关于电算化模式对会计档案管理的影响研究

1、    关于电算化模式对会计档案管理的影响研究    赵敏摘 要：伴随着计算机应用技术的发展，会计档案的管理工作也逐步向电算化模式相转变，这在很大程度上的发展提高了档案管理工作的效率与质量。本文首先阐述了目前电算化会计档案的主要特点，然后就其实际影响进行了系统性的分析，以备参考。关键词：电算化模式；会计档案管理；影响引言：时代发展的脚步不断加快，计算机网络技术已经得到了世界性的广泛的应用与普及，在会计档案管理工作中应用电算化模式有效控制和降低了传统管理工作存在的风险与漏洞问题， 全面发挥出新型管理模式的突出性作用，大大提高了会计档案管理工作的积极影响，促

2、进了我国各企业与单位更加规范性的发展。1.电算化会计档案的特点分析由于电算化会计档案管理工作需要通过计算机操作实现，所以这种方式赋予该项工作一些新特点。首先电算化档案实现了数据信息的云储存以及光盘等磁性介质的储存，在传统基础上拓展了信息的储存范围。其次，数据的处理需要通过计算机端口进行，这就固定了其操作的环境。再次，电算化的会计档案管理方式容易使信息受到破坏，信息质量也会受到载体质量以及存放条件等因素的影响，因此对档案材料的完整性和安全性方便有着更高的要求。最后，随着电算化档案管理工作推行时间的推移，计算机应用系统中所储存的软件种类也就随着增加，这就对计算机软件的日常管理提出了更高的要求。2.

3、电算化模式对会计档案管理的影响分析2.1对归档范围的影响。会计档案管理的传统操作都是通过人工来实现的，对于相关信息的保存具有很强的筛选性。普及电算化后工作人员首先要对计算机可以识别的程序文件进行设置，之后才可以通过计算机完成财务核算以及处理，所以程序文件的数据及代码不但是电算化信息系统得以有效运行的条件，更是系统正常运转及维护和信息查询工作而对保证。以上操作虽然并非是财务核算的成果，可是若是离开了它们的支持，那么后续的财务管理工作都将无法正常进行，因此应将其进行特殊存储1。电算化会计档案工作要在特定的系统条件下才能进行，可现阶段有很多由于没有针对相关软件以及对应系统进行有效保存而造成软件升级受

4、损，影响档案信息的调用。所以要对电算化会计档案和其應用系统的版本予以充分注意以保持二者的的一致性。受到经济以及其他相关因素的制约，很多单位尚未落实激光打印机以及喷墨打印机的配备，无法保证传统打印机输出的纸质材料达到使用标准。还有一些部门没有注意磁盘介质的选择以及材料备份问题，最终使数据信息的储存质量受到影响甚至丢失，所以在进行会计档案管理工作时，财务软件的版本及软件系统要作为会计档案的必要部分进行归档，从而为电算化会计档案的完整性与有效性提供可靠保障。2.2对会计档案利用方式的影响。在传统档案储存室的基础上开展数字化的档案材料管理，实际上就是通过专项数据库的建立类实现对具体档案内容的分类，同时

5、生成档案原始凭证、财务账簿、指标文件以及工作资料等系统性的完整记录。完成数据库的构建之后就应在第一时间着手数据录入工作，以尽快实现相关资源的共享2。同时还应升级和完善会计档案信息网络，方便把本级不同部门的各种文件和业务上级的一些文档进行直接转换并纳入数据库，进一步降低管理人员的工作量，同时还提高了信息传输与保存的完整性。此外也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务，以msn及电子邮件等形式进行专项信息的咨询活动。总的来讲，通过数字化会计档案的的管理工作在很大程度上对档案在形成、调阅上的时空差进行了控制和调节，很好的挖成了会计档案管理从传统向现代管理方式的转变，有利于人力以及资源资源的进一步

6、整合，促进会计档案管理工作效率的提升。2.3对会计档案载体多样性的影响。传统的会计档案管理工作中，所有操作都是通过人力手工进行的，不但增加了员工工作量，同时财务数据的准确性也无法得到保证。电算化模式下的会计档案管理只要将原始数据进行准确录入即可，然后系统就会通过专业软件进行审核、修改、确认以及打印输出等相关一系列的操作，包括借贷平衡及项目汇总等，在很大意义上减少了员工的工作量，更加避免了计算失误问题的出现。电算化会计档案基本都要利用硬盘进行存储和备份，由于数据存储介质的物理特性，在将档案生成记录的同时应采取双套制归档形式，并对每份文档进行生成时间和操作员姓名等信息的标注，贴上保护字样，将其分别

7、保存于不同地点，避免所有材料同时受到火灾以及地震等意外事故的影响而导致整个电算化会计档案系统受损甚至无法恢复的毁灭3。硬盘的放置位置一定要远离磁场，并且注意文档硬盘的防热、防潮、防折以及防尘等，并对其进行定期检查与复制工作，避免因为磁性介质受损而导致相关档案信息丢失的问题，最终对会计的工作造成不良影响，为企业带来严重的损失。硬盘、外在软盘等相关磁性介质接收和存储数据都是通过磁信号实现的，一旦数据被私自篡改也不会留下一点痕迹，因此相关工作人员应全面落实整个计算机系统的稳定性与安全性的保障工作，包括计算机系统的病毒防范等。按照我国企业报表管理制度以及账务系统管理制度中的相关规定，企业账务信息与相关

8、数据的备份要由专门的数据管理员来构建，并且至少每三十天就要进行一次数据信息备，并且备份工作应由专门的数据管理人员为其办理存档手续，然后在软盘上进行特殊标注，再用封条或者印章签封，备份软盘应装在保护封条和包装盒内，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所，并定期进行转贮。双备份下的两套备份软盘应存放在不同的地点保管。结语：时代发展的脚步不断加快，计算机网络技术已经得到了世界性的广泛的应用与普及，在会计档案管理工作中应用电算化模式有效控制和降低了传统管理工作存在的风险与漏洞问题， 全面发挥出新型管理模式的突出性作用，大大提高了会计档案管理工作的积极影响，促进了我国各企业与单位更加规范性的发展。参考文献：1刘晓红. 电算化模式对会计档案管理的影响j. 黑龙江史志，2014，（18）：72. 2017-08-14.