结合高校评估强化档案管理

1、    结合高校评估强化档案管理    于雅娟随着高校评估工作的开展，一方面，高校档案工作的重要性日益显现：另一方面，高校档案工作的滞后与被动也日益明显。从我校的情况看，档案工作主要存在以下几个方面的问题：一是个别部门的领导对档案工作重视程度不够，没有指定专人负责，致使本部门的档案资料无人管理，呈分散状态，直接影响了档案工作的正常开展；二是有些专兼职档案工作人员责任心不够强，缺乏档案管理专业知识，资料收集不齐全，整理不规范，档案质量不高：三是群体档案意识薄弱，一些反映本单位主要职能活动、对今后工作极具查考利用价值的“真品”，或散存在承办部门，或流落在个人

2、手中，未能及时归档，造成档案资料的流失，工作需要时，则查阅不到完整的档案资料：四是资金投入不到位，导致档案室设施陈旧，装备不足。为此，要结合高校评估，加大档案工作力度。1加强领导，建立健全档案管理网络高校必须把档案工作纳入学校总体规划，纳入领导议事日程，经常检查并具体指导档案工作。使档案管理全面实行“三纳入”、“四同步”，即纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围，给予档案工作以各方面的支持；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。进一步完善档案管理网络，建立由主要校领导挂帅，各处(室)、系(部)负责人和兼职档案员参加的档案工作网络。各部门的兼职

3、档案员要做好本部门的档案收集、整理、立卷、移交、保管等工作，将档案管理职责明确列入兼职档案员岗位职责。2加强宣传，切实提高全员档案意识高校评估工作需要大规模、大范围地抽调档案材料，评估资料的整理也需要学校各个部门、单位每位员工共同参与。在评估的过程中，全校的师生员工充分认识到档案的重要性，增强了对档案工作的重视程度。所以我们要进一步大力宣传高校评估中档案利用成果，表彰评估中档案材料收集齐全、规范的部门和个人，通过网络、校报、信息简报等多种形式宣传档案在高校评估中的重要作用，为提高档案工作在学校管理工作中的地位打下良好的思想基础，大力提高全员档案意识，增强档案工作者的责任感。3规范管理，完善档案

4、管理工作制度建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。要逐步建立各门类档案立卷归档制度、档案人员岗位职责、档案的保管、借阅制度、各门类文件材料的归档范围和保管期限等，并对各部门的档案管理者提出明确的工作目标和工作要求。学校各部门都要对工作中形成的文件材料进行收集和整理，定期或不定期地移交到学校综合档案室。通过建立档案管理制度，使学校各部门归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标。从制度上保证档案管理的顺利开展。4加强培训，提高档案管理人员素质档案工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。加强队伍建设，提高档案

5、管理人员的素质是搞好档案管理工作的基础。因此。必须加大对档案人员的档案业务培训力度，采用多种形式，有计划、有步骤地对他们进行档案专业知识、专业技能的培训，切实提高档案员的业务素质，使其掌握档案管理工作的基本知识和技能，贯彻落实好相关档案规范标准。此外，学校应制定相应的政策和措施，努力为档案人员的学习、工作、生活创造良好条件。使他们更安心于本职工作，提高业务水平，集中精力搞好档案管理和各项服务。5转变理念，切实加强档案开发利用高校档案部门在职能上从传统的管理型向服务型转变，围绕高校的教育教学工作，为各级领导科学决策，为高校教学、科研，为广大师生员工提供全面、及时、有效的服务。档案工作者要抓住服务这个根本，不断拓展服务领域。深化服务内容，优化服务方式，增强服务功能，充分发挥档案巨大的社会和经济效益。依据档案管理规律，档案材料的收集、整理、编目，这一系列工作力求做到统一标准，整齐划一，减少随意性：档案的保存要分门别类，形成体系，案卷的排放位置相对固定，使分散、庞杂的档案资料变得规范有条理，利于检索，为档案的充分利用提供便利条件。6强化监督，建立档案工作考核机制把档案工作列入年度目标管理考核体系。考核结果作为评先、奖励的重要依据。高校档案部门平时要按要求对各处(室)、系(部)档案的收集、整理、归档和利用情况进行监督指导，定期进行检查或抽查，并将检查结果作为处(室)、系(部)评