计划及目标制定

1、计划及计划及目標目標设定设定Planning and Goal Setting 1计划及计划及目標目標设定设定Planning and Goal Setting課課程目的程目的：在課程完畢時，學員可以：1.明白創新思維,思維衝擊和理性思考的過程2.確認在各種不同環境下不同类型的問題3.在工作上明瞭計劃和訂立目標的重要性4.知道如何分析問題和訂立聰明的目標（SMARTGOAL）5.學習怎樣去將計劃落實2課課程程內內容容：1.在工作上,創新思維(CreativeThinking),思維衝擊法(Brainstorming),反思維衝擊法(ReverseBrainstorming)和理性分析(Rati

2、onalAnalysis)2.確認在學員的工作環境內的困難目標(ProblemTarget)3.良好計劃和理性計劃的考慮因素良好計劃的主要組合強弱機脅分析(SWOTAnalysis)先後緩急(PrioritySetting)聰明的目標 (SMARTGoal)應變計劃(ContingencyPlan)補救措施(CorrectiveMeasure)4.計劃好有效的計劃實施實施計劃成功的要素(KeySuccessFactor)監察里程碑 (MonitoringMilestone)跟進計劃(Followupplan)3 課課程大程大網網09:0009:30破冰器學員互相介紹導師自我介紹課程簡介學員對困

3、難目標理解和對課程期望分享09:3010:30創新思維與理性分析確認學員日常工作上的各種類型的目標和困難創新思維,思維衝擊法和邏輯分析思維衝擊法練習反思維衝擊剖釋和練習理性思考過程和如何去做計劃與及作決策10:3010:45小休10:4511:15困難的分析分析困難的不同角度-性質、地點、時間、問題大小-尋找困難的主要原因和練習困困難難目目標訂標訂立立Problem Target Setting二000年三月十日(星期五)411:1512:25良好計劃和理性計劃良好計劃的主要組合-PDCAcycle計劃中所面臨的挑戰和選擇聰明的目標和練習(工作上有針對性)強弱機脅分析和練習12:2513:30

4、午飯13:3014:00訂立行動計劃面對的:-計劃上的危機意識和風險評估應變計劃補救措施分組練習和班上發表(對學員工作有針對性)15:1515:30小休15:3016:40計劃的施實實施計劃成功的要素監察里程碑跟進計劃分組練習和在班上發表16:4016:50一天課程總結16:5017:00課程評估*課程完畢*5主管的工作主管的工作實務實務操作功能操作功能親力親為去完成的工作管理功能管理功能透過他人去完成工作PTS6政策政策執執行者行者策策劃劃組織組織指指揮揮控制控制PTS7習習作作1.什么是計劃(Planning)?2.在工作上,你在計劃中經常遇到的是什么問題?PTS8練習練習:1.請列出你在

5、工作上需要計劃的要項。(從重要的及在工作范圍內比重較高的開始)2.在計劃時,你需要考慮的因素是什么?PTS9如何去管理成功的工作表如何去管理成功的工作表現現訂立主要目的執行結果監察及反省計劃PTS10管理管理階層階層計劃種類計劃種類Management LevelsTypes of Plans高層領導長期計劃(3至10年)中層管理中期計劃(1至3年)低層管理短期計劃(日常至1年)計劃計劃的的種類種類和管理和管理階層階層PTS11計劃計劃的的種類種類1.工作上的計劃(FunctionalPlan)2.組織上的計劃(OrganizationalPlan)3.計劃的特性(Characteristic

6、sPlan)例如:完整性(Completeness)複雜性(Complexity)正式性(Formality)成本(Costs)4.計劃的長短(TimeInvolvement)例如:Long(長),Medium(中),Short(短)5.活動層面性(ActivitiesInvolvement)例如:內部管理(Operations)市場營銷(Marketing&Sales)開發研究(R&D)PTS12管理的管理的級別級別Levels of Management頂層Top策略性Strategic中層Middle其他Other戰術性Tactical運作上OperationalPTS1

7、3計劃種類計劃種類策略性計劃(Strategic)戰術性計劃(Tactical)運作上的計劃(Operational)預防出錯的計劃(Contingency)不同可能出現的計劃(Scenario)PTS14項項目管理目管理質質量量圖圖Project Management (Quality) Cycle計劃Plan操縱Monitor(Do)控制(Control)落實(Act)反省(Review)審核(Check)溝通CommunicationPDSACycle:DemingQualitysCyclePTS15項項目管理流程目管理流程計劃執行追蹤評估PlanExecutionMonitoringE

8、valuating項目設立計劃執行追蹤評估DefinitionPlanImplementMonitoringEvaluatingofproject計劃執行審核落實PlanDoCheckActPTS16PCDA - 改改變變流程流程 (品品質質改改進進)PlanDoActCheck1.找出改進的機會2.檢定客戶希望的結果3.斷定問題在那裏4.收集資料5.分析問題根源6.找出解決方法7.準備改進計劃8.行動(Action)9.依計而行(Accordingtoplan)10.監察結果，依計劃或要改變?11.找出更改原因12.任務改變13.重新系統化流程-務求完美14.再思考PTS17沒沒有有計劃計劃

9、的代的代價價PTSACDPCDPA18大大腦沖擊腦沖擊法法(Brainstorming)人體左腦/右腦之結構和運作左腦右腦感情創意較粗枝大葉分析理性邏輯思巧精密、幼細PTS19思思維沖擊維沖擊 / 腦腦力激力激盪盪(Brainstorming)三大原則產生構想愈多愈好重量不重質鼓勵創新構想期間不准批評待思維沖擊結束後，才開始評估構想改善各項意見PTS20思思維沖擊維沖擊的用的用處處在很短的時間內收集各類不同的意見將各人的不同創意及想像力盡量發揮PTS21思思維沖擊維沖擊 / 腦腦力激力激盪盪(Brainstorming)將大組分為小組(3-7人)開會程序1.簡述要討論的問題2.遵守三大原則3.

10、說明進行討論的方法自由發言/輪流發言可以發言之後再補充相關意見/資料不許解釋或批評，直至評估構思時段將構思全部記錄下來4.時間限制例如三十分鐘5.結尾:收集整理所有創意然後作理性評估分析利害作取捨謝謝!解散PTS22解解決問題決問題及作及作決決定定Problem Solving and Decision Making1.問題分析(ProblemAnalysis) 為什么會這樣2.決定分析(DecisionAnalysis) 應該採取什么行動及步驟3.潛著問題分析(PreventiveMeasures) 前面仍要面對什么可能的麻煩/風險4.預防措施(PreventiveMeasures) 有什么

11、可以克服這些問題的可行方法5.應變計劃(ContingencyPlanning)PTS23形形勢勢分分勢勢 (Situation Analysis)澄清問題的癓結所在問題的輕重先后緩急 嚴重性 迫切性 是否會升級/擴大考慮問題的因數:- 影響有多大 有誰會被波及 採取行動的最后限期 從那方面開始 這問題的取向怎樣 如果不採取任何行動有什么后果PTS24解解決問題決問題(Problem Solving)1.確認要注意的事項2.問題的先後緩急3.解決問題的一些可行方法及工具什什麼麼是是問題問題(Problem)請請列出你日常工作上最常列出你日常工作上最常見見的的問題問題(從從最最艱艱巨的巨的開開始

12、始)PTS25註：如果問題不處理，是否會升級？高中中高問題的迫切性問題問題先后先后緩緩急急(Priority Setting)問題的嚴重性PTS26 困 难 严 重 性 迫 切 性 自 己 或 工 作 小 组 能 力 须 时 须 费 用 总 分 选择问题选择问题PTS275M選題選題法法由工作成員建議要討論的題目，然后從中挑選一個作為個案，在這個選題的過程當中，大家是應該按照下述5M的方針去衡量那一個題目最值得去討論。Manageable在能力範圍以內Measurable容易衡量工作進度Moderateduration完成日期不致太遙遠Managementappreciation公司賞識這個計

13、劃Memberspride一旦成功工作成員有成就感SMART聰聰明方法明方法：Specific目標明確Measurable可量度Achievable可達成Result-Oriented以成效為本Time有時間限制訂訂立有待解立有待解決問題決問題的一些指引：的一些指引：PTS28解解決問題決問題的六步法的六步法：1.選題2.分析問題，找出主因3.集思廣益，研究各種可行辦法4.篩選出最可行的辦法5.編排行動計劃進行改革6.評估結果，將方法標準化和推廣出去尋尋找找問題問題及解及解決問題決問題一些可行工具：1.因果圖(魚骨圖)2.柏拉圖3.觀摩模彷PTS29推廣不被顧客接受的原因柏拉柏拉圖圖 (Par

14、eto Diagram)原因口味不適合當地人推廣時間太短廣告內容不生動推廣的環節不配合數量40302010百份比40%30%20%10%累積比率40%70%90%100%1.2.3.4.PTS30柏拉柏拉圖圖 (Pareto Diagram)原因1原因2原因3原因4100907040250PTS31因果因果圖圖/魚魚骨骨圖圖(Cause & Effect Diagram/Fish Bone Diagram)“分析”系解決問題的一個重要的步驟。當問題一經發現及明朗化後，就必須“分析”問題的成因，以便儘早解決。要因分析圖是品質圈應用的分析工具的一種，是運用邏輯的方法追查出導致某個問題的形成

15、因素。形成問題的“真因”是可以根據要因分析圖的線索及有關人員嚴格的審查後，顯現出來。此圖是由日本的石川馨博士所研究提出使用，故亦稱石川圖。又因为此圖的樣子很像魚骨，故又稱为魚骨圖。要因分析圖就是能一目了然的表示結果受原因之影響情形或二者之間的關係的圖形。在繪製要因分析圖時，通常是將問題寫在一邊，將問題的各種成因，詳列在另外一邊。在繪製要因分析圖時，在列出問題的各項成因方面，一般多是採用“4M”，因为在尋求問題的真正起因時，以“4M”，因爲在尋求問題的真正起因時，以“4M”作为思考途徑，將有助於推敲出問題的真正成因。4M就是Man：人Machine：機Material：物Method：法4M方法

16、的本質精神，主要是將各項不同的問題的成因歸納在這幾类主要原因之下，使問題的成因能夠以一個簡潔，明朗而有系統的次序詳列出來，使之成为成因的主流，再尋找出各主流中的次流。其他考慮的因素：包括環境，時間等PTS32繪劃魚繪劃魚骨骨圖圖的步的步驟驟：(1)結合全體組員的知識與經驗去思考。(2)鼓勵發言，在開放和融洽的氣氛底下討論。(3)隨著人、機、物、法四個方向去思考原因。(4)以5W1H協助思考。(5)完成后，大家討論圖中眾多原因中到底那一兩個才是主因。What WhereWhenWhoWhyHow什么事情那裡發生 何時發生由誰經手為什么發生如何發生PTS33魚魚骨骨圖圖 (Fish Bone Di

17、agram)機人法物三號機件太陳舊一號機件有時出現故障太洋化員工技術不足光纖質量不達標準第二,三工作組工作流程重覆某原料質量欠佳某原料在倉庫儲存太久PTS人手不夠團隊合作出問題環境34魚魚骨骨圖圖 (Fish Bone Diagram)廣告內容不生動口味不適合當地人推廣環節不配合推廣時間太短用語太古板廣告人物太老太洋化推廣前沒有作調研推廣不被顧客接愛工作團隊沒有群體精神推廣地區太散不能集中精力作重點出擊事前準備不足推廣費不足PTS35魚魚骨骨圖圖 (Fish Bone Diagram): 對對策策對對策策問題問題實實施施時間時間效果效果1.推廣前沒有作調研找出當地最受歡迎的歌星來唱歌宣傳歌譜用

18、當地最流行的民謠2.口味不適合當的人針對不同顧客群按比例作抽樣問卷調研將結果分析作有效剪裁內容工作團隊在推廣項目進行前要一起討論,了解各人的角色和責任項目前作排練3.推廣環節不配合工作團隊沒有群體精神PTS36练习练习： 反思维冲击法反思维冲击法(Reverse Brainstorming) 应变图应变图(CONTINGENCY DIAGRAM) 问题PTS37SWOT Analysis強強弱弱機機脅脅分析分析1.Strength強項2.Weakness弱項3.Opportunity機會4.Threat威脅PTS38 公公 司司 项项 目目 朗朗 讯讯 对对 手手 (甲甲 ) 对对 手手 (乙

19、乙 ) 强 项 弱 项 机 会 威 胁 練習練習：強強弱弱機機脅脅分析分析PTS391. 现时产品服务特征现时产品服务特征 现时我们的主要业务是什么？ 什么是我们的主要产品服务？ 这些主要产品服务布什么共同特征？ 谁是我们的主要顾客？1. 顾客的行业有什么共同特征？ 2. 不同行业顾客有什么特征？ 3. 他们个别行业顾客有什么特征？ PTS40现时的产品服务：现时的产品服务： 成功及没有这样成功成功及没有这样成功 1. 成功系列成功系列 (尤其与竞争对手比较尤其与竞争对手比较) 什么产品服务在过去一两年特别成功？ 这些特别成功的产品服务有什么特征？2. 较弱的系列较弱的系列 (尤其与竞争对手比

20、较尤其与竞争对手比较) 什么产品服务在过去一两年较弱？这些较弱的产品服务有什么特征？PTS41强项强项 Strength 1.有什么强项是你们独有而你竞争对手没有？2.有什么强项是你远超于你的对手？3.有什么特性你们将可以发展为独特的强项？PTS42机会机会 Opportunities 1. 外在机会外在机会 ( External Opportunities ) 有什么是业务上较长期的外在机会(1 年以上) 有什么是业务上较短期的外在机会(1 年内)2. 内在机会内在机会 ( Internal Opportunities ) 有什么是业务上较长期的内在机会(1 年以上) 有什么是业务上较短期的

21、内在机会(1 年内)PTS43现时的工作较成功及较弱的现时的工作较成功及较弱的 1. 什么是我们现时工作职能上较成功的地方？ 2. 什么是我们现时工作职能上较弱的地方？ PTS441. 有什么外在威胁有什么外在威胁 (External Threats)你认为会在长远上你认为会在长远上(一两年后一两年后)来来说对你的公司行业有影响？说对你的公司行业有影响？ 2. 有什么外在威胁有什么外在威胁 (External Threats)你认为会在较短期内你认为会在较短期内(一年内一年内)来来说对你的公司行业有影响说对你的公司行业有影响 例如：例如： 1.经济情况2.行业环境3.政府政策法例4.消费的趋势

22、期望5.生产方式科技的发展及应用威威脅脅 (Threats)PTS45PEESTAnalysis(政政經經環環社社科分析科分析)1.Politic政治2.Economic經濟3.Social社會4.Technologic科技5.Environmental環境6.Legal法律PTS46 PEEST SWOT P 政治政治 E 经济经济 E 环保环保 S 社会社会 T 科技科技 Strength 强项强项 Weakness 弱项弱项 Opportunity 机会机会 Threat 威胁威胁 PTS47達達明圈明圈 DEMINGS CYCLEACT落實PLAN計劃CHECK檢查DO執行PTS48習

23、習作作1.什么是目標(GOAL)?2.在工作上目標發揮什么作用?PTS49訂訂定目定目標標的框架的框架Framework of Goal Setting(GOAL)(STANDARD)目的責任責任責任目標標準目標標準目標標準PTS50訂立目標訂立目標Goal Setting将个人的目标溶汇在公司目标内公司理想(Vision)公司任务(Mission)公司目标部门目标团队目标个人目标PTS51KEY RESULT AREAS 主要成功通常主要成功通常適適用於主管用於主管級級或以上或以上PTS52TM6-CQ262-1Perato Principle (柏拉柏拉圖圖家律家律)2080802020/

24、80Rule53目目標標 (Objective)是描述結果(OUTCOME)是量度工作表現的尺度(CRITERION)是有一個時間表(TIME-FRAME)去達成的結果是將資源(RESOURCES)去集中在可行性的焦點(FOCUS)上PTS54聰聰明的目明的目標標SMART GOAL1.SPECIFIC具體性2.MEASURABLE可量度3.ACHIEVABLE可達成4.RESULTS-ORIENTED以成效為本5.TIMEFRAMED有時間性PTS55比如：在銷售方面增加生意額增加市場佔有率SPECIFIC 具具體體上上PTS56在數量上Quantitative在質量上Qualitative

25、比如：比如：增加營业額20%在數量上。在可營利(在質量上)的生意上，增加生意額。MEASURABLE可量度可量度PTS57ACHIEVABLE可可達達成成極富挑戰性，但是在資源上財力、物力、人力、時間及環境因素上是可以達到的。比如：比如：在營业額上限的訂定在營利的預測方面預留一些特發因素的影嚮。-在資源及外在環境因素經濟條件轉變等.作準備工夫。PTS58RESULT-ORIENTED以成效以成效為為本本目標訂得好與壞，最終是以在目標要達成的期限為止，評審成效。比如：比如：若在目標訂立時，是以營利增加20%為目標。到目標期限屆滿，成效就以這20%營利增加作成敗的標準。PTS59TIME FLAM

26、E有有時間時間性性目標的達成與否，通常是以某個活動的普遍周期作準。一間公司的營利是以這公司的工作年期為準。1998年度一個建築項目Project以其投標時的指定期限為準。比如：比如：由1998年1月1日至1998年12月31日止增加營业額20%及經常性營利增加25%。PTS60可行办法评选可行办法 永久性 需时 人力 培训费材料费 供货商可靠性 总分决定与原因说明日期：PTS61观摩模彷观摩模彷 他山之石，可以攻错。(1) 找出自己的弱点和暂时未有对策的地方。(2) 寻找那一个部门或那一间公司专长于这方面。(3) 组队去采访他们。(4) 搜集数据以证明他们的方法有效。(5) 考虑这个方法我们是

27、否能用。(6) 如果能用，如何修改它去配合我们的情况。(7) 实行条改后的方法。(8) 检查进度与成效。PTS62什么是决定什么是决定(Decision) 决定分析决定分析(Decision Analysis) 作决定时的通病：-1.在未澄清到底自己想透过决定达到什么时，已考虑可能的选择2.只集中在有利的选择上3.忽略了某选择的后果4.在不足够的资料上作决定为什么有这些通病？可能的情况包括：1.这决定可能是由一个或少数人做出2.时间紧急，一定要快些做决定3.对于作决定的人来说，他们不知道什么消息或资料是必需4.决定是由一组人所决定，而这组人的成员意见十分分歧5.消息及资料散播到许多人手中PTS

28、63決決定分析定分析 ( Decision Analysis)1.澄清目的(ClarifyPurpose)2.衡量選擇(EvaluateAlternative)3.評估危機(AssessRisk)4.作決定(MakeDecision)PTS641. 澄清目的澄清目的 (Clarify Objective)確定做什么決定發掘目的將目的劃分為必需的 (MUSTS)想要的 (WANTS)PTS652. 衡量衡量選擇選擇 (Evaluate Alternatives)產生選擇透過必須的目的(MUSTS)去過濾選擇將想要的目的(WANTS)與選擇作比較PTS663. 評評估危估危機機 (Assess R

29、isk)什么是不良的后果(Consequences)這些后果有多嚴重這些后果如不處理是否會升級，變成危機如這后果或危機發生，是否有方法應付或化解風險(Risk)有多大這些后果是否可避免(PreventiveMeasurements)PTS674. 做做決決定定評審相對的好處(Benefits)或后果(Consequences)/風險(Risk)，然后做出決擇如果作一個較保守的決擇，要不考慮，危機較高的方法(穩中求勝)如要求一個突出的成果，而自己有能力去克服危機，可以考慮一個風險較大的選擇(險中求成)兩利相權取其重兩害相權取其輕PTS68目目的的的的审审核核(Auditing Objective

30、s) 面对每一个目的，我们要问这个目的是否与决定有关怎样才可以将这目的表达得更清楚这目的是否将想所要的结果明确的反映出来是否每一个必需的目的(MUST)罗列出来，它是否真实及可量度这些必需的目的是否一定是必需的可可能能发发生生困困难难的的分分析析 Potential Problem Analysis 1. 确认可能发生的困难2. 确认可能发生的原因3. 采取预防措施4. 计划应变行动决决策策 Decision Making 有四大类型：(1) 独裁：由一个人作出所有决定；(2) 讨价还价：对立的双方争取自己的利益，最后作出妥协；(3) 合作商讨：有关部门开会研究达成协议；(4) 民主投票：所有管理阶层讨论，然后投票决定。PTS69在工作的目在工作的目標標練習練習：部部門門工作性工作性質質 Department/Function) 在特定期限中要在特定期限中要執執行的工作目行的工作目標標必須完成(Musts)期限(Deadline)1.2.3.4.5.6.想達成(Wants