事业单位档案管理信息化建设存在的问题与策略研究

1、    事业单位档案管理信息化建设存在的问题与策略研究    李丹摘 要：档案管理是事业单位日常工作的重要组成部分，档案管理的效果与质量将直接影响到事业单位的健康与发展。近年来经济与技术的发展使人们进入了信息时代，为了适应社会发展趋势，提高自身的竞争力，事业单位应当对档案信息管理工作予以重视，并加快信息化改革与建设。文中将对事业单位档案管理信息化建设中存在的主要问题展开探究，并提出有效的解决策略。关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；问题；策略信息化建设是事业单位档案管理工作不可逆转的重要趋势，传统纸质档案管理工作已经无法适应当前社会发展的趋势，且纸质

2、档案容易出现丢失、泄露、损坏等问题，这严重影响了事业单位的健康发展。信息化建设可以提高档案的存储效率与利用效率，避免档案出现损毁、丢失等严重问题。虽然很多事业单位开展了档案管理信息化建设工作，但是由于缺少建设经验，信息化建设面临较多的问题与困难，对此展开探讨有着重要的意义。1 事业单位档案管理信息化建设中存在的主要问题1.1 部分单位对档案管理信息化建设的重视程度不足很多单位都没有意识到档案管理对于单位发展的重要意义，认为档案管理的优劣并不会对单位造成影响。在这种错误认识的影响下，很多事业单位并没有积极开展信息化建设工作，相关的资金投入、物力投入以及人力投入都明显不足。管理者往往认为，信息化建

3、设会增加事业单位的成本，而其收益甚微，因此不愿意增加资金等方面的投入，这严重阻碍了档案管理信息化建设的步伐。1.2 档案信息资源的开发不够深入信息资源开发的质量将直接影响到档案信息的完整性，并影响着档案信息管理的实际质量。但是由于缺少科学的管理与规划，档案信息资源开发工作存在较多的问题，首先，资源的收集不够全面，在将信息录入到数据库的过程中，工作人员仅以原有的纸质档案为依据，而没有展开实地调查，而部分纸质档案已经缺损或其内容已经陈旧，这些档案已经没有录入价值，有价值的资料却没有录入到数据库中。其次，重复加工的问题较为严重，数据库的内容需要进行必要的整合与规划，但是部分工作人员认为将数据录入就算

4、是完成的信息化建设，而没有对数据进行必要的处理与分析。资料不全以及重复加工问题都会影响档案信息资源的有效利用。1.3 工作人员的专业素质不足为了满足信息化发展的需要，事业单位必须加强对工作人员专业素养的关注。但是当前很多工作人员并不具备较强的专业素质，这严重影响了信息化建设的质量与效率。一方面，老员工对计算机技术、数字化技术的认识不足，操作能力较差，无法利用信息技术展开高质量的档案管理工作；另一方面，年轻员工虽然具备一定的计算机以及信息技术操作能力，但是他们的工作经验不足，在实际工作中常常遇到问题与阻碍。1.4 档案检索效率相对较低档案检索效率低下也是当前信息化建设中存在的主要问题。由于档案资

5、料均被存储到数据库当中，因此在调取资料的过程中需要用到检索工具，当前常用的检索方法主要有两个，即计算机检索与手工检索。由于各部门工作人员并没有接受过系统的计算机技能培训，他们对相关软件的了解不足，在检索的过程中多依赖于手工检索，这种检索方法的效率较低，严重影响档案资料的使用效率。2 事业单位档案管理信息化建设的有效策略2.1 提高事业单位对档案管理信息化建设的重视程度管理人员的重视程度将直接影响到档案管理信息化建设的质量，在工作中，管理者应当对事业单位建设与发展的内外部环境进行充分的分析，认识到信息化建设是社会发展不可逆转的重要趋势，并加强对檔案管理工作的重视。管理者要认识到档案信息资源是单位

6、开展活动、制定决策的重要依据，其虽然不能直接影响到事业单位的收益，但是与事业单位的各项活动息息相关。管理者要增加资金、设备以及人员等方面的投入，为档案管理信息化水平的提升奠定良好的基础。2.2 积极建设信息化推广平台事业单位应当积极建设信息化推广平台，引导各部门积极参与到档案管理信息化建设工作中来，加强各部门之间的协调沟通，保证档案信息资料收集的完整性，减少信息化建设阻力。在平台上，工作人员应当详细写明档案管理系统的使用方法以及应用优势，让其他部门的工作人员可以掌握档案管理信息系统的使用方法，最终提高档案资源的有效利用率。在平台建设方面事业单位要积极学习国内外的先进经验，提高自身的建设水平。2

7、.3 加强对工作人员的培训与管理首先，在引进人才时，管理者应当加强对人才责任意识、计算机操作能力、档案管理能力等方面的考察，保证其能力符合单位的实际需要；其次，单位要定期组织员工参与培训，保证其能力与素养可以与时俱进；再次，单位可以采取老带新的模式，让老员工可以带领新员工进行实践，使其可以了解档案管理的实质，增加新员工的工作经验，同时新员工也可以帮助老员工掌握计算机操作技术；最后，各单位应当定期对员工能力与素养进行考察，考察合格的员工方可参与信息化建设工作。2.4 积极引进先进的设备与技术手段设备与技术是档案管理信息化建设不可忽视的物质基础，事业单位应当积极引进计算机设备、电子存储设备以及管理

8、软件，并定期对设备、软件进行检修、维护与升级，保证信息化建设水平可以不断提升。在管理的过程中，档案存储形式应当不断得到丰富与优化，如可以将纸质档案转化为文本、图片、视频以及音频等形式，提高档案管理的多样性与有效性。3 结语档案管理是事业单位工作的重要组成部分，为了推动企业的发展，档案管理工作应当开展必要的创新与改革，使其信息化水平可以得到有效提升。当前档案管理信息化建设工作存在管理者重视度不足、资源开发不够深入、员工素质较低、检索率较低等问题。为了改善现状，各单位应当加强对相关工作的重视，建设信息化推广平台，加强对员工培养的关注，并引进先进的设备与技术手段。参考文献1张瑾.事业单位档案管理信息化建设对策研究j.法制博览，2016（08）：294+290.2黄庆容.事业单位档案管理信息化建