长江学院办公室设计方案

1、文秘80903班 第四组团队 长江学院院办公室设计方案 20目 录一、设计理念3（一）办公空间艺术化3（二）追求舒适标准3（三）倡导环保设计3（四）设计风格和实用的统一3二、设计原则3（一）有利于沟通3（二）便于监督4（三）协调、舒适4三、办公室装修整体装饰4四、办公室布置的具体要求5五、办公室注意事项5六、布局说明6七、详细方案6（一）接待区7（二）秘书工作区8(三)主任工作区14八、办公用品的市场调研与采购要求15（一）采购的原则15（二）采购程序17九、经费预算17长江学院院办公室设计方案一、设计理念（一）办公空间艺术化 办公室设计元素包括各种美的造型，搭配合适的颜色，配置适宜的灯光，让

2、办公空间的装饰不再单调，给秘书一种舒适感，提高工作效率。 （二）追求舒适标准 办公室设计，应尽量利用简洁的装修手法，避免采用过去的造型，繁琐的细部装饰，过多过浓的色彩点缀。在规划灯光、空调和选择办公家具时，应充分考虑其适用性和舒适性。 （三）倡导环保设计 作为环境设计者的室内设计师，应在工作设计中融入环保观念。 （四）设计风格和实用的统一 装修避免华而不实，有效利用办公室资源。二、设计原则办公室的布置不是简单的设备摆放，还需要考虑工作人员在其间工作的舒适感与办公环境的协调，以及工作人员之间的沟通和监督等因素，办公室布置要遵循以下原则：（一）有利于沟通沟通是人与人之间思想、信息的传达和交换，通过

3、这种传达和交换，使人们在目标、概念、意志、兴趣、情绪、感情等方面达到理解、协调一致。办公室作为一个工作系统，必须保证工作人员之间充分的沟通，才能实现信息及时有效地流转，系统内各因子、各环节才能协调地运行。（二）便于监督办公室是集体工作的场所，上下级之间、同事之间既需要沟通，也需要相互督促检查。每个人由于经历、学问、性格等方面的差异，都有各自的特点，有优点和长处，也有缺点和不足，而个人的缺点往往又是自己难以觉察到的，如不及时纠正，便会给工作带来损失。同事之间的相互监督能够有效地避免这一问题。因此，办公室的布置必须有利于在工作中相互督促、相互提醒，从而把工作中的失误减少到最低限度。（三）协调、舒适

4、协调、舒适是办公室布置的一项基本准则。这里所讲的协调是指办公室的布置和办公人员之间配合得当。舒适，即人们在布置合理的办公场所中工作时，身体各部位没有不适感，或不适感最小。协调是舒适的前提，只有协调，才会有舒适。协调的内涵是物质环境与工作要求的协调。它包括办公室内设备的空间分布、墙壁的颜色、室内光线、空间的大小等与工作特点性质相协调，人与工作安排的协调，人与人之间的协调，包括工作人员个体、志趣、利益的协调及上级与下级的工作协调等。三、办公室装修整体装饰办公室装潢设计与秩序密切相关，可以说秩序在办公室设计中起着最为关键性的作用。设计中的秩序，是指形的反复、形的节奏、形的完整和形的简洁。办公室设计也

5、正是运用这一基本理论来创造一种安静、平和与整洁的环境。为了增加办公室设计的秩序感，所设计的面要很广，如家具样式与色彩的统一；平面布置的规整性等。四、办公室布置的具体要求（一）办公桌的排列应按照直线对称的原则和工作程序的顺序，其线路以最接近直线为佳，防止逆流与交叉现象。同室工作人员应朝同一个方向办公，不可面面相对，以免相互干扰和闲谈。（二）各座位间通道距离要适宜，应以事就人，不以人就事，以免往返浪费时间。（三）光源布置应自然合理，以面前不出现任何阴影妨碍视线为宜。（四）常用设备应放在使用者近处。（五）电话应确保每人一部，电话离座位不要太远。 （六）办公桌是工作人员的必备工具，应注意美观、适用。同

6、时，应根据职务高低，设计不同形式的办公桌椅。五、办公室注意事项（一）办公室装修要实用和安全。（二）办公室装潢在设计上，充分考虑色系的有效协调。（三）办公室装潢线路放置有序，避免到处拉扯。（四）办公室的用具设计要精美，坚固耐用。六、布局说明 首先，这个办公室是坐东朝西的，所以门应该开在西面，接待区放在靠门的位置，方便来访者。根据远门为上的原则，主任办公区放在距大门稍远的位置，这样领导不仅有独立的工作空间，而且方便与秘书人员之间的工作交流。秘书工作区放在大门的右侧，既方便与办事员沟通，又方便与领导交流。七、详细方案接待区、秘书工作区、主任工作区的墙壁色调选择白色，因为白色简洁、纯净、清爽，给人以放

7、松舒适的感觉；白色还给人严谨的感觉，使员工呈现最佳心理状态；白色会增强室内光线的强度，还给人一种空阔的感觉，调解缓和情绪。（一）接待区1.接待区域（1）沙发组合，其中茶几是与客人会谈放置文件或茶具等用品。桌面的大小应在人手能够得着的范围，并满足东西摆放的空间使用要求。（2）在茶几旁边放置有饮水机，该饮水机有制热和制冷功能，方便不同人群的不同需要，而且价格合理，大小适中。下面有储物柜，可以储放杯子、茶叶以及保持杯子的清洁。（3）饮水机旁边放置了一盆绿萝。绿色植物能使人镇静、平和。所以办公室内摆放一些绿色花木会使得办公室内空气更清新，布置更优雅，使得员工能心旷神怡。绿萝是优良的室内装饰植物之一，攀

8、藤观叶花卉。 这样既充分利用了空间，净化了空气，增加了线条活泼、色彩明快的绿饰，极富生机，给居室平添融融情趣。2.书报展示架展示架放在沙发的左侧，上面可放置报纸杂志供阅读，有助于宣传学校的精神文化，而且外观优美、结构牢固、组装自由、拆装快捷、运输方便。精品展示架起到良好的装饰效果。3.前台接待台正对办公室大门，开门见山，方便来访者询问问题，风格简约大方，大小适中，放在大厅内给人一种整洁、干净的感觉。办事员坐在前台，主要负责接待工作。 4.接待处灯具选择我们采用LED天花灯作为基础照明，同时以翻转式射灯对背景形象墙重点照明，达到突出学校形象、展示学校实力的效果。5.接待台后面的墙是形象墙，张贴学

9、院的校训，宣传学院形象。6.接待区的地板选择：木质室内地板。7.灭火器的摆放：秘书工作区与主任工作区之间的贴着主任办公室墙壁，将灭火器放在玻璃柜里，防止有人走过将灭火器踢翻。（二）秘书工作区1秘书职责（秘书由北向南，由西向东横数为16，靠近复印机等设备的秘书为7，秘书位置由工作岗位职责决定）（1）方位：秘书1（见图）将其设置在和门最近的位置，减少对其他人造成的影响。因为与学生、其他部门接触的相对时间比较多，学生来来往往，容易对其他秘书造成声音的干扰。秘书1主要职责：协助组织实施各专业的人才培养方案，按照课程归口的原则，落实好各学期的教学任务及各门课程教材的选用、预订工作；具体落实学院（系）课程

10、的考核及试卷命题、保密、送印等管理工作，负责学生成绩录入等成绩管理工作；协助教务处做好大学英语等级考试等国家级、省级考试报名管理工作；具体办理学生报到、注册、升降级、休学、复学、退学等学籍处理工作；协助教学院长组织申报专业、课程、教材建设等教改项目；负责编制与本学院有关的教学统计报表和整理、保管本学院的各种教学档案。（2）方位：秘书2的办公桌设置在秘书1办公桌的东面。因为秘书2外出走动的时间也比较多,主要考虑动与动放在一起以减少了对负责撰写（相对较静的工作）工作人员的干扰。秘书2主要职责： 贯彻执行上级部门的政策法规，严格遵守工作制度，不擅离岗位并做好节假日期间值班工作； 负责学校各单位来往公

11、文、机要文件、印刷品的收发、登记、投送工作； 负责学校单位和个人公私电报、特快专递的收发、登记、领取工作； 负责学校单位和个人公私汇款单、包裹单、挂号函件、挂号印刷品的收发、登记、领取工作； 负责学校单位和个人信件、明信片、印刷品的分拣、各类报纸、杂志的征订、分发和投送工作；做好办公室领导交办的其它工作。（3）方位：秘书3位于东北角，相对而言比较安静，思维较清晰，而管理零用现金需要用到保险柜（文件柜中有保险柜），这样秘书3工作时更加方便。 秘书3主要职责：零用现金的管理；商务费用的报销；出差费用的办理； 负责信息管理工作。（4）方位：安排在外面一点的位置。因为该秘书一般需要外出向上级提出申请，

12、外出的时间相对较多。秘书4主要职责：根据实际用量和库存情况，制定合理的办公物品购置计划；日常办公用品的购买、进货与发放；负责处理各类突发事件；负责安排上司的差旅事务、制定旅程计划表等。（5）方位：安排在南面中间位置。主要考虑到其工作相对较静，又需靠近做文字工作的秘书5。秘书5主要职责：认真贯彻执行党和国家的教育方针政策，认真按时完成上级领导及办公室领导安排的工作任务； 统一安排全校作息时间和节假日值班工作，协助组织安排全校性重要活动，协助办公室领导组织安排校务会议、行政会议、办公会议并做好会务工作； 负责起草学校综合性行政工作报告、总结、学校领导讲话材料并按文书处理程序起草以学校、办公室名义印

13、发的各种文件； 负责做好学校与地方大学协作单位教育信息交流工作，建立全校管理信息系统供校领导有关部门查阅，及时办好学校工作简报。负责信息的收集、信息的整理、信息的传递、信息的存储、信息反馈和利用。（6）方位：秘书6安排在最靠近文件柜的位置，背后就为文件柜。因为该秘书需要整理、归纳文档资料，需要靠近文件柜。秘书6主要职责：做好文书、声像档案的收集、整理、鉴定、统计、借阅工作。定期维护、清查，做好防鼠、防虫、防潮、防水、防盗等措施，遵守保密制度。每天记录一次库房湿度情况。负责档案的修复、复制工作。做好档案交接工作，及时向科长通报文书档案工作情况。督促、协助、指导各有关部门档案的收集、整理、归档工作

14、。对应销毁的档案及时清理、造册，按保密制度进行销毁，做好善后工作。搞好档案的开发、利用，服务态度好，并做好各项统计工作。完成领导交办的其它任务。（7）方位：秘书7靠近打印机等设备，方便其操作使用。秘书7主要职责：文件材料打印，打印文件材料要按单位、文号、标题、印制份数进行登记后才能进行打印；做到文件材料打印及时，纸面整洁清晰，对文件内容严格保密，打印后蜡纸、校对纸、废纸页及时销毁；文印室工作人员要爱护设备，发现故障及时进行维修；做好办公室领导交办的其它工作。2.秘书办公桌方位和选择秘书办公桌坐东朝西，贴着南墙和北墙分两排，每排三人摆放。办公桌所使用的色彩要与办公室整体色彩相协调，还要考虑区分主

15、任与秘书等级的不同。秘书办公桌采用木质米黄色。办公桌的右下方从上至下依次有两个抽屉，一个橱柜，左下方有个可放主机的柜子。3秘书办公桌桌面物品置放为了办公方便，桌面物品要尽量少放。但常用的东西要备齐全，尽量伸手就能找到。秘书人员坐在中间，右边放置电脑，左边放置电话，左前方笔筒之类的装饰物。文件架统一放在左上方。在办公桌高出桌面的架子上，根据秘书人员喜好，放置小盆栽。4.文件柜的选择用三个文件柜（两个不带保险箱的文件柜，一个带保险箱的文件柜）。秘书文件柜贴着秘书办公室东边的墙壁，方便秘书存取资料。将两个不带保险柜的文件柜置于秘书办公室东墙南部，将带保险箱的文件柜置于秘书办公室东墙北部。 文件柜上部

16、是玻璃柜：可清晰看到放置物品，隔板可调整。文件柜中间部分的三个抽屉放一些散的文件。第一抽屉要放置文件追踪记录卡、文件分类卡。下部为大柜子，可以放大件物品或分量重的物品。文件柜选用灰白色，营造出一种庄重的氛围。5.复印机、传真机、碎纸机设备的摆放复印设备置于秘书办公室西南角，这边靠近门、窗户，通风条件好。复印打印设备工作时有噪音、灰尘。将这些设备置于办公室西面墙壁，离秘书比较远，并且在秘书与复印设备间已设置隔板，不会对秘书工作造成干扰。复印机比较大，直接放在地上，传真机放在桌子上。复印机附近放一个纸箱。办公室配备碎纸机，可以及时将不需要的重要文件销毁，防止机密文件外露。6.秘书工作区灯具摆放秘书

17、工作区的中间区域顶部天花板处两排，每排2个共4个。复印设备区域偏中央上方装置一个灯。采用统一间距的布灯方法，并结合地面功能区域采用相应的灯具照明。工作区域上方采用格栅灯盘，使工作空间光线均匀，并减少眩光。在集体办公室通道区域采用LED节能筒灯照明，给通道补充光线。7.秘书办公室饮水机的摆放秘书工作区的饮水机安置在隔板西侧靠墙处，方便各秘书接水。8.百叶窗的设置：秘书工作区的南面南北为落地窗，南面光线比较强，设置淡绿色百叶窗，可以调节室内光线。与主任办公室相连的墙壁为透明玻璃，与接待区相连的墙壁为磨砂玻璃，增加室内光线。9. 秘书办公区地板的选择-架空防静电地板 安装地下插座时可根据地插座的规格

18、进行开孔，由于办公区各种线多而乱，将线放在地板下，使整体表面美观整齐，安全度高。(三)主任工作区1.主任工作区南面、北面为落地玻璃，西面、东面为墙壁，东面距北落地窗1/3处为窗户。办公桌居主任办公区的东北面，光线相对于其它区域较弱，而北面为落地玻璃，光线强度较好。2.主任办公桌桌面物品放置主任的办公桌为L形棕红色办公桌，办公桌主桌正前方放置电脑，左边放置电话，右上方放置文件架，旁边设置笔筒。在主任办公桌前方设置台签，上面标有姓名、职务。主任的办公桌相对比较宽敞，可以摆放相框、小盆栽。在另一块桌面上置放一台小型打印机，方便主任打印。3.文件柜位于西北角，和墙面相贴。文件柜距离主任相对较近，存取文

19、件比较方便，文件柜不宜放于主任后方玻璃窗处，会阻挡光线。4.沙发在主任办公室的东南角位置，茶几位于沙发前方位置。（1）沙发位于主任办公桌的正前方，有利于主客沟通。（2）饮水机位于主任办公室的西南角位置，饮水机和沙发较近，给客人倒水比较方便。5.盆栽其一位于主任办公室沙发的北面，其一位于西北角，即文件柜的东面。可以净化空气，缓解压力，使人心情愉悦，提升办公室整体美观度。6.南北玻璃、窗户都采用百叶窗帘东面距北落地窗1/3处为窗户。有通风采光的作用，此处设置窗户可以使主任享受阵阵凉风，也有利于缓解眼疲劳和舒缓身心。（1）在遮阳方面，百叶窗除了可以抵挡紫外线辐射之外，还能调节室内光线。（2）南面玻璃

20、采用百叶窗，主任可以随时监督秘书的工作，而又不易于被发现，从而减少了秘书工作的压力。8.灯具安装位置：主任办公桌斜上方天花板处安装嵌入式格栅灯盘，休息区沙发顶部天花板处安装1台LED天花射灯。9.装饰物的摆放：在休息区沙发后面的墙壁挂画装饰物可以提升办公室的美感，营造气氛。而且还能愉悦人的情绪，充满诗意。10主任办公区的地板选择：木质室内地板八、办公用品的市场调研与采购要求 （一）采购的原则1.适价 大量使用与少量使用,长期使用与短期使用价格往往有差别,决定一个合适的价格要经过以下几个步骤: （1）多渠道询价:多方面打探市场行情,包括市场最高价,最低价,一般价格等。（2）比价:要分析各供应商提

21、供材料的性能，规格，品质，要示，用量等才能建立比价标准。 （3）自行估价:自己成立估价小组,由采购,成本会计等人组成,估算出符合品质要求的,较为准确的底价资料。 （4）议价:根据底价的资料,市场的行情,供应商用料的不同,采购量的大小,付款期和长短等等与供应商议定出一个双方都能合理接受的价格。2.适时 采购计划的制定要非常准确。该进的物料不依时间进来,造成停工待料,增加管理费用；太早采购囤积物料,又会造成奖金的积压,场地的浪费,物料的变质,所以准确制定采购计划,适时的进料,节约成本。3.适质 采购材料的成本是直接的,所以每位领导非常重视,而品质成本是间接的,所以就被许多领导层忽略了,“价廉物美”

22、才是最佳的选择,偏重任何一头都会造成最终产品成本的增加。 4.适量 采购量多,价格就便宜,但不是采购越多越好,储存成本都直接影响采购成本,应根据资金的周转率,储存成本,物料需求计划等综合计算出最经济的采购量. 5.适地 供应商离办公室越近,运输费用就越低,协调沟通就越方便,成本自然就越低了。（二）采购程序 1.申请：向上级提交申请，由主管领导审批。 2.采购：物品和固定供应商联系确定价格后采购。 3.验收：所采购的办公用品到货后，由办公室、供应部按送货单进行验收，经对名称、规格、数量、单价、金额、质量核实无误后，在送货单上签字验收，然后将送货联归类留存。4.付款：办公室收到供货单位发票，核对所记载的发票内容并在发票背面签字认可，携验收入库单结算发票交主管部门负责人审核签字后，做好登记，做到帐、卡、物一致，最后交财务部负