强化普通高校二级学院科研档案管理的策略

1、    强化普通高校二级学院科研档案管理的策略    郑波【摘要】为了适应高等教育的发展趋势，普通高校二级学院应加强科研档案在规范化、系统化、信息化、实效性方面的管理，使科研档案在增强学院竞争力方面发挥应有的助推作用。【关键词】普通高校;二级学院;科研;档案管理增强科研能力是高校提高教学质量，走内涵发展道路，具有持续竞争力的关键。在普通高校的考评中，无论是对一般教师，还是对二级学院，科研的权重都越来越大。新的发展趋势对普通高校二級学院科研档案管理工作提出了新的要求，进一步强化普通高校二级学院的科研档案管理，使科研档案能实实在在为学院和教师个人的发展提供辅

2、助和支撑，已成为当务之急。由于普通高校的科研工作状况与重点大学有较大的不同，教师的科研自我管理水平也有较大的差异，加之二级学院的科研档案管理与全校性的科研档案管理大有区别，所以，普通高校二级学院的科研档案管理亟须在规范化、信息化、实效性方面予以加强。一、强化规范管理按照现代大学的理念，大学教师应逐渐改变传统的照本宣科或仅仅一般综合借鉴式的教学，要通过科研创新改善教学内容，改进教学方法，提高教学档次，用提高科研水平来奠定高水平教学的基础，进一步获得专业上的更大发展。因此，除了在学校档案馆应进行二级学院和教师的科研工作归档外，二级学院自身也应该建立完整规范的科研档案。（一）应专人负责管理。高校二级

3、学院的科研工作越来越重要，与教学工作、学生工作、院级行政工作处于同等重要的地位。学院科研管理人员对学院教师和研究人员更好地对接学校科研管理部门，发挥着不可小觑的作用。虽然不一定在二级学院专设与院办平行的科研办，但必须选择科研能力强、管理水平高的老师兼任科研秘书，同时作为学院科研档案管理的责任人。目前许多大学二级学院的科研秘书只管日常科研工作，科研档案却全部归属学院办公室统一管理的做法，十分不利于科研档案发挥有效作用。（二）应增强归档意识。教师的科研成果能反映学校和二级学院的科研水平，也能为学校的学科建设和专业建设服务，可以说，教师的科研工作是学校和二级学院科研档案的重要组成部分，教师科研归档意

4、识的提高，能有力促进科研档案的管理工作。除了教师应有将重要科研材料进行存档的自觉意识外，学院领导和科研档案责任人也应该增强归档意识，要充分认识到加强科研档案管理是构建和完善现代大学制度过程中强化内部科研管理的一项重要举措，要及时宣传和解读学校下达的相关文件，捕捉相关的有用信息，将认真搜集并筛选后的科研档案材料及时存档。学院还可以采取一些行政措施来加强教师的科研归档意识，如每学期归一次档，并详细填写成果归档表，作为学院统计成果的依据，把归档情况与一定数额的岗位津贴挂钩。（三）应细致搜集保存。由于思想重视不够、人员兼职管理、存档条件简陋等原因，二级学院的科研档案管理随意性较大，资料遗漏、缺损、丢失

5、都很严重。对于相关的各种资料，哪些该存档、怎样存档、怎样系统化等，难以做到全面规范，存档质量不高。学院除了认真细致地搜集与日常科研工作相关的档案材料外，还要注意关联收存，如兼收与科研工作关系密切的学科建设档案和教学质量工程档案等。凡是存档的材料，还要统一标准，如落款、日期、主管领导签字、单位盖章等都要完备，以保证档案的完整性和说服力，提高档案的质量。（四）应强化保密措施。二级学院科研档案的保密工作常常被忽略，值得高度重视。需要暂时保密的科研档案主要是教师未能立项（有的要求未结题）的项目申报书、尚未交出的项目结题报告、尚不能公开的阶段性科研成果等。二级学院的科研档案责任人应有强烈的知识产权、隐私

6、权保护意识和自律意识，妥善保管好以上科研档案，确保不会因有意或无意的泄露给提交档案者造成任何损失，在老师和档案责任人之间建立良好的信任关系。需要保密的文件要限制管理人员的可操作权限，最好实行专人管理，划分清楚权责。二、强化信息管理档案的信息管理是指以现代信息技术为手段，对档案资源进行有计划的收集、整理、储存和利用。科研档案作为具有很高信誉度的原始信息源，传统的重藏轻用理念已远远落后于社会的发展进步。“信息时代要求将档案信息资源快捷地、系统地、大众化地转化为生产力，为社会发展提供实际有效的服务。”但现今普通高校二级学院的科研档案管理仍沿袭过去的档案管理方式，以手工操作的纸质档案为主，辅以少数电子

7、文档材料，没有很好地发挥网络和计算机等现代信息工具的作用。学院科研档案的现代信息管理应纳入二级学院办公技术现代化的统一规划，“通过计算机网络来实现完整、准确和动态、立体的管理”。在信息化建设方面，二级学院科研档案管理应从三个方面着手：（一）存档材料的信息化。要把应存档的文件、资料、信息等纸质档案，通过扫描、拍照，甚至缩微等手段，按照统一、规范的要求和形式转化为电子信息档案。在档案种类上也要追求丰富，力避单一，即不能仅仅保存纸质材料和文字材料，图片、照片、录音、录像、磁带、光盘、原件、复制件、缩微胶卷等等形式存在的档案材料也要注意收藏。通过对形式各样、全面丰富的科研档案收集处理，进一步促进二级学

8、院档案管理的信息化发展。（二）存档过程的信息化。二级学院的科研档案管理应将传统的档案材料信息尽可能转化为能直接被计算机利用识别的形式。应规范管理流程，实行标准化，即在分类、编目和排序上有一个统一的标准，避免人为因素的干扰。有条件的二级学院，其科研档案还可以直接利用学校档案馆的数据库，成为学校数据库的一个分支和组成部分。二级学院档案责任人每一学期对收集好的科研档案材料进行分门别类的梳理，确保材料的准确性，按时上传到学校档案馆的服务器上，同时定期进行更新维护。（三）档案检索的信息化。要把教师的各级各类项目材料、各种科研成果材料、各类表彰奖励材料等尽可能录入电脑，进行科学的编排，传到相应的档案系统中

9、，充分利用开发现有应用平台灵活方便的存储、统计和查阅功能，实现档案信息使用的最大化。要开通内部局域网，针对档案材料保密程度的不同，为不同人群设置一定的权限，方便学校师生查阅相关档案文件信息;还可以把形成的科研档案信息，通过连接外部网络，向其它高校和社会各方面公布，主动积极地为档案利用者服务。总之，要“借助网络平台建立共享机制，使相关网站成为有效开发利用科研档案的窗口，使科研人员、二级学院、学校的档案工作能在流水线上工作，实现快速查询或下载各种档案资料”。三、强化实效管理科研档案能在很大程度上真实反映高校二级学院在学科建设、专业发展等方面取得的成绩，能为学院调整办学思路，提高办学效率提供一定的参

10、考。科研档案的管理主要不在于藏，而在于用，只有科学系统的档案管理才能使档案材料的功用得到最大限度的发挥，才能为学院和个人的科研发展服好务。科研档案管理的好，使用得当，对学院和教师个人的发展能起到强大的推动作用。二级学院的科研档案管理要获得实效，主要应该做到以下两点：（一）主动服务。过去的二级学院科研档案管理基本上处于被动服务的状态。随着科研工作在高校的地位越来越突出，服务客体对科研档案管理工作的要求越来越高，原来的“坐等”服务管理模式已经难以满足档案使用者的各种需求。因此，二级学院科研档案管理人员必须具备主动服务的意识，为学院和教师个人的发展服好务。如在重点学科建设、学位点申报、特色专业申报以

11、及名师选拔、成果评奖等活动中，及时提供建议意见;为学院凝炼科研特色方向、优化组合科研团队、申报重大项目、课题组成员选定等方面提供参考;在教师完成科研项目的过程中给予适当的引导，督促他们按时按质地完成研究计划。此外，二级学院的科研档案管理还可以主动为学院的各类考评总结提供可信度高的支撑，为教师评职岗聘提供完整的成果，为教师发表论文提供期刊信息等。（二）便捷高效。二级学院的科研档案是学院和教师取得发展成绩的真实凭据，常常会循环反复使用，具有极高的保存价值。目前高校已经按照有关规定制定了档案管理办法，但是在实际的执行过程中学校档案馆往往和二级学院缺乏协调和配合，在一些制度的具体细节上考虑得不很周全，

12、以致在一定程度上仍然存在要求不具体、存档有重复等情况。二级学院应该改变重藏轻用的管理，必须方便档案利用者能够迅速、准确地查阅到所需要的档案信息。因此，二级学院不能过分依赖学校档案馆，要使自身的科研档案存储和管理成为学校档案馆相关科研档案的有益补充。其中要做好分类存档，做到档案分类合理，避免只是把已有档案材料原封不动地输入计算机的做法，改变对现有材料缺乏科学合理的分类和利用的“重存轻理”现状。针对二级学院现有科研档案多数仍是纸质文字档案的情况，应尽可能变纸质档案材料为电子文档材料，需要查找某一档案时，不必逐个翻查相关年度的档案盒，通过关键字词的搜索查找，快捷而准确地找到目标档案。普通高校的二级学院应当充分认识到科研档案管理在学校、学院、个人内涵发展过程中的地位，树立全新的档案管理理念