ISO系统文件之文件与资料管理程序(ppt 23页)

1、文件与资料之管理n嘉彰科技（苏州）有限公司 文管中心 编制文件与资料之管理目的n文件与资料之管理是为能确保各相关部门能适时且有效得到所需之最新文件文件范围n凡品质管理系统所有管制文件与资料，包含技术文件、外部提供之管制文件与资料之管制。文件类别nISO文件 n外来文件n技术文件n1、品质手册（一阶文件）n2、标准化所需的文件化程序（二阶文件）n3、作业指导书或管理办法（三阶文件）n4、表单（四阶文件）ISO 品质管理体统文件包含内容：外来文件的包含内容n外来文件是指：公司外部文件，如客户图 纸、资料、供应商的产品规范说明书及承认书、国家标准、国际标准、法令、法规等技术文件的包含内容n技术文件包

2、含内容：n 1、产品图面n a)模具图面n b)包装图面n 2、产品承认书n a)供应商的产品承认书n b)客户对公司产品的承认书 文件撰写架构说明n系统文件架构:目的、范围、定义、权责、程序、注意事项、相关文件/表单、附件;文件编号原则n 文件编码系统: 1.内部文件: 一、二阶文件： 流水号 （01开始至99） 文件类别文件编号原则n 文件编码系统: 内部文件: 三阶文件： 流水号 （001开始至999） 年后最后一位数字码 文件类别 部门别 文件编号原则n 文件编码系统: 内部文件: 四阶文件： 流水号 （ 0 0 0 1 开 始 至9999） 文件类别 部门别文件编号原则n其他文件编号

3、：流水号部门数字号注：只有ISO相关文件编号时部门别用英 文字母，其他文件的编号都用数字号编码文件编号原则n 文件编码系统: 文件类别: M 一阶文件 P 二阶文件 W 三阶文件 F 四阶文件 字母码数字码部门别字母码数字码部门别PJT1项目组QAD3品保部DCC1文管中心SLS4业务部MIS1资讯中心RND5开发部ADM2管理部MFG6制造部文件编号原则n 文件编码系统: 1. 外来文件有编号者依其编号,或以公司内部制定的文件 编号为准； 2. 公司内部一、二、三、四阶文件,其版本为:A-Z,发行 次数为:15。 2.1 文件第一次制订版次为A1,经A1A5后改为B1,以此类 推,直到Z5;

4、 2.2 文件之各页,版本需相同,但发行次数可不同,须在承 认页或封页可见修改之承认; 2.3 该份文件之版次改为B1,以此类推; 3. 外来文件有版次者不依其版次,以公司内部制定的文件 版次为准。ISO文件管制流程文件管制、修订、废止审查编号审核核准分发颁布 记录、管制文件管制、修订、废止n 文件需制订、修订与废止时,先以文件制订、变更、废止申请单的形式提出来，再交由文管中心进行后续工作之作业。n 文管中心将制订、修改好之文件先登录于文件目录一览表中,再复印好所需份数后,一、二、三阶文件于每页右上角加盖蓝色“文件管制发行章”发行，四阶文件发行时无需加盖章。下发时,请接收单位在文件分发/签收/

5、回收记录表上签收。签收时除签名以外还应加上签收日期 。文件管制、修订、废止的申请单文件签收记录序号文件名称文件编号版次页次总经理室管理部业务部开发部制造部品保部数量签收日期回收日期数量签收日期回收日期数量签收日期回收日期数量签收日期回收日期数量签收日期回收日期数量签收日期回收日期DCC-F-0003A1嘉彰科技（苏州）有限公司 文件分发/签收/回收记录表文件目录文件保存、销毁作业一、文件保存：n 1、颁布发行之各阶文件的原稿,均由文管中心列管。n 2、各项记录资料,文件保存期限则依据品质记录 管理程序之规定期限保存。 二、 文件销毁作业n 1、自各单位回收之旧版文件,得由文管中心予以销毁。n 2、逾保存期限之暂时文件及记录,得依各类记录之保 管单位自行销毁。文件档案管理n一、任何人不得在盖蓝色“文件管制发行章”的文件上涂改、写字、划线并复印，四阶表单之复印则不受管制。n二、 文件如有发现遗失、缺页、污损、字迹模糊时,需填写文件补发申请单向文管中心申请补发，不得私自影印任何正式文件。n三、 各部门借(调)阅文件,需先填写文件借(调)阅申请单,经文管中心确认后,予以借(调)阅。文件补发申请单申请部门申请人申请补发理由：申请部门申请人申请补发理由：申