基于数字化办公室管理模式对医院行政管理的应用

1、    基于数字化办公室管理模式对医院行政管理的应用    蒋洁【摘要】随着信息技术发展对社会带来的变革越来越深入，将数字化手段运用到社会生活中已经成为了一种大趋势。医院的行政管理水平的提高也应当合理运用信息化技术，跟上科技的步伐，利用数字化办公室管理模式进行相关的行政管理活动。本文将对数字化办公模式的特点和作用进行简单介绍，对其在医院行政管理中的具体应用和过程中的难点进行分析，提出相应的一些解决办法。【关键词】医院行政管理 数字化办公室管理模式 难点 解析引言：21世纪信息技术的发展将人类带入了信息化时代，医院也应当通过信息技术手段提高行政管理水平。医

2、院管理可以在医疗卫生、教学研究、服务管理等方面和工作模式上进行相应的变革，从而使医院的行政管理水平得到全面提高，使医院自身在医疗水平和教学科研水平的能力得到提升，提升医院自身的综合竞争力。而要实现这样的效果，最基础的工作就是应当建立起一个现代化的数字化办公室管理模式，这就要求在计算机技术为依托的条件下，使用网络和相关的通讯设备将病人的诊疗信息、和行政管理信息通过收集、存储、处理后提供给医院所属的各个部门进行提取和交换，对用户权限进行设置满足其对数据查询、修改等功能的需求。目前，医院行政管理数字化已经成为了现代医院的标志之一。一、简述数字化办公室管理模式（一）数字化办公简介办公自动化是在20世纪

3、70年代中期依托信息技术的兴起而迅速发展起来的一种综合性的新型办公模式。在我国，专家将办公自动化定义为一种将办公活动放在人以外的现代化办公设备中进行，使人与设备共同协调服务于某种办公目的的信息处理系统。（二）数字化办公管理模式特点1、实时性。数字化办公可以为资源共享和及时沟通提供相应的交互环境。在遇到问题需要与相关人员取得联系和有紧急信息需要及时发布时，可以通过网络进行电子协作，改变过去在紧急情况下无法及时沟通的情况，使得各个部门可以即时参与或进行实时协作，提高工作效率。2、可以对信息进行广泛管理和集成化处理。由于数字化办公更注重于对文档进行组织管理和信息整合，这就使得系统用户对信息进行检索和

4、查询时可以得到方便，避免了各部门之间进行重复活动造成的资源浪费。3、构造知识门户。数字化办公室管理模式拥有着强大的网络媒介优势，医院可以借此构建与世界的联系，有利于医院人员及时关注同行业最新学术动态和管理动态，同时还可以发布信息，吸引人才进入，产生良好的对外宣传作用。二、医院办公情况现状分析由于医院工作的特殊性，临床医务人员实行的是轮班制度，而行政管理部人员的工作则是公休制，两者的工作时间难以协调，无法指定一个统一的时间标准。目前医院的行政管理部门虽然已经将计算机作为了日常办公设备，但是其工作中使用的办公软件仍然以office和wps等常见办公软件居多，多是对文字和数据信息进行简单处理和录入。

5、三、数字化办公模式在医院行政管理中的具体应用基于当前医院行政管理模式中出现的不合理现象，进行数字化办公管理模式变革势在必行。按照需求的不同，医院数字化办公管理模式可以分为四个部分逐一进行，切实覆盖医院行政管理的方方面面。（一）沟通联络方面1、构筑信息发布平台。为了减少由时间和空间带来的限制，保证信息传达的及时性和有效性，可以根据信息内容和信息受众的需要建立拥有不同专栏的信息发布平台，使信息根据不同需要分门别类地进行滚动。而且还可以根据医院内部人员分工不同设定相应的权限，使得信息发布更具有指向性。2、建立会议管理平台。会议管理平台可以在会议之前对会议进行通知发布，提供對会议室的情况的查询和预定，

6、并告知相关的与会人员。会议中可以统计参会人员的情况和会议重点内容，形成一份详实的会议纪要。3、构建资源共享平台。为了减少各部门由于信息资源无法交流而进行的重复劳动，构建资源共享平台为医院全体人员根据不同的权限提供可以共享的数据资源，提高各部门人员的工作效率。4、搭建邮件联络平台。方便院内人员即时、灵活地传递信息，对一些邮件进行转发和应答。5、筑起论坛交流平台。一个得到良好管理的论坛交流平台可以为医院全体人员提供一个交流信息、探讨问题的讨论空间。利用论坛的实时、交互特性，院内新闻和学术成果作为作为论坛的讨论话题，带动医院人员参与到讨论之中，借以增强医院内部的凝聚力和医学研究讨论的学术氛围。（二）

7、业务管理方面1、创建公文管理平台。公文管理平台可以使院内公文在收文、传阅、下发的过程中进行自动流转，自动建立一个文件的电子存档，以便于未来有需要的情况下对文件进行查阅、查询和归档。2、创建考勤、考核管理平台。为减少人工操作失误带来的差错，应建立一个完善的考勤、考核管理平台，将过去的纸质文档数据变为系统的数据。3、薪酬管理平台。要想建立一个科学有效的薪酬管理平台，应当根据薪酬等级的不同，结合考勤情况和考核结果进行设计。（三）个人办公。可以为医院内部人员提供个人专属办公平台，使其拥有自己的个人文件夹和工作日程安排计划，从而对时间进行统筹管理，合理安排规划工作内容，对临时变动能够做出及时的调整和相应的安排。（四）系统督办。医院数字化管理平台应当在明晰医院相关工作流程的基础条件下，根据医院的规章制度和办公流程严格规范医务人员的行为，杜绝人为操作中不按照制度章程办事的现象，使得办事过程透明化，有利于对工作进程进行客观有效的监督，提高医院的制度执行力。四、数字化办公模式中的难点及解决方案在数字化管理平台建设的过程中，由于一些原因使得一些问题得以显现。最为显著的就是信息安全问题。由于数字化办公系统必须借助网络作为媒介，在进行相关建设时应对网络防火墙进行设置，以其作为阻挡内外部网络间