竣工文件材料编制办法

1、第一章竣工文件编制说明第一条术语案卷：由互相联系的若干文件材料组合而成的一种档案保管单 位。立卷：按照一定的原则和方法，将文件分门别类整理成案卷， 亦称组卷。卷内目录：案卷内登记文件材料及其排列次序的目录。卷内备考表：说明案卷内文件材料状况的记录单。档号：以文字形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺 序的一组代码。建设工程文件：在工程建设过程屮形成的各种形式的信息记录, 包括工程准备阶段文件、管理文件、监理文件、施工文件、检测和咨 询文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。工程准备阶段文件：工程开工以前，在项目立项、审批、征地、 勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。管理文件

2、：项目法人在工程施工过程中进行工程管理形成的文 件。监理文件：监理单位在工程施工和缺陷责任期监理过程中形成 的文件。施工文件：施工单位在工程施工过程屮（施工准备阶段、施工 阶段、缺陷责任期阶段）形成的文件。竣工图：工程完工后，真实反映建设工程项目施工实际造型和 特征的图样。竣工验收文件：建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。第二条组卷要求一、组卷要遵循公路工程文件材料的自然形成规律和项目档案的 成套性、连续性、系统性的原则，保持案卷内文件材料的系统联系， 科学分类，便于查找和利用。二、收集归档的项目文件材料应为原件。其屮，项目立项审批等 文件，原件保存在项目主管单位的，项目法人可将复印件归档保

3、存； 供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上 加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存；热敏纸传真件，需 复印保存。复印件应清晰。三、收集归档的项目文件材料应能全面、准确地反映工程建设的 实际过程。勘察及测量基础资料、施工记录须是现场原始记录，如需 清稿，须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存；表单填写内 容规范，产生及使用部位标注清楚，相关签署手续完备，且为相关责 任人亲笔签名。四、案卷内文件材料必须书写工整，字迹、线条清晰，耐久，用 纸统一规范（a4, a3）制作和书写材料，必须利于长期保存。小于a4 纸规格的出厂证明、材质合格证等应粘贴在a4纸上；书写材料必须

4、 用碳素墨水或蓝黑墨水书写，禁止使用纯蓝墨水、圆珠笔和铅笔。凡 属易褪色书写材料（如复写纸、传真件）应复印保存。工程试验、检 测等表格签字必须齐全，不能同一人代签。五、案卷内不应有重份文件，卷内不应有重页文件，但卷与卷之 间相互有关联的文件，在归档过程中允许有一定数量的重复。（-）分项工程开工申请批复文件由施工单位归于相应分项工 程。监理单位施工期间存查，完工后不再整理组卷。（二）普发性管理文件（如质量、进度、安全、环保、廉政）按 照谁制发谁归档的原则进行。（三）针对某一合同段，某一分项工程或某一事件（如原材料的 确认）的管理性发文，相关合同段和制发单位都应归档，便于相关责 任的界定。（四）工

5、程合同文件（施工合同、检测合同、监理合同、安全、 廉政合同，招标文件、技术规范等）由项目法人统一归档，其他单位 只做留存。（五）计量支付和最终计量支付文件由项目法人按合同段分别进行整理归档，按时间进行排列。第三条 卷内文件材料系统化排列一、立项审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材 料的顺序依次排列。二、设计审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材 料的顺序依次排列。u!三、工程准备阶段文件材料按照审批及相关手续办理程序依次进 行排列。、项目法人及监理就质量控制、计划进度控制、费用控制及安全管理等问题普发的文件材料，按照文件材料所反映问题的有机联 系，结合重要程度依次进行排列

6、。一般应正件在前，附件在后；复文 在前，来文在后。五、施工文件材料:（一）原材料质量保证文件按照原材料类别依次进行排列。（二）变更文件按照变更文件的文号顺序依次进行排列。（三）各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件按照汇总 及各单位、分部、分项工程评定工作程序依次进行排列。（四）工程资料按工程路线统一的里程桩号，rti小到大依次排列 （施工阶段形成的案卷依路线进行方向，按照路基、路面、桥梁、涵洞、交叉工程、沿线设施及监理工作的顺序分别进行排列）。各单位 工程按分部、分项工程按照自下而上的顺序排列。（五）合同段交工验收文件按照交工验收证书、交工验收报告、 质量监督机构出具的交工验收质量检测意

7、见、各项工程总结依次进行 排列。（六）竣工图按照专业结合图号依次进行排列。（七）设备安装及调试文件按照依据性、设备开箱验收、设备安 装及调试、设备运行维护、随机文件等顺序依次进行排列。六、监理文件：（一）监理管理文件按照文件材料所反映问题的有机联系，结合 重要程度依次进行排列。（二）旁站监理记录和平行试验及独立抽检文件材料按照单位、 分部、分项工程依次进行排列。（三）监理h志按照监理机构和h志形成吋间依次进行排列。七、计量支付文件与附件及计划进度报表以合同段为单位，按时 间依次进行排列。八、试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录、车辆通 行情况、缺陷整改落实情况及各专项验收和竣工验收工作

8、程序依次进 行排列。九、科研课题文件材料按照准备立项、研究试验、总结鉴定、成 果中报奖励和推广应用等阶段排列。十、房建项冃按依据性材料、地质勘查报告、工程设计、各专业 施工文件与图纸（含土建、机电安装、消防等），依次排列。十一、卷内文件材料一般文字材料在前，图表在后。 十二、声像（照片）按照形成时间顺序排列。第四条档案收集与整理交通运输部关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法 的通知（交办发20101382号）明确规定：公路建设项冃文件材料 是指口项冃立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，反映项冃质 量、进度、费用和安全管理基木情况，对建成后工程管理、维护、改 扩建具有保存、查考利用价

9、值的文字、图表、声像等各种形式和载体 的历史记录。工程文件材料收集归档责任分工按照交通运输部关于印发公路 建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知（交办发2010382 号）中附件1公路建设项目文件材料收集归档单位执行。具体如 下：一、工程项目管理性文件、计量支付和交、竣工验收阶段形成的 文件材料，由项目法人负责组织收集整理组卷。包括：项目建议书及 批复；工程可行性研究报告及批复；各阶段设计的审批文件；招标投 标与评标文件，合同协议；针对木项目质量控制、进度控制、费用控 制和安全管理等管理性文件；质量、安全监督申请及批复文件；交工 验收报告、交工证书、竣工验收鉴定书；竣工决算及工程审计、环保、

10、档案验收等报告。二、征地拆迁文件和有关图表由市项目办负责收集整理组卷，向 项目法人移交。包括上级主管部门和当地政府关于征地拆迁工作的文 件；征用土地报批文件及红线图；征地拆迁费用批复及会议纪要；征 地拆迁合同及补偿协议；土地证；征用土地数量一览表、取土场及其 他征地一览表、公路实际用地图、各种拆迁物一览表及费用审核资料 等。由当地政府或有关单位提出的变更或市项目办批复的变更的竣 工档案文件由市项冃办收集整理，移交项冃法人组卷。三、公路工程勘察设计文件由勘察设计单位负责收集、整理组卷, 向项目法人移交。包括：地质勘察资料、总体规划设计、初步设计、 施工图设计、工程概预算等文件材料、设计交底、变更

11、设计图纸等。四、公路工程施工准备阶段、施工阶段、缺陷责任期、保修期形 成的文件材料，由各施工合同段负责收集、整理、组卷。包括：质量 控制、计划管理、合同管理、费用管理、工程变更等文件。开工报告、 施工组织设计、施工计划、试验段总结报告、首件工程资料、施工fi 志、重要会议纪要。项目法人提交的基准点文件、测量记录及批复资 料等。原材料出厂证明、成品半成品出厂证明和各种试验记录等。单 位、分部、分项工程质量检验报告单、施工检查、检测表及工程质量 评定。项目法人对某一或某一部分施工单位下达的工程管理文件或批 复文件。重大质量事故处理和施工中遇到的非止常情况记录。竣工图 纸、施工过程中形成的声像资料。

12、五、监理工作形成的监理文件材料由各监理单位负责收集整理组 卷。包括：监理单位与省市项目办、施工合同段之间的有关质量、进 度、费用、安全、环保，以及合同管理的往來函件和报告等。其中管 理性文件如监理工作指令、开工令、临时停工令、复工令、备忘录、 会议纪要、监理fi志(记)以及与有关单位的來往文件等；依据性文 件如监理规划(或监理大纲)、监理实施细则等；工作性文件如工程 质量、费用、进度、安全、环保控制、工程变更、合同管理(含价格 调整、分包管理、争端处理、索赔与延期处理等)、监理月报；监理 独立检查、抽查的标准试验、平行试验和质检资料。六、业主委托的第三方检测和咨询单位工作中形成的文件材料由检测

13、、咨询单位负责收集、整理，移交项目法人组卷。七、数码照片、录像资料按照第七条进行整理由相关单位分别整理组卷，并符合国家档案局照片档案管理规范(gb/t11821-2002) 要求。八、电子档案及纸质文件数字化电子档案按照第八条进行整理由相关单位分别进行整理组卷，并应符合国家档案局电了文件归档与 管理规范(gb/t18994-2002)、cad电了文件光盘存储、归档与管 理要求(gb/t17678. 1-1999 )和纸质档案数字化技术规范(da/t31-2005)的要求。九、一般行政文件与工程管理文件的区分公路工程管理文件材料是在公路工程建设活动中产生、全面记录 和反映工程立项审批、工程准备、

14、设计、施工过程质量、进度、费用 控制及竣工验收工作内容、对建成后的工程项目进行管理、养护及改 扩建具有重要查考价值的各种不同载体形式文件材料的总称，这些文 件材料需由有关参建单位按一定规范进行系统化整理，并经项目法人 向有关单位移交。一般行政文件是指在工程建设过程中反映各参建单位在h程行 政和党务活动中产生的文件材料，如项冃办在其管理活动中形成的行 政文件，应按文书档案收集整理要求归入文书档案，不应与公路工程 档案一并归档，也不需向运营管理单位移交；如施工及监理单位形成 的，不需要向项目法人移交。第五条案卷编制要求案卷由案卷卷盒、案卷封面、卷内目录、卷内文件材料及备考表 (封底)组成。一、档号

15、及案卷各项目填写要求(-)档号：填写档案分类号和案卷顺序号。公路工程竣工文件材料分为三级类目。一级类目为工程项目代 号，二级类目按工程项目竣工文件材料形成的先后按照公路工程竣工文件材料归档范围划分（如立项审批文件为“1”，设计审批文件为 “2”，施工资料为“5”，监理资料为“4”）。“sx x” :“xxx”工程项目档号形式：sxx x x-xxx一级类目（工程项目代号）二级类目（文件类型号，依据附件1）施工、监理单位合同段号案卷顺序号（顺序号从“1”开始编写，（不允许出现虚位，如011字样）（二）档案馆号：暂不填写。（三）案卷顺序号：案卷的编制单位按工程进展的自然过程，对 已经整理好的案卷进

16、行系统化排列，并在封面及卷脊编写的案卷流水 号。其中，施工单位应对本合同段行程的案卷，按照其自然形成过程, 依照路线进行方向，结合单位工程排列顺序依次进行排列。监理单位 按照监理工作程序，以合同段为单位，对形成的案卷进行系统化排列。（四）案卷题名；案卷题名应简明扼要、准确的揭示卷内文件材 料的内容。案卷题名应包括公路工程建设项目的名称、起讫桩号、单 位工程（含分部、分项）名称及文件名称、如属桥梁等工程项冃，还 应同吋标明结构、部位的名称。封面上已写明工程项目名称，案卷题 名可直接写具体内容。1、公路工程档案资料案卷题名应包括公路工程建设项目的名称、 起讫里程、单位工程（含分部、分项）及文件；

17、项目法人、总监处管理文件案卷题名的表示形式：x x公路x x责任者x x问题x x名称 施工、监理单位管理性文件案卷题名的表示形式：xx公路xx桩号（标合同段项目总桩号）xx问题xx名称 项目技术文件材料案卷题名的表示形式（施工、监理单位）：x x公路x x桩号xxi程x x结构x x部位x x名称2、禁止出现同类案卷题名，如xxi程变更文件（一），xxi 程变更文件（二）；可按每卷年度、变更名称拟写题名。（三）编制单位：是指案卷形成单位。（填写法人单位全称。女山 中铁十八局集团有限公司）。（四）起止日期：是指木案卷内形成的放早和最晩的时间。（用 阿拉伯数字填写，年、月、日不能省略,如2011

18、年12月20日）。（五）保管期限：填写其规定的保管期限。参见附表一“公路工 程竣工文件材料归档范围和保管期限表”。（六）密级：参见附件1根据文件实际情况填写，有就填写，没 有就空着。二、卷盒要求卷盒要求用标准的科技档案盒，卷盒的外表尺寸310x220mm, 厚度尺寸分别为40mm、50mm> 60mm。请各单位按照资料的厚度选择 档案盒，不得出现盒空的现象。（一）卷盒封面的编制及粘贴1、卷盒封面印制在卷盒的正表面（档号、档案馆号、案卷题名、 编制单位、编制h期、保管期限、密级），式样见附件3。卷盒封面中有“档号、案卷题名、编制单位、起止日期、保管期 限”内容。 封面“档号”内容填写时用宋

19、体加粗3号字。例：s202 -4 -x -xxx。xxx表示每卷的流水号，档号中的类级“一律放在中间。 如果一卷盒内存有多卷文件，流水号以“”隔开。 封面“案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限”内容填写 吋用宋体加粗3号字，空两格写。 如果一卷盒内存有多卷文件，“案卷题名”根据卷盒内各卷内 容进行简述。要求简述内容简练具体，能分别说明卷盒内各卷文件内 容。2、卷盒封面的粘贴：将封面内容统一打印到与档案盒颜色一致 的牛皮纸上（式样见附件3）,粘贴在卷盒封面对应位置，粘贴过程 中做到装距一致，即文字左边缘距档案盒左缘30mm,档号一行下划 线距档案盒上缘45mm o（二）卷盒脊背的编制及粘贴卷盒

20、脊背的项目有档号、案卷题名（式样见附件2）1、卷盒脊背“档号”内容填写，用宋体4号字横排打印。例： s202威青路改建工程一合同竣工资料，第一行填写“s202 5 1-x xx”直接打印在卷盒上。如果一盒内存有多卷文件，则档号逐行填写，例：s202威青路 改建工程一合同竣工资料第1卷与第2卷存放在同一盒内，则第一行 档号填写 “s202 5 1-1”,第二行填写 “s202 5 1-2”。xxx表示案卷顺序号，案卷顺序号统一采用打印形式。2、卷盒脊背“案卷题名”内容根据脊背的厚度，用宋体3号字 自右至左竖行排列，首行空两个字。桩号打印要求“字头向右，躺着 打”，脊背应写案卷题名的全称，不能省略

21、工程项冃名称，“s202威 青路xx-xxi程”不能省略。3、将脊背内容统一打印到与档案盒颜色一致的牛皮纸上，沿上 下黑色粗线裁剪，粘贴在案卷脊背对应位置（脊背上下黑色粗线内， 不得盖住黑色粗线）。三、案卷封面的编写案卷封面内容格式同卷盒封面。式样见附件3。四、卷内目录的编制（-）序号：填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从“1”起 依次标注，同一问题文件只占一个序号，文件附件不占序号。（二）文件编号：发文机关的发文字号或图样的图号。若文件材 料上有则填上，没有则空着。（三）责任者：填写文件材料的形成单位或主要形成单位。此项 只填三行，十二个字，如责任者名称字数太多，也可填写主要责任者 的通用标

22、准简称。属原材料报验和工序报验文件，责任者应填写施工 单位和监理单位，如字数太多，可填写主要责任者的通用标准简称并 加注“等”字。（四）文件材料题名：1、原文上有标题的，填写文件材料标题的全称。2、原文上的标题太简单（如会议纪要、通知等）或者没有，应 重新拟写一个符合文件材料内容的标题，外加“”号，例如：关 于xxxxxxx的会议纪要o3、每件文件材料的标题，填写吋开头空格两个字,以段落式填 写，横格内不能超过三行字；超过三行的，可以跨格填写，不允许私 口拉伸电了表格。4、技术性文件卷内目录题名中要体现木工程项目名称施工具体 桩号、施工部位、施工内容。5、文件名称要完整的拟写在卷内目录内。（五

23、）h期：填写文件材料形成最终吋间。填写吋间可省略“年、 月、日”字样，单月单日可用零补充。女口： 2009年8月8日填写为“20090808”（分两行填写，2009在第一行，0808在第二行）。（六）页次：填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份文 件标注起止页号，如有附件的文件，填写每份文件（包括附件文件） 首页所在的页号，并在备考表中注明合计总页数。属已装订成册的文件材料，在卷内文件目录页次栏中填写册数， 并在备注栏中注明累计总页数。（七）备注：留待对卷内文件变化吋作说明用（如果有与卷内文 件材料内容相关的特殊载体的档案，要求在此标注*,具体载体档案 的档号在卷内备考表中具体写明）。卷内

24、目录格式：卷内目录排列在卷内文件材料的首页z前，字体 用4号仿宋体。行高、列宽、行数、列数不得调动。（式样见附件4）。卷内目录需纸质目录及电子目录各一份。五、卷内备考表的编制（一）卷内备考表（式样见附件6）,排列在卷内文件材料的尾 页之后。其内容应标明案卷内文件材料的件数、总页数以及在组卷和 案卷使用过程中需耍说明的问题。总页数填写卷内文件件数的页数总 和。（-）立卷人：由责任立卷者亲笔签名，不能使用签名章。（三）审核人：市部门或项目技术负责人亲笔签名，不能使用签 名章。（四）立卷时间：填写完成立卷的日期。（五）审核时间：填写审核完成的日期。六、档号章的使用一卷多册，如a3施工图等的整理。每一

25、册首页左上角加盖档号 章，卷封皮、卷内目录、备考表装入卷封套，放在第一册之上。卷内 目录屮“序号”一册为一件，“页数”为“一册”。在卷内目录“备注”、 备考表中分别注明总册数。大于a3蓝图的整理。如房建施工图、竣工图在首页左上角，每 一张加盖档号章。卷封皮、卷内目录、备考表装入卷封套，放入首张 图纸之前。卷内目录屮“序号” 一张为一件，“页数”为“一页”。在 卷内目录的“备注”、备考表中分别注明总册数。卷内有文件材料和图纸的整理，装订时，图纸不与卷内文件材料 一起装订，图纸单独放在盒内所有卷之后；卷内目录将按卷内顺序打 印。图纸在卷内目录中的“页次”栏里填“一册”，在“备注”、备考 表屮分别注

26、明每册的总页数。档号章用红色印泥加盖在文件竖放首页的左上角（文件竖放，若 为横表也盖在纸张竖放的左上角），距上边沿lcm,距左边沿2cm的 位置。档号章由项目办组织全线统一刻制，便于格式统一，具体印模 样式尺寸如下（注：档号一、二级类目可以刻制在档号章上）。档号序号io- xe注：图章字体采用4号仿宋刻制。七、编写案卷页号（-）案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。（二）页号编写位置：单面书写的文件材料，在右下角编写页号; 双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号（此处 所说的文件左、右下角均为装订成册后的左、右下角）。（三）借卷守则、卷内目录、备考表不编页号。（四）案卷的

27、页号，要求以卷为单位编写页号，如所归档的文件 属符合档案保管耍求的成本成册的材料，从材料扉页开始编页号，封 面可以不编页号。（五）页号用铅笔编写，使用阿拉伯数字，便于确认。八、案卷装订的要求（一）卷内文件材料各部分内容的装订顺序卷内文件材料排列顺序：借卷守则（已印制在卷盒封血背后）、 案卷封面、卷内口录、文件材料、备考表、封底。卷内口录、备考表、 封底与文件材料一同装订。案卷封面为文件首页，不进行装订，采用a3牛皮纸打印，对已 装订完成文件起到封皮与包装的作用，在文件脊背部分进行粘贴，粘 贴时，做到预留的脊背线与文件材料装订边和下边取齐。卷内有已成册文件和图纸的整理，装订时，成册文件与图纸不与

28、 卷内文件材料一起装订，但必须加盖档号章，成册文件放在所在卷后, 图纸单独放在盒内所有卷之后；该卷档案的卷封皮、卷内目录、备考 表装入卷封套，放在第一件之上。卷内目录将按卷内顺序打印。并在 备考表中注明该卷文件材料与图纸的对应关系。（-）每卷文件材料装订时，有关联的文件材料不能拆开；文件 材料厚度以比卷盒厚度小5mm为宜，具体根据实际情况而定。（三）所有文件在装订前取掉金属物、塑胶、塑封、塑膜、胶圈 等易老化腐蚀纸张的封面或装订材料。每卷文件装订采用三孔一线（双线）方法，用白色档案专用线装订，孔距80mm,装订线距左纸 边 10mm。（四）装订吋，文件材料装订边和下边一定取齐，横表格的文件 材

29、料，要求表头在上或在左，左侧装订。（五）原件有破碎或小页纸的，要求粘贴在a4纸上，纸张规格 大于a4型号的，要求按297mmx210mm折叠成手风琴式，右下角的图 标应外露。（六）装订线压住文件内容的必须加边粘贴。第六条 竣工图编制要求一、竣工图由施工单位负责编制。编制完成的竣工图应由编制单 位逐张加盖竣工图章并签署，经监理审核签字认可；如项口法人指定 由设计单位编制或施工单位委托设计单位编制的，应明确施工单位和 监理单位的审核及签字认可责任。二、竣工图耍按照专业、图号分别整理组卷，竣工图应能全面、 准确、清晰地反映项冃竣工时的实际情况。竣工图编制说明应能充分 体现已完工项目的建设过程和完工吋

30、的实际情况，包括主要建设内 容、完成工程量、执行的规范标准、主要施工方案、采用的新技术新 工艺新材料、特殊问题的处理、施工图的版本、变更情况以及修改完 善情况、完工时间等。并详细填写附件9设计变更文件与竣工图档号 对照一览表。三、一般性变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上修改, 要注明修改依据，并加盖竣工图章作为竣工图；凡结构、工艺、平面 布置等重大变更及图面变更面积超过10%的，须重新绘制竣工图；重 新绘制竣工图的图签如能全面反映施工和监理单位签署情况的，可不 另加盖竣工图章。重绘竣工图纸在原施工图号前加“竣”字。四、同一构筑物、建筑物重复使用的标准图、通用图可不编入竣 工图中，但应在

31、图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说 明中注明；不同构筑物、建筑物应分别编制。五、图纸工程量表及有关尺寸标注应与工程计量支付的工程量相 互一致，即通过标注的尺寸计算与工程量表中的数据相一致，非计量 的工程量应与现场实际工程量一致，监理处应重点复核尺寸标注和工 程量。六、竣工图纸均按a3号纸（420nunx297mm）大小装订，并装订 成册对折入盒。对于大于a3图纸应采用手风琴式折叠方式，折叠成 297mmx210mm （a4）或 420mmx297mni （a3）规格对折入盒，图标外 露。七、竣工图应逐张加盖竣工图章，竣工图章内容包括：编制单位 名称、编制人、技术负责人、编制日期、监

32、理单位名称和监理负责人, 图章规格尺寸为80mmx60mino （注：编制单位名称和监理负责人为公 司全称，可以刻制在竣工图章上，其余必须为本人亲笔签名）。八、竣工图章（见下图）用红色卬泥盖在竣工图右下方，竣工图 标z上空口处；当该处有图表或文字时，竣工图章可盖在图纸的其他 空口处；整个版面均无空白盖章处时，竣工图章可盖在图纸背面左下 方。竣工图章统一刻制。（编制单位名称）竣工图编制人技术负责人编制日期监理单位名称监理负责人6x 10mm 80mm注：图章字体用4号仿宋刻制。九、竣工图采用统一制订的封而，用三孔一线（双线）法装订。封面式样见附件7。第七条声像资料编制要求一、照片档案照片资料采集

33、范围：反映建设前原始地形、地貌状况、重大活动、 重大事故处理及隐蔽工程关键工序、桥了等结构物重点部位施工情况 等的照片。按照片档案管理规范（gb/t 11812-2002）的要求组卷。数码 照片应刻录在不可擦写光盘上保存，同时还须整理纸质照片与说明。（一）照片档案上报一套。（-）纸质照片具体整理样式参见附件10,照片的案卷页号， 正面编在右上角，背面编在左上角。（三）照片题名：应以照片的自然张为单位编写照片题名。在尽 量保证基本要素内容完整的前提下，将文字说明改写成照片名称。照 片名称不应超过50字。（四）照片号：案卷内照片的顺序号。以每张照片为编写单位， 每卷从一开始编写顺序号。（五）参见号

34、：填写与本张照片内容相关的纸质材料档案的档号。（六）文字说明：文字说明的内容要具备六要素：吋间、地点、 事由、人物、背景。要求文字简洁，语言通顺，一般不超过200字。 与本项有关的实物档案，如领导人题词，奖杯等，可拍摄照片放在照 片档案中，实物另存。（八）案卷题名：一卷拟写一个案卷题名，写在封面上。案卷题 名应概括档案卷内全部照片的基木主题。案卷题名一般应包括责任 者、问题、名称三部分。责任者不便标出吋，也可不标出。（九）总说明：一组（若干张）联系密切的照片说明。（十）大桥、中桥各工序和关键隐蔽工程均要有照片。（十一）数码照片应刻录在不可擦写光盘上保存。二、录像档案录像资料采集范围：关键性的施

35、工工序；工程安全、质量事故现 场；重大变更现场；工程量清单中未考虑到的地表下垃圾挖掘现场等。录像资料采用刻录光盘的形式进行存储，编制整理后的视频光盘 按内容划分加以文字说明，包括吋间、地点、内容、人物、背景及拍 摄者，标明吋长及年月日。并逐张编号，填写卷内目录。第八条电子档案编制要求文件资料除提供书面形式外，还要将文件进行数字化处理，并整 理一套电了档案，电了档案整理使用木工程统一的交通工程档案综合 管理系统软件进行，用移动硬盘将数据库进行移交。一、电了档案的整理范围：1、竣工图。2、项冃办（质量、安全、进度、费用）管理有关文件。3、最上一级批复的变更文件（不含下级附件）。4、附件1中标明的所

36、需上交交通部档案馆与交通主管部门的文 件。二、工程电子档案的质量要求（-）电子档案格式应按照要求提供。文件材料采用pdf格式，图纸采用pdf格式，照片采用jpg格式。（二）电了档案的内容应与相对应的纸质档案原件完全相同，必 须为真实文件资料签字盖章的原件进行扫描的电子文件（不得为原文 件的word文档或excel表格等），电了文件的排列顺序也应与纸质档 案一致，且图像清晰、完整、不偏斜、不失真、不漏页。（三）扫描的屯子文件，分辨率一般大于或等于loodpio扫描模式统一采用黑口二值模式：页面为黑口两色，并且字迹清 晰、不带插图的档案.采用黑口二值模式进行扫描；页面为黑口两色, 但字迹清晰度差或

37、带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，页 面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可 适当提高分辨率对文件进行扫描。（四）扫描时对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、 黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可 读度的前提下展现档案原貌的原则。（五）对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接 处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。（六）电子文件的存储载体应设置成禁止写操作的状态。三、工程电子文件的整理要求（-）电子文件的整理应遵循电子文件形成的口然规律，保持卷 内文件间的有机联系，便于电了档案的保管和利用。（-）一个工

38、程项目由多个单位工程组成时，每个单位工程的电 了文件应单独整理立卷，同一保管单位（或同一案卷）内电了文件的 组织和排序应与相应的纸质文件相同。（三）电子档案应与相应的纸质文件信息保持一致，在文件名称、 卷内冃录、案卷冃录、案卷题名、工程名称、项冃名称、工程概况等 相关说明及描述上信息一致。（四）电子档案分别按照文件材料、图纸、照片所要求的和应电 了格式保存。（五）电子档案的数字化操作具体实施参考附件14进行。电子文件归档管理要符合国家档案局电子文件归档与管理规 范（gb/t189942002）和山东省档案局山东省电了文件归档管 理暂行办法（鲁档发200584号）中的有关规定。第九条会计档案经审

39、计部门验收后，由项目法人财务部门移交到项目法人档案部 门。工程财务竣工决算，随工程档案资料一并整理归档，并按要求移 交到有关接收部门。第十条其他档案各施工、监理单位内部使用的资料报表（如进度计划表、劳动力 统计表、工资发放表等）由各法人单位负责存档。施工、监理单位发 文稿纸由各法人单位负责存档。上级单位接受的抄送文件在阅办过程 屮形成文件处理单的、最终处理单位接受的一式多份的资料，由各单 位负责存档，不作为竣工档案资料进行移交保存。未中标单位的投标 资料由项目法人负责保管存档，不作为竣工档案资料进行移交保存。“劳动竞赛”等专项活动资料由各单位负责存档，不作为竣工档案资 料进行移交保存。第十一条

40、竣工资料套数各驻地监理处、各合同段提供竣工资料各2套（正本一套、副本 一套，要求止本必须为文件原件，副本可以复卬件）。并根据交办发 20071436号中交通档案进馆办法的规定，其中需提供给交通部 档案馆和交通主管部门保存的部分资料再整理增加各一套；此部分资 料首先由项目办进行汇总,需要参建单位进行整理提交的将另行通 知。请各参建单位对范围内资料，提前准备；施工单位自行整理一套 完整的计量支付报表与计量支付资料，留档备查；竣工图为六套。第十二条档案的移交公路建设项目各承包单位应在合同段交工验收前，将已经系统化 整理的项目档案连同案卷目录（含电子版目录）和案卷编制说明，经 项冃法人和监理检查合格后

41、，移交项冃法人，并按规定办理移交手续。公路工程文件材料归档交接吋，要填写案卷目录（式样见附 件8）,竣工资料经验收合格后，交接双方在档案移交清单上签 字盖章。公路工程文件材料移交的同吋移交内容相同的电了版（档案移交清单案卷目录），所用电子版全线采用统一格式，本工程屯子 档案在整理过程中已通过交通工程档案综合管理系统软件的数据库 进行存储，各单位将该软数据库用移动硬盘一并移交，各单位要保证 提供屯子档案的完整与真实、并保证不出现数据损坏。第十三条 评定标准及单位、分部、分项工程的划分一、各项工程的评定以交通部颁布的jtgf80/12004公路工 程质量检验评定标准为标准。二、路基路面工程每个合同

42、段作为一个单位工程，段落按各项冃 单位、分部工程划分结果划分。三、大、中桥作为单位工程单独评定，小桥涵作为分部工程进行 评定。第十四条建立临时档案室临吋档案室应结合本单位实际情况完善管理制度，做好施工过程 中的档案收集与整理，做到资料齐全、归档合理。技术管理应贯彻“以 防为主，防治结合”的原则，切实做好温度控制和调节，防治有害生 物，防火、防盗、照明管理和档案保管状况检查等方面的工作，建立 健全管理制度并设专人管理。一、温湿度控制和调节为了最大限度的延长档案资料的寿命，临吋库房应选择保温防潮 性能良好的永久性建筑，应对库房的温湿度进行控制，温度控制在 14°c-24°c范围

43、内，相对湿度控制在45%-60%范围内。二、防火与防盗库房应配备档案用消防器材，并按设备要求定期检查、更换。安 全使用电器设备，定期检查电器线路。库房内严禁明火装置和使用电 炉，严禁存放易燃物晶。库房应安装火警报警器和防盗装置。三、防鼠、防虫和防霉变资料入库前，要进行虫霉检查，不能将带有蛀虫、霉变的资料带 入库中；定期投入灭鼠饵，捕杀库内老鼠。四、照明管理库房内照明宜选用口炽灯作为光源，照度不超过100lux。如采 用荧光灯时，应对紫外线进行过滤。太阳光线不能直接照射档案资料, 有外窗应设窗帘遮阳。五、档案保管状况检查对库藏档案应经常进行检查，发现问题及时报告，并采取措施予 以处理。第十五条建

44、立预立卷管理制度档案实行预立卷是根据国家档案管理工作的标准要求而确定的 一种科学管理方式，是为了确保档案的准确、完整和系统，更有利于 档案信息的开发和利用。在工程建设实施期间，要求各单位档案人员切合工程实际情况， 按照分部分项划分表來确定预立卷的类目，与工程同期开展，所有形 成的档案资料要同止式档案一样整理，一样管理。为规范档案预立卷 工作，保证文件材料及吋、完整地收集、归档，方便平时查找利用， 特制定本制度。一、各单位要建立健全平吋归档制度。对处理完毕或批存的文件 材料，由专（兼）职档案员集中统一保管。二、各单位由档案员依据（交公路发65号文）列出归档范围， 编制平时文件材料归档使用的案卷类

45、冃。案卷类冃必须简明确 切。三、专（兼）职档案人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文 件材料，收集齐全，加以整理，随吋将办理完毕的文件材料归入预立 卷条目内。四、施工单位形成的档案，由监理处每月进行检查，落实预立卷 制度执行情况，保证归档案卷符合资料整理要求。五、各单位兼职档案员是完善预立卷工作的执行人。第十六条档案登记制度档案登记管理要符合交通运输部交办发（2007）436号文件要求。 档案资料必须进行详细的登记，按时填报交通建设项目档案管理登记 表（见附件13）。交通建设项目档案管理登记表共分表一、表二、表三三种，分别 由项目法人于开工后六个月内，合同段交工验收后一个月内和项目档 案通过

46、专项验收后一个月内填报。第十七条建立档案首卷制度进入工地后，首先建立首卷档案，首卷档案形成后，必须经过上 级有关部门检查验收。每一类工程档案在进行正式立卷归档前均应进 行首卷试编，首卷立卷归档工作根据正式立卷归档规定进行。档案管 理人员应根据工程分类制定档案首卷计划及编制方案，明确首卷档案 的各项要求与内容，严格按照编制的首卷立卷归档方案进行首卷立卷 归档工作。以后大批量的立卷归档工作应根据首卷立卷归档工作程序 开展工作。第二章公路建设项目文件材料收集归档编制内容立项审批文件组卷要求立项审批文件材料根据审批事项的内在联系结合问题分别整理 组卷，并将审批意见的支持性文件、专家审查意见同时归档整理

47、。档号：sxx 1-xxx一、项目建议书及批复二、可行性研究报告及审批（核准）三. 可行性研究报告的评估及行业主管部门对可行性研究报告的 审查意见四. 专家对可行性研究报告的评审文件 五、环境影响评价报告书及批复 六、项目用地预审意见七. 水土保持方案及审批文件八. 文物调查、保护、矿产资源调查等文件 九、其他文件材料设计审批文件组卷耍求勘察设计阶段文件材料按照设计的不同阶段和专业分别整理组 卷。总体规划设计和初步设计、施工图设计及其批复文件以建设项目 为单位组卷；招标文件中的初步设计或施工图设计、设计问题回复单 及相应的工程变更设计图纸以合同段为单位组卷；工程地质勘察报 告，以合同段为单位组

48、卷；设计审批阶段形成的电子文件（可转为 pdf格式）同时归档整理。档号：sx x 2- xxx一. 初步设计及审批文件、专家审查意见及审查会议纪要二. 施工图设计文件及审批文件（一）总体规划设计。（-）审批的各阶段设计及有关文件：1、初步设计文件及批复文件。2、技术设计及批复文件。3、施工图设计及批复文件。（三）审批的设计往来文件：1、设计中重大技术问题的往来文件、专题会议纪要。2、与初设批准机关、业务主管部门及有关专家的往來文件。3、科学试验资料。4、重大工程变更及其论证资料。（四）设计评定、鉴定及审批。（五）公路用地图。三、工程勘测、设计基础资料（一）工程地质、水文地质、水文、气象及地震原

49、始资料。（二）工程地形地质测绘报告及重要测绘计算。（三）勘察设计、勘察报告。（四）重要土岩样说明。（五）经济调查报告和选址、选线报告。工程管理文件组卷要求工程准备阶段文件材料按照审批事项及相关手续办理过程分别 整理组卷。项0办按照审批事项及相关手续办理过程分别整理组卷。 上级主管部门、当地政府关于征地拆迁工作的文件，按问题、重要程 度、时间顺序分类排列组卷；征用土地报批文件及红线图、征地拆迁 会议纪要及土地证，以工程项口为单位分别组卷；征地、拆迁补偿和 协议书以乡（镇）为单位组卷。项目办在工程管理过程中产生、需归档的质量控制、安全管理、 计划进度管理及费用控制方血的文件材料，按照问题结合时间分

50、別整 理组卷。能区分合同段的，则以合同段为单位，结合问题，分别进行 整理；不能区分合同段的，则按问题分别进行整理。工地例会会议纪 要按形成时间进行整理，专题会议按专题进行整理；计划进度报表按 照合同段结合时间分别整理组卷。工程变更文件根据重人变更与一般 变更分类，合同段为单位，按照变更文件编号依次汇总整理组卷，若 工程变更资料较多，也可以单项变更组卷，档号：sx x 3-xxx一、建设用地选址意见及红线图（征用土地批准文件、会议纪要）二、建设用地申请及批复（公路建设用地呈报表：审查表、定界 图及技术报告、分幅现状图、分幅规划图等）三、占地图及土地使用证（-）土地证（标示界址表）。（-）公路用地

51、图（包括主线占地及其他用地占地、取土场占地 平面图、横、纵断图）。四、征地拆迁文件（-）上级主管部门、当地政府关于征地拆迁工作的文件。（二）征地拆迁会议纪要。（三）征地拆迁合同、协议、补偿协议书。（四）征用土地数量一览表、拆迁数量一览表：1、征用土地数量一览表。2、取土场及其他征地一览表。3、征地、拆迁、地面附着物数量明细表。4、施工临时占地和二次征地文件及明细表。5、拆迁建筑物一览表。6、拆迁电力、电讯及其他管线一览表。7、树木补偿一览表。8、被交道接线工程一览表。9、增打灌溉井一览表。10、合同外结构物一览表。五、供电、供水、通讯、排水、供暖、供气等协议书六、七、质量监督:申请书及质量监督

52、通知书八、建设前原始地形、地貌状况图、照片九、行政管理文件（各种规章制度、往來文件、会议纪要、备忘录、其他管理文件）（-）上级交通公路主管部门在项目实施过程中的指示、规定和制度等。（二）省市项冃办关于安全生产管理、廉政建设等制度和文函;（三）（专题）会议纪要、内部工作计划、简报（快报等）。（四）建设管理过程中形成的工作总结、工作报告、会议材料汇 （五）省市项目办下发的工程建设管理办法、检查考核办法等。（六）省市项冃办职责、各部（办）职责，工程建设管理过程中形成的有关规章制度。十、质量监督机构印发的质量监督相关文件 质量监督相关文件单独整理归档。十一.工程管理有关文件（一）技术规范补充和修改文件

53、。（二）技术咨询、技术报告、技术方案的补充。（三）工程质量控制的通知、通报。（四）安全、环保管理文件。（五）计量、进度计划文件。计量支付文件包括计量支付报表与计量支付资料，要求申请与批复文件齐全。（六）工程变更及有关文件。十二、计划进度报表十三、项目办组织召开的工地例会、会议纪要十四、科研（一）课题报告、任务书及批准文件。（二）研究方案。（三）试验记录、分析计算数据。（四）专家评审及技术鉴定报告。十五、经批准的新技术应用资料十六.声像资料、电子档案（一）重大活动、重大事故处理。（二）隐蔽工程、关键工序、桥梁隧道等结构物重点部分施工。（三）电子档案。按第一章第七条、第八条进行整理归档。监理文件组

54、卷耍求（1）监理文件包括监理大纲、监理规程、监理通知、开（停、 复）工令、会议备忘录、有关会议纪要等依据性文件、合同管理文件、 计划进度控制文件、工程质量控制文件、安全管理文件、费用控制文 件、工程技术管理文件以及与各参建单位的来往函等由监理单位按问 题分类整理按时间顺序进行组卷。（2）监理处质量评定资料应以合同段为单位，按单位、分部、 分项工程分别进行整理。（3）监理处独立抽检资料以合同段为单位，按单位、分部、分 项工程分别进行整理。同时原材料抽检资料相应归入施工合同段单 位、分部、分项工程整理。（4）旁站监理记录按合同段整理组卷，监理日志按监理机构和 形成时间整理组卷。档号： sx x4-

55、x x x一、监理通知、开（停、复）工令许可证（一）监理通知。（二）开（停、复）工令。二、监理管理文件（-）监理大纲、细则及批复等。（二）阶段性（年度）工作总结。（三）监理单位组织召开的工地例会会议纪耍（四）其它管理文件。三、工程技术规范及管理文件（一）有关试验方面文件：提示、指令、批复、报告等。（二）有关技术管理文件：捉示、指令、纪要、批复、请示、通 报等。四、工程质量管理文件（一）监理下发质量控制文件。（二）监理书面指令及回复。（三）监理处独立抽检资料。1、旁站监理记录、平行试验及独立抽检文件材料。2、试验、检测文件材料。3、各单位、分部、分项工程独立抽检文件材料、包括质量检验 及相关试验

56、资料、对关键原材料的抽检记录。（四）交工验收质量评定资料。五、工程进度管理文件（一）工程进度计划总计划、年度、季度、月计划的批准。（二）执行情况及采取的措施（审查、监督、调整）文件。（三）其他有关计划、进度方面的文件。包括：通知、提示、指 令、检查、报告等。六、工程合同管理文件工程合同管理文件是指工程建设过程中的索赔等文件。 监理单位不整理关于计量支付审批表及监理服务费等资料。七、安全与环保管理文件（一）安全管理的规章制度、安全事故处理的有关文件。（二）施工环境保护检查文件等。按阶段、问题分类，按年度排列组卷。八、监理月报、监理日志等监理月报和监理h志可按年度顺序排列，其它文件按阶段、问题 分类，按年度排列组卷，监理月报、监理h志原件按原装订模式归档。九、与总监代表处、业主（省市项冃办）往来文、函（除以上四、 五、六、七、八项外）1、省