浅谈检验检测机构档案管理工作存在的问题及对策

1、    浅谈检验检测机构档案管理工作存在的问题及对策    蔚霞摘 要：检验检测机构是政府部门进行产品质量监管、对不达标的产（商）品提供风险预警的技术支持、及时上报和反馈产（商）品的质量信息的政府机构。在日常工作中需要的检验设备比较多样化以及检验检测过程中形成的技术性材料比较重要，所以检验检测机构的档案管理工作尤其重要。本文详细地论述了检验检测机构的档案管理中存在的问题，并针对问题提出相关的对策和改进措施。关键词：检验检测；档案管理；问题及对策随着社会的发展，时代的进步，人们对生活的质量越来越重视，吃穿住行方面涉及到的生活用品的安全和卫生问题逐渐成为了人

2、们关注的重点，也成了政府部门工作的重中之重。检验检测机构是确保食品、药品以及日常用品等产（商）品卫生、安全的技术检测机构。因此检验检测机构专业技术人员的配备，检验检测仪器设备的配置以及检测工作产生的技术性档案的管理工作都缺一不可，直接影响检验检测结果的准确性、及时性和有效性。本文结合作者工作实际，主要针对所在单位档案管理工作的现状、存在的问题进行分析，并针对相当问题提出适当有效的解决措施，对检验检测机构档案管理工作进行了探讨，以期与大家交流。1 检验检测机构档案管理工作的重要性由于人们对食品药品以及日常用品安全的重视，为了顺应时代发展的要求，政府部门专门成立了综合检验检测中心。近年来，检验检测

3、机构由最初的新成立的单位得到了快速的发展，在政府的支持下，不仅购置了大量先进的检测仪器设备，专业技术人员的配置也得到了很大程度的提升。因此对我们的工作也提出了更高的要求，不仅要把每一次日常检验工作做好，而且要对每一次工作进行认真的反思，发现不足之处，逐渐的缩短与先进单位的差距，慢慢地跻身先进行列。因此为了更好的提高工作效率及管理效率，保证数据的真实性和可靠性，提升管理的有效性，必须做到对每一台设备地运转情况、每一次检测工作地实施情况心中有数，这就要求我们要格外重视对仪器设备档案以及检验检测技术工作档案的整理，只有对各种资料进行有序、优质的分类整理，进行精细化管理，各种类目的档案有了明确的划分，

4、才能有效提升管理的质量和效率。2 检验检测机构档案管理工作存在的问题2.1 档案管理制度不够健全，管理手段不够规范虽然日常工作中档案管理比较重要，但由于只是常规工作的辅助手段，所以常常引不起单位领导的重视。因此没有专人负责档案管理工作，人力物力投资也都没有到位，更没有制定相关的规章制度来约束档案管理工作以及管理人员，导致档案管理工作比较随意，也比较混乱。2.2 对档案管理工作投入不足，档案管理人员素质有待提升档案管理不同于别的常规性工作，比较繁琐，需要对众多的设备资料进行分门别类的归纳整理，需要对大量的技术资料如图片、文字材料、以及影像资料进行收集、整理，因此需要消耗大量的人力、精力和时间。然

5、而大部分从事档案管理工作的人员是兼职的，在档案管理工作中投入的精力和时间极少，认为只要有东西在就行，用的时候找到就行，导致档案工作处于严重被动状态。档案管理人员没有经过专业系统的培训，对档案管理的专业技能也掌握不熟练，在收集整理资料的时候处理不规范，无法保证档案资料的准确性和完整性，严重影响了档案管理的工作质量。3 对检验检测机构的档案管理中存在问题的解决对策3.1 加强对档案管理工作的重视，建立健全档案管理制度要加强单位领导对档案管理工作的重视程度，建立规范合理的管理制度，并制定相关的规章制度，对档案管理工作和档案管理的工作人员形成约束机制。要实行专人负责制，实行责任到人；要有专门的存放档案

6、资料的地方，便于对档案进行整理、鉴定等工作；引进先进设备进行档案管理，使档案管理信息化，提高档案管理的工作效率，提升档案管理的科技水平。3.2 注重对档案管理人员素质的提升积极鼓励档案管理工作人员参与有关部门组织的档案管理方面的培训活动，学习相关的法律法规以及专业知识；鼓励档案管理工作人员到档案管理先进单位学习先进的档案管理技术以及经验，并结合自身单位的特点，研究出符合本单位特色的档案管理工作方法；适时举办档案基础知识和业务技能培训，培养爱岗敬业的优秀档案管理工作者，培养能满足新时期档案管理工作需求的优秀人才。3.3 优化档案管理的工作环境由于检验检测机构对档案管理的重视度较低，使得现有的工作

7、环境不够理想。检验检测机构因为工作性质的缘故，涉猎的范围比较广，除了对食品药品、日常用品等产（商）品的卫生、安全性进行检验检测，还要适时地进行追踪、监管，为政府部门进行产品质量监管提供风险预警的技术支持和信息服务，并要不定期的组织相关从业人员进行培训工作，协助解决技术疑难问题。这一系列的职能导致了日常工作中会产生非常繁杂的文书档案，除此之外，仪器设备购置以及日常维护都需要登记在册，不断地进行更新，因此检验检测机构档案管理工作量是非常庞大的，解决这一问题唯一有效的措施就是升级现有的办公设备，引入高科技的档案管理方法。因此档案管理电子化、信息化是必然趋势，这不仅有利于信息资料的完整保存，信息资料保

8、存的期限会极大程度的延长，还可以防止因为年代久远，一部分纸质档案流失的问题。3.4 扩大档案工作的管理职能档案的管理价值主要体现在档案的应用上。在实际档案管理工作中，管理人员只是能将日常工作中的资料进行收集、归纳、整理成册，也就是进行了档案的整理工作。孰不知，真正的档案管理，其实并不只是对档案进行整理，更主要的是对档案信息的应用，档案工作人员在将资料整理成册后，如能有效的结合计算机等高科技手段，把整理结果录入电脑中，便具有了快速且有效的查询效果，这样档案信息就具备了更高的可利用性。另外，档案工作人员，在将资料整理成册的同时要对档案信息真实性进行考究，这就要对资料中涉及到的数据进行比对和审核，因

9、为失真的信息会直接影响到档案的利用，所以档案中的信息需要进行定期的核对，并能根据工作实际，把资料进行适时更新。保证信息的真实性及有效性，进而保证管理工作的科学化、规范化及精准性。4 结语食品、药品等产（商）品的卫生、安全与人民大众的生命安全有着非常重要的关系，这对检验检测部门的工作提出了较大的挑战，需要加大对食、药领域以及与人民生活密切相关的产（商）品的质量监控力度，保证质量，让人们生活有保障，过得更安心。所以有关卫生、安全的检测工作是尤其重要的，为了反馈给大众最真实有效的信息，收集整理检测工作的第一手资料是最基础的，也是必须要做好的基础工作。因此档案整理及管理工作是质量监管的最重要的基础工作。为了更好的规范档案管理工作，让经过整理后的档案资料更加具有应用价值，使其成为科研、检验检测业务的基础数据。档案管理者要充分的利用好基础数据以及基础资料，制定和健全档案管理的相关规章制度，实现仪器设备档案管理的科学化、规范化、精细化，以及技术性资料档案管理的准确化、精准性，只有踏实地做好这些基础工