01文件资料控制程序范本

1、xxx电子公司文件资料控制程序编号xxx-qp-023-2003 版本1.0 页次1/5 1、目的对质量体系文件和资料进行控制，确保各使用场所均得到有效版本的文件。2、范围适用于本公司质量管理体系所有文件和资料的控制。3、职责3.1 总办负责质量手册、程序文件、外来文件和资料等的控制和管理。（包括上述文件输入计算机形成的磁盘文件的控制和管理）3.2 r&d 中心负责技术文件的控制和管理。3.3 各职能部门负责各自部门使用的文件和资料的领用和保管。4、工作程序4.1 文件和资料的分类(a) 质量手册、程序文件、管理制度；(b) 技术文件如设计文件、工艺文件、检验文件，作业指导书；(c)

2、质量记录；(d) 外来文件如国家、省、市发布的有关的质量法律、法规，国家、行业标准，上级有关文件及其他文件；(e) 合同文件如销售合同、供货合同、技术合同、委托合同等。4.2 文件的编写4.2.1 管理者代表负责组织编写质量手册和程序文件。4.2.2 管理制度和记录表单由各使用部门编写，总办统一编号、备案。4.3 文件的标识xxx电子公司文件资料控制程序编号xxx-qp-023-2003 版本1.0 页次2/5 4.3.1 a类文件编号规则xxx xxxx 发布年号文件序号（三位阿拉伯数字、质量手册可省略） qm质量手册文件类型 qp 程序文件 mr管理制度企业代号4.3.2 b类文件编号规则

3、xxx 发布日期文件序号产品系列号 t表示通用 df设计文件文件类型 tf工艺文件 cf检验文件企业代号4.3.3 c类文件编号规则xxx xxxx 发布年号记录序号（三位阿拉伯数字） ao总办 md市场部 qd质管部 pd生产部 bd物控部 fd财务部 rdr&d 中心 cd商务部 asd客户服务中心企业代号xxx电子公司文件资料控制程序编号xxx-qp-023-2003 版本1.0 页次3/5 4.3.4 d类文件编号规则no ：流水号4.3.4 e类文件编号规则xxx xxxx xx 签定月份签定年号序号（三位阿拉伯数字） sc销售合同 tc技术合同 pc供货合同 ec委托合同

4、oc 其它合同企业代号4.4 文件的审批权限4.4.1 质量手册由管理者代表审核、总经理批准。4.4.2 程序文件由各部门经理审核、管理者代表批准。4.4.3 设计、工艺、作业指导书、检验文件由r&d中心项目负责人编制，部门经理审核，管理者代表批准。4.4.4 产品企业标准由总经理批准并报上级技术监督部门备案。4.4.5 管理制度和记录表单由总办统一管理、归档。4.5 文件的发放、换新和补领。4.5.1 总办按文件所审批的发放范围对文件进行复制和发放。发放的文件应编注发放号（受控号），并加盖“受控”或“非受控”印章；领用人应在文件发放/ 回收登记表上签名。4.5.2 文件因严重破损而影

5、响使用时，可到总办办理换新手续，新文件仍用原文件号，破损文件应收回。4.5.3 文件丢失由主管部门进行追查和处理，如确需补发，应按4.5.1 重新办理手续，并备注“补领”按新文件号发放，原文件号应“注销”。xxx电子公司文件资料控制程序编号xxx-qp-023-2003 版本1.0 页次4/5 4.6 文件的更改4.6.1 文件需要更改时，应由原拟制（编写）人或提出更改填写文件更改申请单，说明更改原因，必要时应提供背景资料，由原审批部门负责人审批。4.6.2 实施更改时，应注明更改标志和更改时间， 并按原发放对象发放更改后的文件。更改文件一律应附发文件更改通知单。4.6.3 文件的换版文件因多

6、次更改（一般规定为十次）或修改内容超过1/3 ，应进行换版。发放新版本（仍沿用原发放号）时应收回旧版文件，同时在文件发放/ 回收登记表上登记。4.7 文件的销毁4.7.1 收回的旧文件由总办在文件上加盖 “作废”印章，同时填写文件销毁申请单 ，经管理者代表批准后集中销毁，并登记目录。4.7.2 作废文件的留用需留作资料用的作废文件，由留用人填写文件留用申请单，经管理者代表批准后，由总办加盖“保留资料”印章，方可留用。4.8 文件的归档经批准的文件原稿，由总办按类归档，填写文件归档登记表，并列入受控文件清单。4.9 文件的借阅借阅人借阅文件应填写文件借阅/ 复制登记表，经管理者代表或总办批准，方可借阅，并按指定日期归还。5、记录文件会签单文件发放范围审批表文件发放 / 回收登记表文件更