科研单位档案信息化管理探究

1、    科研单位档案信息化管理探究    刘晓英 王凯弘【摘要】在网络信息时代，信息化模式是档案管理的重要趋势，是科研单位追求更高档案工作效率的客观需要。科研单位的档案部门应灵活运用信息化技术的优势并结合适应新形势的工作方式，探索加强档案信息化管理的策略，以便充分发挥档案管理的重要作用，提高科研单位的工作质量与综合效益。【关键词】科研单位;档案管理;信息化档案信息化管理指的是把传统以档案实体为中心的管理模式转变为以档案信息为载体的社会服务。科研单位是为解决某些科学与实践问题而成立的，更应更新思路、开放眼界，认清当今时代科技高速发展的潮流，认识档案信息化管

2、理的价值，加快信息化发展进程。一、科研单位档案信息化管理的重要性在新时代，科研单位档案信息化管理是重要的、迫切的，主要体现在三个方面：（一）有助于提高科研单位档案管理效率。科研单位档案的生成涉及诸多内容，在存档之后也会被多次使用、进行日常维护，并且随着档案重要程度、存储年限等的变化，会继续出现存档变动。这一系列复杂的、细致的工作如果只依赖人工，不但耗费大量人财物资源，还会影响工作效率，无法满足科研档案服务需求。加强档案信息化管理则能让档案人员从传统繁琐的工作模式中解放出来，利用计算机和网络提高工作效率，形成一个完整的档案信息化网络。（二）有助于提高科研单位档案管理质量。在传统的档案人工管理中，

3、科研单位相关人员时常在查阅档案之后才发现不是自己需要的内容，不得不进行新一轮的查阅，不仅费时费力，且频繁查阅档案会慢慢损耗原始文件，甚至出现丢失文件的情况。科研单位的一些档案需要保密，要求档案人员具备高度责任感。利用档案信息化管理方式能记录科研档案的基本内容、借阅人员、保密级别等，直接减少档案的泄密与损耗的风险，提高档案使用的针对性，并及时开展档案维护工作，促使科研单位档案管理质量大幅度提升。（三）有助于提高科研档案资源再次利用效率。科研单位建立统一档案管理标准和信息化管理平台，在实现档案信息化管理以后，可以在内部网上共享档案信息，实现档案数据资源的共享，方便多次利用档案资源，提高其利用率，这

4、对信息化基础档案利用和信息资源开发利用都起到不可或缺的作用。二、科研单位档案信息化管理的策略建议信息化建设在科研单位档案管理工作中已经普及，但由于档案信息化管理建设规划不完善、基础设施建设相对滞后、档案信息数据库功能不全、档案工作者教育培训不到位等，导致档案信息化管理后劲不足，急需强化。（一）完善档案信息化管理的建设规划。科研单位的档案信息化管理必然要在发展档案事业的大环境里遵循国家标准与安全保密原则，不断完善其建设规划，找到与自身情况相符的发展路径。第一，统筹兼顾，促进单位自动化办公系统和档案信息化管理的有机衔接，基于单位办公平台实现系统内电子文件的在线移交、在线传递和在线查阅，奠定电子文件

5、的归档及其规范化管理的坚实基础。第二，精准发力，以充分调研、合理论证和科学规划为基础，把有限的资源投入到档案信息化管理的关键部位，例如档案数字化建设，确保档案信息的完整性、继承性。第三，适时调整，因为档案信息化管理是长期的系统性建设工程，不可能一劳永逸，应紧跟时代发展步伐，调整并完善建设规划、实施方案，使其在满足当下信息化发展要求与特征的同时，适应今后一段时期信息时代的发展需要。（二）加强单位档案管理基础设施建设。科研单位档案信息化管理需要设施设备的支持，主要包括硬件设备和软件环境。针对硬件设备，单位应配齐计算机、相机、扫描仪、打印机、录音设备和制作音视频的信息录入、传输、输出等设备。科研档案

6、信息的保管、安全都与存储介质有关，选择恰当的存储设备是有序推进档案信息化管理的关键环节。目前档案信息化管理以扫描件、图片、音频和视频等资料为主，在系统存储以外使用光盘刻录技术。虽然光盘方便携带、能快速存取，并且成本低廉，但和硬盘相比储存量、存储速率和稳定性都不足，要求科研单位档案人员在实际工作中按照所存储档案信息的要求选择设备。例如通过专用的、稳定性强的设备存储珍贵档案信息，或将其转变為纸质材料妥善保存;通过硬件等稳定性强的设备存储需要长期保存的、质量要求较高的档案;通过价格低廉的可擦除光盘或一次性光盘存储周期较短、存取速度要求不高的档案。针对软件环境，科研单位应专门设立档案信息化管理经费，确

7、保档案信息化和单位信息化同步进行。因此，要加强档案局域网自动化集成管理，面向档案的整理、编目和使用等工作，基于自动化管理形成整体的、为使用者提供检索与查询等服务的系统;通过单位网站面向各个科研部门、管理部门等提供档案信息服务;利用各种网络应用系统收集电子档案，及时完整归档;与互联网连接，促进业务合作，共享科研档案信息资源。（三）建立功能完善的档案信息数据库。档案信息数据库是有组织的、系统化的一个数字大集合，当下科研单位要建立的档案信息数据库的信息主要来源于馆藏档案和收集的电子文件。对于馆藏档案，应通过数字化技术把以其他形式存储的所有档案数据信息都利用手工著录和扫描等形式变成以数字记录方式存储在

8、磁盘、光盘等设备中，促使馆藏档案实现数字化转化;对于收集的电子文件，应基于数字化管理体系开展归档和整理等工作，把它变成数字化档案，形成档案数据库。在建立档案数据库之后要积极利用大数据技术加强对档案数据的深度挖掘，实现精准洞察和精准服务，提高用户对档案的认同感，体现科研单位档案的服务价值。例如要对用户信息实施数据挖掘，从中提取他们的信息需求，查看访问服务器时的日志文件，对其行为加以跟踪，推测需求，提供个性化的科研档案信息利用服务。也可以挖掘用户的统计检索及浏览记录，通过运用统计分析方法分析用户点击档案目录的概率，选取点击率较高的档案实行数字化处理;分析用户检索档案时使用的关键词，完善并充实数据库

9、的检索关键词，提高查准率;分析用户访问网页的频率，尤其是在原有的档案信息化管理基础上利用查阅权限和记录查阅频率，从数据中找到问题，补齐短板，提供深层次的档案信息服务。（四）加强档案工作者综合素质的继续教育。高素质的档案工作者是科研单位加强档案信息化管理的基础，档案工作者不但要提高自身能力，夯实政治理论，还要具备专业知识和创新能力，成为熟悉档案管理的、专业知识水平较高的复合型人才。那么科研单位就要加强对档案工作者的继续教育，落实专业培训工作，特别是对于从其他岗位转到档案管理岗位的工作者或兼职工作者，必须建立并实施系统培训计划，使其掌握计算机技术、网络技术、数字化技术等现代信息技术，运用信息技术开展档案管理工作。档案工作者要坚持学习档案的归档、馆藏档案的数字化等方式，提高档案信息化管理质量，提高工作能力与素质，提高档案信息化管理程度。三、结束语档案信息化管理是一项复杂的、系统性的工作，科研单位的档案部门务必要完善其建设规划，加强基础设施和档案信息数据库建设，利用大数据挖掘技术提升科研档案信息服务质量，同时积极加强对档案工作者的继续教育，全面提高档案管理效率，促使档案数据、档案信息更好地为科研单位的设计与研究工作服务，为科研单位的运行与发展提供可靠支撑。【参考文献】1张晓莉.加强档案信息化管理的创新研究j.才智，2017（30）：247.2冯登峰.