ERP环境下中小企业内部控制的探讨

1、    erp环境下中小企业内部控制的探讨    董鲜艳【摘 要】在erp具体运行和实施过程中，如何提高中小企业内部控制效果，值得进一步思考和探讨。本文主要从erp环境下中小企业内部控制的重要性出发，分析中小企业内部控制存在问题，提出相应建议，使中小企业内部控制设计运行得到有效实施，促进中小企业发展战略目标的实现。【关键词】erp系统；中小企业；内部控制随着互联网技术的发展，erp系统被越来越多的中小企业采用是大势所趋。中小企业由于受自身条件所限，运用erp系统过程中将面临各种各样的新问题，如果没有相应的内部控制制度，erp系统的作用将大打折扣，不能发挥

2、应有的作用。在erp环境下，探讨中小企业内部控制问题，对促进中小企业的发展壮大意义深远。一、erp环境下中小企业内部控制的重要性1.erp系统简述erp系统主要是运用计算机技术、网络技术和数据库技术，把企业的销售、生产、财务等各个部门通过数据有效的联系，最大程度地进行资源优化配置，达到效益的最大化。erp系统是一套管理系统，具体用起来就是各个部门都应用erp系统来进行操作，通过一个系统来运作一个公司的业务，把各个部门间相互连接起来。2.实施erp系统对中小企业的影响中小企业由于受管理基础和管理水平的影响，本身在内部控制建设方面比较薄弱。erp系统给企业带来了全新的理念，提高企业内部控制管理效率

3、，但erp的实施也给企业带来了新的内控风险。在erp环境下，实施过程中会出现各种各样的新问题，内部控制环境、运用控制的方式、业务运作流程等都将发生重大变化，erp系统的开放性、信息的分散性、数据的共享性、网络工具的应用都将带来新的内部控制风险点和控制盲区。3.中小企业内部控制建设的重要性由于中小企业在人力、财力、物力方面可能投入不足，如果没有一套行之有效的内部控制制度，erp系统将会成为一种摆设，未能为企业实现战略目标服务，反而会冲击原有的内部控制制度，产生新的管理风险。在erp环境下，加强内控制度建设，行之有效的内控制度，会使企业各部门之间沟通合作顺畅、各种信息的传递及时，将提升企业内部运转

4、的效率，极大降低企业的风险系数。因此，建立和规范内部控制制度，对erp系统的有效实施，提高企业经营效率和效果，促进企业实现发展战略目标具有重要意义。二、erp环境下，中小企业内部控制存在的问题1.数据安全问题未能有效防范中小企业由于人力、财力、物力等方面原因，erp系统一般采取外购形式，较少自行开发。一旦erp系统运行不正常，依靠企业自身力量，往往不能解决，只能求助供应商，系统的所有数据维护人员都能接触或改动，企业对此方面缺少内部控制制度，或虽然有内部控制制度，但对维护人员的约束力不强，如果维护人员进行不当操作，给企业带来的损害是无法估计的；对内部人员方面，由于运用erp系统，企业内部如采购、

5、销售、仓库、车间、物料、财务等部门都要接触erp系统，如果有部分环节数据输入错误，都要会导致最终结果偏离实际，如果权限任意开放，有的会造成企业运转的短期瘫痪，有的可能会泄露企业机密信息，削弱企业的核心竟争力。2.内部控制体系未能及时更新，过分依赖erp系统erp环境下，运用计算机技术极大提高了各方面能力，信息质量得到了改善，erp系统由各个部门共同操作，对原有的管理模式提出挑战，原有内控措施已不能满足erp环境下的新的管理方式。中小企业运用erp系统前，未有充分的准备，未进行充分的调研，没有较好的内控措施对数据进行监控和核对，过分依赖erp系统。不可否认，运用erp借助计算机系统，计算机系统在

6、处理数据及传输方面比手工操作简便和及时，但企业对其的监督控制及其erp本身的稳定性却较薄弱，非法入侵和简单的恶意程序，就会导致系统数据被盗或正确度改变，如果认为计算机输出的结果都是正确的，不认真核对，不能及时发现进行修改，就会使决策层得到错误的信息，影响决策结果。3.系统后续升级更新问题在采购、库存、生产、销售、财务环节运用erp的企业，由于外部环境的动态变化，企业的供应商和客户也不断变化，供应模式和销售模式也千差万别，信息技术的发展也日新月异，在运用erp的过程中，系统会面临应用程序的维护和修理。中小企业如果没有合理安排，受成本等方面的制约，可能会对后续投入不足，企业内部控制、应对措施不到位

7、，erp系统的使用效果就会大打折扣，不能发挥应有的作用。4.对erp認知不够，管理层风险意识薄弱随着市场经济的不断发展，企业间竞争也不断加强，中小企业的管理水平也越来越强。但由于中小企业本身的局限性，治理结构、组织结构等并不健全，流于形式，很多制度都是简单参照公司法，没有从企业实际出发，对企业运营指导意义不强，企业的实际风险未能得到较好的识别和防范，运用erp系统，使企业由人对信息的流转控制转向计算机对信息的流转和控制。由于管理层或员工对erp认知不够，自身管理素质未得到提升，对内控措施不及时调整，管理层仍沿用传统的管理模式，会使管理混乱，员工无所适从，影响企业的发展。三、erp环境下中小企业

8、内部控制的建议1.加强对员工的培训业务技能方面：erp 是科学管理流程的数字化表达。但许多员工对系统的认知还停留在简单输入、输出数据上面，系统中很多统计分析功能及监控机制，并未被充分发掘运用。因此，当企业在推行 erp 系统上线前，应注重对有关员工的培训工作，并且应建立员工培训长效机制，促进员工的知识、技能持续更新，不断提高员工的服务效能，发挥erp系统的作用。职业道德方面：中小企业应加强人力资源方面管理，加强全体员工的职业道德培训，招聘员工应遵循德才兼备、以德为先原则。在运用erp过程中，对于企业涉及关键技术、知识产权、商业秘密的岗位，应当与该岗位员工签订有关保密协议，明确保密义务。2.加强

9、系统安全管理（1）中小企业应当加强erp系统维护流程的管理，严格按照维护工作外包制度、工作流程和相关要求，组织开展业务外包，并与承包方签订外包合同，确保承包方严格履行业务外包合同，注重保密协议的签订，明确保密的内容和范围及义务，最大限度减少机密信息泄露的风险。（2）中小企业应当根据业务性质、重要性程度、保密要求等情况确定信息系统的安全等级，对不同等级信息的授权使用制定制度，严格按授权等级进行操作，重视对重要业务系统的访问权限管理，建立安全保密和泄密责任的追究制度。（3）中小企业应当建立系统数据定期备份制度，明确备份内容、备份时点、备份责任人，定期检查备份情况；建立关键信息设备的管理，指定专门部

10、门管理信息设备存放地点的环境，指定专人检查，责任落实到人。3.加强对内部控制系统更新，提升erp系统与其他管理系统的融合erp系统不是独立的系统，中小企业应当加强对现有内部控制系统的更新，与时俱进，把erp系统与其他管理系统融合，逐步将内控系统嵌入erp系统。内部控制管理从财务控制入手，确保业务执行各环节在erp系统中得到反应，提升内部控制的时效性，拓展预警功能，对业务流程各环节可能存在的风险提出预警，对提出的预警确定专门人员核查汇报，制定汇报时限和越级汇报制度，使管理层能够有充分的时间做好风险应对措施。改变中小企业传统的事后控制模式，加强事中控制，提升事前分析和预测，减少企业运营风险。4.加

11、强erp系统的更新erp 环境下的内部控制工作是一项长期工程，要建立长远有效的制度，以使内部控制制度能合理保证企业战略目标的实现。erp 系统 的开发和变更、业务处理流程的变化及新业务的增加等都会改变企业风险问题，只有不断对控制流程和控制措施进行修正，才能完善内控制度的规范，保证制度规范的健全性。企业应建立erp系统定期更新制度，加强对erp系统的維护，建立健全长效机制，常抓不懈，避免出现前清后乱、工作重复的情况。5.加强管理层风险意识管理层的风险理念影响企业对风险的控制程度及采取的措施。管理层应通过学习加强对erp系统的认识，增强对erp系统的了解，提高风险敏感度，充分认识erp风险的特性。只有全面识别风险事项，树立风险意识，合理评估风险，才能制定恰当的内部控制措施，使风险降到中小企业可承受范围之内。运用信息技术、网络技术进行企业管理已成为主流，erp系统在中小企业里运用更是比比皆是，讨论erp环境下中小企业内部控制的问题及应对措施，是顺应时事的。运用erp系统内部控制将产生新的问题，但更应看到给企业带来的好处。在市场竞争日趋激烈的今天，内部控制更是中小企业发展壮大、实现战略