岗位说明书及编制要求

1、.岗位说明书及编制要求岗位说明书（也称职务说明书，岗位说明书）是通过职位描述的工作把直接的实践经验归纳总结上升为理论形式， 使之成为指导性的管理文件。 一般岗位说明书是由一线经理来制定的， 人力资源经理起到辅助的作用， 主要是提供制定岗位说明书的框架格式，并提供参考性建设建议。 岗位说明书是猎头公司开展业务过程中必不可少的工具之一。 通常岗位说明书为一式三份， 一份为用人部门负责人保管， 一份为员工自己保管， 一份由人力资源部备份保管。中文名：岗位说明书外文名 JOBDESCRIPTIONBOOKLET 别称：职务说明书解释：对企业岗位的定义性说明组成：职位描述，任职资格要求一、简介岗位说明书

2、（ JOBDESCRIPTIONBOOKLET）岗位说明书是对企业岗位的任职条件、 岗位目的、指挥关系、沟通关系、 职责范围、 负责程度和考核评价内容给予的定义性说明。.二、分类岗位说明书主要包括两个部分： 一是职位描述， 主要对职位的工作内容进行概括， 包括职位设置的目的、 基本职责、组织图、业绩标准、工作权限等内容； 二是职位的任职资格要求，主要对任职人员的标准和规范进行概括，包括该职位的行为标准，胜任职位所需的知识、技能、能力、个性特征以及对人员的培训需求等内容。 岗位说明书的这两个部分并非简单的罗列，而是通过客观的内在逻辑形成一个完整的系统。三、构成岗位说明书根据用途不同有各种不同的标

3、准， 通常使用的是内部管理用途的岗位说明书， 根据招聘市场的特点， 提出了招聘用岗位说明书的提法。 内部管理用途的岗位说明书的一般是下面的有机组成部分构成的：（一）职位名称。例如，拿人力资源部门的经理来说，以下简称 HRM 。职位名称应该写为经理。（二）部门名称。HRM 的部门名称应该写为人力资源部。（三）任职人。要写上任职人的名字。并要有任职人签字的地方，以示有效性。（四）直接主管。HRM 的直接主管应该写为分管副总经理。要提供直接主管签字的地方，以示有效性。.（五）任职时间。任职时间也就是生效时间，一般也就是与劳动合同的时间一致。（六）任职条件。包括学历要求，工作经验要求，特殊技能等等。如

4、 HRM 的特殊技能是指掌握现代人力资源管理运作模式，熟悉国内人力资源管理政策法规及人才市场动态等等。（七）下属人数。指的是部门内所管辖的人数。（八）沟通关系。一般分为外部与内部两个层面。如HRM的内部沟通有分管副总经理，部门经理与员工。 外部沟通有上级主管部门，所在城市人事劳动部门，各主要媒体或招聘网站，各主要培训机构，应聘人员或同行，相关行业协会。（九）职位设置的目的。如HRM 的职位目的为：根据公司战略发展需求， 设计运用人力资源管理模式和相关激励政策，激发员工潜力， 开发人才， 实现人力资源开发在行业内具有市场领先者的目标。（十）行政权限。 指的是在公司所拥有的财务权限和行政审批权限等

5、。（十一）工作内容和职责。 这是岗位说明书重之又重的地方，所耗费的笔墨也最多。 包括了职责范围与负责程度，衡量标准等。如 HRM 的职责包括这几方面：组织体系与制度；培训；人事考核与绩效评估；招聘；薪酬激励政策；职位管理，部门管理与建.设等等。（十二）能力要求与个性倾向与特征等。 属于个性化的东西，应该算是职位的修正要求吧。（十三）职业生涯发展规划。 包括职位关系与理论支持。职位关系又分为直接晋升的职位， 相关转换的职位， 升迁至此的职位。理论支持是指学习和培训所达到的相关要求。四、作用1为招聘、录用员工提供依据;2对员工进行目标管理;3是绩效考核的基本依据;4为企业制定薪酬政策提供依据;5员

6、工教育与培训的依据;6为员工晋升与开发提供依据。同时，人力资源从业人员在编写岗位说明书至少有以下五项好处：第一，它有助于实现组织优化。在编写岗位说明书之前，有一个职位分析的过程，即对部门职责进行列举和归类，对工作流程、各职位间的职责分配进行分析和规划，从而最大限度地发挥组织效力。在此过程中，重点思考的是：人员配置是否冗余？职责是否相互重叠？部门职能是否细化到每个岗位上？是否忙闲.不均？职责接口是否得当？工作流程是否顺畅而且简易？这就像我们实施ISO9000质量认证一样，拿到证书不是目的，目的是通过认证过程促使企业建立起完善的质量保证体系， 把内部的运作流程理顺。第二，它使员工各司其责， 上下目

7、标一致。 一份好的岗位说明书可以使员工了解组织的目标、 自己在组织中的作用、 相应的责任和职权。 特别是对于新员工， 如果在他上岗之际就能拿到一份详尽的岗位说明书， 不仅能给他留下公司管理规范的印象， 而且有助于他尽快了解工作的全貌， 顺利进入角色， 同时便于主管和下属共同拟定试用期的考核目标与考核方式。 有了员工和主管共同签字的岗位说明书， 意味着双方对工作内容达成了共同的理解，意味着一种对工作目标和规范的承诺。第三，岗位说明书是各部门制订绩效管理标准的依据之一。好的岗位说明书， 既要按照重要性的先后顺序， 列明每项职责的主要内容，又要说明该职责是全责， 还是部分责任， 抑或是辅助支持性的工

8、作；同时，也要列明相应的考核方法。 考核指标可以是反映质量的，也可以是反映数量的。例如，在成本方面，可以用预算与实际之比、人工成本与销售额之比、单位成本等指标；在时限方面，可以用交货时间、投放市场时间、客户响应时间等指标；在数量方面， 可以用利润率、 产量、增长率、市场占有率、.顾客保有率、新顾客数、新产品比例、投资回报率、每股收益等指标；在质量方面，可以用准确率（错误率，次品率）、预算差异、可靠性、客户满意度、员工满意度、员工流失率等指标。如果难以用上述标准，可以用概括性的词语，比如“遵照公司ISO9001 的要求”。第四，岗位说明书是进行职位评估从而确定职位级别的前提条件。职位评估的内容通

9、常包括职责范围大小、 工作复杂难易程度、劳动强度、劳动条件等要素。 有了职位等级和薪酬调查结果，才便于确定每个职位的薪酬水平。第五，它是进行人员招聘、 制定培训计划和个人发展计划的一种依据。一线经理提出用人申请，人事部门在发布招聘启事、甄选面试、确定培训内容、 设计员工的职位升迁路线时，都离不开它。五、编制流程岗位分析根据组织架构， 进行岗位梳理和工作分析。 组织架构是岗位设定的基础，制定招聘岗位说明书， 需要根据组织架构，对岗位进行梳理和分析 ;新增岗位需要确定其在组织架构中的位置和岗位设定的目的。可以采用问卷调查、岗位总结分析、员工记录、直接面谈等方法，明确招聘岗位目标 ;.岗位职责岗位职

10、责就是工作说明，即该岗位应该做什么、怎样做、需要达到什么样工作标准。 我们一般采取先由各部门负责人将岗位职责进行梳理后， 填报在统一的模版中上报的方法， 再经过组织相关部门进行反复考虑和论证后，确定最终的岗位职责描述;工作权限根据组织架构、 工作分析和岗位职责， 确定该岗位的所属部门、具体工作权限和管辖权限， 直接负责的上下级关系和管辖人数等内容 ;确定岗位任职资格。根据该岗位胜任能力确定岗位任职资格，具体内容含：年龄工龄、资格证书、工作经验、技术技能、管理能力、学历学位、工作业绩等等必备的入职条件;审批实施初步框架出来后，人力资源部、品质部、用人部门就招聘 JD 进行细则讨论和补充，最后由人

11、力资源部进行提炼总结后，填写进统一模版，报公司总经理进行审批后实施。适时调整随着公司的发展和情况变化，招聘JD 使用过一段时间后，可能需要对一些内容进行调整。调整可以由业务部门提出调整申请、人力资源部进行调整或品质部督察过程发现问题发出整改单、人力资源部进行调整均可，调整按规定流程进行。.六、编制要点岗位说明书编制要点：1、对职位的描述，不是任职者的现在工作2、不局限于现状，着眼于组织设定岗位需要3、针对对岗位而不是人4、归纳而非罗列岗位说明书一般用表单形式编制，通常分七大部分设计表单：1、基本信息：职位名称，部门，直接上级，所属下级，职责分析日期，编写日期等；2、职位目的：对职位概述；3、职

12、责和权限：分主要职责权限、相关职责权限和临时性工作；4、工作关系：分内部关系和外部关系，包括联系部门、人员；5、任职资格：包括教育水平、工作经验、技能和水平、个性和品质等；6、考核指标，权重，薪资等级，职位发展方向；7、工作环境。七、其它相关.撰写问题及对策编写过程中容易出现的五个概念问题：一是仅重结果， 不重过程。 编写岗位说明书的过程其实也是一种沟通方式。 在编写岗位说明书的过程中， 主管和下属应充分沟通，双向交流，各自表达对部门职责的理解、对具体职位的看法和期望，以求得上下一致。 这个过程本身， 就是对业务的深入探讨。可惜的是， 许多一线经理匆匆忙忙像应付作业似地草草写就，而未能借此机会

13、与属下进行交流， 在以后岗位说明书的应用过程中，也就容易出现属下不理解、不利用、不执行的情况，使岗位说明书变成了可有可无的摆设。二是“一个药方吃到底” 。以 IT 行业为例。在IT 行业，变革是唯一的常数。组织结构的频繁调整，人事的变化，部门职能的变化，会相应地导致职位的工作内容发生变化。 这时候，岗位说明书如果不能适应这种变化及时修正， 会很快过时。 另一种情况是，在变化如此迅速的 IT 时代，有人疑惑： “我们还需要岗位说明书吗？” 在比较稳定的传统行业里， 提这个问题有可能被奚落一番，但在 IT 行业却是非常普遍。许多在新兴的网络公司从事人力资源管理的同行们，常常发出这样的抱怨： “我们

14、的组织结构图三周一变， 办公室几乎全是新面孔， 常常是岗位说明书刚写完，职位就又调整了，整天忙着招人，根本没有时间也没有必.要去写什么岗位说明书”。这不禁使人对其中所蕴含的人力资源风险感到忧虑。在这个时候， 更需要对职位进行分析、 编写岗位说明书，以减少由于人员迅速膨胀、 组织经常变动所带来的风险，努力避免员工进出频繁、职责不清、角色冲突、无法考核、培训不力等混乱状况，降低人力成本。 此时，岗位说明书的格式应当简洁实用，突出重点，项目不应贪多；在描述职责时，尽量多用概括性、通用性的语言， 以使岗位说明书能有相对较长的稳定性。同时应加强上下沟通， 避免出现上层人员热血澎湃、 调整方向过快，而基层

15、员工面对变化却无所适从、 仍旧原地踏步的情况。 即使在传统行业里， 岗位说明书一般地也需要每一到两年修改一次。三是人事部门大包大揽。 编写岗位说明书不仅仅是人事部门的事。人事部门的责任是提供一种格式和方法， 培训一线经理如何编写并运用岗位说明书， 同时要对一线部门所撰写的岗位说明书进行审核。 一线经理是具体的编写者， 所以要经常审视下属的工作内容是否变了， 工作要求（衡量标准）、组织关系是否变了，如果有变化， 应马上更新岗位说明书。 这也是其承担人事职能的一种体现。有的公司是人事部门代行其事， 担任写手， 这在一定程度上失去了编写岗位说明书的本意。四是过于详细或过于简略。 有的公司把职位等级、

16、 工作的复杂性、管理责任的大小评价也纳入其中， 使得岗位说明书过于复.杂。我认为像这些属于职位评估的内容， 是不应该写入岗位说明书中的。职责内容写得很详实，别人理解起来会很容易，但会加大编写者的工作量， 而且，一旦职责内容有了细微变化就要调整岗位说明书，会加快岗位说明书的更新速度。 同样，如果写得过于简略，语焉不详，或者生僻的专业术语过多，会使人阅读理解困难。还有的公司所写的岗位说明书， 内容仅仅局限在工作职责方面，这是不够的。怎样才算详简得当？一句话，实用就行。五是对号入座， 过分迁就现任职者。 岗位说明书仅描述职位本身所具有的特性， 而与从事或即将从事此工作的具体人员无关。编写时不应掺杂着

17、现有任职者的身影， 尽管这很难做到。 过分迁就目前的任职者， 会影响其客观公正性。 当然，也不要矫枉过正，不顾现实条件， 按照绝对理想的任职标准和考核标准来写， 那会缺乏实用性。而在具体操作过程中， 还会出现下面的问题， 我们要想出解决办法：（一）部门职责分解不充分、 不完全（在下属职位中没有得到充分的分解，部分职责没有相关职位具体承担）1、对部门所有职位职责进行汇总合并，与部门职责对比，然后明确责任职位进行填充；2、对同一部门职责， 不同层级的职位可能担负责任不一样，.必须进行分级详细的描述；3、如是部门经理和业务口主管，请添加补充组织建设相关内容。（二）工作领域的划分不合理、不全面（某些职位从头到尾只有一个领域，某些职位一条职责对应一个领域）1、准确理解职位主要职责；2、可参考部门工作领域对本职位进行划分；3、如本职位是负责部门工作领域中的单个领域，请根据具体的职责用合并属性同类项的方式进行领域划分。（三）职责描述不符合要求（不规范、不准确、不全面，有重复、交叉现象）1、请统一按“动词 + 内容 +目的”的方式进行规范、准确、全面地描述，做到无重复、 无交叉， 以利于体现职位价值和提