录编号管理部门保存期限1程序文件模板附录B.1HF-GX01-R01-01管理信息部2作业指导书模板附录B.2HF-GX01-R02-01管理信息部

12、3管理授权表模板附录B.3HF-GX01-R03-01管理信息部4管理体系文件发文表单附录B.4HF-GX01-R04-01管理信息部5管理体系文件维护表附录B.5HF-GX01-R05-01管理信息部6体系文件清单附录B.6HF-GX01-R06-01管理信息部7体系文件更新记录表附录B.7HF-GX01-R07-01管理信息部7 附录附录A 参考标准附录A.1 管理体系文件编码规则1 管理地图编码规则1.1 管理地图编码的结构式： M - HF ×× ×××× 第四层（年代码） 长分隔符第三层（业务代码） 短分隔符 第二层（公司识

13、别码） 短分隔符 第一层（管理地图代码）图11.1.1 第一层为管理地图代码用一位英文字母表示“M”。 1.1.2 第二层为管理地图公司识别码。 1.1.3 第三层为业务代码见表1。 表1 业务代码表序号业务分类代码序号业务分类代码1战略及资源管理ZG2市场管理SC3财务管理CW4审计管理SJ5法律事务FL6人力资源管理RL7行政管理XZ8采购管理CG9工艺技术管理GY10质量管理ZL11生产制造SZ12设备能源管理SN13物流管理WL14工程管理GC15汽车销售管理XS16国际贸易GM17管理信息GX18环境、职业健康安全管理HS19项目管理XM20售后备件管理BJ21企业文化管理WH22纪

14、检监察管理JJ23科技管理KJ241.1.4 第四层为年份码用四位阿拉伯数字表示，如 2011年表示为2011。1.2 示例 2012年哈飞汽车批准发布的管理信息领域管理地图的编码为：M-HF-GX2012。2 程序文件编码规则2.1 程序文件编码结构式： Q/2A - ×× ×××××× 第四层（年份码） 第三层（顺序码） 第二层（业务分类码） 分隔符 第一层（公司识别码）图22.1.1 第一层为公司识别码。 2.1.2 第二层为业务代码见表1。 2.1.3 第三层为顺序码，用两位阿拉伯数字从 0199表示。 2

15、.1.4 第四层为年份码，用四位阿拉伯数字表示，如 2012年表示为 2012。 2.2 示例 2012年哈飞汽车批准发布的管理信息领域第1个管理标准标准化管理体系文件管理程序，其编码为：Q/2A GX012012 3 作业指导书编码规则3.1 作业指导书编码结构式： WI HF - ×××× ×× ×××× 第六层（年份码） 长分隔符 第五层（作业指导书顺序码） 短分隔符 第四层（程序文件顺序码） 第三层（业务代码） 短分隔符 第二层（公司识别码） 空一个字符段 第一层（作业指导书代码） 图3

16、3.1.1 第一层为作业指导书英文代码“WI”。 3.1.2 第二层为公司识别码。 3.1.3 第三层为业务代码见表2。 3.1.4 第四层为程序文件顺序码，用两位阿拉伯数字从 0199表示，若当作业指导书不隶属于某个程序文件时，其程序文件顺序码为 00。3.1.5 第五层为作业指导书顺序码，用三位阿拉伯数字从 0199表示。 3.1.6 第六层为年份码，用四位阿拉伯数字表示，如 2011年表示为 2011。 3.2 示例3.2.1 2012年哈飞汽车批准发布的物流管理领域第1个管理标准物流目标和方案管理程序中的第一个作业指导书方案制定及实施作业指导书，其编码为：WI HF-WL01-0120

17、12 。3.2.2 2012年哈飞汽车批准发布的物流管理领域，并不隶属于程序文件的第一个作业指导书，其编码为：WI HF-WL00-012012 4 表单编码规则4.1 表单编码结构式 :HF-×××× - R×× - ×× 第三层（版本码）短分隔符第二层（表单识别码及顺序码） 短分隔符第一层（文件编码）图 44.1.1 第一层为表单所属文件编号： 1) 当表单隶属于程序文件时，其编码为：HF-文件编码-表单识别码及顺序码。 2) 当表单隶属于作业指导书时，其编码为：HF-业务分类码-顺序码-作业指导书顺序码。 4

18、.1.2 第二层为表单识别码及顺序码，用“R01-R99”表示。4.1.3 第三层为表单版本号，用“0199”表示。 4.1.4 若程序文件和作业指导书中含有同一表单，该表单的编码以程序文件编码规则优先。 4.1.5 多个程序文件含有同一表单，该表单优先按照程序文件编码靠前编码。 4.1.6 既不属于程序文件也不属于作业指导书的独立表单，其编码中程序文件的顺序码为 00。 4.2 示例 4.2.1 哈飞汽车批准发布的财务战略预算管理程序（ HF-CW01-2012）的第一张表单是“产品销售预算表”，其表单（第一版）编号： HF-CW01-R01-01。 4.2.2 2012年哈飞汽车批准发布的

19、物流目标和方案管理程序中的第一个作业指导书方案制定及实施作业指导书，其第一个表单的第一个版本的编码为：HF-WL01-01-R01-01。 4.3.3 2011年哈飞汽车物流与计划领域有一个表单，它是物流与计划领域的第一个既不属于程序文件和作业指导书的表单，它的第一版本编码为：HF-WL00-R01-01。 4.3.4 2011年哈飞汽车物流与计划领域有第二个表单，它是物流与计划领域的第二个既不属于程序文件和作业指导书的表单，它的第一版本编码为：HF-WL00-R02-01，以此类推。4.4 临时性表单编码 对于各单位使用的临时性表单（有效期应该在一个月内），建议由本部门统一规范后,由管理信息

20、部备案并给定一个编号再行使用。 附录A.2 管理信息部审核标准1 文件格式是否符合体系文件格式要求；2 新增的程序文件，所在领域管理地图是否及时修订；3 若为质量部、制造工程部关注的重点领域，需要送质量部、制造物流部会签；4 以前是否发过类似的程序文件、表单、管理办法、规定和细则等，若发过，需要注明原文件废止；5 有没有对同一业务相似的程序文件、表单、管理办法，是否有不一致的地方；6 修订的程序文件、表单、作业指导书，修订记录是否填写完整。附录B 记录模板附录B.1 程序文件模板见表B.1。表B.1 1 范围本程序适用于XXXX。本程序适用于哈飞汽车工业集团有限公司（以下简称哈飞汽车）本部。2 目的3 术语和定义3.1 XXXX3.2 XXXX4 职责4.1 XX部门：XXXX。4.2 XX部门：5 工作要求及程序5.1 工作程序5.1.1 XXXX(1) XXXX1) XXXX5.2 流程图5.2.1 XXX流程图见图1。图1 XXX流程图5.3 流程说明5.3.1 XXX流程说明见表1。表1 XXX流程说明序号活动名称执行者执行时间输入物参考文件交付品1236 记录序号记录名称格式记录编号管理部门保存期限1附录B.12附录B.23附录B.37 附录附录A 参考标准附录A.1 XXXX附录B 记录模板