档案管理的信息操作平台设计思考

1、    档案管理的信息操作平台设计思考    摘 要：随着现代信息化技术水平的不断提高，信息化操作这一概念已经被广泛地应用到各个领域当中，档案信息管理的信息化操作平台的应用也充分顺应这一趋势。但是档案管理的信息储备量大，信息的更新速度快，涉及到的档案材料数量较多，信息操作平台的使用对档案管理人员的专业能力要求较高，因而必须要形成操作性强、安全性能高、效率较高的操作平台。本文针对目前档案管理信息操作平台设计原则进行分析，对档案管理信息操作平台的设计提出有效的建议。关键词：档案管理；信息操作平台；设计1 档案管理信息化操作平台设计的原则（一）个性化与整体化相

2、结合档案管理所涉及到的材料信息内容量大，而且很多材料内容都是较为珍贵，保存起来较为困难，都是对于档案所在单位工作内容的重点记录。所以档案管理工作对于每个单位来说都是有需要重点分类保存的内容，具有个性化的特征。所以在信息化操作平台的设计上，要以各自单位的档案信息的存储调取使用的特征为主，进行合理的设计，便于信息的存储和提取。但是各个单位之间的工作内容也有相关性，而且工作开展中可能会涉及到信息共享，调取使用也必须要保证平台之间可以相互链接，方便公众查询的操作。由此可见，档案管理信息化操作平台的设计要明确设计目标，符合各单位发展的实际需求进行具体的档案信息的分类设计，同时也要注重各个单位部门之间的信

3、息共享和配合，经过不断调试和优化，以实现平台设计的最优化。（二）精细化与安全相结合信息技术的发展让信息需求主体之间的交流更加便捷，信息传递的效率也越来越高，而且通过信息平台间的档案信息调阅能够避免出现信息档案丢失和损坏等情况。但是档案信息内容有分等级的，很多重点保存的信息，涉及到各个单位档案安全问题的内容需要加密处理。所以在档案管理的信息操作平台的设计的过程中必须要充分考虑到档案信息的精细化分类，要能够按照保密程度、大众的需求程度、信息交流部门的共享程度进行有针对性的设计，不同的登陆主体其平台使用权限是不同的。另外平台的设计要形成分类模块的不断更新，便于档案信息的查阅者能够及时的获取有效的信息

4、支持。对于那些原始数据内容要形成安全分类编号，保证档案资料的完整性、真实性和安全性。对于加密文件应该保证对使用权限的审查，从而能形成具有精细化分类和安全性操作的平台设计。（三）数字化与信息化相结合档案管理要注重对原文件的重点保护，在档案资料信息的管理过程中大部分材料信息都是纸质版的，信息化操作平台要实现将这些纸质原文件进行数字化转换，注重书面资料的整理和保存。在信息操作平台上的信息查阅工作开展之前要将档案资料进行细化整理和分类归档，对于公众可查阅的资料进行共享，通过信息化平台设计提供用户查询调取的服务。但是如果是较为珍贵的影像、胶片资料等内容就需要先进行平台审核，必须要使用原件需要出具使用资格

5、进行申请，并且在档案调取之后要保证对使用动向进行跟踪，在信息平台上进行实时更新，对资料的临时保管的责任人进行监督。提升档案信息使用的审核力度，加强对于档案信息的保管强度。2 档案管理信息化操作平台设计的策略（一）完善档案管理信息化平台模块设计档案管理信息化平台设计首先必须要保障平台模块的设计完善及部门之间的信息对接。依据目前档案管理的具体工作内容，模块的设计可以包括以下几个方面：档案管理服务单位介绍、档案管理部门介绍、档案管理知识介绍、档案查询流程介绍、数字化档案信息分类、在线问答等。其中数字化档案信息分类是功能模块中使用频率最高的模块，其中可以按照单位的档案划分重点对档案进行分类，如文书档案

6、、科研档案、合同档案、声音影像检索档案等。检索方式的设计可以是按照编号查询、主题查询、机构查询、分类号查询、日期查询、档案类型查询等。档案信息平台的登录身份也要进行细分，具体可分为单位与个人账户。其中，可以完善服务功能，例如信息推送、订阅等，让用户能够可以有更多的服务选择。做好档案数据的对接工作，实现档案信息的共享，为此就要求各个档案管理部门之间做好实现的协调和配合，对于既有的业务系统建立接口，确保已经归档，且具备使用权限的部门之间可以调取档案信息。并且最好操作流程记录跟踪，确保责任监管职责与档案使用权限之间的明确。（二）加强档案信息的数字化转化录入对于图像、影响和纸质的档案材料进行统一的汇总

7、，全面推动数字化档案系统数据库的建立。可以借助于扫描设备，对于档案信息进行采集，和数据的转换，通过平台的数据化转化，进行信息的录入、处理和编号、审核等。对于有损坏的档案信息内容可以进行修复、纠正、去污和格式转换等，保证档案信息的完整性和全面性。档案信息的数字化转化是对原档案的保存，也能够提升档案信息的检索效率和利用质量。（三）提升档案管理信息平台的安全保障功能档案管理要注重平台的安全性，尤其要重视对于加密信息的保护，以及对于原文件的真实性和完全性的保护。国家目前已经建立了档案管理的法律法规，而信息化技术操作更是要注重使用规则。对于平台的后台风险防范设计要不断的完善，注重对于日常安全系统安全检索

8、和维护，注重对平台使用者身份的认证，以及防火墙和数据备份制度的完善。通過档案管理的方式确保信息数据科学保护，将安全隐患消除。（四）定期做好档案管理系统平台更新维护档案管理信息化系统平台是的技术操作和功能模块是处于不断变化发展的过程，对于信息技术平台的设备软件要定期的更新，不断完善和规范操作平台的规范流程。按照文件的分类归档特征将登录用户分成具体的级别，对于人员的变更也要及时进行更新。对于不断更新的档案信息，要确保平台更新及时。对于出现的系统故障问题要能够做好及时的维护工作，确保系统的正常使用，强化信息系统的安全、正常使用，以便档案管理信息化平台的高效率运转。参考文献1彭孟艳.档案管理信息平台的深化与应用j.数字技术与应用，2015（05）：98.2王萍.档案