浅谈档案管理信息化建设的必要性

1、    浅谈档案管理信息化建设的必要性    石伟【摘要】本文首先概括和分析了目前存在于我国档案管理工作中的主要问题，然后阐述了对档案管理进行信息化建设的重要作用，最后提出了推动档案管理信息化建设的有效措施。【关键词】档案管理;信息化建设;必要性;有效措施档案管理作为资源管理的重要构成部分，在社会和企业的资源管理中发挥着重要作用。同时，随着社会经济和科学技术的迅速发展，传统的档案管理模式已经难以适应社会发展，因此，档案管理信息化建设是十分必要的。推动档案管理的信息化建设能够有效提高档案管理工作的质量和效率，让信息资源得到更好的开发和应用。一、目前我国档案

2、管理工作的主要问题纸质版档案依然是我国管理档案的主要方式，因为纸质版档案在信息填写时填写的内容十分有限，且整理起来非常不方便，此外，档案中所存储的信息更新得十分缓慢，这种传统的档案管理方式已经难以适应现代社会的发展。同时，传统的档案管理方式不利于信息资源的共享，对工作的效率有着消极作用，并且严重阻碍着我国档案管理建设工作的发展。（一）企业的思想观念较为陈旧，对档案管理不够重视。虽然档案管理在社会和企业中发挥着重要的作用，但是人们对档案管理的重要性依然缺乏认知，并且没有对档案管理工作加以重视。目前看来，大部分企业忽视了档案管理建设，缺少一定的档案管理意识，思想观念较为陈旧，没有真正认识到信息资源

3、开发和应用的重要性。因此，现阶段的档案管理工作依然是一种你查我找的效率极低的状态，而且，一些有利用价值的珍贵档案也未能发挥它应有的作用，造成了信息资源浪费的问题。（二）档案管理建设的资金投入不足。档案管理工作是一项相对较繁琐的工作，而且涉及的部门也非常多，这就要求在档案管理中必须要投入大量的人力物力，并且需要配备相应的人员、硬件以及软件设施。然而，在目前的档案管理工作中，投入的资金不足正阻碍着档案管理建设的发展，这十分不利于信息资源的开发和应用。（三）工作人员的专业素质不高。工作人员在档案管理工作中占有主导地位，对档案管理建设的发展有十分重要的影响。一般来说，档案管理工作需要由专业素质和综合素

4、质较高的专业人才来进行，然而，在实际的档案管理工作中，大部分档案管理工作是有专业素质较低的非专业工作人员开展的，他们并非是本专业出身，并且大多没有经过相关的专业档案管理技术培训，只是凭借着自己的工作经验进行档案管理。此外，大部分工作人员没有及时更新档案管理方面的知识，并且已经难以适应现在网络信息化的发展需求，因此，人才因素对档案管理建设的发展产生了非常不利的影响。（四）网络安全问题堪忧。近年来，科学技术和互联网的快速发展为档案的录入和查询提供了强有力的支持，然而，随着网络信息化的发展，电脑黑客和电脑病毒也正威胁着档案的安全。因此，考虑到档案管理的特殊性，必须要处理好它的保密性和开放性，在享受互

5、联网带来便利的同时，也要注重对档案信息的保密工作。二、档案管理信息化建设的重要作用首先，由于档案管理中需要管理的信息量十分大，因此，如果依然采用传统的档案管理模式，通过纸质媒介进行录入和存储，那么将会严重影响工作效率，而且在查询信息或者进行更新时，也会非常繁琐。反之，如果利用互联网进行档案管理，不仅可以加快查询的速度，而且也可以促进信息的更新，缩短它的更新周期。因此，档案管理信息化建设可以有效推动信息资源的共享，且有利于提高档案管理工作的质量和效率。其次，档案管理的信息化可以有效避免档案的损坏和信息的丢失。传统的档案信息管理模式是通过纸质媒介来录入和存储信息，并且纸质媒介容易损坏和不易保存，很

6、容易造成信息的丢失。如果利用互联网通过电子文件来存储信息，将信息存储在计算机中，那档案就能够保存的更加完好和长久。三、促进档案管理信息化建设的有效措施（一）重视档案管理信息化。档案管理信息化是十分必要的，相关的部门必须重视档案管理信息化建设，努力宣传档案管理信息化建设，并鼓励更多的人和企业对档案进行信息化管理，推动档案管理信息化进程。（二）努力完善网络信息安全体系。面对日益突出的网络安全问题，为了加强档案信息的保密性，必须加强对网络信息安全体系的完善，提供一个安全的网络安全体系。可以对一些档案信息进行分级管理，以增强其保密性，并且还要采取一系列措施来防范黑客和病毒的威胁。（三）增加档案管理工作

7、的资金投入。档案管理信息化建设是一项十分艰巨且繁琐的任务，因此，必须首先保证投入的资金充足，这样才能让各个部门顺利运转起来，让建成的档案数据库达到预期的效果，更好地为档案管理信息化服務。四、结束语档案管理信息化能够促进我国现代化的发展，并且能为社会和企业的发展提供强大的支持，因此，必须坚持不懈地推动档案管理信息化建设的发展，促进信息资源的共享。【参考文献】1刘奂颖，李剑华.高校档案管理信息化建设的现状及对策j.黑龙江科技信息，2007（4）：63-65.2项静瑶.浅谈事业单位档案管理信息化建设j.科技资讯，2013（30）：214-216.3张雨薇，李锋.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析j.科协论坛，2013（11）：147-149.4何嘉荪，史习人，章燕华.后保管时代档案学基础理论研究简评文件构成要素论j.档