如何提高沟通效率

1、如何提高沟通效率管理沟通学第七小组作业管理沟通学第七小组成员 （王文亭、 赵佳、荆志馨、 许长 瑞、颜欣卓、宋越、李冰一、姜自鑫 ）共同围绕沟通是什么， 沟通由那几个方面构成展开深入的讨论，由王文亭、赵佳、 荆志馨、许长瑞、颜欣卓、宋越、姜自鑫共同查阅资料，李 冰一执笔共同完成本次作业。管理沟通学第七小组一致认为 沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈 的过程，沟通过程由表达 倾听 理解 表达循环构成。沟 通其实是一种联络感情的重要手段，通过有效的沟通能增进 双方的信任感和亲和力，对团队凝聚力的提升也有很大的促 进作用。通过共同完成本次沟通论文，大家通过沟通了解彼 此的理念、 思

2、路、方法等， 弥补个人的认识误区和知识盲点， 对孔子的 “三人行，必有吾师焉 ”有了更好的理解。人只要生活在这个社会里，就避免不了与人交往，人际 关系是你和社会交往的一个纽带。人际关系并不是凭空建立 起来的，沟通在其中起了非常重要的作用。在沟通中想要成 功必须要掌握一定的技巧才能化解沟通中的抗拒，从而达到 沟通中的目的。那么如何能提高沟通的效率呢？1 要培养积极的沟通意识。在工作中， 生活中， 遇到问题的时候， 一定要积极沟通，拥有主动的意识，而不是任由事物发展，任由别人处置。积 极的沟通意识有助于沟通顺畅，提高信息传递效率。与人交 流要求我们巧妙地听和说，而不是无所顾忌地谈话。而与那 些充满

3、畏惧的人、怒火中烧的人、或是遭受挫折的人交流就 更难了，因为在这种情绪的控制下，我们会更加束手无策。 但无论是在家里或是工作中，不要对自己在沟通上的障碍感 到绝望或是放弃！再好的交流家也是一点一点磨练出来的。1.1 创造良好的氛围 即使对方看上去是在对你发脾气，也不要与他还击。别 人的情绪或是反应很可能和你一样是由于畏惧或是受到挫 败而造成的。做一个深呼吸，然后静静数到10，让对方尽情发泄情绪，直至他愿意说出他真正在想的是什么。你不必知 道所有的答案。说 "我不知道 " 也是很好的。如果你想知道什 么就说出来，然后说出你的想法。或者你愿意与对方一起找 出问题的答案。 对事实

4、或感受做正面反应， 不要有抵触情绪。 例如说： "多告诉我一些你所关心的事 "或是 "我了解你的失落 "总比说： " 喂，我正在工作 " 或" 这不是我份内的事 "要好。1.2 掌握每一次机会 掌握好每一次的交流机会，因为很多时候你可能因为小 小的心不在焉而导致你与别人距离的疏远。比起你的想法， 人们更想听到你是否赞同他们的意见。好多人在抱怨人们不听他们说话，但是他们忘了自己本身也没有听别人讲话！你 可以给出你的全部意见，以表示出你在倾听，并像这样说： a."告诉我更多你所关心的事 "b.&qu

5、ot;你所关心的某某事是怎么回 事啊？"c."我对你刚才说的很感兴趣，你能告诉我是什么导致 你如此相信它的吗？"d."你为什么对某某事感到如此满意 ?"记 住别人说的和我们所听到的可能会产生理解上的偏差！我们 个人的分析、 假设、判断和信仰可能会歪曲我们听到的事实。 为了确保你真正了解，重说一遍你听到的、你的想法并问： "我理解的恰当吗 ？"如果你对某人说的话有情绪反应，就直接说出来，并询问更多的信息： "我可能没有完全理解你的话， 我以我自己的方式来理解的，我想你所说的就是某某某的意 思吧，这是你的意思吗 ？&q

6、uot;坦白承认你所带来的麻烦和失误。1.3 积极主动去影响他人 做事要承诺一个期限，如果你需要别人的协助，就用你 的活力影响他们。例如，如果你要更新某人的电脑，并要在 她的办公室工作， 你可以说： "我知道在这个不方便的时间打 扰你很不礼貌，但我将感激你的合作。我们的维修工作可以 使你的工作系统恢复正常， 我们将会在下午 3 点钟到您那去， 5 点钟就会结束工作。 " 如果没人问你，就不要指指点点。明 知道说出来会对某人有好处的事但又不能说，真是会令人挠 头。用婉转的表达方式， 像"有可能是"或"我也遇到过这种 相似的状况，如果怎样怎样就可以

7、帮助解决，你要是认为有 用的话，我愿意与你分享更多我的经验。以上这些总比你说 "你应该怎么怎么样 " 好得多。求同存异。你们俩个共同喜欢 的是什么 ?把你的意见说出来以找出共同点。例如： "我认为 这个计划可以使你取得成功。 "记住改变会给人以压力。 用你 的热情影响你的雇员，他们就不会改变和失控。不要假设谁 会知道你的私心，把对你来说是最重要的事说出来，也问问 别人什么对他们来说是最重要的，这会给你们的沟通打下良 好的基础。 提高你的听力技巧。 好多人认为他们的听力很好， 但事实是大多数的人根本就没听 -他们只是说， 然后想下一步 该说什么。倾听意味着

8、提出好的问题，排除杂念，比如：下 一步该说什么、下一个该见谁、外面怎么了之类的。如果有 人话里带刺，经常是因为他的心里隐藏着恐惧，他们想要你 做的只是真实、友好的交谈。2 要拥有良好的心态。 沟通要谦和、真诚、委婉、不厌其烦，切忌居高临下、 盛气凌人、不耐烦。与不同的阶级的人沟通时，要很好地区 别自己的语气。作为主动沟通者与被动沟通者，都需要一个 和谐的心态去进行表达或者倾听。拥有一个良好的心态，在 意见出现分歧时，才不会钻牛角尖，错解他人表达的意思。 拥有良好的心态，能很好的控制自己沟通时的情绪波动，以 免发生过激行为，同时要注意与人沟通的三大原则。2.1 开放重情与人言语交谈是最主要的沟通

9、方式，要学会用开放的方 式去沟通，而不是用封闭的方式去谈话，所谓封闭，俗语就 是说话堵别人的嘴，让别人无法继续表达，这在一般人际不 和的时候常常可以见到， “得理不让人 ”就是最明显的例子。 还有些人，说出的话听起来是没错的，很占理，但是仔细想 一想不合情，合道理不合情理。比如婆媳之间的口角，如果 看重情分就可以让一步，没有争执的必要，不是有人说：家 庭就不是个讲理的地方，意思是要更看重情和缘分。封闭式 谈话的最大危害是使沟通受阻。人们习惯把不能够表达出来 的想法压抑下去，久而久之变成人与人之间的心理距离，或 者变成怨恨。 这样的例子比比皆是， 它就发生在我们的身边， 而且侵蚀着我们的人际生活

10、。2.2 宽厚执着 在与人交流的过程中，不管说话的语气是什么样的，强 加于人的想法和做法都是难以让人接受的，善解人意的人尤 其懂得其中的道理。如果想让人接受自己的想法，就要尝试 用对方接受得了的方式，传达自己的意愿。没有“应该”和“一定 ”，这是与人沟通时错误的信念之一。 如果想传达自己的意愿和想法，就要首先明了对方的心思和 想法，估计出自己的意见有多大可能被采纳，需要从哪个方 面入手，需要怎样的表达才能使他接受自己的想法。任何一 种有效的沟通都需要以既宽厚又执着的态度对人。宽厚是对 人的态度，心胸宽广，不计较小事和小利；执着是坚持自己 认为正确和可行的想法。宽厚待人和坚持自己并不冲突，只 是

11、态度的端正和运用技巧的问题。没有技巧的交流就没有成 功；没有善待他人的态度也不会找到正确的方法。所谓工于 心计的人，玩小权术的人最终还是会以失败告终。2.3 会说会听 我们沟通时，最要紧的是要学会说话。这里不是指学会 潜词造句， 而是要学会有效表达， 学会表达的技巧。 俗语说： 会说的不如会听的，就是指别人能够从你的话语里悟出你真 正的动机而不仅是从你嘴上说的来理解你。倾听很容易理 解，就是多听少讲话，认真听别人讲话，容纳得下别人的不 同想法，给别人充分表达自己的机会，这同样是一种深层的 尊重。真诚、尊重、倾听、接纳这是人际交往的原则，不论 什么样的关系，只要这些原则运用娴熟，就会增加人与人交

12、 往的快乐和顺畅，就会增进身心健康，不妨试试吧。3 要学会运用沟通的技巧。 沟通常常以说为主，肢体语言为辅。语言表达能力具体 指用词准确，语意明白，结构妥贴，语句简洁，文理贯通， 语言平易，合乎规范，能把客观概念表述得清晰、准确、连 贯、得体，没有语病。沟通技巧主要有以下的几个方面：3.1 多听 在与别人交流的时候多听别人的说话方式，从中学习其 好的说话技巧，从而提高自己的语言表达能力，也是为多说 做准备。听的时候一方面学习好的说话技巧，另一方面听的 时候要有侧重点。 例如听新闻联播， 学习其对时事的报导性、 概括性、新闻性的语言。3.2 多读 多读好书，培养好的阅读习惯，从书中汲取语言表达的

13、 方式方法和技巧，知识会增加语言的素材，增加一个人的气 质涵养，而多读也是为多写做准备。而读的时候也和听的时 候一样，一方面增加素材，另一方面读的时候要有侧重点。 可多读人民日报的社论，学习其对事物评价、分析的表述方 法和语言。3.3 多说并不是逮什么说什么， 乱说一气， 而是有准备、 有计划、 有条理地去说，或者是介绍，或者是演讲，要说得好、说得 精彩，必须有充分的准备， 而这一准备过程和实际说的过程， 也就是在练习语言表达的过程。3.4 多写 平日养成多动笔的习惯，把日常的观察、心得以各种形 式记录下来，定期进行思维加工和整理，日积月累提高写作 技巧，在平时的写作练习过程中，也可以同时养成

14、整洁的好 习惯。3.5 肢体语言表达我们可能会注意到，那些比较著名的演说家、政治家， 都很善于运用富有个人特色的身体语言。这些有特色的身体 语言并不是与生俱来的，都是经常有意识地运用的结果。身 体语言的使用一定要注意与自己的角色以及生活情境相适 应。北京某名牌大学的一个毕业生，到一家公司去求职。在 面试时，这位自我感觉良好的大学生一进门就坐在沙发上， 翘起二郎腿，还不时地摇动。如果在家里，这是个再平常不 过的姿势，而在面试的情境中，则很不合适。结果，负责面 试的人连半个问题也没有问， 只是客气地说： "回去等消息吧。 "最终的结果可想而知，他失去了一个很好的工作机会。改变不

15、良的身体语言的意义在于消除无助于沟通反而 使沟通效率下降的不良的身体语言习惯。有人在与人谈话 时，常有梳理头发，打响指等习惯，有的人还有掏耳朵、挖 鼻孔的小动作，这些都会给人家留下不好的印象，有时会让 人觉得很不礼貌。同时，这些无意义的身体语言会分散对方 的注意力，会影响沟通的效果。4 沟通要有认真的准备和明确的目的性4.1 沟通前要有合理的计划 在沟通前首先要对沟通的内容有正确、清晰的理解，制 定符合实际的信息沟通计划；还应该认清这次沟通对象的意 义何在，比如通过这次沟通我们得到了什么。重要的沟通最 好事先征求他人的意见，每次沟通解决什么问题，到达什么目的，不仅沟通者清楚，还要尽量使被沟通者

16、也清楚。所以 沟通之前应对问题的背景，解决问题的方案及其依据的资 料，决策的理由和对组织成员的要求做到心中有数。4.2 沟通时要以诚待人沟通要有诚意，以取得对方的信任并与被沟通者建立感 情，在于员工沟通中尤其重要。既然要与员工沟通，就要与 员工进行信息上的交流，让员工发表自己的意见，这时应给 员工创造一种轻松、和谐的气氛，让员工觉得这是上司在征 询我的意见，邀我参与，这是他信任我，相信我能做好。当 然，下属也未必比你差，有时做的会很出色。在交谈时，尽 量给员工创造展示自己的机会，使员工的积极性和创造性能 充分的发挥。相信无论对企业，还是对自己都是有好处的。 提高双方的信任度，使管理者可以接纳下

17、属内心各种真实的 想法，让员工感到什么话都敢跟你说，一旦员工对管理者在 某一方面的不信任可能会波及到其他方面的不信任，因而管 理者尽量在各方面得到员工的信任，是有利于相互之间的有 效沟通的。沟通是领导者激励下属的基本途径，领导者应通过运用 领导艺术，采取符合员工心理和行为规律的激励措施，来调 动其积极性。每个员工都有受人尊重、社交和爱的需要，包 括人与人之间的沟通交流，可以是这些需要得到满足。经常 性的沟通和交流也可以使人们彼此了解，消除彼此的隔阂和 误会，消除和解决矛盾与纠纷，从而有利于良好人际关系的 形成。5 非正式沟通借由会议、 Email 、报告等正式方式传递的信息， 是非常 有限的。

18、企业绝大多数的信息沟通，都是通过非正式沟通完 成的。5.1 创造非正式沟通的机会 正式渠道要么信息传递过慢；要么信息经过精雕细琢， 已经失去了 “原味 ”；要么信息量太大，废话却太多。而有意 识地建立其非正式沟通机制，才能最有效地提升沟通效率。 很多企业都没有为员工提供茶水间，又或者茶水间档次太 高，只是为老总们会见客人而设的。在闽南的一些企业，由 于有传统的喝茶习俗，常常会设置普通的茶水间。因此，很 多员工 来自不同部门、不同层级 都可以来这里使 用。在喝茶、喝咖啡的过程中，大家就可以进行沟通。有的 沟通是情感上的，有的沟通是工作的，甚至于有的时候是来 吐槽的。当企业提供了这样的一个氛围后，沟通的效率就会 大为提高。西方有一种 “风水 ”，叫做办公风水学说，该学说 认为，安排关键的几个部门共用茶水间，可以极高地改善沟 通，提高绩效。5.2 打破级别之间的拘束 沟通最大的障碍，来自两个方面。一是来自于社会地位或层级，二是来自于团体隔阂。通常情况下，上级和下级之间，是非常难以进行公平的沟通 的。下属说话总是小心翼翼， 上级说话总是难免 “一锤定音 ”。 而跨部门的沟通，如果是有意为之，常常有 “手伸太长 ”的嫌 疑和担忧。如果一个企业缺乏非正式沟通渠道，就无法营造一个“随意 ”和“无话不谈 ”的环境，所谓沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和 反馈的过程，以