高效职场的时间管理与效率提升(孙光夫)

1、时间管理把时间留给最重要的事把时间留给最重要的事高效职场的时间管理与效率提升高效职场的时间管理与效率提升主讲：孙光夫主讲：孙光夫湖北人力资源师培训联盟湖北人力资源师培训联盟20112011年下半年人力资源管理培训实战课年下半年人力资源管理培训实战课12/12/20211时间管理孙光夫，字和道，镜泊湖人12/12/20212时间管理12/12/20213时间管理团队领袖与五行分组团队领袖与五行分组 分为五个队，取名渊源：分为五个队，取名渊源： 古人将人划分为五等二十五品，上上等古人将人划分为五等二十五品，上上等包括：包括： 神人、真人、道人、至人、圣人神人、真人、道人、至人、圣人 阴阳五行学说将

2、五种能量分为：阴阳五行学说将五种能量分为： 木、火、土、金、水木、火、土、金、水 所以分为五个队：神木队、真火队、道所以分为五个队：神木队、真火队、道土队、至金队、圣水队土队、至金队、圣水队12/12/20214时间管理团队领袖团队领袖蜂蛙王子蜂蛙王子12/12/20215时间管理神木队神木队12/12/20216时间管理真火队真火队12/12/20217时间管理道土队道土队12/12/20218时间管理至金队至金队12/12/20219时间管理圣水队圣水队12/12/202110时间管理各队口号各队口号 神木队：神木神木，神助自助！神木队：神木神木，神助自助！ 真火队：真火真火，红红火火！真

3、火队：真火真火，红红火火！ 道土队：道土道土，道生万物！道土队：道土道土，道生万物！ 至金队：至金至金，诚信如金！至金队：至金至金，诚信如金！ 圣水队：圣水圣水，圣心如水！圣水队：圣水圣水，圣心如水！12/12/202111时间管理竞赛规则竞赛规则 本次课程实行竞赛制：本次课程实行竞赛制： 抢答：正确的抢答：正确的+3分分/人人次，错误的次，错误的+1分分/人人次次 提问：主动提问提问：主动提问+3分分/人人次，被提问次，被提问+1分分/人人次次 特别加分：表现优异的，讲师临时特别加分特别加分：表现优异的，讲师临时特别加分 迟到、早退的：迟到、早退的：-5分分/人人次次 缺课的：每次汇报人数，

4、每少一人次，缺课的：每次汇报人数，每少一人次，-10分分12/12/202112时间管理评优规则评优规则 本次课程竞赛，根据积分，评选：本次课程竞赛，根据积分，评选： 最美的学员：最美的学员：5名（按个人得分，取前名（按个人得分，取前5名）名） 优美的学员：优美的学员：10名（按个人得分，取前名（按个人得分，取前15名）名） 团队排名：（团队表现得分团队排名：（团队表现得分+团队成员平均得分团队成员平均得分+团队成员名次奖励分，前团队成员名次奖励分，前15名第一名奖励名第一名奖励15分，分，第二名奖励第二名奖励14分，依此类推，第分，依此类推，第15名奖励名奖励1分）分） 团队第一名、第二名、

5、第三名、第四名、第五名团队第一名、第二名、第三名、第四名、第五名12/12/202113时间管理有何寓意？孙光夫办公室挂钟12/12/202114时间管理光阴似箭？ 古汉语辞典俩古汉语辞典俩“错误错误”成语：成语： 光阴胜于箭光阴胜于箭 箭速不定，光阴恒疾； 岁月不如梭岁月不如梭 梭可往返，岁月无回。孙光夫岁月如梭？12/12/202115时间管理第一部分第一部分 逝者如斯夫逝者如斯夫世界上什么东西最长又最短？世界上什么东西最长又最短？最快又最慢？最快又最慢？最可分割而又没法分割？最可分割而又没法分割？最无情却也最讲诚信？最无情却也最讲诚信？论语论语 子罕：子罕：“子在川上，曰：子在川上，曰：

6、逝者如斯夫逝者如斯夫! !不舍昼夜。不舍昼夜。” 12/12/202116时间管理何谓时间何谓时间伟大的哲学家奥古斯丁伟大的哲学家奥古斯丁( (公元公元354354年年-430-430年年) )因为在忏悔录中写出了自己对因为在忏悔录中写出了自己对时间的困惑而出名：时间的困惑而出名：“时间是什么？如果没有人问我，我很时间是什么？如果没有人问我，我很清楚；可是当有人问我时，我便茫然清楚；可是当有人问我时，我便茫然”能力有限的人说对不起，我现在没能力能力有限的人说对不起，我现在没能力给你幸福；有能力的人说对不起，我现给你幸福；有能力的人说对不起，我现在没时间给你幸福。在没时间给你幸福。 12/12/

7、202117时间管理何谓时间何谓时间“时时”是对物质运动过程的描述，是对物质运动过程的描述，“间间”是指人为的划分。是指人为的划分。“时间时间”是思维对物质运动过程的分割、是思维对物质运动过程的分割、划分。划分。“时间时间”是指宏观一切具有不停止的持是指宏观一切具有不停止的持续性和不可逆性的物质状态的各种变化续性和不可逆性的物质状态的各种变化过程。过程。12/12/202118时间管理何谓时间何谓时间根据印度僧只律中记载：根据印度僧只律中记载：“刹那者为一念，刹那者为一念，二十念为一瞬，二十念为一瞬，二十瞬为一弹指，二十瞬为一弹指，二十弹指为一罗预，二十弹指为一罗预，二十罗预为一须臾，二十罗预

8、为一须臾，一日一夜为三十须臾。一日一夜为三十须臾。”12/12/202119时间管理何谓时间何谓时间据此可以推算：据此可以推算：一天一夜一天一夜2424小时有小时有480480万个万个“刹那刹那”，2424万个万个“瞬间瞬间”，1.21.2万个万个“弹指弹指”，3030个个“须臾须臾”。12/12/202120时间管理何谓时间何谓时间一昼夜有一昼夜有14401440分（分（8640086400秒），秒），一一“须臾须臾”等于等于4848分钟（分钟（28802880秒），秒），一一“罗预罗预”等于等于144144秒，秒，一一“弹指弹指”为为7.27.2秒，秒，一一“瞬间瞬间”为为0.360.36

9、秒，秒，我们常用的一我们常用的一“刹那刹那”应该是应该是0.0180.018秒。秒。12/12/202121时间管理时间的真谛时间的真谛有两个人，到非洲去考察。他们突然迷路了有两个人，到非洲去考察。他们突然迷路了, ,正当他们在想怎么办时，突然看到一只非常正当他们在想怎么办时，突然看到一只非常凶猛的狮子朝着他们跑过来，其中一人马上凶猛的狮子朝着他们跑过来，其中一人马上从自己的旅行袋里拿出运动鞋穿上。从自己的旅行袋里拿出运动鞋穿上。另外一人看到同伴在穿运动鞋就摇摇头另外一人看到同伴在穿运动鞋就摇摇头说说: :“没用啊，你怎么跑也没有狮子跑得没用啊，你怎么跑也没有狮子跑得快。快。”同伴说同伴说:

10、:“嗨，你当然不知道，在这嗨，你当然不知道，在这个紧要关头最重要的是我要跑得比你快！个紧要关头最重要的是我要跑得比你快！ 12/12/202122时间管理时间的真谛时间的真谛事实上事实上: :时间不只是金钱时间不只是金钱; ;时间比金钱更有价值时间比金钱更有价值; ;时间就是生命！时间就是生命！12/12/202123时间管理我没有时间我没有时间【案例】【案例】曾经有一家顾问公司对曾经有一家顾问公司对100100名经理人做过一名经理人做过一次调查次调查, ,结果表明结果表明: :仅有仅有1 1人认为有足够的时间；人认为有足够的时间；1010人认为需要人认为需要10%10%的额外时间；的额外时间

11、；4040人认为需要人认为需要25%25%的额外时间；的额外时间；其余的人认为需要多于其余的人认为需要多于50%50%的额外时间。的额外时间。12/12/202124时间管理时间的特征时间的特征时间是不可移动的时间是不可移动的时间没有办法储存时间没有办法储存时间无法增加时间无法增加时间借不到，买不到，租不到！时间借不到，买不到，租不到！时间以稳定的速度无法阻挡地消失！时间以稳定的速度无法阻挡地消失！12/12/202125时间管理12/12/202126时间管理12/12/202127时间管理12/12/202128时间管理12/12/202129时间管理12/12/202130时间管理12/

12、12/202131时间管理12/12/202132时间管理12/12/202133时间管理第一部分第一部分 逝者如斯夫逝者如斯夫把把“贼贼”捉进笼，把时间收回来捉进笼，把时间收回来时间的盗贼如影随形时间的盗贼如影随形把把“阱阱”填实了，把时间收回来填实了，把时间收回来识别五大识别五大“时间陷进时间陷进”把把“洞洞”堵住了，把时间收回来堵住了，把时间收回来时间的三洞：漏洞、窑洞、黑洞时间的三洞：漏洞、窑洞、黑洞12/12/202134时间管理第一部分第一部分 逝者如斯夫逝者如斯夫把把“不不”说出口，把时间收回来说出口，把时间收回来不，我的时间我做主不，我的时间我做主把把“权权”授出去，把时间收回

13、来授出去，把时间收回来时间的时间的“三权三权”分离分离把把“风风”吹出去，把时间收回来吹出去，把时间收回来“三风三风”肆虐：加班风、汇报风、肆虐：加班风、汇报风、会风会风12/12/202135时间管理时间的盗贼时间的盗贼漏洞：时间不知不觉漏洞：时间不知不觉从身边溜走从身边溜走因为你无计划的因为你无计划的工作，或者不严格执工作，或者不严格执行工作计划，由着兴行工作计划，由着兴致来，自然疏漏，损致来，自然疏漏，损失很多时间；失很多时间；12/12/202136时间管理时间的漏洞时间的漏洞漏洞：时间不知不觉从身边溜走漏洞：时间不知不觉从身边溜走因为你无计划的工作，或者不严格因为你无计划的工作，或者

14、不严格执行工作计划，由着兴致来，自然疏漏，执行工作计划，由着兴致来，自然疏漏，损失很多时间；损失很多时间；12/12/202137时间管理时间的窑洞时间的窑洞窑洞：光想干着自己乐意干的事情，稍窑洞：光想干着自己乐意干的事情，稍微难点的事或者棘手的事都回避，躲着，微难点的事或者棘手的事都回避，躲着，就像躲进窑洞取暖一样舒适；就像躲进窑洞取暖一样舒适；12/12/202138时间管理时间的黑洞时间的黑洞黑洞：看似忙忙碌碌，实则碌碌无为，黑洞：看似忙忙碌碌，实则碌碌无为，稀里糊涂一天，迷迷噔噔一周，恍若隔稀里糊涂一天，迷迷噔噔一周，恍若隔世一月，不知今夕是何年，青春悄然逝世一月，不知今夕是何年，青春

15、悄然逝去，大好时光进入黑洞。去，大好时光进入黑洞。12/12/202139时间管理时间的十大陷进时间的十大陷进十大十大“时间陷进时间陷进”12/12/202140时间管理时间的盗贼时间的盗贼捉贼啦！捉贼啦！12/12/202141时间管理时间的盗贼：被电脑绑架时间的盗贼：被电脑绑架网页链接的陷进网页链接的陷进从网络陷进里逃出来的工具：从网络陷进里逃出来的工具：rescuetimerescuetime是一个基于是一个基于webweb的时间管理工具，的时间管理工具，它能准确的判断你花费了多少时间，不用你它能准确的判断你花费了多少时间，不用你录入数据，不用你费劲就可以收集你的事务录入数据，不用你费劲

16、就可以收集你的事务数；迅速而即时的数据分析。数；迅速而即时的数据分析。12/12/202142时间管理时间的盗贼：被电脑绑架时间的盗贼：被电脑绑架例如你在例如你在WORDWORD输入和排版上用了多少时间，输入和排版上用了多少时间，你在浏览网页上用了多少时间，你在浏览网页上用了多少时间，你在一些你在一些IMIM沟通上用了多少时间等；沟通上用了多少时间等；通过每日或每周对你完成目标的情况作出总通过每日或每周对你完成目标的情况作出总结。结。你的时间管理是否到位，做得好与坏一目了你的时间管理是否到位，做得好与坏一目了然；用了这个工具之后你会觉得你的工作效然；用了这个工具之后你会觉得你的工作效率提高了，

17、比别人更有效率了。率提高了，比别人更有效率了。12/12/202143时间管理时间的盗贼：沟通不畅时间的盗贼：沟通不畅沟通双方必须同时关注一件事情，否则不能沟通双方必须同时关注一件事情，否则不能形成沟通。形成沟通。在企业中有在企业中有80%80%的工作都需的工作都需2 2人以上或人以上或2 2个部个部门以上共门以上共同协作完成，也就是说同协作完成，也就是说80%80%的工作都彼此关的工作都彼此关联。联。12/12/202144时间管理时间的盗贼：不会说时间的盗贼：不会说“不不”“好的好的”不好！不好！一句一句“好的好的”，后果不堪设想！，后果不堪设想！一句一句“好的好的”，就是成本！，就是成本

18、！时间成本！机会成本！时间成本！机会成本！ 模棱两可的拒绝，害人又损己。模棱两可的拒绝，害人又损己。“不好不好”好！好！勇敢地说勇敢地说“不不”，是你负责任的表现！，是你负责任的表现！有时你说有时你说“不不”，就是对成功说，就是对成功说“是是”！12/12/202145时间管理说说“不不”的七句话术的七句话术1.1. 我现在还有其他重要事情，不能花时间在这事上！我现在还有其他重要事情，不能花时间在这事上！2.2. 现在真不是个好时间，我正忙着呢，要不我们改时间现在真不是个好时间，我正忙着呢，要不我们改时间再联系？再联系？3.3. 我是愿意做这事，但是我是愿意做这事，但是4.4. 让我先想一想，

19、之后再给你答复。让我先想一想，之后再给你答复。5.5. 这事目前不合我的要求，但我会记在心里的这事目前不合我的要求，但我会记在心里的6.6. 我不是做这事的最佳人选，何不找某某人试试呢？我不是做这事的最佳人选，何不找某某人试试呢？7.7. 不，不行！不，不行！12/12/202146时间管理时间的盗贼：不懂时间的盗贼：不懂“授权授权” 为何你不授权？为何你不授权？1.1. 我是万能工！我是万能工！2.2. 我是救火队长！我是救火队长！3.3. 万一别人搞砸了，咋办？万一别人搞砸了，咋办？4.4. 自己控制过程心里有底！掌控的感觉很爽！自己控制过程心里有底！掌控的感觉很爽！5.5. 把权利交给别

20、人？开什么玩笑！把权利交给别人？开什么玩笑！12/12/202147时间管理受够了，你就受够了，你就“授授” 授权的五大好处：授权的五大好处：1.1. 授的是权，获的是利授的是权，获的是利空余时间和自由空间空余时间和自由空间2.2. 突出自身强项，突出自身强项，3.3. 赢得他人信任赢得他人信任4.4. 鼓励他人鼓励他人5.5. 培养接班人培养接班人12/12/202148时间管理受够了，你就受够了，你就“授授” 哪些可以授权？哪些可以授权？1.1. 千篇一律的常规性工作千篇一律的常规性工作授！授！2.2. 不属于自己专长范围的专业性工作不属于自己专长范围的专业性工作授！授！3.3. 过度关注

21、细节问题的琐碎工作过度关注细节问题的琐碎工作授！授！4.4. 事前的准备工作事前的准备工作授！授！12/12/202149时间管理如何如何“授权授权”1.1.适当的事情，才授权他人适当的事情，才授权他人2.2.授权看对象，意愿加能力授权看对象，意愿加能力3.3.授权不授责，过程少干涉授权不授责，过程少干涉4.4.强调有意义，表扬加鼓励强调有意义，表扬加鼓励5.5.开支有上限，不可超权限开支有上限，不可超权限6.6.受权太极拳，防止反授权受权太极拳，防止反授权美的集团美的集团管控准则管控准则集权有道集权有道分权有序分权有序授权有章授权有章用权有度用权有度12/12/202150时间管理清醒识别清

22、醒识别“反授权反授权”别做下级的下级别做下级的下级反授权就是指下级把自己所拥有的责任和反授权就是指下级把自己所拥有的责任和权利反授给上级，即把自己职权范围内的权利反授给上级，即把自己职权范围内的工作问题，矛盾推给上级，工作问题，矛盾推给上级，“授权授权”上级上级为自己工作。为自己工作。这样，便使理应授权的上级领导反被下级这样，便使理应授权的上级领导反被下级牵着鼻子走，处理一些本应由下级处理的牵着鼻子走，处理一些本应由下级处理的问题，使上级领导在某种程度和某些方面问题，使上级领导在某种程度和某些方面 沦落沦落 为下级的下级。为下级的下级。12/12/202151时间管理清醒识别清醒识别“反授权反

23、授权”别做下级的下级别做下级的下级反授权的原因：反授权的原因：下级比较圆滑，不想承担责任。上级替下下级比较圆滑，不想承担责任。上级替下级做决定，下级不作为；级做决定，下级不作为；上级不向下级明确授权上级不向下级明确授权下级能力不够，上级指导与帮扶缺乏方法下级能力不够，上级指导与帮扶缺乏方法下级权责不统一，权责不对等下级权责不统一，权责不对等上级领导力不强，魅力不足上级领导力不强，魅力不足12/12/202152时间管理清醒识别清醒识别“反授权反授权”别做下级的下级别做下级的下级使用反授权的下属主要有三种情况五种类型使用反授权的下属主要有三种情况五种类型一是不会，二是迎合，三是故意。一是不会，二

24、是迎合，三是故意。1.1.请示型反授权。请示型反授权。 2.2.问题型反授权。问题型反授权。 3.3.选择型反授权。选择型反授权。 4.4.事实型反授权。事实型反授权。 5.5.逃避型反授权。逃避型反授权。 12/12/202153时间管理反授权反授权 某男每天施舍街口一乞丐某男每天施舍街口一乞丐5 5元钱，从不间断。元钱，从不间断。婚后，就改为每天婚后，就改为每天2 2元。生子后又改为给元。生子后又改为给1 1元元 终于有一天乞丐问他：先生，为什么你给的终于有一天乞丐问他：先生，为什么你给的钱越来越少了？钱越来越少了？ 他答：独身时没压力，故给你他答：独身时没压力，故给你5 5元；后有妻有元

25、；后有妻有子，生活负担重，只能给你子，生活负担重，只能给你1 1元了。元了。 乞丐听后大火：你这人太不厚道！再有压力乞丐听后大火：你这人太不厚道！再有压力也不能拿我的钱去养你的家人？！也不能拿我的钱去养你的家人？！12/12/202154时间管理授权的授权的“五不授五不授”1.1.战略性目标和规划战略性目标和规划2.2.恶性事故的应急处理恶性事故的应急处理3.3.负面事件的危机公关负面事件的危机公关4.4.处罚措施的制定处罚措施的制定5.5.商业机密商业机密12/12/202155时间管理时间的盗贼：慢性拖延病时间的盗贼：慢性拖延病1.1.拖延，最危险的坏习惯拖延，最危险的坏习惯2.2.拖延源

26、自一个字：拖延源自一个字：“懒懒”3.3.拖延源自两个字：拖延源自两个字：“完美完美”4.4.拖延源自三个字：拖延源自三个字：“贱骨头贱骨头”12/12/202156时间管理时间的盗贼：慢性拖延病时间的盗贼：慢性拖延病1.1.每当犯拖延症的时候就遥想当年诸葛每当犯拖延症的时候就遥想当年诸葛亮造十万支箭的工程，第一天不干，亮造十万支箭的工程，第一天不干，第二天不干，第三天期限快到的时候，第二天不干，第三天期限快到的时候，拉鲁肃通宵。拉鲁肃通宵。2.2.先紧后松，自在轻松；先紧后松，自在轻松；3.3.先松后紧，被动窝心！先松后紧，被动窝心！ 12/12/202157时间管理时间的盗贼：慢性拖延病时

27、间的盗贼：慢性拖延病治疗慢性拖延病的最佳方法：治疗慢性拖延病的最佳方法：“开始开始”等待等待1515分钟，然后开始！分钟，然后开始！1.1.列清单列清单2.2.做分类做分类3.3.分阶段分阶段4.4.定期限定期限5.5.坚持做坚持做12/12/202158时间管理时间的盗贼：被打扰时间的盗贼：被打扰日本专业的统计数据指出：日本专业的统计数据指出：“人们一般每人们一般每8 8分钟会受到分钟会受到1 1次打扰，每小时大约次打扰，每小时大约7 7次，次，或者说每天或者说每天50-6050-60次。平均每次打扰大约次。平均每次打扰大约是是5 5分钟，总共每天大约分钟，总共每天大约4 4小时，也就是约小

28、时，也就是约50%50%的工作时间（按每日工作的工作时间（按每日工作8 8小时计），小时计），其中其中80%80%（约（约3 3小时）的打扰是没有意义或小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。者极少有价值的。同时人被打扰后重拾起原来的思路平均需同时人被打扰后重拾起原来的思路平均需要要3 3分钟，总共每天大约就是分钟，总共每天大约就是2.52.5小时。小时。12/12/202159时间管理时间的盗贼：被打扰时间的盗贼：被打扰根据以上的统计数据，可以发现，每天因根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为打扰而产生的时间损失约为5.55.5小时，按小时，按8 8小时工作制算，这占了

29、工作时间的小时工作制算，这占了工作时间的68.7%68.7%。黄金被分割了！黄金分割比例是黄金被分割了！黄金分割比例是0.6180.61812/12/202160时间管理时间如此流失，你还好意思请假吗？时间如此流失，你还好意思请假吗？当我向老板请一天假的时候，老板写了这当我向老板请一天假的时候，老板写了这封信这样回答我：封信这样回答我：你想请一天假？你想请一天假？看看你在向公司要求什么？看看你在向公司要求什么？一年里有一年里有365365天你可以工作。天你可以工作。一年一年5252个星期，你已经每星期休息个星期，你已经每星期休息2 2天，天，剩下剩下261261天工作。天工作。12/12/20

30、2161时间管理时间如此流失，你还好意思请假吗？时间如此流失，你还好意思请假吗？你每天有你每天有1616小时不在工作，去掉小时不在工作，去掉170170天，天，剩下剩下9191天。天。每天你花每天你花3030分钟时间喝咖啡或茶，加起来分钟时间喝咖啡或茶，加起来每年每年2323天，剩下天，剩下6868天。天。每天午饭时间你花掉每天午饭时间你花掉1 1小时，又用掉小时，又用掉4646天，天，还有还有2222天。天。12/12/202162时间管理时间如此流失，你还好意思请假吗？时间如此流失，你还好意思请假吗？通常你每年请通常你每年请2 2天病假，这样你的工作时天病假，这样你的工作时间只有间只有20

31、20天。天。每年有每年有5 5个节假日，公司休息不上班，你个节假日，公司休息不上班，你只干只干1515天。天。每年公司还慷慨地给你每年公司还慷慨地给你1414天假期，算下来天假期，算下来你就工作你就工作1 1天，天，而你而你* * *的还要请这一天假？的还要请这一天假？12/12/202163时间管理第二部分第二部分 时间管理与效率提升时间管理与效率提升一个人的一天是从什么时候开始的？一个人的一天是从什么时候开始的？个人时间记录表（时间价值评估表）个人时间记录表（时间价值评估表）熬夜，是因为没有骨气结束这一天；熬夜，是因为没有骨气结束这一天；赖床，是因为没有志气开始这一天。赖床，是因为没有志气

32、开始这一天。 每天睡眠不要超过每天睡眠不要超过2424小时，差不多就行了，也小时，差不多就行了，也别太忙。别太忙。 12/12/202164时间管理第二部分第二部分 时间管理与效率提升时间管理与效率提升一谎十错，一慌十误！一谎十错，一慌十误！您的一天是怎么度过的？您的一天是怎么度过的？如果你有鸭梨（压力），把它放冰箱里，它就如果你有鸭梨（压力），把它放冰箱里，它就会变成冻梨（动力）了。会变成冻梨（动力）了。 12/12/202165时间管理第二部分第二部分 时间管理与效率提升时间管理与效率提升浪费时间的外部因素包括：浪费时间的外部因素包括：电话干扰电话干扰, ,不速之客不速之客, ,用人不当用

33、人不当, ,社交闲谈社交闲谈, ,权责权责混淆混淆, ,沟通不良沟通不良, ,进度失控进度失控, ,资料不全资料不全, ,会议耽搁会议耽搁, ,文件复杂文件复杂, ,工作搁置工作搁置, ,安排旅行等。安排旅行等。浪费时间的内在因素包括：危机应付浪费时间的内在因素包括：危机应付, ,计划欠妥计划欠妥, ,贪求过多贪求过多, ,事必躬亲事必躬亲, ,条理不清条理不清, ,欠缺自律欠缺自律, ,无力无力拒绝拒绝, ,做事拖延等做事拖延等. .12/12/202166时间管理第二部分第二部分 时间管理与效率提升时间管理与效率提升零干扰，非常规的工作时间（提前上班迟零干扰，非常规的工作时间（提前上班迟后

34、下班独自加班）后下班独自加班）饱食不思学，午睡贵如金（急速充电，体饱食不思学，午睡贵如金（急速充电，体能恢复）能恢复）“一米线一米线”：工作中，请勿打扰：工作中，请勿打扰“一一小时线小时线”隔离打扰，然而现实中经常有隔离打扰，然而现实中经常有“欢迎欢迎干扰干扰”的现象的现象12/12/202167时间管理第二部分第二部分 时间管理与效率提升时间管理与效率提升“锯条效应锯条效应”锯掉了多少时间（每每刚刚锯掉了多少时间（每每刚刚进入状态，却不断地被打扰）进入状态，却不断地被打扰）清静一小时，闭关一小时，放空一小时，清静一小时，闭关一小时，放空一小时，心灵对话一小时，神秘一小时，私奔一小时心灵对话一

35、小时，神秘一小时，私奔一小时大扫除：更多空间大扫除：更多空间= =更多时间（混乱消磨时更多时间（混乱消磨时光，造成压力，耗时折寿）光，造成压力，耗时折寿）别做别做“收藏收藏家家”“”“拖延家拖延家”“”“反叛家反叛家”“”“念旧家念旧家”“”“破烂破烂王王”！养成！养成“物还原主物还原主”“”“物还原位物还原位”的习惯的习惯12/12/202168时间管理聚焦聚焦能量来自于聚焦能量来自于聚焦能找到自己最重要的事吗？能找到自己最重要的事吗？游戏：一张纸，对折，左边写上你心目中游戏：一张纸，对折，左边写上你心目中最重要的五件事，右边写上过去四周你干最重要的五件事，右边写上过去四周你干的最重要的事情

36、的最重要的事情12/12/202169时间管理时间的五指管理时间的五指管理大拇指，代表思想上的成就，每日的进步；大拇指，代表思想上的成就，每日的进步；食指，代表每天的方向、目标、进度；食指，代表每天的方向、目标、进度；中指，代表每天的心情和心理状态；中指，代表每天的心情和心理状态；无名指，代表信赖、团队合作与沟通；无名指，代表信赖、团队合作与沟通；小拇指，代表每天的身体状态与身体健康。小拇指，代表每天的身体状态与身体健康。时间太瘦，指缝太宽。时间太瘦，指缝太宽。 12/12/202170时间管理时间的五色管理时间的五色管理绿色、红色、黄色、白色、黑色绿色、红色、黄色、白色、黑色绿色的任务代表可

37、以不急；绿色的任务代表可以不急；红色的任务代表猴急猴急；红色的任务代表猴急猴急；黄色的任务代表一般紧急；黄色的任务代表一般紧急；白色的任务代表急也白急；白色的任务代表急也白急；黑色的任务代表不随便急。黑色的任务代表不随便急。12/12/202171时间管理时间的弹性管理时间的弹性管理硬性、张性、迫性、平性、柔性硬性、张性、迫性、平性、柔性硬性的任务代表必须限时完成；硬性的任务代表必须限时完成；张性的任务代表时间有些紧张；张性的任务代表时间有些紧张；迫性的任务代表时间越来越紧迫；迫性的任务代表时间越来越紧迫；平性的任务代表可以正常速度处理；平性的任务代表可以正常速度处理；柔性的任务代表有弹性，可

38、紧可松。柔性的任务代表有弹性，可紧可松。12/12/202172时间管理时间的节律管理时间的节律管理人有五更：更命期、更年期、更月期、更人有五更：更命期、更年期、更月期、更日期、更时期日期、更时期避五更。避五更。人有五蜜：小蜜、中蜜、大蜜、顶蜜、绝人有五蜜：小蜜、中蜜、大蜜、顶蜜、绝蜜蜜就五蜜：每日一小蜜，每月一中蜜，每年就五蜜：每日一小蜜，每月一中蜜，每年一大蜜，每年龄段一顶蜜，一生一绝蜜。一大蜜，每年龄段一顶蜜，一生一绝蜜。12/12/202173时间管理马上行动，立即处理马上行动，立即处理立即处理的五大好处：立即处理的五大好处：第一，立即处理，不会遗漏；第一，立即处理，不会遗漏；第二，马

39、上行动，耗时最短；第二，马上行动，耗时最短；第三，立即处理，难度最小；第三，立即处理，难度最小；第四，马上行动，统筹兼顾；第四，马上行动，统筹兼顾；第五，立即处理，消除障碍。第五，立即处理，消除障碍。三大障碍：空间障碍，视觉障碍，心理障碍三大障碍：空间障碍，视觉障碍，心理障碍12/12/202174时间管理备忘录和宣备忘录和宣传品放在电传品放在电脑上脑上重要联系人重要联系人名单贴在电名单贴在电脑上脑上电话机被纸电话机被纸张淹没了张淹没了废纸溢出未废纸溢出未清理清理废纸撒落在废纸撒落在地上地上阅读文件塞阅读文件塞入文档中被入文档中被遗忘了遗忘了文件数量在文件数量在膨胀，却未膨胀，却未随时更新随时

40、更新文件柜中充文件柜中充斥着无关的斥着无关的资料资料清理办公桌清理办公桌= =清理三大障碍清理三大障碍12/12/202175时间管理只打开正在只打开正在使用的文件使用的文件发函文件发函文件经常清理经常清理只保留当前只保留当前的来函文件的来函文件文件都是最文件都是最新的新的最频繁使用的文最频繁使用的文档极易拿到档极易拿到电话伸电话伸手可及手可及常用文档靠常用文档靠近办公桌近办公桌无用的东西无用的东西及时清除及时清除清理办公桌清理办公桌=清理三大障碍清理三大障碍12/12/202176时间管理马上行动，立即处理马上行动，立即处理立即处理的三大原则：立即处理的三大原则：第一，最简单的事；第一，最简

41、单的事；第二，三分钟内；第二，三分钟内；第三，一次性做完。第三，一次性做完。一环卫工人被评为先进工作者，报告会上传授心得：一环卫工人被评为先进工作者，报告会上传授心得：“嘿嘿，知道我的管片儿为什么没有人随地吐痰吗？嘿嘿，知道我的管片儿为什么没有人随地吐痰吗？因为我在所有的垃圾桶和痰盂上贴了六个字因为我在所有的垃圾桶和痰盂上贴了六个字中国中国红十字会！红十字会！”台下掌声雷动。台下掌声雷动。12/12/202177时间管理马上行动，立即处理马上行动，立即处理立即处理的三个弊端：立即处理的三个弊端：第一，轻易产生第一，轻易产生“成就感成就感”事情好简单，事情好简单，没有难事，忘记了最重要的事情；没

42、有难事，忘记了最重要的事情；第二，自感不错，自我陶醉第二，自感不错，自我陶醉成为成为“我很我很忙忙”“”“我没有时间我没有时间”的借口了；的借口了；第三，自行上瘾，自掉陷进第三，自行上瘾，自掉陷进陷于只注重陷于只注重处理处理“紧急而不重要紧急而不重要”的事情。的事情。12/12/202178时间管理马上行动，立即处理马上行动，立即处理如何克服如何克服“立即处理的时间陷进？立即处理的时间陷进？把琐碎事物分类，属于紧急的，立即处理，把琐碎事物分类，属于紧急的，立即处理，属于不紧急的零星事务与迷你任务，集零为属于不紧急的零星事务与迷你任务，集零为整，集中处理！整，集中处理！戒除戒除“嗜急成瘾嗜急成瘾

43、”！12/12/202179时间管理处理优先次序处理优先次序重要重要急急不急不急不重要不重要分析工作的轻重缓急分析工作的轻重缓急12/12/202180时间管理处理优先次序处理优先次序重要重要急急不急不急不重要不重要分析工作的轻重缓急分析工作的轻重缓急提前预知提前预知妥善安排妥善安排立即处理立即处理最好少发最好少发尽量少做尽量少做学会说不学会说不授权处理授权处理用大多数时间用大多数时间不拖延不拖延阻止向阻止向1 1发展发展最好别做最好别做或有时间再做或有时间再做清除掉清除掉压力人压力人从容人从容人懒人懒人无用人无用人12/12/202181时间管理练练 习习日工作计划日工作计划待处理事项待处理

44、事项重要性重要性紧急性紧急性 优先排序优先排序时间时间12/12/202182时间管理【时间管理的11条金律】 1.要和你的价值观相吻合；要和你的价值观相吻合； 2.设立明确的目标设立明确的目标 3.改变你的想法；改变你的想法； 4.遵循遵循20比比80定律；定律； 5.安排安排“不被干扰不被干扰”时间；时间； 6.严格规定完成期限；严格规定完成期限；12/12/202183时间管理【时间管理的11条金律】 7.做好时间日志；做好时间日志； 8.理解时间大干金钱；理解时间大干金钱； 9.学会列清单；学会列清单； 10.同一类的事情最好一次把它做完；同一类的事情最好一次把它做完； 11.每每1分

45、钟每分钟每1秒做最有效率的事情小秒做最有效率的事情小智慧智慧 12/12/202184时间管理80/20原则原则12/12/202185时间管理第三部分第三部分 五个节时五个节时“法门法门”1.1.如何在管理如何在管理流程和沟通方流程和沟通方面节省时间？面节省时间？12/12/202186时间管理如何在管理流程和沟通方面节省时间？如何在管理流程和沟通方面节省时间？【案例【案例1 1】某公司总经理聘用了一位秘书】某公司总经理聘用了一位秘书A,A,这这名秘书上班不到一个星期名秘书上班不到一个星期, ,出差的董事长在外出差的董事长在外面打电话到总经理室面打电话到总经理室, ,秘书秘书A A接了电话接

46、了电话. .董事长董事长交代了很多事情叫他去办交代了很多事情叫他去办,A,A非常负责任非常负责任, ,把事把事情都安排好了情都安排好了. .其中有一件事情其中有一件事情, ,就是帮董事就是帮董事长定机票长定机票. .后来由于行程更改后来由于行程更改, ,机票又只得重机票又只得重新订了新订了. .你认为这个秘书的问题出现在哪里？你认为这个秘书的问题出现在哪里？ 12/12/202187时间管理【案例【案例2 2】某公司销售部的一名副经理某公司销售部的一名副经理A A计划计划对销售人员做一次培训对销售人员做一次培训, ,他直接跟外面的一些他直接跟外面的一些培训师资联络、讨论，甚至谈到报酬问题。培训

47、师资联络、讨论，甚至谈到报酬问题。可是公司的人力资源部主管可是公司的人力资源部主管B,B,在他的年度计在他的年度计划里已经安排在某一段时间对销售部的员工划里已经安排在某一段时间对销售部的员工进行类似的培训。进行类似的培训。结果副经理结果副经理A A为这事白忙活了半个多月。为这事白忙活了半个多月。如何在管理流程和沟通方面节省时间？如何在管理流程和沟通方面节省时间？12/12/202188时间管理1.1.如何在管理流程和沟通方面节省时间？如何在管理流程和沟通方面节省时间？【案例【案例3 3】业务部门反应：沟通中遇到最困难】业务部门反应：沟通中遇到最困难的问题：在沟通协调工作的时候跟售后部门之的问题

48、：在沟通协调工作的时候跟售后部门之间比较难沟通。间比较难沟通。原因：商品有问题，派售后维修人员去维修，原因：商品有问题，派售后维修人员去维修，由于售后人员不严格按照流程处理、建议直接由于售后人员不严格按照流程处理、建议直接退货，顾客退货到分销商处，就产生了分销商、退货，顾客退货到分销商处，就产生了分销商、公司、还有消费者之间的利益矛盾问题，处理公司、还有消费者之间的利益矛盾问题，处理此类问题困难。此类问题困难。12/12/202189时间管理【案例【案例4 4】售后方面心声：售后工作比较复杂、】售后方面心声：售后工作比较复杂、我们既要协助业务工作、处理售后、投诉、退我们既要协助业务工作、处理售

49、后、投诉、退换货、危机事件的处理等。业务在解决跟客户换货、危机事件的处理等。业务在解决跟客户之间的问题时，是急切地希望售后尽快处理就之间的问题时，是急切地希望售后尽快处理就把事情说的十分的严重、十万火急，导致我们把事情说的十分的严重、十万火急，导致我们面对的所有事情都非常的紧急、可是我们并不面对的所有事情都非常的紧急、可是我们并不能把全部的问题同步迅速处理啊。能把全部的问题同步迅速处理啊。1.1.如何在管理流程和沟通方面节省时间？如何在管理流程和沟通方面节省时间？12/12/202190时间管理问题症状：问题症状：1.1.问题没搞清，就上传下达左右通知；问题没搞清，就上传下达左右通知；2.2.

50、内沟畅，外沟障：公司内部或者部门内沟通内沟畅，外沟障：公司内部或者部门内沟通畅通，公司外或者跨部门往往沟而不通；畅通，公司外或者跨部门往往沟而不通；3.3.下沟神，上沟魔：同下级或平级沟通小儿科，下沟神，上沟魔：同下级或平级沟通小儿科，与上级沟通就短路。与上级沟通就短路。沟通不畅，产生误会，甚至流言横飞，满语肆沟通不畅，产生误会，甚至流言横飞，满语肆虐，若想力挽狂澜，收拾残局，消除误会，必虐，若想力挽狂澜，收拾残局，消除误会，必将大费周折，耗时甚久将大费周折，耗时甚久12/12/202191时间管理节时对策节时对策1.1.理顺关系，遵照流程，各负其责，建立推诿理顺关系，遵照流程，各负其责，建立

51、推诿究责机制，秉持效率优先原则，限时处理，减究责机制，秉持效率优先原则，限时处理，减少内耗，消灭纷争；少内耗，消灭纷争；2.2.理解意思，再行沟通，表述清楚，注意确认；理解意思，再行沟通，表述清楚，注意确认；3.3.大大方方，不卑不亢，有礼有节，站在老板大大方方，不卑不亢，有礼有节，站在老板立场思考问题，站在客户角度处理问题；立场思考问题，站在客户角度处理问题；4.4.好消息广泛向下传播好消息广泛向下传播激励士气的小喇叭；激励士气的小喇叭；坏消息单线向上传递坏消息单线向上传递守口如瓶的小智者守口如瓶的小智者12/12/202192时间管理流程流程孙光夫的手机号码：孙光夫的手机号码：186 02

52、73 0149186 0273 0149通过这个手机号码，就可以找到我；通过这个手机号码，就可以找到我；可手机号码的顺序一变，就找不到我了。可手机号码的顺序一变，就找不到我了。流程就是做一件事情的顺序。流程就是做一件事情的顺序。最好的流程：不断自动优化的流程。最好的流程：不断自动优化的流程。流程优化的核心：流程优化的核心：机制机制（因机设制）（因机设制）要从要从“人管人人管人”变成变成“机制管人机制管人”。12/12/202193时间管理流程流程著名的时间管理理论著名的时间管理理论崔西定律，指出：崔西定律，指出：“任何工作的困难度与其执行步骤的数目平任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比

53、：例如完成一件工作有方成正比：例如完成一件工作有3 3个执行步骤，个执行步骤，则此工作的困难度是则此工作的困难度是9 9，而完成另一工作有，而完成另一工作有5 5个步骤，由此工作的困难度是个步骤，由此工作的困难度是2525，所以必须，所以必须要简化工作流程。要简化工作流程。”12/12/202194时间管理2.2.如何在财务方面节省时间？如何在财务方面节省时间？案例案例：业务部门反应：业务部门反应：由于业务对财务流程不由于业务对财务流程不明确，虽然有过财务知识培训，但是并没有真明确，虽然有过财务知识培训，但是并没有真正接触过相关的票据等。正接触过相关的票据等。当问题一出现就得给财务打电话沟通，

54、耽误很当问题一出现就得给财务打电话沟通，耽误很多时间，报销时感觉大费周折，总不能一次性多时间，报销时感觉大费周折，总不能一次性符合要求，往往折腾很长时间。符合要求，往往折腾很长时间。案例：案例：某著名某著名ITIT企业北京总部发奖金的实例企业北京总部发奖金的实例12/12/202195时间管理2.2.如何在财务方面节省时间？如何在财务方面节省时间？案例案例：财务部门心声：财务部门心声：在平时的工作中，跟业在平时的工作中，跟业务人员接触最多、但是跟业务人员发生了过很务人员接触最多、但是跟业务人员发生了过很多争执。因为大家的所站的角度不同，我们财多争执。因为大家的所站的角度不同，我们财务考虑的是资

55、金的风险问题，必须严格按照财务考虑的是资金的风险问题，必须严格按照财务制度工作，业务考虑的是通过最简短的流程务制度工作，业务考虑的是通过最简短的流程尽快完成任务。尽快完成任务。12/12/202196时间管理2.2.如何在财务方面节省时间？如何在财务方面节省时间？对策：对策：1.1.一次性学会按照财务规定粘贴原始报销票据，一次性学会按照财务规定粘贴原始报销票据，达到分类清晰，整齐、规范；达到分类清晰，整齐、规范；2.2.熟知报销流程，审批权限，逐级审核，不跑熟知报销流程，审批权限，逐级审核，不跑冤枉路；冤枉路；3.3.每次报销争取一次性每次报销争取一次性“达标达标”，不返工，可，不返工，可节约

56、各方大量的工作时间。节约各方大量的工作时间。12/12/202197时间管理2.2.如何在财务方面节省时间？如何在财务方面节省时间？在财务方面不要抱着侥幸的心理，试图寄希望在财务方面不要抱着侥幸的心理，试图寄希望于财务方面高抬贵手、给予通融，潜意识马马于财务方面高抬贵手、给予通融，潜意识马马虎虎，敷衍了事，得过且过。虎虎，敷衍了事，得过且过。经手财务，手续一定要到位，程序一定要规范，经手财务，手续一定要到位，程序一定要规范，制度一定要执行！越是规范，越是节省时间！制度一定要执行！越是规范，越是节省时间！当然，财务部门也要检审流程，优化报销手续，当然，财务部门也要检审流程，优化报销手续，为业务部

57、门提供便利，消除时间黑洞。为业务部门提供便利，消除时间黑洞。12/12/202198时间管理2.2.如何在财务方面节省时间？如何在财务方面节省时间？在财务方面要过得硬，行的端，走的正，挺的在财务方面要过得硬，行的端，走的正，挺的直，经得住检验，受得了考验！直，经得住检验，受得了考验！规范的财务管理，是职业道德的保证，职业素规范的财务管理，是职业道德的保证，职业素养的屏障，人品的验光机，行为的矫正器。养的屏障，人品的验光机，行为的矫正器。12/12/202199时间管理3.3.加班成风气，如何关闭时间黑洞？加班成风气，如何关闭时间黑洞？案例：我们市场部跟业务部门的工作是最忙的，案例：我们市场部跟

58、业务部门的工作是最忙的，经常我们把工作带回家处理，要么就是加班，经常我们把工作带回家处理，要么就是加班，而且我认为我们公司加班成风气，除了过年而且我认为我们公司加班成风气，除了过年8 8天天假期是属于自己的，其余就算是休息也经常就假期是属于自己的，其余就算是休息也经常就会有其他的突发事情需要处理。会有其他的突发事情需要处理。12/12/2021100时间管理3.3.加班成风气，如何关闭时间黑洞？加班成风气，如何关闭时间黑洞？点评：加班成风气，居然习以为常，默默忍受，点评：加班成风气，居然习以为常，默默忍受，疲劳作战疲劳作战上班下班界限模糊，上班下班界限模糊，活动期与非活动期活动期与非活动期“后

59、会有期后会有期”，工作日与休息日工作日与休息日“近亲结婚近亲结婚”，节假日与平日节假日与平日“相互搅拌相互搅拌”，淡旺季淡旺季“混搭混搭”，12/12/2021101时间管理3.3.加班成风气，如何关闭时间黑洞？加班成风气，如何关闭时间黑洞？以慢慢吞吞磨磨蹭蹭为荣，以慢慢吞吞磨磨蹭蹭为荣，以速战速决为耻；以速战速决为耻；以晚下班为荣，以早下班为耻；以晚下班为荣，以早下班为耻；高效率快节奏处理完毕事情反而觉得愧疚高效率快节奏处理完毕事情反而觉得愧疚这些渐渐都成为时间的黑洞！这些渐渐都成为时间的黑洞！12/12/2021102时间管理3.3.加班成风气，如何关闭时间黑洞？加班成风气，如何关闭时间黑

60、洞？该在工作时间内干完的工作，却拖延到下班或该在工作时间内干完的工作，却拖延到下班或休息日，是双浪费休息日，是双浪费既浪费企业财源，也浪既浪费企业财源，也浪费个人生命。费个人生命。对策：改变观念，加班可耻！对策：改变观念，加班可耻！优化管理，限时守时！优化管理，限时守时！尊敬工作外时光，就得敬畏工作内时间！尊敬工作外时光，就得敬畏工作内时间！12/12/2021103时间管理4.4.汇报成风气汇报成风气: :如何在统计与汇报方面节省时间？如何在统计与汇报方面节省时间？案例：案例：向上汇报向上汇报我认为平时工作中最耽误我认为平时工作中最耽误时间的工作就是上交各种报表、尤其是应付总时间的工作就是上