工作实务题示例

1、工作实务题示例一、背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是总经理助理高叶需要你完成的任务。 （15 分）备忘录至：秘书钟苗自：总经理助理高叶主题：我公司准备召开全国办公用品展销订货会，为了开好这次会议，公 司已决定与丽都大酒店签订展销订货会会场的协议。因该协议的内容关 系到会议能否成功举办，所以请你就该协议内容应注意的事项提出一些 建议，以便于我们在明天和公司有关人员讨论协议文本时作为参考。谢谢。总经理助理：高叶XXXX年X月X日参考答案】与酒店签订协议应注意的细节：1确定全部会议场地， 包括每个房间的名称及可供使用的时间。 餐 桌座位安排、视听器材以及其他设备的图表都应将有关内容附于签订的

2、 协议书之后。2确定保证的客房间数， 应列出参会者大多数人员的到达和离去日 期、房费起算和退租日期以及不受约束的客房退房日期。3确定由旅馆提供的免费商品和服务 （例如会议室及其布置， 特别 装饰，欢迎会的音乐和酒，飞机场接机，特别的娱乐活动，工作人员伙 食，电影放映员及其他额外人员） 。4确定任何特殊设备安装或改装， 是否要增加特别人员、 服务或设 施，并明确开支怎样负担。5确定预订和开票手续，包括组织方为宾客承担财务责任的限度。 6列明应向参加者个人直接收取的费用。7指定可以取消预订而不向参会单位收费的一段时间或最后期限。 8协议还应规定酒店需及时通报重要变动信息的内容。【评分标准】前 7

3、点，每小点 2 分，第 8 点 1 分，共 15 分。 此题是“根据所给材料来进行工作实务设计和实施”的典型试题。 总经理助理高叶要求秘书钟苗就与承办会议的酒店签订协议应注意的问 题写出相关的意见和方法，这是内容单一、具体的实务题。【试题分析】在秘书各级考试中，技能操作试卷里的“会议管理”部分都占了较大比重。根据秘书国 家职业标准“对国家职业资格五级秘书、四级秘书、三级秘书和二级秘书的专业能力要求依次 递进，高级别涵盖低级别的要求”规定，越高级别的秘书，需掌握的会议管理工作的难度就越 大、越复杂。对五级秘书来说，理论知识试卷主要是单选题，在会议管理“会议筹备部分的知识要求上，应做到准确、规范，

4、掌握基本常识。技能操作试卷要求掌握发送会议通知、制作会议证件 和指示标识、会议室预订、确认会议住宿、能够确认最终的参会人员等，在录像中有一些会议 筹备的细节要能够判断做法的对错。对四级秘书来说，不仅要求掌握四级秘书会议筹备工作中的拟订会议议程和日程、提供会 议地点备选方案、布置会场和安排座次、发布会议信息、安排会议食宿、车辆、邀请嘉宾、准 备会议资料、会议用品、安排会议礼仪服务、检查会议常用视听设备等工作，还要求掌握五级 秘书的发送会议通知、会议室预订、确认会议住宿等工作。对三级秘书来说，不仅要求掌握三级秘书会议筹备工作中的拟订各种会议的筹备方案、督 查会务的筹备情况、审核会议文件、与上司沟通

5、会议的有关事宜、拟订会议的应急方案等工作， 还要会四级秘书会议管理工作的拟订会议议程和日程、提供会议地点备选方案、布置会场和安 排座次、发布会议信息、安排会议食宿和车辆、邀请嘉宾等内容。上述内容在工作实务题和情 景录像题中经常是交叉的。在近年试卷中，会议管理部分常以两种类型出现：第一，在工作实务题中，根据所给材料设计工作流程、阐述工作的内容、原则和要求，灵活使用工作的方法（见工作实务题示例）；第二，考题具有综合性，它往往涉及教材其他章节内容，表现形式是：会议管理章十其他的工作 章节（或某个文种拟写）。这类考题既可能出现在工作实务题中，也可能出现在案例分析题中。二、背景说明：你是宏远公司行政秘书

6、钟苗，下面是行政经理苏明 需要你完成的任务。（15 分）便条钟苗：为规范公司对于文件的收集和整理的行为， 公司拟召开一次座谈会 请你将会议文件收集的要求和内容、会议文件立卷归档的意义以备忘录 形式提供给我。谢谢。行政经理苏明2007年 3月 15日【参考答案】备忘录 发自：秘书钟苗 发给：行政经理苏明日期： 2007年 3月 15日主题：会议文件收集整理的要求和内容，会议文件立卷归档的意义 内容：1收集会议文件资料的要求（1）确定会议文件资料的收集范围。（ 2）收集会议文件资料要及时， 确保文件资料在与会人员离会之前 全部收集齐全。（3）选择收集文件资料的渠道， 运用收集文件资料的不同方式方法

7、。（4）与分发文件资料一样， 收集会议文件也要履行严格的登记手续； 及时采取措施补救毁损的文件资料。（5）收集整理过程中要注意保密。2需收集的文件资料（1）会前准备并分发的文件。包括指导性文件、审议表决性文件、 宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。（2）会议期间产生的文件。包括决定、决议、议案、提案、会议记 录、会议简报等。（3）会后产生的文件。 包括会议纪要、 传达提纲、会议新闻报导等。3会议文件的立卷归档 会议文件资料的立卷归档概念解释。会议文件立卷归档的意义主要 有以下四点：第一，保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。 第二，保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程。第三，

8、保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。 第四，保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。评分标准】1本题满分 15 分。2“备忘录”格式正确，给 2 分。3题中（ 1）收集会议文件资料的要求 5 分，每 1 点 1 分；以收集 会议文件资料的内容 3 分，每 1 点 1 分；（ 3）会议文件的立卷归档 5 分， 其中定义 1分，意义每点 1 分。4若考生答案阐述符合情理，即可参照各点分值酌情给分。本题主要是考查考生对基础知识的掌握。在高级别的考试中有些题 目综合性较强，学习者需要对不同级别的内容综合掌握。因为从基本要 求而言，高级别的考题允许涵盖低级别的内容，这就需要高级别的考生 不仅

9、要掌握本级的知识，还要掌握低级别的相关知识，尽管以本级内容 为主，但不可忽略低级别的知识点。三、背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。（15 分）便条钟苗： 公司新成立的产品推广部的人员及办公用房都已确定下来，你需要 尽快布置他们的办公室。请你向我说明如何完成这项工作。行政经理苏明XXXX年X月X日【参考答案】布置办公室的程序如下：1对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析， 明确各部门及 各员工间的关系，以此为依据确定每位员工的工作位置。2列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。 按工作人员数 额及其办公所需要的空间，设定其空间大小。3根据工作需要，

10、选配相应的家具、 桌椅等，并列表分别详细记载。4绘制办公室座位布置图，然后依图布置。5对设备的安放提出合理建议。【评分标准】1本题满分 15 分。2工作程序每点 3 分，共 15分。只要合理， 可酌情给5 点，即可得满分。3如果考生所答工作程序与参考答案不一致， 分。考生所签工作程序若超出 5 点，只要包含了这便条钟苗：以下是我一下星期一（ 3月 19日）要参加的一系列活动： 上午召开董事会议，所有的经理都参加； 上午给参加员工培训课的新员工讲话； 中午与光华公司董事长马明及其夫人共进午餐； 下午前往阳光公司拜会市场开发部的经理高原； 下午会见丽康公司销售部经理张建。 请你抓紧时间为我作一合理

11、安排并将其填入工作日志中。 谢谢！行政经理苏明2007年3月 15日【参考答案】苏明经理下星期一工作安排及工作日志见下表:经理工作日志2007/3/19 星期一时间内容地点9:00 10:00处理日常事务：如阅读文件、处理信件等办公室10:15 11:15经理主管会议重事会会议至11:30 12:00给参加员工培训会的员工讲话员工培训中心12:30与光华公司董事长马明及其夫人共进午餐王朝酒店二楼 西域厅14:00 15:00会见丽康公司销售部经理张建会客室15:45前往阳光公司拜会市场开发部的经理高原阳光公司【评分标准】1 .本题满分15分。2. 表格名称、日期、星期各1分。3. 各项工作的时

12、间、地点自拟，但要求台理。6项事宜每项各2分,共12分便条钟苗：公司准备上一条微波炉生产线，打算采用观察法、询问法获得有关 市场信息，作为决策的依据和参考。请你向我介绍观察法、询问法的优 缺点。谢谢！行政经理苏明XXXX年X月X日六、背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。（15 分）【参考答案】1观察法的优点 方法简单、灵活，获得信息较为客观，适于对环境情况的了解，适 于对人物、事件实际状况的了解。2观察法的缺点 不易收集到深层次信息，获得信息量有限，效果受观察能力影响。3询问法的优点 灵活、实用；直接交流、沟通；能获得有价值信息；能获得语言或 非语言信息。4

13、询问法的缺点 信息收集者要有一定能力；获取信息的质量受询问技巧的影响；费 用高、时间较长、规模小，书面询问复杂、难掌握。【评分标准】l 本题满分 15 分。2观察法的优点，满分3观察法的缺点，满分4询问法的优点，满分5询问法的缺点，满分4 分，每答出 1 点给 1 分3 分，每答出 1 点给 1 分4 分，每答出 1 点给 1 分4 分，每答出 1 点给 1 分XXXX年X月X日便条高叶：为了进一步开拓产品市场，增强产品的市场竞争能力，扩大产品销 售，需要掌握大量的有关信息，作为分析研究、制定策略的基础。因此，请你完成下面几项工作：1说明信息收集的范围。2说明信息开发的形式。3说明你准备采用哪

14、种形式开发信息。4开发的信息材料要复印 5份给相关部门， 请说明复印应注意的事 项。谢谢。行政经理苏明【参考答案】1本题满分 15 分。2信息收集的范围包括市场信息、 产品信息、 消费者信息和各种贸 易信息。3信息开发的形式有：剪报、索引、目录编制、文摘、简讯、调查 报告。4准备使用的信息开发方式：调查报告。5复印注意事项：使用复印机前，开机预热；盖好盖板；保持复印 机玻璃台清洁。【评分标准】1每答出一方面的收集信息范围给 1 分，共 4 分。2每答出一种信息开发方式给 1分，共 5 分。3答出准备采用的信息开发形式为调查报告给 3 分。4每答出一点复印注意事项给 1分，共 3 分。 5若阐述

15、符合情理，可酌情给分，但满分不能超过 15 分。此题考核的内容包括三级秘书信息开发相关知识与技能、四级秘书 信息收集相关知识、五级秘书办公用品与设备的使用和管理部分的复印 机使用注意事项。考题涵盖了低级别的内容，相关知识与工作技能相结 合，而且包括本节以外的内容。三、背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。（15 分）便条初萌：最近公司有不少人对文件收发工作提出意见。请你说明在启封、登 记过程中应如何开展工作，并说明为什么机密文件不应混装在普件中。谢谢。行政经理XXXXXX年X月X日【参考答案】1拆封时应注意：（1）先把私人邮件和商业邮件分开；（2）再把办公室内

16、部邮件和外部邮件分开；（3）接着按投递方式再分， 如分为邮局投递、 专人投递和电子信息；（ 4）再将公司其他种类的邮件（如订单或者收据等） ，使用一些分 类工具细分，如分类架和分类盘等。2当做完初步拆封后还要注意：（1）不能拆开有“亲启”、“保密”等记号的邮件， 除非有上司授权；（2）如果无意中拆开了不应该拆的邮件， 应该立即在邮件上注明 “误 拆”字样，并封好；3）如果所接收的邮件是报刊、 小册子等印刷材料， 拆封时要注意整洁，把邮件上的所有包装纸除去，并要把来件理齐摊平；（4）拆邮件时， 要在邮件底部轻轻敲击几下， 使邮件内的物件落到 下部；（5）要使用开封刀或者用自动拆封机， 切勿用手撕

17、， 并仔细检查里 面的物件是否全部取出；（6）邮件上注明的附件，必须核对清楚。如果缺少附件，你应该在 邮件上注明，最好将附件用环形针或订书钉固定在邮件上。3要做到如实登记， 最好为邮件建立一个登记簿， 这样既可以作为 核对收发邮件正误的依据，又可以作为回复邮件的提示条。4机密文件不能按普发文件的发文渠道发送， 更不能混装在普通文 件中。如果将机密文件混放在普发文件中，就会酿成泄密事故，甚至产生严重后果。如果秘书将机密文件的内容看后透露出去，或将机密 文件不归还，后果就会更加严重。秘书人员应按规定办事，严格把关。【评分标准】1本题总分 15 分。2拆封工作每点 l 分，共 4 分；拆封工作注意事

18、项每点 l 分，共 6 分；登记工作 2 分；机密文件混装分析 3 分。3考生答题内容若与标准答案有出人， 只要内容接近可以参考每点 分值酌情给分。4在叙述中出现错字、别字，每字可扣除 1分，但最多扣除 3 分。八、背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明 需要你完成的任务。（15 分）便条初萌：XX公司王总经理将于下月率其公司一代表团来我公司参观考察。时，我公司张总经理将与王总经理就双方技术合作问题举行洽谈。请你 说明这次洽谈应该收集对方哪些的资料，并请说明开展这项工作应注意 的事项。谢谢。行政经理XXXXXX年X月X日【参考答案】101秘书人员应在会谈之前，通过各种渠道收集了

19、解以下资料（ 分）：（1）对方谈判的目标；（2）对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪特征等；（3）对方参加会谈的人数、姓名、职务等；（ 4）对方主谈人的详细资料等；（5）对方公司经营发展状况等。2秘书人员在收集对方的有关资料时要注意（ 10 分）：（ 1）了解组织的相关政策和规定（ 2 分）； （2）客观全面地准备资料（ 8 分）：1）首先要客观。 不要将道听途说或对方有意散布的虚假情报提供给 有关人员（ 2 分）。2）其次要全面，要充分了解对方（ 6 分。有下面的说明，则每点说 明各 1 分，答出 4点即可。无说明只有此条目，给 2分）。 对方谁是真正的决策者； 对方的个人资讯、谈判风格和谈

20、判经历； 对方在政治、经济以及人际关系方面的背景情况； 对方的会谈方案； 对方的主要商务伙伴和竞争者，及其彼此关系的演化。【评分标准】1第 1 大点共 10 分。每点 2分。2第 2 大点共 10 分。第 1 小点 2 分。第 2 小点共 8 分。其中第 1 点 2 分，第 2点共 6 分，答出其中 4 点为满分，只答要点的为 2分。3在叙述中出现错字、别字，每字可扣除 1分，但最多扣除 3 分。九、背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明 需要你完成的任务。（20 分）便条钟苗：公司上周召开了高新技术产品推广会，总经理急欲了解此次会议的 社会效果，请你负责完成此项工作，并简要向

21、我说明：1你准备从哪些渠道获得所需信息？ 2你如何全面收集相关信息？ 3怎样完成会议文件的立卷归档工作？ 谢谢。行政经理苏明2007年 2月 25日【参考答案】1收集信息的主要渠道有：（1）通过报纸、 杂志和广播电视等相关资料的收集， 了解传媒对此 次会议的评价和反馈。（2）从网上收集有关推广会的信息和同类产品的情况。（3）从有关科研单位了解对此次推广会的评价。（4）从公司在各地的销售点、 代理商、 客户等处了解对此次会议的 反馈情况。2（1）秘书人员要做到多听、多记、多想、多跑，才能比较全面地收集信息，要深入实际，掌握第一手资料。（2）会议信息收集要求全面、真实、及时、适用、重点突出。3对此

22、次会议信息的加工方式可以采取：（1）综合加工：把各种相关的信息有机地结合在一起的过程。（2）提炼加工：指从各种信息中摄取所需要信息的深加工过程。（3）推导加工：依据已知消息， 运用逻辑推理得出新结论的加工过 程。4立卷归档的主要做法：（ 1）首先做好会议文件的收集整理工作。 确定会议文件的收集范围； 选择正确的收集会议文件的渠道；运用多种收集文件的方法，收集文件 应严格履行文件登记手续，并认真检查文件是否缺件、缺页、缺损的情 况。如果出现此类情况，应尽快及时采取补救措施。收集整理过程中要 注意保密。（ 2）会议文件的立卷归档： 把会议过程中的一整套材料， 及时进行 分类，力求完整全面，会议记录和纪要的原件要长期保存。评分标准】1本题满分为 20 分。2第 1 点“收集信息的主要渠道”的 4 个