适用于办公室日常工作的EXCEL技巧

1、EXCEL培训1、删除单元格 直接在要删除的单元格中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击选择“删除单元格”命令，也可以打开“删除单元格”对话框。删除表格中的行、列及单元格时，不能通过按键盘上的删除键【Delete】来删除，因为按【Delete】键，只能删除单元格中的内容，而不能删除线条。2、删除列 第1步 选择要删除的一列或多列。第2步 单击“表格工具”下的“布局”选项卡，单击“删除”按钮，再单击“删除列”命令。3、叠字输入 在汉字中经常遇到重叠字，在Word屮输入时除了利用输入法自带的功能快速输入外，还可以按键盘上的Alt+Enter组合键，便可轻松输入，如在输入“爸”字后，按组合键Alt+

2、Enter,便可再输入一个“爸”字。4、设置输入信息有效性 选中要设置数据有效性的区域，单击【数据】|【有效性】菜单项，打开【数据有效性】对话框。切换到【设置】选项卡中，分别在【允许】、【数据】下拉列表中选择【任何值】和【介于】选项，在【最小值】、【最大值】文本框中分别输入值。单击按钮返回到工作表中。当用户在输入过程中输入了不合要求的数据时，就会弹出【Microsoft Excel】对话框，提示所输入的信息有误。5、指定每行字符数 第1步 在“页面布局”选项卡下的“页面设置”组中，单击对话框启动器。第2步 在“页面设置”对话框的“文档网络”选项卡中，选中“网格”栏下的“指定行和字符网格”单选按

3、钮，在“字符数”栏下的“每行”后输入每页行数，再单击“确定”按钮即可。6、应用样式 第1步 选择要应用样式的文本。第2步 在“开始”选项卡下的“样式”组中，在快速样式库里找到所需的样式，单击即可。7、链接至活动文档项目 单击"Office按钮"丨"准备"丨"属性"命令，弹出"文档"属性窗口，单击左上角的"文档属性"按钮，单击"高级属性"按钮，弹出"属性"对话框，切换到"自定义"选项卡。在"名称"文本框中输入自定义属性

4、的名称。选中"链接到内容"复选框。如果没有为要链接的项目创建书签，则无法选中"链接到内容"复选框。在"源"列表中单击标签的名称，单击"添加"按钮，再单击”确定"按钮完成设置。8、选中工作表中的空白区域 如果用户想选中某一区域周围的空白区域，用户可以先选中该区域，然后将鼠标指针移动到该区域的边框处，当鼠标指针变成双十字箭头时，按下【Shift】键，同时双击鼠标左键，此时，从该区域起鼠标指针所指向位置的空白区域被选定。9、通过设置单元格格式为表格添加斜线 选中单元格A1:A4，单击【格式】|【单元格】菜单项打

5、开【单元格格式】对话框。切换到【对齐】选项卡中，在【文本控制】组合框中选中【合并单元格】复选框。切换到【边框】选项卡中，在【边框】组合框中选中【对角线】按钮。单击【确定】按钮，则设置好的单元格如下图所示。向设置好的单元格中输入信息。在输入信息时为了使单元格的最终形式美观，可以通过在单元格中输入空格来调整单元格中的内容。10、在打印预览下编辑文档 一般情况下，用户使用“打印预览”功能进行文档打印前的预览工作。一旦发现需要修改的地方，就单击预览界面下的“关闭”按钮，回到编辑视图下进行修改。其实，我们可以在不退出预览的情况下直接对文档进行编辑。在“打印预览”状态下，单击“打印预览”丨“预览”命令，选

6、中“放大镜”复选框，就可以在打印预览界面中直接编辑文档，而不用关闭打印预览了。11、修改目录文字样式 目录默认使用的字体为宋体，如果想让文档更洒脱、漂亮，则可以修改目录文字的格式。修改目录文字样式的操作步骤如下。第1步 将光标定位在需要插入目录的位置，确定插入点，单击“引用”选项卡，切换到“引用”选项卡工具按钮界面。第2步 在“目录”工具块中单击“目录”工具按钮，打开下拉列表，单击选择“插入目录”命令，打开“目录”对话框。第3步 单击“修改”按钮，打开“样式”对话框，单击选择目录级别，单击“修改”按钮。第4步 在“修改样式”对话框中设置字体、字形、颜色、大小等格式，设置完毕后单击“确定”按钮。

7、第5步 在“样式”对话框中单击“确定”按钮，在“目录”对话框中单击“确定”按钮。12、在输入文字时保持单元格宽度不改变 默认情况下，当输入文字超过单元格宽度时，该列宽度会增加，同时相邻列的宽度会减少，这势必会影响表格的整体美观。要实现单元格宽度不随输入文字多少改变，操作方法如下。第1步 将光标置于要调整的表格任意单元格内。第2步 在“表格工具”下的“布局”选项卡下的“单元格大小”组中，单击“自动调整”按钮，选择“固定列宽”命令即可。提示：设置完成后，当输入的文字超过该单元格宽度时，单元格宽度不改变，但是该行高度会增加，同时文字会自动换行。提示：如果给表格行高也设置了固定值，则行高不会增加，超过

8、的文字内容将不可见。13、使工作表适应页面宽度 打印预览时如果发现工作表的宽度超过了页面，可以通过以下几种方法使工作表与页面宽度相适应。(1)单击【文件】|【页面设置】菜单项打开【页面设置】对话框，切换到【页面】选项卡中，在【方向】组合框中选中【横向】单选按钮，再单击【确定】按钮即可。(2)根据(1)的方法打开【页面设置】对话框，切换到【页面】选项卡中，在【缩放】组合框中选中【调整为】单选按钮，在【页宽】微调框中输入“1”，在【页高】微调框中输入“1”，再单击【确定】按钮即可。(3)根据(1)的方法打开【页面设置】对话框，切换到【页边距】选项卡中，根据实际需要调整上、下、左、右的宽度，同时也可

9、以调整页眉和页脚的宽度，调整完毕后单击【确定】按钮即可。14、更改页边距 1.单击"页面布局"丨"页面设置"丨"页边距"丨"自定义边距"命令，弹出"页面设置"对话框。2.在"页边距"选项卡下的"页边距”选项组中设备各项值，单击"确定"按钮完成设置。15、使用部分自动套用格式 使用部分自动套用格式的具体操作步骤如下。步骤1 在工作表中，选择需要应用分级显示样式的单元格区域。步骤2 在菜单栏上选择“格式>自动套用格式”命令。步骤3 弹出“自动套

10、用格式”对话框，单击“选项”按钮，弹出扩展区域，在其中选择需要的格式类型。步骤4 在列表框中选择需要的样式，然后单击“确定”按钮。16、打印没有网格线的工作表。激活要打印的工作表，单击【文件】|【页面设置】菜单项，打开【页面设置】对话框。切换到【工作表】选项卡中，在【打印】组合框中撤选【网格线】组合框，单击【确定】按钮关闭对话框执行打印操作后即可打印出没有网格线的工作表。17、快速定位到行首单元格 不管活动单元格在该行的哪个单元格，只要按下键盘上的【Ctrl+】组合键，活动单元格就会马上定位到该行的第一个单元格。快速定位到行首单元格还可按【Home】键。18、在两个工作表单元格之间创建超链接

11、选中要创建超链接的单元格，单击【插入】|【超链接】菜单项，打开【插入超链接】对话框，选择所要链接的内容所在的位置。单击【书签】按钮打开【在文档中选择位置】对话框，在【或在这篇文档中选择位置】列表框中选择【员工薪金表】选项，在【请键入单元格引用】文本框中输入所要引用的单元格。两次单击【确定】按钮，关闭两个对话框。建立超链接的单元格显示为蓝色且具有下划线，单击该单元格可以链接到相应的单元格上。19、选择单元格 选定单元格是表格编辑的最基本操作之一。要对表格的单元格、行或列进行操作，必须要先选定。选择单元格时，只需要将鼠标指针指向要选择范围的起始单元格，然后按住鼠标左键拖动至要选择范围的末尾单元格后

12、松开左键即可。如果要选择的范围比较大，拖动不方便时，可以将光标定位在要选择单元格范围的起始单元格，然后按住键盘【Shift】键，再单击要选择单元格范围的最后一个单元格。如果只选择一个单元格，则将鼠标指针指向单元格左下角，鼠标指针变成”形状后单击即可。有时需要对表格中多个不连续的单元格进行相同的操作，则按住键盘【Ctrl】键，指针指向单元格的左下角，变成“”形状后单击，可以选择不连续的多个单元格。20、调整单元格宽度 第1步 选择想要调整的单元格。第2步 将光标置于要调整的单元格的右侧表线，直到出现左右调整箭头。第3步 按下鼠标左键向左或向右拖动即可实现列宽的减少或增加。如果用户相同时更改多行的

13、高度或者多列的宽度，可通过以下步骤来实现。先选中一列或者一行，按下【Ctrl】键后依次选中要更改的行或者列。将鼠标移到所选中的区域内任意一行或者一列的标号处，当鼠标变成形状时，按住鼠标左键拖动到合适的位置，松开鼠标后，所有选中的行或者列都调节成了相同的尺寸。21、设置页面边框 在页面周围添加边框，可以使文档得到不同凡响的页面外观效果。除了线型边框外，还可以在页面周围添加Word提供的艺术型边框。例如，一个有着杯形蛋糕或锥形冰淇淋边框的宴会请柬可能会更加吸引客人的注意。设置页面边框的操作步骤如下。第1步 单击“页面布局”选项卡，单击“页面背景”工具块中的“页面边框”工具按钮，打开“边框和底纹”对

14、话框。第2步 单击“页面边框”选项卡，设置页面边框线条样式、颜色、宽度。第3步 单击“应用于”文本框，在下拉列表中单击选择应用范围，单击“确定”按钮。提示：在“边框和底纹”对话框的“应用于”文本框中选择不同的应用范围，可以对整篇文档中的所有页添加边框，也可以为文档的个别页添加边框。22、更改表格里的文字方向 第1步 选择要更改文字方向的一个或多个单元格。第2步 在“表格工具”下的“布局”选项卡下的“对齐方式”组中，单击“文字方向”按钮即可实现文字的垂直排列。23、添加页码日期和时间等信息 1.单击"插入"丨"页眉和页脚"丨"页眉"丨&

15、quot;编辑页眉"命令，进入页眉与页脚的设计状态。2.如果要将页码置于页面底部，则单击"设计"丨"导航"丨"转至页脚"命令进行切换。3.单击"设计"丨"插入"丨"日期和时间"命令，可添加日期和时间信息。4.单击"关闭"按钮完成操作。24、精确调整单元格列宽和行高 步骤1 单击需要设置最适宜的列宽的列中任意单元格，或最适宜的行高的行中任意单元格。步骤2 如果要精确调整单元格的列宽，则在菜单栏上选择“格式>列>列宽”命令。如果用户需要精

16、确调整单元格的行高，则在菜单栏上选择“格式>行>行高”命令。步骤3 弹出“列宽”对话框，此时只需在“列宽”文本框中输入具体的数值，然后单击“确定”按钮即可。25、为工作表重新命名 工作表在建立之初，总是将其名称默认为Sheet1或Sheet2等，为了便于以后对工作表的查询，用户可以给其定义一个易于识别的名称。(1)双击工作表左下方的【标签】，输入新的名称按下【Enter】键即可。(2)右单击工作表【标签】，在快捷菜单中单击【重命名】菜单项，然后输入新的名称并按下【Enter】键即可。26、快速录入序列编号 在使用Excel2007处理日常工作中，经常碰到需要输入有规律的递增或递减序

17、列编号的情况，如“001，002，003”等。对于这样的序列编号，只需拖动填充柄填充就可以了，操作方法如下：按住编号单元格右下角的小方框（俗称“填充柄”，将鼠标移动到它上面的时候会变成黑十字形+)往下拖到需要连续的序列编号单元格后松开鼠标左键即可。27、拆分工作表 编辑工作表时，有时由于表格内容过长，不能同时浏览同一表格的不同部分。尽管可以使用滚动条，但操作十分烦琐。这时，我们就可以使用Excel的“拆分”功能。1.选择要进行拆分的工作表。2.单击“视图”丨“窗口”丨“拆分”命令。此时，系统自动将工作表拆分为4个独立的窗口。提示如果对系统自动拆分不满意，可以用鼠标来分别调整4个窗口的大小。如果

18、要关闭拆分效果，可以通过单击“视图”丨“窗口”丨“取消拆分”命令来将其撤销。当用户成功定位到工作表的不同部分时，就可以对其进行操作，一般需要冻结操作的两个窗口，免得误操作，操作方法为单击“视图”丨“窗口”丨“冻结窗格”命令。28、分栏 分栏，就是将某一部分文档或整篇文档分成具有相同栏宽或不同栏宽的多个栏。利用Word的分栏排版功能，可以在文档中建立不同数量或不同版式的栏。分栏后，Word的正文将逐栏排列。栏中文本的排列顺序是从最左边的一栏开始，自上而下地填满一栏后，再自动从一栏的底部接续到右边相邻一栏的顶端，并开始新的一栏。对文档分栏的操作步骤如下。第1步 选择要分栏的段落，单击“页面布局”选项卡，切换到“页面布局”选项卡工具按钮界面。第2步 单击“页面设置”工具块中的“分栏”工具按钮，打开下拉列表，单击“更多分栏”命令，打开“分栏”对话框。第3步 选择栏数或分栏样式，调整栏宽、栏间距，以及设置分隔线，最后单击“确定”按钮。如果要分成更多的栏，则可以在“分栏”对话框中直接单击“列数”文本框右侧的微调按钮，直到文本框中的数字变为所需要的栏数，但最多只能分成11栏。如果要将各栏的栏宽设置成不一样，则在“分栏”对话框中单击“栏宽相等”复选框，取消选择该复选框前的“”标记，然后在“宽度和间距”区域中就可以进行调整了。如