总经办主任岗位认知及工作计划

1、总经办主任岗位认知总经办是一个综合全面、 协调统一的部门， 要切实起到承上启下、 协 调沟通、上传下达、以身做则的作用，能够及时、准确领会并实施领导的 思路意识， 坚决服从领导的统一指挥， 认真执行其工作指令， 当好领导的 参谋。以“ 服务、协调、参谋、监督 ”为主要职能，推动各项工作朝着既 定目标前进。一、部门职责1、企业内部制度的建立、完善及监督执行。公司管理制度包括：员工行为规范、考勤制度、安全保卫管理规定、 卫生管理制度、日常行政管理规定、后勤管理制度、固定资产管理办法、 低值易耗品管理办法、会议制度、文件管理制度、印章管理制度、车辆管 理制度、办公费用管理制度、保密管理制度等。行政管

2、理制度以员工手册的形式传达至每位员工。总经办将以 “持续改善”为工作原则，以检查、监督、指导为主要方式，来加大制度 执行力度，促进公司各项工作的制度化、流程化。2、日常行政事务管理。准确、迅速传达上级指示和文件， 并认真贯彻落实到位。 协助上级领 导和各部门进行联络、 沟通和协调；做好公司领导日常活动的服务、 协调、 安排工作。做好公司日常来宾、来客、来访人员和接待和安排工作。3、行政费用的预算与管理。制定公司办公费用的预算方案和计划，并在实施过程中进行费用控 制。制订总经办年度、季度费用预算，分解到各功能区块，监控其实施过 程，以合理降低行政费用；主要包括电话费、办公用品费、差旅费、招待 费

3、、礼品费、车辆使用费等。4、公司会务安排。 公司会议、公司庆典等重要会议、重要活动的组织、筹备、联系、协 调工作，提供会议记录与整理服务， 通报会议决议， 并对会议决议的执行 情况进行核查。确保各项会议、活动的顺利开展及会议决议的有效落实。5、固定资产管理。 制定低值易耗品和行政性固定资产管理制度， 对公司行政财产物资进 行登记、造册，定期进行盘点。监督、检查公司电脑、打印机、复印机、 传真机等办公设备、网络设备、运输设备及其它固定资产的采购、使用、 维护、保养工作，确保公司正常运营需要。6、文件信息传阅 。 监督公司日常重要政令的传达，落实并规范公司文件的拟、收、发、 存等工作流程， 负责公

4、司的公文收发、 资料整理、 信息收集和宣传报道工 作，确保公司重要信息的有效传递，保证公司各类信息的正确、有效、及 时传播。7、后勤管理 。 内部卫生、安保管理，宿舍管理，及公司办公用车辆的统一调度管理， 确保后勤服务及时到位，满足员工工作及生活需要。8、重要证照及资料管理。根据公司行政管理制度及保密制度， 监督及审批公司各类重要资质证件、执照、非技术资料、计算机光盘等的使用与保管及公司印章的刻制、 保管、使用及注销，确保各重要证照、资料满足使用需要及获得妥善保管。9、接待与外联工作。组织和接待相关单位 （包括上级单位） 的来访， 处理地方关系和社会 公益事务，处理重要函件。 代表公司与外界有

5、关部门和机构联络并保持良 好的合作关系， 培养良好的外部资源关系， 维护公司良好的形象。 广泛收 集、掌握上级和外界的各种政策信息（如科技、经贸、技改、荣誉等） ， 并充分利用这些政策信息，充分发挥政策优势为公司创造利益。10、企业文化建设及网络系统建设与管理。公司环境的布置与调整， 公司内部信息发布和内部刊物的出版， 各种 宣传素材的组织整理， 撰写公司大事记。 公司各类文体活动的组织开展工 作。公司内部办公系统的建立，对外网站的筹划建立，并不断完善内容。11、部门管理。根据公司阶段性目标和年度计划， 制订部门年度绩效目标和计划， 加 强本部门员工的队伍建设，进行部门内人员配置、绩效、薪酬管

6、理，合理 分配下属的工作职责、工作任务并督促其执行，合理控制部门预算。二、岗位职责（1）组织并制定公司行政后勤管理的相关规章制度，报公司领导审批后严格执行，并对工作人员执行规章制度的情况进行检查、 监督和指导。（2）主持总经办全面工作，根据公司阶段性目标和年度计划，制定 所属部门的目标、计划和措施，并予以监督和执行。检查、督导、考核下 属的工作，提出有关任免、奖惩、调动的建议和意见。（3）按照公司年度经费预算，严格控制公司各项行政费用的支出， 确认费用分摊范围，按月分摊各项费用。（4）负责公司的对外接待和服务，负责对外公共关系协调、宣传和 联系， 保持良好的对外形象。 协调与政府有关主管部门的

7、关系， 协调与行 业有关管理机构、 协会及其他有关各企业的关系， 并代表公司出席各种会 议，督导下属做好形象宣传、策划、推广等各类公关活动。（5）贯彻落实总经理的各项指令，按照具体要求检查、督导并及时 反馈执行情况， 为总经理决策提供必要的参考依据。 协调总经理和公司各 部门的工作，上传下达，保证公司整体运作的高效性。（6）组织、督导下属做好各类重大活动、会议的筹备工作。负责主 办的会议记录，督察督办会议决议（决定）。（7）制定企业的文件管理制度，组织、督导下属做好各类文件的起 草、校正工作，并予以审核。负责公司对外项目的上报和落实。（8）制定行政性资产管理制度，并依据各部门提供的所需行政财产

8、 物资的申请表，统一协调。组织、督导下属做好档案、印章、礼品及其他 重要物品的管理工作。（9）制定公司的小车管理制度，负责车队管理工作，对车辆进行调 度，控制交通费用。（10）根据公司年度工作计划， 合理安排公司的服务工作， 包括办公 环境、通讯、后勤保障等工作，确保公司整体工作正常有序的进行。（11）组织完成上级有关部门及领导交办的其他工作。三、工作思路及计划管理、协调和服务是现代企业行政管理工作的核心职能， 从整个企业 的职能划分来看， 总经办具有十分明确的职责和功能： 一是参谋辅助， 二 是综合协调，要做好总经办的工作，应从以下几个方面开展工作：1、明确职责，细化流程。首先，要依职能办事

9、。总经办的主要职责：履行参谋职能，为领导决 策服务；履行协调职能，为推动全局服务；履行承办职能，为公司运转服 务；履行管理职能，为中心工作服务；履行督办职能，为政令畅通服务。 因此，要将总经办的各项职能逐项分解到各环节、各岗位。其次，要按流程理事。要按照程序精简、环节顺畅、责任明确、标准 细化的基本要求， 优化总经办各项工作流程。 要逐项建立信息调研、 公文 运转、档案管理、机要保密、督促检查、会议管理等各方面工作的具体流 程，做到环环相扣、互促互进。2、完善制度，强化考核。（1）全面梳理公司的规章制度和工作程序，根据公司的生产业务流 程，更好的开展总经办的相关工作，逐步补充和完善各项行政管理

10、制度， 加大员工行为规范、 企业文化培训， 将行政管理制度彻底的、 一丝不苟的 贯彻下去。家有家规 ,国有国法, 一个企业就是一个团队 ,没有规矩不成方圆，何 谈带队。 现在公司正处在组建的关键阶段， 如何提高自身素质， 达到公司 的要求，就必须要求每名员工时刻以员工行为准则的相关规定和公司的相 关制度严格要求自己。总经办以“持续改善”为工作原则，坚持各项行政 管理制度的落实，如工作纪律，办公秩序等。同时不断完善工作规程，真 正做到用制度管人，按制度办事。3、树立主动的服务意识。搞好服务是总经办工作的天职。 服务工作无小事，做好一件事是小事， 做错一件事是大事，总经办所有人员按照“准确 、高效

11、 、求实 ”的工 作原则，更好的服务公司各部门。一是服务好生产经营各环节，做到承上启下，综合协调，以诚服务， 及时认真。二是服务好来宾来客，做到招待热情，服务耐心，处处注意树 立好、维护好企业形象。三是服务好广大职工，热情大方，以诚待人，做 好员工宿舍、食堂的管理工作，为大家创造一个良好的生活环境。4、加强行政费用管理。做到对人、财、物的调配、组合科学、合理，用科学方法对各部门的 行政费用作出合理的预算， 指导和督促部门员工按照精简、 节约的原则在 日常工作中力求产出收益的最大化。 做到勤俭持家，不该花的钱一分不花。 第一，继续控制全公司办公用品、 低值易耗品的用量， 严格按照计划审批、 发放

12、、监督；第二加强部门值班和检查， 杜绝水、电等能耗的浪费； 第三， 控制好公司行政管理费用，如小车费、招待费、通讯费、差旅费等监督审 查，杜绝不必要开支。5、加大项目申报力度。整合公司外部资源， 更多的享受国家的政策、 补助资金、 荣誉等各个 方面对公司发展壮大有着推动作用。 如经信委的技改资金、 节能减排资金、 商务局的海外市场开拓资金、发改委的新材料资金、重点项目资金等等。6、加强部门团队建设总经办根据部门的发展计划， 近阶段主要加强部门队伍建设， 狠抓工 作落实， 充分调动员工的工作积极性， 发挥团队协助合作作用， 确保行政 办各项工作的圆满完成。1、实行岗位责任制，为每一个岗位明确规定其职责和权限，把工作 落实到具体岗位、具体到人，分工细致，责任明确。2、坚持考核监督制度，对办公室人员的工作成绩进行评估。3、由于办公室工作的分散性和繁杂性，要求办公室工作有计