流动人员人事档案数字化加工实践与思考

1、    流动人员人事档案数字化加工实践与思考    木拉丁江·阿依丁摘 要：开展流动人员人事档案信息化管理是更好地服务流动人员和城市发展的需要，这项工作的基础是档案数字化加工，采用外包方式开展数字化工作。需要加强组织和经费保障、开展工作调研、制定工作标准、筹建工作场地。以及对外包人员予以培训。关键词：流动人员;人事档案;数字化加工;实践探析流动人员人事档案反映了流动人员参与社会活动的真实情况，随着经济社会的快速发展，城市流动人员数量日益增多，他们利用流动人员人事档案依法维护自身权益的需求不断凸显，这种民生需求是否能够得到合理有效的满足，是衡量当

2、地政府治理和服务能力的标准之一。开展这项工作的当务之急是适应形势需要，及时做好流动人员人事档案信息化管理，为此必须把档案数字化工作摆在基础位置认真加以推进。一、落实组织、经费、队伍保障1.加强组织领导。要把流动人员人事档案基本公共服务体系建设，列为“十三五”时期工作重点，制定具体实施方案，成立体系建设领导小组，加强组织协调，定期调度，形成领导重视、分工明确、齐抓共管的工作格局。2.落实经费保障。取消档案费以后，为保障档案管理经费，按照人社部颁发文件要求，“各地要加大对流动人员人事档案库房、服务场所和信息系统等基础设施投入，将相关经费纳入同级财政预算，可参考保管的流动人员档案数量等因素确定经费数

3、额”。同时，流动人员档案数字化建设作为全省人社系统“标准化、信息化和一体化”建设的重要内容之一，所需经费应纳入“三化”建设预算，统筹安排。3.公共就业和人才服务机构应配置专门人员负责档案数字化工作。除编制内工作人员外，可通过政府购买服务、开发公益性岗位等方式，切实保证必需的管理和服务岗位人员数量。大力加强工作人员培训，不断努力学习网络信息时代创新型服务手段，积极适应档案数字化信息化的新要求，为提升工作质量奠定扎实基础。二、调研后形成工作方案组织专业技术人员到已完成数字化加工的人事档案保管机构、已使用影像系统管理流动人员人事档案的机构或者有成功案例的流动人员人事档案数字化加工单位学习调研。根据调

4、研情况和单位实际拟定调研报告，形成工作方案。方案包括自主加工和采取购买社会化服务两种形式，需充分考虑加工场地选址和消防安全、人员配备及日常管理、软硬件配置及技术参数、规范档案数字化加工标准、加工工序的管理和协调等因素，确保档案数字化加工安全。三、严格按技术标准操作明确人事档案材料分类整理、信息采集、扫描成像、质量检查等各工作环节的加工标准。工作人员要熟练掌握高拍仪、扫描仪、电脑、软件系统的使用方法，严格按照技术标准完成档案的实物整理、信息采集和影像扫描等工作。优化档案数字化加工流程，采用“流水线”作业的方式，创建工作任务单，驱动档案在拆卷整理、信息采集、扫描成像、目录挂接、核对检查等工作环节中

5、有序流转，形成符合数字化技术规范要求的电子档案文件。四、筹建工作场地在数字化加工场地的选择上，要考虑以下几方面因素：一是为确保档案实物安全、防止档案信息泄漏，场地不宜与其他办公场所混杂;二是场地应做到一門进出、避免多门出入;三是场地位置要方便与档案库房交接档案;四是由于数字化加工使用的各类电子设备较多，场地应配备良好的空调系统，以利于降温散热。此外还要考虑以下细节：其一，场地内外都应安装监控系统，包括安装控制人员和物料进出的门禁系统，在场地内部安装360度无死角视频监控器，在加工场地与档案库房之间的运输通道上也要安装上视频监控器。其二，为保障人员和档案安全，场地必须做好消防预案，安装和摆放灭火

6、器材并保证消防通道畅通。其三，为保障档案信息的绝对安全，场地内不允许连接互联网，不允许私接带有存储功能的外部电子设备，包括手机。五、档案数字化存储档案管理服务机构应使用全省统一的档案信息化管理软件，按照人社部制定的规范要求，通过录入、扫描等方式对纸质档案进行数字化加工，并检查核对数据库信息与档案记载内容是否一致。每日做好数据备份，备份数据应存储在独立的服务器上。在档案材料收集归档、档案转递时，应及时更新数据库有关信息。六、电子档案安全保障各级档案管理服务机构应采取切实有效的技术手段和安全措施，建立电子档案信息安全保障体系，确保流动人员人事档案信息安全。以上六个方面是做好流动人员人事档案数字化工

7、作的关键。做好流动人员人事档案数字化工作，对全面提升我省流动人员人事档案基本公共服务质量具有重要意义。一是实现了档案信息在省、市、县三级互通共享。建立了全省流动人员人事档案基本信息数据库，各地级市负责本市影像化档案数据的存储，通过系统内部连接，互通共享，为党和政府全面掌握流动人才的数量、层次、结构、流向、分布等重要信息提供了来源，对提高人才宏观管理水平起到了重要的保障和参考作用。二是为档案管理服务效率的提升提供了支撑。依托山东省公共就业和人才服务信息系统建设，逐步打造窗口受理、后台办理、系统自动备案、网上核查的闭环模式，实现数据一次采集全面共享使用，推行“互联网+档案服务”模式，变“群众跑腿”为“信息跑路”，逐步实现除补充档案材料以外的其他档案服务业务网上办理，极大地提高办事效率，降低了服务成本，提升了管理水平。三是为流动人员人事档案社会化利用奠定了基础。流动人员人事档案数字化工作的开展，有利于统一全省流动人员人事档案服务事项、业务经办流程和标准化服务规范，完善服务功能，从而实现管理服务一体化，通过对大数据的挖掘分析，为流动人员人事档案提升利用效果和服务社会经济发展打下坚实基础。七、结束语总之，流动人员人事档案数字化工作任务量大、情况复杂，是一项系统性大工程，必须建立健全省、市、县三级联动的工作机制，明确时间表和路线图