库存业务规范

1、JSERP库存业务规程KC0001 物料基本信息KC0002 库存基础数据KC0003 库存记帐科目设置KC0004 库存入库登记-外购入库登记KC0005 库存出库登记-生产领料出库登记KC0006 库存出库登记-零星领料出库登记KC0007 库存出库登记-外协发料登记及外协耗用登记KC0008 库存入库登记-外协入库登记KC0009 库存入库登记-生产入库登记KC0010 库存出库登记-销售出库登记KC0011 库存出库登记-调拨出库登记KC0012 库存入库登记-调拨入库登记KC0013 库存入库登记-其它入库登记KC0014 库存出库登记-其它出库登记KC0015 库存调整工作任务：K

2、C0001 物料基本信息执行角色：企业基础数据维护小组工作标准：1 整理企业所有的物料，包括劳保用品，办公用品等，根据企业的实际情况以及编码的原则，确定企业适用的编码方案，对所有的物料进行编码；2 整理物料的一些基本属性，如名称、物料形态、物料类别、计量单位、毛重、净重、尺寸等；3 企业基础数据维护小组人员将所整理的物料编码以及物料基本属性，通过“物料基本信息维护”功能输入到系统；4 对于新增物料，在该功能中按既定的编码方案编码后输入进系统即可，对于停用物料，如果其它的功能没有引用过，就可以直接删除，如果引用过了，可在该功能中打上“停用”的标记；注意事项：1 物料基本信息的录入是库存系统正常运

3、行的前提条件之一，所有库存物料必须有编码才能进行正常的库存业务；2 物料编码要符合物料编码规则，特别要注意编码的唯一性；工作任务：KC0002 库存基础数据执行角色：仓库负责人工作标准：1. 库存基础数据用于设定库存物资管理的一些指标(如保存期、安全库存、库存上限、油封期、盘点周期、复验期、 库位等)以及为满足系统设计所需要的一些参数(如事务类型、库存控制参数等)；2. 根据实际情况整理平时仓库物资管理的一些基本指标，通过对应的功能输入系统；3. 根据实际情况确定库存业务有哪些事务类型，库存的单据要按何种规则进行编号，通过对应的功能输入系统；注意事项：1. 没上系统之前，企业可能没有应用到这些

4、库存指标来对仓库物资进行管理，上系统的时候，根据管理的需要设置这些指标，应用于仓库实际管理中，提升企业仓库管理水平；2. 通过这些指标的设置，可对仓库的物资进行一系列的查询与分析，通过“查询物料超限情况”、“查询物料超期情况”、“查询呆滞物料”等功能及时发现超限、超期或者呆滞的物料，通过盘点周期的设定，可定期对仓库物资进行盘点，实时掌握仓库物资的实际数量。工作任务：KC0003 库存记帐科目设置执行角色：材料会计(或者对应的财务记帐人员)工作标准：1. 对于库存业务，系统提供了一系列的自动记帐功能，由系统自动生成凭证。要实现系统的自动记帐，就需要告诉系统这些帐务记到哪个科目上，这就是库存记帐科

5、目设置的意义；2. 材料会计(或者相应业务的财务记帐人员)整理手工记帐时不同仓库的物料或者不同物料类别的物料所对应的库存科目，通过系统 “库存记帐科目设置”功能录入到系统中；3. 设置好的库存记帐科目在库存自动记帐的时候会被凭证引用；注意事项：1. 设置库存记帐会计科目时注意选择正确年度、会计单位、仓库及物料类别；工作任务：KC0004 库存入库登记-外购入库登记执行角色：仓库保管员 工作标准：1. 库存外购入库登记功能用于处理企业外购物料的入库；2. 供应商将企业所采购的货物送来，通过质检部门严格的质检，对于不合格的货物直接退还给供应商，对于合格的以及经过评审同意让步接收的物料由采购部门开采

6、购收货通知单通知仓库办理入库(在业务上线初期可能手工传递的单据与系统单据并行)；3. 货物到仓库后，仓库保管员通过“外购入库登记”功能找到对应的收货通知单，仔细核对实际入库的物料的品种、数量与收货通知单是否有出入；4. 确保所收货物正确无误后，在外购入库单据上填写正确的入库日期、实收数量等信息，对货物做外购入库处理，对应的事务类型为“外购入库”；5. 当发现实收货物与收货通知单上的品种、数量不符时，要及时的与采购员进行联系，查明原因后再入库；6. 已入库的外购物料，在仓库存放期间或者生产流转过程中发现不合格，需要退还给供应商，由采购人员开具退货通知单通知仓库办理退货，仓库保管员在系统中进行外购

7、货物的退货处理，退货处理流程同收货处理流程；7. 退货时仓库保管员需要核对退货的品种及实退数量；8. 在收到采购部门的收货通知单的24小时内应该完成外购物料的入库处理；注意事项：1. 在做外购物料的入库时，注意选择正确的收货通知单、入库日期、仓库，核对实际入库的数量、实际入库的金额以及有关费用；2. 入库物料的价格均为不含税价格；3. 对于采购退货，虽然操作流程与正常收货一致，但要注意数量应为负数；4. 对于每月外购物料总的数量及金额，可通过“查询采购入库情况”来进行查询核对，设置所需要的查询条件即可，注意事务类型要选择“外购入库”，汇总方式可根据需要进行设置；5. 对于每月外购物料数量及金额

8、的明细帐，可通过“物料入库组合查询”来进行查询核对，设置所需要的查询条件即可，注意事务类型要选择“外购入库”；6. 对于原材料库的库存资金情况，可以通过对原材料仓库资金的占用、资金的周转率或者一定时间范围内资金的变动情况的分析来进行了解；工作任务：KC0005 库存出库登记-生产领料出库登记执行角色：仓库保管员 工作标准：1. 生产领料出库登记功能用于登记企业生产性的领料；2. 企业生产过程中需要领用生产所需的物料，由生产车间或者生产部门开具生产领料通知单通知仓库保管员发料(在业务上线初期可能手工传递的单据与系统单据并行)；3. 仓库保管员收到车间部门的领料通知单后，仔细核对要发的物料品种与通

9、知单是否一致，确认无误后在领料出库单据上填写正确的出库日期、实发数量等信息，对物料作出库处理，对应的事务类型为“产品领料”；4. 有时仓库实际库存不能满足领料需要，如果生产不急用，可等库存满足后再领；如果生产急用，可将仓库现有库存发给领料人员，不足部份下次再补领，对于补领部份可要求车间人员再开领料通知单；5. 当仓库所发的料在生产使用过程中发现不合格，需要退还给仓库，由领用部门开具退料通知单通知仓库办理退料，仓库保管员通过“领料出库登记”功能对物料做退库处理，退料处理流程同发料处理流程；6. 仓库在收到生产领料通知单后，如果实际库存能满足，在24小时内应完成领用物料的出库处理；注意事项：1.

10、在做生产领料出库时，注意在“领用出库登记”功能里选择正确的生产领料通知单，填写正确的出库日期，核对仓库、实际出库的数量；2. 对于生产退料，虽然操作流程与正常发料一致，但要注意数量应为负数；3. 对于某一时间范围内的生产领料汇总数量及金额，可通过“查询领用出库情况”功能来了解，根据实际需要设置查询条件及汇总方式，注意事务类型选择“生产领料”；4. 对于某一时间范围内的生产领料的数量及金额明细帐，可通过“物料出库组合查询”功能来了解，根据实际需要设置查询条件及显示方式，注意事务类型选择“生产领料”；5. 库存物料的出库单价及金额只有在做完“物料出库成本计算”后才有参考意义，如果要了解物料的出库金

11、额，注意要等“物料出库成本计算”完毕后再查询；工作任务：KC0006 库存出库登记-零星领料出库登记执行角色：仓库保管员 工作标准：1. 零星领料出库登记功能主要用于登记企业非生产性的领料；2. 相关部门需要领用非生产性的领料，如劳保用品，办公用品等，或者车间要领用机物料，由相关部门开具零星领料通知单，申请需要领取的物料品种及数量(在业务上线初期可能手工传递的单据与系统单据并行)；3. 零星领料通知单开具后，根据实际情况，还需要部门领导或者相关领导审批才生效；4. 仓库保管员收到经过审批的零星领料通知单，仔细核对要发的物料的品种与通知单是否一致，确认无误后在零星领料出库单据上填写正确的出库日期

12、、实发数量等信息，对物料作出库处理，对应的事务类型为“零星领料”或者“工程领料”；5. 有时候仓库实际库存不能满足领料需要，如果不急用，可等库存满足后再领；如果急用，可将仓库现有库存发给领料人员，不足部份下次再补领，对于补领部份要求相关部门再开零星领料通知单；6. 当仓库所发的料在使用过程中发现不合格，需要退还给仓库，由领用部门开具退料通知单通知仓库办理退料，仓库保管员通过“领料出库登记”功能对物料做退库处理，退料处理流程同发料处理流程；7. 仓库在收到零星领料通知单后，如果实际库存能满足，在24小时内应完成领用物料的出库处理；注意事项：1. 对于零星领料及生产领料，在系统中都是通过“领料出库

13、登记”功能执行，因此在操作的时候要注意区分是生产领料还是零星领料；2. 在做零星领料出库时，注意选择正确的零星领料通知单，填写正确的出库日期，核对仓库及实际出库的数量； 3. 对于零星退料，虽然操作流程与正常发料一致，但要注意数量应为负数；4. 对于某一时间范围内的零星领料汇总数量及金额，可通过“查询领用出库情况”功能来了解，根据实际需要设置查询条件及汇总方式，注意事务类型选择“零星领料”或者“工程领用”；5. 对于某一时间范围内的零星领料数量及金额的明细帐，可通过“物料出库组合查询”功能来了解，根据实际需要设置查询条件及显示方式，注意事务类型选择“零星领料”或者“工程领用”；6. 库存物料的

14、出库单价及金额只有在做完“物料出库成本计算 ”后才有参考意义，如果要查询物料的出库金额，注意要等“物料出库成本计算”完毕后再查询；工作任务：KC0007 库存出库登记-外协发料登记及外协耗用登记执行角色：仓库保管员 工作标准：1. 外协发料登记主要用于登记外协材料的发出情况，外协耗用登记主要用于记录发出外协的材料的耗用情况；2. 向外协供应商发料时，首先由外协部门开具外协发料通知单通知仓库保管员发料(在业务上线初期可能手工传递的单据与系统单据并行)；3. 仓库收到外协发料通知单后，核对要发出的材料的品种与通知单是否一致，确认无误后在外协出库单上填写正确的出库日期、实发数量、委托仓库等信息，对物

15、料做外协出库处理，对应的事务类型为“外协发料”；4. 外协发出的材料在供应商使用过程中如果发现不合格，由相关部门开具外协退料通知单，通知仓库保管员退料，仓库通过“外协发料登记”功能办理外协材料的退库，退库流程同发料流程；5. 外协产品加工完成后，供应商送到企业，验收合格，仓库人员办理入库；6. 对于回收的外协产品，仓库人员需要根据外协加工商实际消耗材料的情况登记外协材料的耗用，在此基础上反映外协发出材料的结存情况，可通过“外协耗用登记”功能找到对应的外协入库单，进行外协材料耗用情况的登记，事务类型为“委托出库”，仓库人员也可以通过该功能直接登记委托加工材料的耗用情况。7. 仓库人员在收到外协发

16、料通知单后的24小时内应完成外协材料的出库处理；在办理了外协产品的入库后的24小时内完成外协材料耗用的登记；注意事项：1. 注意在做外协出库之前要设置好委托加工材料库；2. 系统通过委托加工材料库按供应商记录委托加工材料的发出及耗用情况。外协材料从实物库发出，系统会自动在委托加工材料库中体现一笔入库，表示委托加工材料的增加，材料耗用后，在委托加工仓库中体现一笔出库表示委托加工材料的减少，委托加工仓库的结存数量表示已经发给供应商还没有耗用的材料；3. 外协材料实物库的出库金额即委托加工材料仓库的入库金额，可通过库存数量金额帐中的“查询物料收发台帐”功能来进行验证；4. 对于按外协回收单所登记的耗

17、用，外协材料耗用金额是直接反馈到相应的回收单上外协产品的入库金额上，可在按外协回收单登记完外协材料耗用后，查询相应的外协入库单据来进行验证；5. 对于外协材料某个月的收发情况，可通过“查询委托加工月报”功能来了解，根据实际需要设置查询条件；6. 对于某一外协材料某一时间范围内的收发情况，可通过“查询委托加工台帐”功能来了解，根据实际需要设置查询条件；7. 对于外协产品的回收及相应的耗用情况，可通过“外协回收耗用情况查询 ”功能来了解，根据实际需要设置查询条件；工作任务：KC0008 库存入库登记-外协入库登记执行角色：仓库保管员 工作标准：1. 库存外协入库登记功能用于处理企业外协产品的入库；

18、2. 外协物料完工，外协供应商送到企业，经过质检部门严格的质检，对于不合格的产品退还给外协商，重新加工；对于合格的以及经过各部门评审同意让步接收的外协产品，由外协部门人员开具外协入库通知单通知仓库办理入库(在业务上线初期可能手工传递的单据与系统单据并行)；3. 货物到仓库后，仓库保管员通过“外协入库登记”功能找到对应的外协入库通知单，仔细核对实际入库产品的品种、数量与通知单是否一致；4. 确保所收货物与通知单一致后，在外协回收单上填写正确的入库日期、实收数量等信息，对物料做外协入库处理，对应的事务类型为“外协入库”；5. 当发现实收产品与外协入库通知单上的品种、数量不符时，要及时的与外协人员联

19、系，查明原因后再入库；6. 已入库的外协物料，在仓库存放期间或者生产流转过程中发现不合格，需要退还给供应商，由外协人员开具退货通知单通知仓库办理退货，仓库保管员在系统中进行外协产品的退货处理，退货处理流程同收货处理流程；7. 在收到外协入库通知单的24小时内应该完成外协物料的入库处理；注意事项：1. 在做外协产品入库时，注意选择正确的外协入库通知单、入库日期、仓库，核对实际入库的数量、金额；2. 在做外协入库登记的时候，要注意此时的入库金额记录的是加工费，当外协耗用登记完毕后，会自动更新外协入库的入库金额，将耗用材料成本累加上来；3. 对于外协产品某一时间范围内的入库情况，可以通过“物料入库组

20、合查询”功能进行查询核对，在该功能中，可查询到外协入库的汇总、明细或者汇总+明细情况，可根据实际查询的需要进行条件的设置，注意事务类型要选择“外协入库”；工作任务：KC0009 库存入库登记-生产入库登记执行角色：仓库保管员 工作标准：1. 库存生产入库登记功能用于处理企业所生产的产品或者零部件的入库；2. 车间所生产的产品或零部件完工后，经过质检部门严格的质检，对于不合格的产品退还给车间，重新返工或者报废；对于合格的以及经过各部门评审同意让步接收的产品及零件，由车间部门开具生产入库通知单通知仓库办理入库(在业务上线初期可能手工传递的单据与系统单据并行)； 3. 仓库收到货物后，仓库保管员通过

21、“生产入库登记”功能找到对应的生产入库通知单，仔细核对实际入库产品的品种、数量与通知单所列是否一致；4. 确认所收货物与通知单一致后，在生产入库单据上填写正确的入库日期、实收数量等信息，对产品或零部件做生产入库处理，对应的事务类型为“生产入库”；5. 当发现实收产品与生产入库通知单上的品种、数量不符时，要及时的与车间人员联系，查明原因后再入库；6. 在收到生产部门的生产入库通知单的24小时内应该完成产品或者零部件的入库处理；注意事项：1. 在做产品的生产入库时，注意选择正确的生产入库通知单、入库日期、仓库，核对实际入库的数量；2. 对于每月生产入库产品的总的数量及金额，可通过“查询生产入库情况

22、”来进行查询核对，设置所需要的查询条件即可，注意事务类型要选择“生产入库”，汇总方式可根据需要进行设置；3. 对于每月生产入库产品数量及金额的明细帐，可通过“物料入库组合查询”来进行查询核对，设置所需要的查询条件即可，注意事务类型要选择“生产入库”；4. 对于生产入库产品的金额，只有在月底做完成本核算后才有参考价值；5. 对于产成品库或者半成品库的库存资金情况，可以在成本核算完成后，通过库存分析功能对仓库资金的占用、资金的周转率或者一定时间范围内资金的变动情况的分析来进行了解；工作任务：KC0010 库存出库登记-销售出库登记执行角色：仓库保管员 工作标准：1. 销售出库登记功能用于登记企业产

23、成品的出库；2. 企业将产品销售给客户的时候，由销售部门开具销售交货单通知仓库保管员办理出库 (在业务上线初期可能手工传递的单据与系统单据并行)；3. 如果客户的未付款金额超过了客户的信用额度或者客户的提货款没有付清，在开具销售交货单时，系统会提示销售部门人员是否继续发货；4. 仓库收到销售部门正式确认要发货的销售交货单后，仔细核对需要发的货物品种与交货单是否一致，确认无误后在销售出库单上填写正确的出库日期、实发数量等信息，对产品做销售出库处理，对应的事务类型为“销售出库”；5. 当产品在销售过程中发现不合格，需要退还给企业，由质检部门检验后，销售部门开具销售退货单通知仓库办理退货，仓库保管员

24、通过“销售出库登记”功能进行销售产品的退货处理，退货处理流程同销售处理流程；6. 仓库在收到销售交货单后，如果实际库存能满足，应在24小时内完成销售产品的出库处理；有时由于种种原因，导致交货单已开但不能按期发货，由此对客户造成的不便应该对客户解释清楚；注意事项：1. 在做销售出库时，注意选择正确的销售出库通知单，填写正确的出库日期，核对仓库及实际出库的数量； 2. 对于销售退货，虽然操作流程与正常销售一致，但要注意数量应为负数；3. 对于某一时间范围内的销售出库产品汇总数量及金额，可通过“查询销售出库情况”功能来了解，根据实际需要设置查询条件及汇总方式，注意事务类型选择“销售出库”；4. 对于

25、某一时间范围内的销售出库产品数量及金额明细帐，可通过“物料出库组合查询”功能来了解，根据实际需要设置查询条件及显示方式，注意事务类型选择“销售出库”；5. 销售产品的出库成本只有在做完成本核算及“物料出库成本计算”后才有参考意义，如果要查询出库金额，注意等成本核算及“物料出库成本计算”完毕后再查询；工作任务：KC0011 库存出库登记-调拨出库登记执行角色：仓库保管员 工作标准：1. 当物料从一个仓库转移到另外一个仓库时，仓库保管员通过“调拨出库登记”功能进行登记，填写正确的拨出拨入仓库、拨出日期、实拨数量等信息，对应的事务类型为“调拨出库”；2. 调拨出库单开具后，作为接收仓库货物拨入的依据

26、；3. 接收仓库在收到调拨出库单后，应在24小时内完成物料的拨入处理；(具体业务见调拨入库登记)注意事项：1. 在做物料的调拨出库时，注意选择正确拨出日期、拨出拨入仓库，核对实际出库的物料品种、数量；2. 调拨物料拨出仓库的拨出金额等于其拨入仓库的入库金额，可通过库存数量 金额帐中的“查询物料收发台帐”功能来进行验证；3. 对于调拨物料某一时间范围内的调拨出库情况，可通过“查询物料调拨情况”功能来了解，根据实际需要设置查询条件，注意事务类型选择“调拨出库”；4. 对于调拨物料某一时间范围内的调拨出库情况，还可通过“物料出库组合查询”功能来了解，在该功能中，可查询到调拨出库的汇总、明细或者汇总+

27、明细情况，可根据实际需要设置查询条件及显示方式，注意事务类型选择“调拨出库”；工作任务：KC0012 库存入库登记-调拨入库登记执行角色：仓库保管员 工作标准：1. 库存调拨入库登记功能用于处理同一会计单位不同仓库之间物料或者不同会计单位仓库之间物料的调拨入库；2. 当物料从一个仓库转移到另一个仓库时，由调出仓库库管员开出调拨出库单通知接收仓库办理入库(在业务上线初期可能手工传递的单据与系统单据并行)；3. 接收仓库进行收货，仓库保管员通过“调拨入库登记”功能找到对应的调拨出库单，仔细核对实际接收的物料的品种、数量与出库单是否一致；4. 确保所接收的货物与调拨出库单一致后，在调拨入库单上填写正

28、确的拨入日期、实拨数量等信息，对物料做拨入处理，对应的事务类型为“调拨入库”；5. 当发现实际接收的物料品种、数量与调拨出库单不符时，要及时的与拨出仓库联系，查明原因后再入库；6. 在收到调拨出库单的24小时内应该完成调拨物料的入库处理；注意事项：1. 在做物料的调拨入库时，注意选择正确的调拨出库单、拨入日期、拨入仓库，核对实际入库的数量；2. 注意，在记录生成时，拨入金额与拨出金额一致，对于不同会计单位仓库之间的调拨，由于涉及到内部结算，拨入金额与拨出金额可能不一致，可以设置系统参数KCS029=Y来对调拨入库金额进行调整。如果参数为Y,则物料出库成本计算不更新调拨入库记录的入库金额，调拨入

29、库的金额通过内部往来结算处理，内部结算时根据结算单价更新调拨入库金额；3. 对于调拨物料某一时间范围内的调拨入库情况，可通过“查询物料调拨情况”来进行查询核对，设置所需要的查询条件即可，注意事务类型要选择“调拨入库”；4. 对于调拨物料某一时间范围内的调拨入库情况，还可以通过“物料入库组合查询”功能进行查询核对，在该功能中，可查询到调拨入库的汇总、明细或者汇总+明细情况，可根据实际查询的需要进行条件的设置，注意事务类型要选择“调拨入库”；工作任务：KC0013 库存入库登记-其它入库登记执行角色：仓库保管员 工作标准：1. 除了上述所说的物料的入库外，企业还有一些其它的与生产无关的物料的入库，

30、如办公用品、劳保用品等，对于这部份物料的入库，由相关部门开具其它入库通知单，通知仓库保管员办理入库；2. 仓库保管员收到货物后，通过“其它入库登记”功能找到对应的其它入库通知单，仔细核对货物的品种、数量与通知单是否一致；3. 确保所收货物与通知单一致后，在入库单据上填写正确的入库日期、实收数量等信息，对该部份物料做入库处理，对应的事务类型为“其它入库”，这部份物料的入库也可以由仓库保管员直接通过该功能进行录入；4. 当发现实收产品与通知单上的品种、数量不符时，要及时的与开具通知单的人员联系，查明原因后再入库；5. 在收到其它入库通知单的24小时内应该完成物料的入库处理；注意事项：1. 在做其它物料入库时，注意选择正确的其它入库通知单、入库日期、仓库，核对实际入库物料的数量；2. 对于其它入库物料的库存情况，可通过“查询库存月报”或者“物料入库组合查询”功能进行查询，注意相应查询条件的设置；工作任务：KC0014 库存出库登记-其它出库登记执行角色：仓库保管员 工作标准：1. 除了上述所说的物料的出库外，企业还有一些其它物料的出库，对于这部份物料的出库，由相关部门开具其它出库通知单，通知仓库保管员办理出库；2. 仓库保管员收到出库通知单后，仔细核对所发物料的品种与通知单是否一致；确保无误后在出库单据上填写正确的出库日期、实发数量等信息，对该部份物料做出库处理，对应的事务类型