往来结算的管理制度

1、往来结算的管理制度文件编号：HL/III-CW-GL-09共9页 第1页修改状态：实施日期：1、总则为了加强财务管理，严肃财经纪律，提高结算效益，依据潍经贸运字（2000） 15号文件转发国家经贸委关于企业加强应收应付帐款管理的指导意见的通知，结合公司 的实际情况，特制订本办法。2、开户管理2.1 对于新发生的往来单位，实行“单位往来开户申请单”制度，并需提供企业法 人营业执照和税务登记证复印件。“单位往来开户申请单”包括以下内容：2.1.1 开户日期2.1.2 单位名称2.1.3 法人2.1.4 税务登记号2.1.5 开户银行2.1.6 帐号2.1.7 地址2.1.8 邮政编码2.1.9 电

2、话2.1.10 业务内容。此申请单经分管经理、部门负责人、业务经办人签字后由财务部核准后，方可开户。（严禁重复开户、一头多户）2.2 "单位往来开户申请单”内容必须真实、正确、完整，本申请单一经确认，业 务经办人即为该单位往来清理的第一责任人。2.3 单位往来管理实行业务员“终身负责制”，即办理开户的业务经办人必须在开 户、入库结算、付款对帐、清户等每个环节负全部责任。业务员变更应先进行对帐，然后凭交接书到财务部办理变更登记；业务员变更未到财务重新注册的，出现问题仍由原业务员负责。2.4 财务部要建立客户档案，按照开户申请单，详细登录客户信息及本公司责任人。2.5 公司对应收帐款实行

3、五级分类法：即2.5.1 正常：购货单位生产经营状况良好，现正在正常发生购销业务，无沉淀欠款， 有正常购买力并能正常支付货款。2.5.2 关注：购货单位虽有能力支付货款，但存在着一些不利因素：因宏观经济、市场形势等外部环境变化对其不利的影响；某些改制行为如资产重组、兼并、联营等；某些关键财务指标如流动比率、资产负债率等低与同行业平均水平 或较同比下降，净现金流量减少;购买力较以往下降;支付货款极不积极。2.5.3 次级：购货单位支付货款能力下降，依靠正常收入已无法足额偿还货款，净现金流量严重减少，还款只能变现资产顶帐，购买力下降幅度极大。2.5.4 可疑：购货单位处于停产、半停产状态，即使执行

4、抵押或担保也要损失部分货款，同时还具备如下特征：（1）借改制之机逃避债务（2）公司恶意将债务移交其他单位。2.5.5 损失：购货单位已中止经营活动。公司采取所有可能的措施和必要的法律手段仍无法收回或收回极少，长期挂帐不发生业务，时间超过三年，符合坏帐确认条件的。2.6 公司供销部门要密切关注往来单位的资信状况，遇到特殊情况及时报告领导或财务部门，财务部按月或季公布往来单位的状况。3、结算管理3.1 票据结算管理票据结算指采用商业汇票结算方式进行的商品、劳务、信贷业务结算。商业汇票是收款或付款人（ 或承兑申请人） 签发，由承兑人承兑并于到期日向收款人或背书人支付款项的票据。商业汇票按承兑人的不同

5、，分为商业承兑汇票和银行承兑汇票。承兑期限由交易双方商定，最长不得超过六个月，如属分期付款，应一次签发若干不同期限的汇票。3.1.1 应收票据：3.1.1.1 财务部门对收到的商业汇票通过“应收票据”科目进行核算， 收到商业汇票时，借记“应收票据”，贷记“主营业务收入”、“应收帐款”等科目。商业汇票到期收回票面金额时，借记“银行存款”科目，贷记“应收票据”科目。3.1.1.2 对收到的商业汇票要认真审查有关内容，并妥善保管。同时，按每张票据逐笔进行备查登记。详细记录票据的出票人、承兑人，面值、期限等资料。3.1.1.3 对到期的票据要及时交存银行办理转帐，并冲销已收到票款的应收票据票面金额。对

6、到期后承兑人违约拒付或无力偿还的商业承兑汇票，应转入“应收帐款”科目核算，并及时通知有关部门退回票据，追收欠款。3.1.1.4 因结算或资金需要，办理商业汇票的背书转让和贴现，必须报经单位负责人或分管副总批准，未经批准不得随意背书转让或办理票据贴现。3.1.1.5 对已背书转让和已贴现的票据也要认真进行备查登记。详细登记背书转让时间、被背书人或贴现日、贴现利息、实收金额等有关资料。3.1.1.6 票据贴现利息、汇票承兑手续费等作为财务费用处理。对收回票款无望的应收票据报经单位负责人或分管副总批准后予以注销，并对有关责任人员追究经济责任。3.1.2 应付票据3.1.2.1 财务部门开出的商业汇票

7、通过“应付票据”科目核算，开出商业汇票时，借记“材料采购”、“应付帐款”等科目 , 贷记“应付票据”科目。商业汇票到期付款时，借记“应付票据”科目，贷记“银行存款”科目。3.1.2.2 对开出的商业汇票要通过备查登记簿详细登记每项应付票据的受票人、承兑 期限、票据面值等资料，到期付清时，在备查簿中逐笔注销。3.1.2.3 办理商业汇票支付的手续费作为财务费用处理。按协议支付的承兑保证金暂列“其他应收款”科目，待承兑汇票到期付清款项后予以收回并冲销该科目金额。3.1.2.4 对开出后即将到期的商业汇票，财务部门要及时筹集资金送存银行，确保到期支付。3.1.2.5 应付票据申请票据贴现，必须报总经

8、理或董事长批准。3.2 应收帐款3.2.1 “应收帐款”是指公司因销售商品、提供劳务等，应向购货单位或个人收取的款项，是公司生产经营活动中形成的债权。以销售产品、材料、对外提供劳务发生后双方成交时的实际金额入帐，应收帐款核算内容除企业因销售产品、材料、提供劳务等业务应向购货单位收取的款项外，还应包括代购货单位垫付的包装费、运杂费。3.2.2 设置“应收帐款”总帐科目进行应收帐款的总分类核算。 按不同的购货单位或接受劳务单位设置明细帐户，进行明细分类核算，详细明了地反映不同购货单位或接受劳务的单位应收帐款的增减变化情况。3.2.3 财务部门必须切实加强对“应收帐款”的管理，认真审核有关结算凭证，

9、明确结算内容、金额和结算单位。明细帐户名称必须详细填写结算单位全称，认真登记“应收帐款”明细帐，努力做到不错记、无遗漏，不串户。每月月末，必须进行各明细帐余额与总帐余额的核对，对发现的错记、遗漏、串户等问题及时纠正，确保正确相符。3.2.4 加强与业务经营部门和营销业务人员的配合协调，及时全面地掌握各购货单位的货款结算情况，定期进行应收帐款增减及周转情况的分析，督促有关部门加强货款的回收。对拖欠货款一年以上的购货单位要认真了解其经营情况和财务状况，并采取必要的措施，组织货款回收，努力避免呆帐和坏帐损失的发生。3.2.5 经常与购货单位进行往来结算帐项的核对，每年进行一次全面的债权债务清查。通过

10、电话询问、书信或派专人详查等不同的方法，使每个应收帐款明细帐户每年都能与双方核对一次，对于双方的未达帐项，通过核对予以调整，并逐一作好对帐记录，确保应收帐款相符。3.2.6 对确已无法收回的应收帐款，每年年终决算前，由财务部门与业务经营部门共同进行认真审查，并填制应处理坏帐明细表，详细说明坏帐原因，报经分管副总或单位负责人审批后，作为坏帐损失，进行相应的帐务处理。3.2.7 具体结算管理规定如下：3.2.7.1 客户持成品发运随货通行单到财务部办理临时出门证。无财务部加盖的“产品销售专用章”，一律不得出门。成品发运随货通行单内容包括：收货单位、日期、产品等级名称、规格、单位、数量、单价、件数、

11、批号、运输方式及车号、签发人。通行单一式四联：一联存根，二联保管，三联会计，四联随货通行。3.2.7.2 销售处收到的银行汇票、承兑汇票、本票、支票等要及时送交财务部，做到日收日交，不得延误，未经财务部登记核准，任何单位及个人不得直接对外转让。3.2.7.3 财务部对收到的银行汇票、支票、本票，核查无误后，留一复印件，及时送存银行，进帐单及时入帐。3.2.7.4 财务部对收到的银行承兑汇票，建立“银行承兑汇票登记簿”，序时逐笔登记，转付、贴现或到期存入时要按时核对注销。3.2.7.5 销售处收到的银行汇票、承兑汇票等，如为其他单位代购货单位付款的，要由购货单位与代付货款单位出具证明，并加盖“财

12、务专用章”，同时销售处要加盖销售处章并由领导及业务经办人签字。3.2.7.6 销售处对以融资方式（以实际欠款余额计息）购货的单位，公司与对方签订的合同，须交财务部一份，留存备案。（注：合同需经法规处审核）3.2.7.7 经销售处申请，分管领导签批后，以汇票复印件或汇款单存根传真件作为财务开具出门证依据的，销售处要保证10日内将款催收入帐；对资信较好的购货单位急需求援购货，需由客户出具限期还款保证书，经销售处领导签字后报分管领导批准。因以上原因，货物发出后，货款不能按期收回的，按有关规定对销售处进行处罚。3.2.7.8 购货单位退回余款，应凭其提供的收款收据，经销售处领导签批，财务部核对帐务无误

13、后，方可办理付款；清退余款不得用现金支付。3.2.7.9 财务部每日下班前半小时报出销货日报表。3.3 其他应收款3.3.1 其他应收款的核算内容为企业除应收票据、应收帐款、预付帐款以外的其他各种应收和暂付款项，包括应收的各种赔款、罚款、存出保证金、备用金、应向职工收取的各种垫付款项等。3.3.2 在“其他应收款”总帐科目下，分别以“单位往来”、“个人往来”二部分，按不同的往来结算单位和个人姓名设置明细分类帐户，详细明了地反映各种其他应收款项的收支结算情况。其中：“单位往来”部分，主要用于企业与各有关单位之间的往来结算，包括部分用于企业与外部有关单位、上级部门之间的其他往来结算款项的核算。“个

14、人往来”部分用于企业内部职工的各种借款及其他应收款项的收支结算。 对不设置“其他货币资金”科目的单位，所办理的各项外埠存款和信用证存款等也通过“其他应收款”科目进行核算。3.3.3 切实加强对其他应收款项的管理。财会人员要认真审核各应收款项的内容，及时作好帐簿记录，做到不错记，不漏记，不串户，定期进行明细帐与总帐的核对，帐面余额与各往来单位（ 或个人 ） 的核对，确保帐帐、帐实相符。3.3.4 严格控制个人借款，职工因公或其他原因借款必须按规定的批准权限审批，未经有关领导批准，任何人不得随意借支公款。个人借款要坚持“前帐不清，后帐不借”的原则，督促借款人员及时办理报销结算和借款归还，不得长期拖

15、欠公款。对长期不还的借款，要采取措施，予以扣收。3.3.5 加强其他应收款帐的核对，每年要进行一次全面清查核对，确保企业资金的安全。对个人借款，财务部门除要定期清理外，年终要逐一列出职工借款余额清单，通知借款人进行核对，对核对无误的借款余额，要由借款人在清单上签字确认。3.3.6 职工调离本单位时，必须将全部欠款结清，否则不得办理调离手续。3.4 应付及预付帐款应付帐款是指因购买材料、商品或接受劳务等而形成的对供货单位的欠款，是公司的短期债务。3.4.1 凡有材料采购业务的部门，统一到财务部领用“材料采购付款通知单”，专人保管，序时使用。二、三联用于办理查帐及付款，一联存根由领用部门存查。3.

16、4.2 . 对应付帐款必须先查帐后付款，对付款金额超过帐面余额的，无特殊原因，财务部拒绝付款。3.4.3 支付应付款项时，由申请部门填制“材料采购付款通知单”，业务经办人和部门负责人签字，到财务部核实金额后，方可办理付款。3.4.4 财务部向客户付款后，业务员必须在限期（支票即时，其他15日）内将对方单位收款收据（收据所使用的印鉴必须与财务部付款凭证的收款单位名称一致）交到财务部，不及时送交收据或收据不规范的，按有关规定对责任部门送交企管处进行考核；往来客户付款后，一个月之内必须及时办理发票入库结算手续。3.4.5 财务部门对超过三个月未发生业务及出现借方余额的往来单位，下发催办结算通知单，要

17、求经办人员对帐并结算，限期一个月内处理清楚；对借方余额不超过1000元的往来单位，直接扣经办人员的工资，用于冲减往来帐户。3.4.6 加强对预付帐款的控制管理。对季节性采购或特殊急需的物资采购，必须预付货款时，由申请部门填制“材料采购付款通知单”，业务经办人和部门负责人签字，依据合同并由部门领导审核，经总经理签批后，方可到财务办理付款；单位经办人必须按合同监督该业务的执行。3.4.7 每月末，对预付帐款要督促有关业务人员及时办理结算，对货物已收帐单未到的要及时索要发票清单；对已付货款时间较长而不办理结算的，要采取措施加以控制，并督保有关部门和有关人员限期清理，结清帐务。3.4.8 预付的货款通

18、过“预付帐款”科目核算其支出和结算转销情况。 预付款项不多 的单位，可不设立“预付帐款”科目，而直接通过“应付帐款”科目进行核算。3.5 其他应付款3.5.1 其他应付款包括除应付票据、应收帐款和预收帐款以外的各种其他应付及暂收款项。其他应付款要按不同的单位或应付款项名称设置明细帐户，详细核算这些债务的发生、偿付结算情况。3.5.2 对其他应付款项要切实加强管理，定期进行清查核对，防止呆帐、死帐的发生。对因故不能偿付的各项债务，要详细查明原因，报经单位负责人或分管副总批准后核销，作为“营业外收入”做帐处理。3.5.3 暂收职工的风险抵押金通过“其他应付款”科目核算，并设立明细备查帐簿，按人进行

19、登记，按规定的利率计算支付给职工的风险抵押金利息，作为财务费用处理。4、监督与控制4.1 财务部开具临时出门证时对销售处填制的成品发运随货通行单要仔细审查，确保正确、清晰、完整，不得涂改，同时必须加盖物价处的“物价审核专用章”。4.2 财务部每月末对应收帐款进行帐龄分析，对超过半年未发生业务、但尚欠货款的单位，要下发“催办结算通知单”；同时，制定具体的催款计划，责任到人，加强清欠 力度。4.3 财务部每月末与销售处对帐，核实后， 对客户实行动态管理，对资信下降的客户，要及时采取减少发货、实行担保和加强催收等措施；对长期拖欠货款者，停止发货。催收不还者移交法规处处理。4.4 对往来单位实行定期和

20、临时相结合的对帐原则，每年最少对一次帐，并且填制往来余额调节表；业务往来频繁单位要同销售处随时核查数据，以保证往来帐的准确性。4.5 往来单位到财务部对帐，须持单位证明由经办人员陪同到财务部核对帐务。对方单位私自到财务部查帐，财务部一律不予受理。同时，非经分管领导批准，任何人员及 财务部人员不得向客户出具书面欠款证明。4.6 汇票、银行承兑转付材料款时，必须凭借供货单位的收款收据领取，付款时，收据没有及时收回的，在付款后半月内必须把收据收回；财务部按照付款通知单和票据复印件及收款收据记帐，票据支付后一切风险由客户自担。4.7 供应部门严禁将以甲客户名义领取的欠款，擅自转付第三者。若因对方情况发

21、生变化，须改付其他单位的，应先办理财务手续，违者按违反财经纪律处理。4.8 严格赊销制度。无特殊情况不允许赊销，因特殊情况，确需赊销的，需填制“产品赊销申请单”，由公司领导、部门负责人、业务经办人签字，同时选择资信好的赊销对象，并确定严格的赊销限额、赊销期限，签立合同，明确责任。5、考核及罚则5.1 加强客户资信管理。要加强对客户资信程度的调查和分析评估，通过银行、同行业及社会中介等各种渠道，及时了解和掌握客户的生产、经营、资产、负债、经营人员变动和财务状况等相关信息，以确定其是否具有履行合同的能力和独立承担民事责任的能力。5.2 销售部门要建立货款回收责任制，财务负责每月末核算并报告货款回收

22、率，对货款回收情况由企管处负责考核。5.3 公司对长期拖欠款者，而购货单位要求以其物资、产品顶帐的，必须经公司领导同意，并按规定进行帐务处理。5.4 对长期欠款不能结算的财务部下发“催办结算通知单”， 连续两次催办不能结算且不说明原因的，财务部将该单位往来转为业务员个人欠款，全额扣发工资，直至结清为止。6、坏帐确认及核批制度6.1 公司对应收帐款计提坏帐准备，对确已无法收回的应收帐款，每年年终决算前，由财务部门与业务经营部门共同进行认真审查，并填制应处理坏帐明细表，详细说明坏帐原因，报经分管副总或单位负责人审批后，作为坏帐损失，进行相应的帐务处理。6.2 采用备抵法进行坏帐损失的核算。每年年终，按照应收帐款年末余额及应收帐款帐龄自行确定坏帐准备金的提取，计入管理费用，实际发生的坏帐损失冲减坏帐准备金，收回已经核销的坏帐，增加坏帐准备金。