固定资产管理系统开发文档

1、眉山市联创电脑有限公司眉山市联创电脑有限公司固定资产管理系统软件固定资产管理系统软件开开发发文文档档目录目录1. 项目概述.41.1. 项目背景.41.2. 参考资料.41.3. 任务描述.51.3.1. 目标.51.4. 运行环境.51.5. 条件限制.52. 数据描述.52.1. 静态数据.52.2. 动态数据.52.3. 数据库介绍.52.4. 数据词典.52.5. 数据采集.53. 业务需求.53.1. 业务需求概述.53.1.1. 增加资产.53.1.2. 实物管理.53.1.3. 资产管理.54. 业务流程设计.54.1. 增加资产.54.2. 工程转固.54.3. 其他新增.54

2、.4. 实物管理.54.4.1. 清查.54.4.2. 闲置处理.54.4.3. 报废.54.4.4. 调拨.54.4.5. 出租.54.4.6. 出售.54.4.7. 盘亏盘盈.54.4.8. 资产管理.54.4.9. 折旧调整.54.4.10. 每月折旧.54.5. 功能需求设计.55. 运行需求.55.1. 用户界面.55.2. 硬件接口.55.3. 软件接口.55.4. 故障处理.56. 其它需求.51. 项目概述项目概述FIS 二期工程建设即将拉开，目标是将帐务处理与会计报表、工程财务与固定资产、电信卡、税务会计、财务分析、联机计费等作不同的模块，分期建设，以形成完整的财务及企业管理

3、信息。固定资产集中核算，投资主要信息自动统计与报告，依托信息化手段完成固定资产调拨与固定资盘点工作。固定资产数据信息丰富，多方核对控制，基本满足核算、预算、税务、现金流量管理的需要。 1.1.项目背景项目背景本项目是正安杰公司为提高公司在建工程管理水平，实现在建工程和固定资产管理计算机化和网络化。固定资产部分，公司管理巨量的昂贵资产，要满足低成本, 高速度建设网络基础设施的要求，有效利用有限的预算/资源，为将来的上市，公司报表披露的准确性，而目前虽然有一个单机版的管理系统，依然不能实现没有集成的信息系统，当同时管理多个工程项目却只有有限的, 缺少有价值的管理信息。实际问题中调拨和盘点问题长期困

4、扰企业管理。1.2.参考资料参考资料1）“关于正安杰公司固定资产实物管理系统前期调研和流程图”。2）公司固定资产管理办法（试行）。3）会计电算化管理办法 财政部（1994）财会字第 27 号发布。4）会计核算软件基本功能规范 财政部（1994）财会字第 27 号发布。5）会计电算化工作规范 财政部财会字（1996）第 17 号发布。1.3.任务描述任务描述1.3.1.目标目标总目标：解决工程管理和财务管理脱节问题，减轻固定资产管理员的工作，提高固定资产管理效率，加强固定资产实物管理，确保固定资产中高值低易品的完整及保值、增值，明确经济责任，监督并促进固定资产的妥善保管和合理使用，不断提高设备的

5、使用率和增值率。提高工程会计工程效率，增强固定资产数据的及时性和准确性。固定资产集中核算，投资主要信息自动统计与报告，依托信息化手段完成固定资产调拨与固定资盘点工作。固定资产数据信息丰富，多方核对控制，基本满足核算、预算、税务、现金流量管理的需要。要实现总目标，具体来说系统要完成以下任务：零星购置新增；固定资产盘亏盘盈；折旧调整；条码处理；父卡片拆分子卡片；固定资产分类统计、查询；固定资产调拨电算化；资产分类查询盘点；权限管理。等。1.4.运行环境运行环境WEB 服务器：操作系统：Microsoft Windows 2000 Server支持环境：Internet 信息服（IIS）数 据 库：

6、MySql网络协议：TCP/IP 协议硬件：PIII 400MHZ 处理器 128M 内存 20G 存储空间以上客户端：操作系统：Windows98 以上网络协议：TCP/IP 协议浏 览 器：Internet Explorer 5.0 以上硬件：PII 400MHZ 处理器 64M 内存 10G 存储空间1.5.条件限制条件限制系统投入使用时，要对原有相关机构作相应调整，对各类人员制定岗位责任制。系统是需要有相应权限才能访问的资源。没有权限的功能必须向系统管理人员申请才能使用。所以明确各个工作岗位的的职责范围，并以相应的管理规章与之配套，建立相互稽核、相互监督、相互制约的机制。由于是关系财务

7、机密信息的访问，虽然系统设计是 B/S 结构，可以通过公网访问，但由于安全问题，其中还是受一定限制。服务器方的管理应配置相应的专人管理。有足够的专项资金进行系统的管理、运行和维护。2. 数据描述数据描述2.1.静态数据静态数据固定资产卡片数据；资产科目表；帐务资产表；购置申请表；购置流程表；作废痕迹表；资产变更历史表；作废流程表；调拨流程表；调拨申请表；租赁表；未入帐等。2.2.动态数据动态数据操作员输入系统的数据及系统输出数据；用户、角色数据；固定资产变更数据等。2.3.数据库介绍数据库介绍本系统数据库有：固定资产卡片文件数据库、临时卡片库、条码数据库、子卡库、折旧流水库、凭证库、固定资产增

8、减文件数据库、备查文件数据库（备查文件用于存放各种报废、出售和损益等原因而减少的固定资产，记录固定资产减少的去向）等数据库。2.4.数据词典数据词典1.固定资产：使用年限在一年以上，单位价值在规定标准以上，并在使用过程中保持原来物质形态的资产，包括房屋及建筑物、机器设备、运输设备、工具器具等。其价值随着使用过程中的磨损程度，逐渐地、部分地转移到所生产的产品中去，构成产品价值的组成部分。2.固定资产卡片：它是反映固定资产详细情况的明细帐。3.固定资产增减变动表：反映某一会计期间固定资产的增减变动情况。4.工程明细表：反映企业在建工程的明细情况。5.固定资产折旧计算表：反映企业各部门固定资产折旧计

9、算和费用分配情况。6.高值低易品：7.帐实相符（资产）：财务帐和实物能够同时查对符合的资产；8.WFS 系统：电信基础财务系统；9.父子卡片：本系统定义折旧点在父卡片，子卡片不做折旧操作，子卡片只是作为父卡片的明细；10. 条码：区分固定资产卡片对应的实物，用于资产清查；11. 减值准备：12. 残值：13. 资产与准资产：准资产是不折旧的固定资产；相反资产为折旧的固定资产；14. 预估入帐数据：工程建设中很多摊消费用需要绑到资产上，在未入帐中暂时分摊到资产中，待转固前再行调整；15. 一次性列支固定资产：16. 责任人：17. 建设部门：18. 专业部门：19. 使用部门：2.5.数据采集数

10、据采集数据采集方式有：A、开发过程中：1、开发人员与用户交流，从用户那里获取数据；2、开发人员查询与会计、会计制度、固定资产管理有关的资料以及国家发布的有关政策文件资料等，从这些资料中提取需要的数据；3、需求调查人员直接到委托开发的单位去实地踩点调查，收集数据。B、测试及试运行过程中：1、 从用户那里获取典型数据；2、 测试人员根据系统设计测试数据（主要指有可能引发系统瘫痪崩溃的边缘数据）。C、运行过程中：1、系统管理员将用户、角色、权限控制等数据输入系统；2、操作员将会计报表的数据输入系统。D、需要采集的数据有：1、 固定资产卡片数据；2、 实物记录数据；3、 财务帐数据；4、 系统使用员数

11、据。3. 业务需求业务需求3.1.业务需求概述业务需求概述在 FIS 二期中固定资产管理部分（以下简称固），需要管理固定资产的实物和资产的从增加到减少的整个过程。开始的增加资产主要分两个处理过程，一种是从在建工程结转的工程资产，一种是其他增加方式，如零星购置、调入、租赁等；资产增加后便进入了资产的管理过程，这里我们将资产和实物分开管理；在实物管理中包括：调拨、出售、出租、清查、报废等；在资产管理中包括：价值管理、折旧管理等。本分析过程中将业务分为两个大的部分，即：实物管理过程、资产管理过程。而增加资产是一个整个系统的数据入口，我们将其单独归为一个大的功能点。3.1.1. 增加资产增加资产3.1

12、.1.1. 工程转固工程转固工程转固主要是接收在建工程模块（以下简称“在”）的暂估卡片资料或者是正式卡片资料，管理人员可做帐务调整，折旧调整，最后确认该接收的正确完成。在初验阶段，接收的一般只有一张暂估清单数据，管理人员需要做一定调整；财务人员还需要做相应的转账凭证。在终验阶段，接收的是资产清单，管理人员也需要做一定调整，同时需要做的是原值调整，折旧调整等。 3.1.1.2. 其他新增其他新增其他新增是除工程项目资产外的所有资产都包括在这个范围内。主要有零星购置资产、调入资产、租赁资产、赠送资产和盘盈资产等；其中 盘盈的资产，需要本系统推到帐务中，帐务返回做帐信息；调入的资产和盘盈基本一样；零

13、星购置、租入、抵债资产、原有资产维修改建，改良的增加方式是手工输入。3.1.2.实物管理实物管理3.1.2.1. 清查清查资产清查，主要是资产实物的清查，在卡片建立时，同时建立了相应的卡片条码；这里会运用到资产的 ABC 分类方法，操作人员可以根据分类清查资产；也可根据其他方式，如地区，公司部门等；清查过程中，主要根据条码编号同实物的条码对比，以得出资产的盘亏盘盈。3.1.2.2. 闲置处理闲置处理闲置处理，主要是资产实物的闲置处理。在资产清查过程中，在日常工作中，发现的没有使用，技术不能达到要求等原因而闲散的资产，将这些资产记录下来，为企业更好利用，盘活资产创造条件。3.1.2.3. 报废报

14、废资产报废，这里是实物的报废过程。正确的报废过程能确保报废资产的及时处理，真实反映企业资产状况；确保企业报废资产信息及时更新，实现账、卡、实相符。3.1.2.4. 调拨调拨调拨是一个比较复杂的过程，在调拨中，需要有调拨申请，调拨通知，调拨转移单处理等。调拨牵扯到几个部门协调工作，包括财务部门、实物管理部门、使用部门。3.1.2.5. 出租出租出租是将本公司闲置资产向外出租，需要记录出租物品、出租人、出租时间、出租价格等。出租资产依然需要在资产管理中记录价值变更情况。3.1.2.6. 出售出售出售是将本公司闲置资产向外出售，加快企业资金的流动。资产出售后，资产信息需要保留一定时限，用以备查。出售

15、后，该资产同时也需要记录出售时间、出售价格、出售部门、出售人等信息。3.1.3.资产管理资产管理3.1.3.1. 折旧管理折旧管理折旧管理中，主要是价值的折旧，资产经过一定时间后，价值会自动减少。其中包括：会计制度变更折旧处理、减值准备、税务折旧、折旧调整、特殊折旧、折旧预测等。4. 业务流程设计业务流程设计在 FIS 二期中固定资产管理部分（以下简称固），我们需要记录对固定资产管理过程中的所有数据，包括最开始的建立工作，卡片的建立，资产的分类盘点，资产闲置设置，资产报废处理，资产调拨处理，资产折旧调整等功能。具体处理业务流程规约如下：资产增加资产管理财务管理人员(from 业务角.实物管理固

16、定资产主用例图4.1.增加资产增加资产增加资产是固定资产系统的主要入口。而且这里包括了工程资产的增加和其他增加方式。增加资产本来应该属于资产管理过程中，但是这个是一个特殊的功能和常用的功能，所以，我们将其列出来。下面是固定资产的主要用例图：工程转固零星购置资产调入赠送租赁盘盈用户(from 业务角色)在建工程转入的资产信息，主要包括初验和终验资产。租赁资产不需要记提折旧，即为准资产。租赁资产也需要手工录入。一般是转入方式录入系统的。由于没有流程资产，只需要手工记入系统中。4.2.工程转固工程转固工程转固，首先是接收在建工程模块的初验或终验信息，本系统接收到这些资料后，将该信息转换为未入帐卡片，

17、然后本系统将初验信息传递给帐务系统；如果是初验阶段，帐务系统编制了转账凭证后，回传已付款信息，本系统将未入帐卡片转为暂估卡片；如果是终验阶段，将接收的资产清单做原值调整和折旧调整，帐务系统编制相关凭证后，未入帐卡片转为正式卡片。最后确认接收的资料，回执信息给在建工程模块操作人员。见下工程转固活动图接收在建工程资料阶段选择暂估卡片编制原值调整终验折旧调整相关凭证编制消息回执在建工程模块将资产清单转换为未入帐卡片传递信息给帐务系统初验做初验凭证正式卡片建立网发部传递的消息，初验和终验时不相同。初验一般只有一个通知，包括工程号，初验金额等；终验不光包括通知，同时提供资产清单。这些信息在在建工程模块中

18、已经整理好，传递给本系统做简单处理。并回传帐务系统的处理结果。原值调整是初验和终验金额不相同，需要手工调整；相应的由于初验只有一张卡片，终验的卡片折旧就需要调整。工程转固活动图4.3.其他新增其他新增其他新增大体流程都一样。零星购置、租赁、赠送、调入、盘盈等的处理流程基本一样。这些新增都可以直接输入系统，其中，零星购置需要手工购买流程处理，财务人员只需要将零星购置资产编制卡片即可；赠送和零星购置同样操作方式；租赁不需要记提折旧；而调入一般是局外调拨，需要做凭证，而局内调拨只需要修改调拨位置信息。4.4.实物管理实物管理4.4.1.清查清查资产清查处理部分，主要是在盘亏盘盈方面，清查出闲置资产等

19、；清查流程定义为：财务主管下达清查任务，定义清查范围；财务人员根据资产的 ABC 分类方式、地区或者部门等分类出各清查范围；财务人员会同实物管理部门到实物使用部门做清查工作，直到清查完毕，才做条码和卡片的比对，生成盘亏盘盈表。对盘亏盘盈的资产进入盘亏盘盈流程做下部操作。见下资产清查活动图固定资产ABC分类盘点时段制定盘点计划查询盘点计划范围的资产明细表通知财务协同盘点进入盘亏盘盈流程通知使用部门同意协同需要查询出本次盘点的所有资产，应该是条码形式的。接收通知安排盘点人员及工作计划盘点人员记录资产盘点表盘点是否成功编制盘点报告、闲置或待报废资产汇总表通过重新盘点未通过上报实物管理部门使使用用部部

20、门门财财务务部部门门实实物物管管理理部部门门4.4.2.闲置处理闲置处理闲置处理，主要是资产实物的闲置处理。在资产清查过程中，在日常工作中，发现的没有使用，技术不能达到要求等原因而闲散的资产，将这些资产记录下来，为企业更好利用，盘活资产创造条件。发现资产闲置报本部门主管审批接收闲置审批信息调研资产各部门使用情况固定资产闲置报告领导审批是否通过变更资产状态回复资产相关部门审批未通过通过实实物物管管理理部部门门使使用用部部门门4.4.3.报废报废资产的报废，应该说还是分两种。一种是帐面上的作废，它是由于资产经过一定时间的折旧处理后，资产净值小于规定金额，这样的资产叫账面报废，这种资产很可能依然在使

21、用；还有一种是该资产确实不能再使用，需要做实物报废操作的资产。这里我们只讨论实物报废流程。4.4.4.调拨调拨调拨分为局内调拨和局间调拨两个流程；一个主要的区别是局内调拨只是地址的变化，局间调拨不光地址变更，影响的两个调入和调出公司有资产的增加和减少。下面先描述局内调拨的流程。调入部门有需求时先在本部门内由领导审核，如果审核通过，向实物管理部门提交资产需求申请，实物管理部门也需要审核，审核通过后资产部门查询部门是否有满足条件的可调拨资产，如果没有可调拨闲置资产，是否强制调拨？如果有可调拨资产，实物管理部门主管审核后，下发调拨通知单，发送到使用部门，使用部门会签通知单后将资产运送到调入部门；调入

22、部门验收后，回执实物管理部门资产已收到；实物部门做资产变更记录。见下局内调拨活动图提交资产需求本部门审批资产需求申请接收调拨通知单验收调入资产回执实物部门是否还需要审批一次？实物管理部门审批查询固定资产情况通过有无可调拨闲置资产未通过实物管理部门主管审批有下发调拨通知单通过做资产变更纪录未通过会签调拨通知单将资产运送调入部门紧急处理无可调拨资产和毕博流程区别及其中存在的问题做了变更后，是否需要财务做调整？使使用用部部门门实实物物管管理理部部门门调调入入部部门门局间调拨牵扯部门比较多，会产生本公司的资产的减少，拨入公司的资产增加。具体流程是：调入使用部门先对本部门提出申请，部门领导审批后，向调入

23、局实物管理部门提出申请，实物管理部门审核通过后，查看局内是否有可调拨资产，如果有及进入局内调拨流程；如果没有可调拨资产，发送请求向省实物管理部门，省实物管理部门通过后，查询省公司是否有可调拨资产，如果没有，进入其他购置流程；如果有，出具调拨通知单，发送省财务部门，财务部门会签后，发送调出局实物管理部门，调出局实物管理部门开具调拨转移单后，发送本公司财务部门核对并填写价值，同时会签转移单，再发送该调拨单于本公司资产使用部门；本公司使用部门会签转移单后，将资产移交调入局实物管理部门；调入局使用部门验收资产会签转移单后发送给调入局实物管理部门，实物管理部门抄送财务部门做资产增加帐务处理，同时抄送省实

24、物管理部门和调出局实物管理部门，省实物管理部门接到调拨转移单后通知省财务部门做资产关系变更处理；调出局实物管理部门接到会签的转移单后，做资产减少处理，同时通知本公司财务部门做帐务资产减少处理。4.4.5.出租出租出租是将本公司闲置资产向外出租，需要记录出租物品、出租人、出租时间、出租价格等。出租资产依然需要在资产管理中记录价值变更情况。4.4.6.出售出售出售是将本公司闲置资产向外出售，加快企业资金的流动。资产出售后，资产信息需要保留一定时限，用以备查。出售后，该资产同时也需要记录出售时间、出售价格、出售部门、出售人等信息。4.4.7.盘亏盘盈盘亏盘盈盘亏盘盈是在资产清查后，产生的清查结果，但

25、这个结果还需要领导审批后方能生效。具体流程如下：清查形成的盘亏盘盈报告分别以本公司领导审核和省公司审和两种一并上报本公司管理层，如果是本公司领导审核，领导审批报告，提出处理意见回发财务部门，财务部门根据处理意见作资产的盘亏盘盈处理；对于需要省公司审核的，本公司领导会签后发送省财务部门审核，省财务部门审核后发送省公司主管财务副总签署处理意见，回发给市州管理层，根据处理意见做盘亏盘盈处理。4.4.8.资产管理资产管理资产的管理目前知道的部门是每月折旧、折旧调整、原值调整、减值准备。折旧调整原值调整减值准备财务管理人员(from 业务角.每月折旧原值调整在什么情况下作减少？增加一般是资产的维护、技改

26、等。是否有流程？每月点取按钮，自动完成折旧处理4.4.9.折旧调整折旧调整资产按照正常方式，是在转固后，按照设定的折旧规则，每月折旧一次。但当资产发生变故，如损坏、维修等后，资产的原值发生改变，相应的折旧方式也发生变化。或者是减值准备等需要调整折旧。进入流程后，需要先选择除需要调整折旧的卡片，然后选择调整的方式，如：时间、原值、残值、减值准备、折旧方法、折旧年限等。接着只是模拟更改折旧，将模拟数据上报财务主管，审核通过后才自动做真正的折旧调整处理。见下折旧调整活动图选择折旧卡片选择调整方式模拟折旧处理提请财务主管审核审核通过，自动作折旧确认审核通过清除模拟折旧未通过折旧调整活动图4.4.10.

27、 每月折旧每月折旧每月折旧是固定资产管理的一个主要工作，每月操作人员根据需要对公司资产做资产折旧，每月只能做一次操作。折旧公式是在卡片建立时设定好。4.5.功能需求设计功能需求设计本系统既管理固定资产帐务，也管理固定资产实物。帐务的管理主要集中在折旧、报废和调拨上。而一些资产在会计帐务中经过一定处理后，最后资产成为报废资产；但这些资产很多依然在企业中使用；这些资产作实物管理；对这些报废资产就需要进行实物处理；实物处理包括：变卖、拆除、销毁等；如果不处理，那么继续使用的，也就进入本系统的管理范围中；还有一种资产，就是各种高值、低易品，这些资产没有进入会计帐务，那么我们也需要对这些资产进行管理，现

28、在的情况是没有对这些资产进行有效的管理和利用；使其不光发挥有效的作用同时对企业管理也起到推动的作用；实物管理过程中，需要将新购进的各种高值、低易品进行实物登记，相当于会计帐务中的入帐过程。只是没有资产的折旧过程。将各种高值、低易品入库后，需要相关领导的批准备案。对资产的分配也需要完成规定的程序；具体流程说明如下：建设部门或相关部门办理相关审批手续，购入固定资产，同时填制“固定资产工程竣工生产鉴定记录表”，交由相关部门审批备案；相关专业部门对通过审批的“固定资产”填制“固定资产收入凭证”然后各使用部门验收其使用的资产，同时也向资产管理部门备案；资产管理部编制“资产卡片”分发到使用部门。对资产的地点变更，不能没有规范。需要有规范的流程；我们称为调拨。调拨需要先进行调拨申请，交由相关部门批准后，才能真正进行调拨。资产的一个日常工作就是折旧，折旧一般情况是每月将固定资产按