浅析如何发挥普通高校院系办公室职能作用

1、    浅析如何发挥普通高校院系办公室职能作用    蔡昂摘 要：该文浅析高校二级学院行政办公室职能主要包括綜合管理职能，助手、参谋职能，服务与协调职能。并分别针对高校二级学院行政办公室职能的相应特点及要求，对如何有针地性地、更好地开展二级学院行政办公室工作进行相关的思考及研究。关键词：高校 二级学院 行政职能部门 工作效率：g642 ：a ：1672-3791（2017）02（b）-0167-02高校二级学院行政办公室是二级学院机构的一个重要组成部分，它与二级学院的其他机构如教学办公室、学生办公室等相比又有自身的特点，有自身的职能范围。明晰高校二级学院

2、行政办公室工作职能，良好开展二级学院行政办公室工作，对提高高校办学管理水平和构建现代教育体系具有较大的现实意义。文章试对二级学院行政办公室职能进行浅析，并对如何良好地开展二级学院行政办公室工作进行思考。一般来说，二级学院行政办公室主要包括综合管理职能、助手和参谋职能、服务与协调职能等职能。高效、有序是行政管理工作追求的目标，这除了要求二级学院院长以身作则、工作人员克己奉公、踏实肯干外，还应根据其工作职能的特点和要求，有针对性地开展工作。1 综合管理职能二级学院行政办公室是学院的综合性办事机构，其综合管理，是行政办公室职能的重要组成部分。其综合管理职能主要包括资源和资料管理、行政事务处理、对外交

3、流等工作。其中资源、资料管理包括：人事管理、职称管理、档案管理、财产物品管理及国有设备资料管理等，为学院的教学、科研和学科建设等做好服务工作。这要求工作人员了解熟悉相关的规章制度、政策法规，要有资料登计造册以及数据统计、分析、管理的业务能力，并要与学校各管理部门建立良好的信息交流渠道，积极与其他部门交流管理经验，提高管理水平。行政事务处理包括草拟公文、组织会议、收集处理信息、接待来访人员等多项业务。这些事务琐碎繁杂，要求工作人员有耐心、能用心。2 助手与参谋职能行政办公室既是二级学院的综合办事机构，同时在落实学院各项措施中发挥着助手、参谋的职能。二级学院行政办公室在处理好日常管理事务的同时，还

4、应当积极发挥助手、参谋的职能，为领导层决策提供尽可能多的便利。首先工作人员要在充分调查研究的基础上，掌握全面有效的各种信息，并对信息进行甄别、去伪存真，及时、准确地为领导提供决策依据。同时还要深入思考决策的各方面因素，充分结合学院内外的客观情况，及时提出相关的合理化建议。最后，决策实施后，工作人员需要充分地对决策效果进行跟踪，对决策结果进行分析、评价，并及时反馈到学院领导层，以便对决策不断完善和改进，为学院的各项工作能够顺利开展提供强有力的辅助。3 服务与协调职能学校的工作中心体是学生，学校的工作重心是教学，为广大师生提供服务是二级学院行政办公的基础职能，同是还是二级学院的一个窗口，同时也应良

5、好地向其他部门、其他机构与个人团体，提供职责范围内的服务（如咨询、联系、提供信息等服务）。这些服务工作，很平凡普通，但它们影响到行政办公室工作的正常开展与否，影响到办公室综合管理参谋、助手等职能的发挥，甚至影响到全院工作的顺利推进。二级学院行政办公室还具有二级学院内部、二级学院与学校其他部门之间以及校外交住的交流协调职能。在处理二级学院内部、二级学院与学校其他部门之间以及校外交住这些关系中，均需要行政办公室工作人员进行协调，处理、缓解各种矛盾与冲突，保证工作的有序开展。其主要体现在部门领导间关系的协调，在涉及学院发展、教师的利益相关制度办法等事务时，需学院党政领导通过召开党政联席会等充分进行沟

6、通、交流，行政办公室也要综合领导中的不同意见，消除领导间存在的分歧和矛盾，促成一致认识，保证工作顺利推进。在领导与教师之间关系的协调上，二级学院的行政办公室起到桥梁的作用。促进领导和教师之间的沟通、交流，使领导能准确把握院情，以提出相关政策。行政办公室作为二级学院对外交流的重要窗口，做好联络兄弟学院和校内职能部门以及对外宣传等工作，提高对外公关的效能，提高二级学院在校内外的整体形象，这是展示学院发展的一个重要窗口。4 结语高校二级学院办行政公室对提高高校办学管理水平和构建现代教育体系具有较大的现实意义，要充分发挥其重要作用，不断提高工作效率，强化工作水平，使其能高效有序地运作，为高校乃至高等教

7、育发展做出应有的贡献。参考文献1 杜友坚.小议高校系办公室职能j.温州师范学院学报：哲学社会科学版，1999（2）：85-86.2 沈席强.试论新形势下高校二级学院办公室职能的强化与创新j.当代教育论坛，2011（31）：90-92.3 孔晓虹.关于改进和创新高校办公室工作的几点思考j.宁波高等专科学校学报，2002，14（1）：23-25.4 黄士华.关于高校办公室规范化建设的思考j.湖北师范学院学报：哲学社会科学版，2003，23（3）：105-107.5 赵敏，周建国，赵彦军.刍议新形势下高校院（系）办公室管理的创新j.河北科技师范学院学报：社会科学版，2008，7（4）：76-79.6 王亚杰，俞玉飞，徐霄侠.高校院系教务管理辅助系统的初步设计j.安徽电子信息职业技术学院学报，2007，6（1）：16.7 雷虎强.人本管理视域下的高校院（系）