人事档案管理模式的改革探讨

1、    人事档案管理模式的改革探讨    庄晓云摘 要：众所周知，我们在个人升学、升职、职称评定、办理养老保险等过程都要用到人事档案。尤其近年来事业单位改革，事业单位人才流动加快，档案管理问题尤其不可疏忽。文章基于此，针对人事档案管理模式的改革进行了分析探讨。关键词：人事档案;管理模式;改革当今社会科学技术突飞猛进，知识经济迅速兴起，人才在经济社会发展中的地位和作用日益突出。现代企业为了保持足够的竞争力，会在人才甄选、培养及管理上投入丰富的资源，相应的，人力资源部门在企业管理中的重要性也越来越凸显。人力资源管理的目的是优化配置，知人善用，将员工分配到合适

2、的岗位上去，这需要hr深入了解和熟悉企业员工，对其有一个公平、公正的考核和评价。而要进行全方位了解，则离不开人事档案的信息支持和共享，科学、有效的人事档案管理显得极为重要。1 档案管理中存在的问题分析现阶段，很多单位人事档案管理尚未摆脱传统管理模式，费时费力、效率不高的人事档案管理存在诸多问题：1.1 人事档案管理人员整体素质不高人事档案的管理是一项十分繁琐、专业性高、连续性强的工作，这就需要档案管理人员自身具有较高的素质。由于事业单位进行了较大程度的改革，缩减了大量的事业编制，档案管理部门更是大受冲击，削减了大部分的专业管理人才，档案管理工作则由其他人员兼任，某些单位则雇佣了临时人员来进行档

3、案的管理工作。档案员往往变换频繁，工作交接不及时、不到位，并缺乏系统的业务知识，导致档案资料收集不齐全不完整，保管期限划分混乱。1.2 不重视人事档案的管理工作某些事业单位领导干部想当然地认为，人事档案的管理工作只要对档案进行适当的保存就可以将工作做好。在管理过程中，只要不发生丢失、损坏、遗漏等情况即可，能提供档案查询、调走等服务即可。且不说管理方式落后可能会造成档案缺失的问题，单是低效率的档案管理，无疑会对需要档案调度的人员造成困扰。1.3 人事档案管理信息化程度较低现在我国事业单位的人事档案管理仍以纸质材料为主，虽然很多事业单位已经按照要求安装了各类人事档案管理系统，但是在实际工作中的使用

4、状况却不尽人意。人事档案管理系统在平时只是用来收集、整理、查阅员工的个人基本信息，对其在工作生活中的各类资料并没有进行收集整理，严重缺失重要的数据资料，造成了人事档案管理系统形同虚设，大部分管理工作仍旧是依靠手工操作。这样不利于人事档案的长期保存，还对其工作效率造成了严重的影响，对需要人事调动的事业单位人员会造成困扰。2 人事档案管理模式的改革探索2.1 改革人事档案管理制度针对人事档案管理制度存在问题的情况，需要改革人事档案的管理制度，具体措施如下：首先，公共部门的人事档案，需要进行统一的领导和管理，采用层层管理的方式，当有人员流动的时候，需要按照人事管理的规定有序的进行档案的转移，并且要通

5、知相对人档案的去向。其次，一些私企单位的人事档案，也需要进行统一的领导和管理。用人单位需要按照国家的有关规定，为员工建立健全的人事档案，内容要齐全：工作情况、诚信状况以及工作能力等等。再次，政府系统的档案需要专门的人员进行管理，建立档案服务中心，还应加强该地区的流动人员和死亡人员的人事档案管理。另外，档案管理行政部门，要加强对各单位人事档案管理的监督和指导，并提出相应的意见和要求。最后，应该根据人事档案信息的内容，建设人才资源数据库，实施科学管理，为社会的人才提供咨询服务，但是要在维护相对人的合法权益的基础上进行。2.2 改革人事档案管理模式针对人事档案管理存在的问题，需要改革人事档案管理模式

6、。具体的改革措施有以下几方面。首先，改革后的人事档案管理模式能够有助于体现选用人才的政策精神，从而有力地促进人才的合理的流动。其次，改革后的人事档案的管理模式能够有助于构建社会的诚信体系，从而更好的服务于我国的社会档案服务。再次，改革后的人事档案的管理模式能够维护公民的权利，充分的让公民行使知情权。复次，改革后的人事档案管理的模式能够多一些公益方面的内容，从而免除查阅档案需要付费的制度。改革后的人事档案的管理模式最明显的特点应是民主性和公益性。所谓的民主性就是充分的让公民行使知情权，从而能够了解自己档案的内容和动态。公益性是指相对人在查阅人事档案时候，可以免除相关的查阅费等。计算机信息技术的发

7、展与普及极大地改变了人们的生活生产方式，将计算机信息技术应用在人事档案管理工作中可以提高人事档案管理的信息化水平。首先，人事档案管理单位要积极引进扫描儀、复印机以及打印机等相关的硬件设备，为人事档案的数字化建设提供必要的物质基础;其次就是要建立人事档案信息管理系统，将所有人事档案资料录入信息管理系统中，并将这些资料分门别类存储好，进而有利于后期的管理、调取和利用，不断提升人事档案信息的利用率。第三，根据相关规定，国家对于干部人事档案必审、个人事项报告必核，注重对干部实际工作能力的考察，进而全面选择那些专业素养以及专业思想过硬的行家，但为了确保人事档案的真实性和可靠性，人事档案管理人员必须对所有

8、档案信息资料进行摸底与核实，为国家机构、社会组织以及企事业用人单位提供真实可靠的数据参考。2.3 改革人事档案人权保障制度针对于人事档案管理中存在着人权保障的问题，需要进行以下几方面的措施进行改革。首先，应该修改有关人事档案的管理制度，去掉以前制度中的不合理部分。其次，需要明确人事档案中的相对人对自己档案知情的权利，可以通过正常的手续查看到自己档案中的信息。在一些单位已经实现了电子档案的模式，可以通过有关的规定允许相对人可以通过单位内部网络查看到相关的记录。再次，应该在有关的规定上，允许相对人可以对自己的档案的内容提出相关的修改意见，单位在认真的考察后，可以更正相对人提出的修改内容。3 结语人事档案是我国人事管理制的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。当前我国正处于社会转型的关键时期，人事档案管理直接关系到我国人力资源管理工作。创新人事档案管理制度、加快数字化建设、建立