如何高效开会？主管培训二

1、如何高效开会 利世主管成长培训之二 凡是会议过多，一定是管理出了问题，会议运营管理能体现一家公司的管理水平。 复杂性定律：任何任务的复杂程度等于那项任务步骤的平方。随着任何过程中步骤数目的增加，复杂程度急骤递增。减少步骤的数目，可以迅速简化过程。如：保险公司的人寿保险申请，原来要通过22双不同的手来传递，每个人审查一部分要6周，通过流程改进前21个步骤指定一个人，第二个人再审核第一个人的工作，只需24小时，增加了10亿美元。任务任务步骤步骤结果结果你自己打电话1x11别人替你打2x24别人再请人打电话3x39别人托人再请人打电话4x416目录123为什么要开会？高效会议十步法高效会议公式高效会

2、议的好处：通过会议减少步骤，布置出低价值的工作确保团队时间、精力放在价值贡献最大的任务上组织有技术和有能力的人一起工作，引导出最佳方案。持续改善简化工作 群策群力专注目标团队的持续改进，最终形成爆发效果。一、凡是会议，必有准备：一、凡是会议，必有准备：永远不开没有准备的会议，会议最大的成本是时间成本。会议没有结果就是对公司的犯罪，没有准备的会议就等于一场集体谋杀。会议有事先检查制度，没有准备好的会议可以取消。在会议前，需把会议材料提前发给与会人员，与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。组织上的运作摩擦，积攒起来确实可以让整个集体意愿偏离任何一个成员所期望的方向。二、凡是开会

3、，必须守时：二、凡是开会，必须守时：设定时间，准时开始、准时结束。尊重别人的时间。要对每个议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话，要事先通知与会人员，使他们有思想准备。举例：利世晨会流程：三、凡是会议，必有主题：三、凡是会议，必有主题： 开会必须要有明确的会议目的，会议的主题，要事先通知与会人员。在会议准备的ppt前2页ppt，必须显示会议主题。 没有主题和流程的会议，就好比让大家来喝茶聊天，浪费大家的生命。四、凡是会议，会前必有议程、主持人：四、凡是会议，会前必有议程、主持人： 要在会议之前明确清楚的会议议程，会议运

4、营人员并要在会前书面发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们能有充分的时间准备。 会议主持人对每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。五、凡是会议，必有结果：五、凡是会议，必有结果： 开会的目的就是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费。 会议主持有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言， 会议时间最好控制在30分钟到1小时以内，会议主持人要设置时间提醒：现在还有20分钟，还有10分钟。会议的决议要形成记录，并当场宣读出来确认。 没有确认的结论，可以另外再讨论，达成决议并确认的结论，马上进入执行程序。 主持人要驱散大家心里“唯我正确”的执着，在“自我

5、”之外对组织原则有所敬畏，对“自我”能够反省。六、凡是开会，必有训练：六、凡是开会，必有训练：三点势法：强迫用三点归纳、总结表达自己的意见。利世五步议事法：提议题、出主意、拟方案、定公约。如：读书会的迟到问题。 步骤步骤举例举例1、提议题读书会有人迟到，有人觉得不公平。2、出主意a. b. c. d. e.3、拟方案b+d a+e4、表决b+d5、定公约如果有违反，会。对主持人发言，不同意见的对手之间你来我往的对话，是规则所禁止的。罗伯特议事规则：罗伯特议事规则：1）一事一议，凡持不同意见者，都分配有发言机会。2）所有发言人都是对会议主持人发言，而不是对持不同意见者的发言。3）在会议主持人一定

6、会给予任何一方发言机会的前提下，禁止不同意见者之间直接对话，避免伤了和气还不能解决任何问题。4）只能有一个议题，一旦一个提议被提出来以后，它就是当前唯一可以讨论的议题，必须先把它解决了，或者经表决同意把它先搁置了，然后才能提下一个提议。反对人身攻击：必须制止脱离议题本身的人身攻击。禁止辱骂或讥讽的语言。如：议长先生，事实是怎样怎样的，而不是如我尊敬的朋友说的那样。八、凡是开会，必有记录：八、凡是开会，必有记录： 一定要有一个准确完整的会议记录，每次会议要形成决议，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限：放周一会议记录：九、凡是散会，必有事后追踪：九、凡是散会，必有事后追踪： “散会不追踪，开会一场空”。加强稽核检查：要建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪、稽核检查。如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议决议都能完成。举例：蔡经理吉之岛印刷品销