档案信息化建设与档案管理探讨

1、    档案信息化建设与档案管理探讨    摘 要：如今，随着科学的进步和社会的发展，逐渐的形成了一种新的管理模式，档案信息化，随着时代的变化与发展，档案的管理也要与时俱进，这样才能够更好地去适应时代的需求，从而才能实现档案信息的管理、归档、提供服务和收集的效率，满足人们对档案信息的需求。下文将对档案信息化建设和档案管理的方法进行分析和探讨。关键词：档案；信息化；建设；管理伴随着科学技术的不断进步和发展，信息化技术也逐渐应用到了各个领域，当中，档案的管理和信息化技术的结合逐渐的形成了一种全新的信息化管理机制。只有在确保信息结构的先进性的情况下，才能够做到

2、档案管理工作和供需关系的平衡发展，才能够使得档案信息管理、归档、提供服务和收集的效率得到有效的提升。1 档案信息化建设和档案管理的含义对于企业单位来说，档案管理工作有着重要的意义，档案管理工作不单单是提供一些数据资源的路径，它还是企业单位发展进程和趋势的较为直观的信息汇总，因此，档案管理和信息化技术的结合必定是时代发展的必然趋势。档案信息化就是应用现代化的信息技术对档案管理进行整体结构的升级，借助计算机网络对档案管理的内容进行信息化的存档、收集和管理，从而为管理工作人员提供一个更加方便的调取服务模式。在档案信息化建设的过程中，人们借助科技的力量，利用信息化对管理机制进行了整体的优化升级，不仅实

3、现了档案信息的数字化和网络化，也在最大程度上实现了信息的共享，达到了档案信息管理和收集的信息化结构升级，整体提升了信息调取使用的便捷度，从而在各个企业单位得到了广泛的推广。2 档案管理的现状2.1 缺乏对档案信息化建设的重视在一些不专业的档案信息管理机构当中，他们普遍地对档案管理工作不够重视，这些机构中的管理部门由于不是主要的业务部门，因此在人员的配置上比较随便，很多都出现了“老弱病残”的现象，再加上领导对于档案管理的标准也不够了解，导致了档案管理工作不够标准化，更别考虑档案信息化的建设和管理。从而也导致了档案管理人员整体素质不高，工作积极性也不高的现状。同时，由于长期以来的传统管理模式和机制

4、，使得档案管理工作人员容易养成墨守成规的习惯，遵循陈旧的管理理念，所以如果让这些工作人员接触新型的管理模式，短时间内不容易使他们接受，甚至还会出现抵触的情况，从而形成了档案管理工作的不良循环，是档案管理的工作远远落后于时代的发展。2.2 档案管理工作人员的素质较低如今，各个企业单位的档案管理工作人员素质相差较大，参差不齐，并且多说的工作人员素质水平较低，主要有以下两点表现：1）多数的档案管理工作人员都是半路出家，从别的工作岗位调离到档案管理工作岗位上的，从而导致他们对于档案管理工作的理解和认识先天性不足，需要长时间的工作实践和不断磨合才能提高档案管理工作的业务技能和管理理念；2）档案管理工作人

5、员的责任心不强，基本是一些“老弱病残”，甚至作为工作岗位的最后一个岗位。这些工作人员没有更多的精力再去学习，就别提档案信息化建设和管理工作了；3）“三天打鱼两天晒网”的心态，工作人员的工作积极性不高，根本不想学习，只是抱着只要不犯错误就行的理念。这种现状，严重的影响到了档案管理工作的效率，并且在事务办理上给他人造成了严重不便。3 档案信息化建设过程中存在的问题3.1 滞后性档案信息化管理能够有效的提升档案管理的基础结构，不仅能够方便地查找到档案信息和管理，还能够强化其应用价值。当然，对于档案信息化的运行效率来说，不仅仅取决于计算机网络的优化和升级，还与管理的机制和结构存在很大的联系，若是企业单

6、位的管理工作人员不提高自己的责任心，导致档案信息的内容不能够及时的傳递和归档，从而不能够使得档案信息化发挥应有的效用，反而会更加影响管理工作人员对于档案的使用效率。3.2 分散性在信息传递和运行的过程中，由于是使用传输通道传递信息，共同主题但不同的部门之间就会出现相同的信息，使得一个信息反复出现了多次，这就是信息数据分散性的主要原因。出现这样的情况的话，就会白白地增加工作人员的筛选工作，在经过反复多次的精心筛选后才可以向各个部门提供出有价值的信息，从而加大了工作量。3.3 异构性数据的异构性是在传输和接收平台建立过程中所出现的问题，在计算机网络的资料库中，存在着数据异构的性质，从而导致了信息在

7、传递后出现了变更，甚至一些信息的属性和结构都出现了差错，更严重的是，还有可能携带一些病毒类文件，增加了信息管理和收集的复杂度，从而在信息收集和管理的过程中，使得档案信息化建设遇到困难。4 档案信息化建设的策略分析4.1 完善管理机制想要构建起一个完整的数字化信息管理平台，首先需要去构建一个完整的数字化系统，并且以此为基础，建立一个公共的服务平台和内部的档案管理系统，充分的结合如今社会发达的计算机网络技术，设计出符合实际需求的服务窗口，从而对信息资料进行管理，加强实际应用的功能，从此来达到档案管理信息化的价值和目的。除此之外，还要加强档案信息的安全性和可靠性。4.2 提高工作人员的素质在档案信息

8、化建设和档案管理的过程中，应对管理工作人员的要求更高一点，需要管理工作人员具备一定的计算机操作能力，并且面对紧急情况时，能够理智面对，为了能够进一步的升级档案管理的工作，必须提高管理工作人员的整体素质。除此之外，企业单位还应设立奖惩制度和提优，做到奖罚分明，以此来激发工作人员的工作积极性，全面的升级档案信息化建设和档案管理工作。还要定期的对档案管理工作人员进行专业能力和管理素养的培训，从而做到对档案信息化建设和档案管理的整体优化。4.3 提倡多部门协作一般来说，原始的档案产生部门对于相应的电子信息资源较为熟悉，可以对档案信息进行初步的整理。在电子档案整合好之后，可以交给档案管理部门，使其进行有

9、效的分类、归档和鉴别等工作，对其中有价值的信息进行充分的利用，最终达到档案信息化的目的。一个人的力量是有限的，对于企业单位来说，也是一样的，通过不同部门的共同合作，不仅可以提高工作效率，还可以提高档案信息的质量水平。5 结束语在如今计算机技术和信息化飞速发展的时代，使用计算机网络技术对档案信息进行信息化管理有着非常重要的作用，不仅仅提高了信息传递和管理工作的效率，还优化了档案管理的整体结构，因此，管理工作人员要提高自身的专业能力和管理素质，从而促进我们国家档案信息化建设和档案管理的持续发展。参考文献1赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考j.办公室业务，2014（12s）：150-151