科研课题档案信息化管理现状与对策研究

1、    科研课题档案信息化管理现状与对策研究    蒋丽萍 杨哲睿 高娜 刘梁摘 要 文章说明了科研课题档案信息化建设的相关定义，并分析科研课题进行档案管理存在的问题，最后提出科研课题进行档案信息化管理的对策，为科研课题的开展提供参考。关键词 科研课题档案信息化管理;问题;对策引言档案管理工作一直是各个单位进行日常管理的重点内容，关系到单位的正常运行和工作进步。随着信息技术的广泛应用，给档案管理带来新的变革，改变了档案资料的收集和处理方式，也改变了档案管理模式。对于科研课题档案管理来说，实现信息化管理具有特殊的意义，本次就对此进行分析。1科研课题档案信息

2、化建设的定义科研课题其实就是科研任务，有一部分是政府给出的科研任务，定期发布在网站上，由各个有资质的单位进行申请，包括高校和科研院所，比如国家自然科学基金等，每年都会发布科研课题。另外就是企业为了解决运营中遇到的问题而建立的研究任务，可以自主进行研究或寻求社会人士的帮助。科研课题档案信息化建设，就是借助信息技术，以网络为平台基础，对科研课题相关的档案信息资源进行处理和开发，比如课题进展过程、课题资料、课题参考的文献等，还包括课题的进展和结果等，都集中到一起，形成档案资料归档，并建立电子档案的模式。进行科研课题档案信息化建设，涉及基础设施、档案信息资源、应用系统、标准规范、人才、安全保障等方面1

3、。2科研课题档案管理中存在的问题2.1 档案管理意识不足在实际工作中，科研人员的档案管理意识不足，更重视课题的开展，不重视后期对资料的汇总和归档，部分资料十分杂乱，甚至出现遗失情况。没有认识到信息技术应用于档案管理的优势，不重视电子档案管理，对于电子档案的验收不严格，还容易出现不安全问题。虽然科研课题开展中对于电子仪器设备的应用十分广泛，会自动形成电子数据资料，但因为有被篡改的可能，所以很多科研人员依然以文字记录为主体进行档案管理，资料收集、整理和归档工作由档案室进行。2.2 档案存档不及时科研课题过程中会产生大量的资料信息，而这些信息一般都掌握在科研人员手中，包括课题的开题报告、资料、进展记

4、录、实验方案等，以天文课题为例，涉及对天文现象的观察，天文资料的收集等。而科研人员不是专业的档案人员，归档意识不足，经常因为过程麻烦或着急进行科研而放弃归档，导致课题资料十分分散和混乱。专业的档案管理人员对于科研内容不了解，接触不到原始的科研资料，因此一般在课题完成验收时再进行档案资料收集、整理和归档，可能出现资料遗失、损坏等问题，需要进行补救，增加了管理难度。2.3 管理标准不完善因为科研课题的特殊性，很多资料都是保密级别较高的，因此科研课题进行档案信息化建设的要求较高。为了保证科研档案管理工作的顺利开展，国家专门出台了相关规定，但都是针对的实体档案，对于电子档案管理的归档、保存、移交等没有

5、做出详细的规定，因此进行信息化管理的标准不完善，方法不详细，影响管理工作开展2。3科研课题档案信息化管理对策3.1 提高信息化管理意识科研课题档案信息化建设首先要提高信息化管理意识，科研课题需要将档案信息化建设纳入整体单位信息化建设的框架中。因为信息技术的发展日新月异，在档案管理方面也出现一些新问题，因此要注意与时俱进，对当前的科研院所发展情况和课题研究情况进行调查分析，考虑科研课题的未来发展，思考有效的信息化建设方案。一方面要提升科研人员的档案信息化管理意识，让他们认识到这项工作对于科研课题发展的积极意义，从而能够认真对待科研资料，自主进行保存和整理;另一方面提升档案管理人员的档案信息化意识

6、，能够跟随每一个科研课题的进行，注意进行资料收集和整理歸档，为每个课题建档，并重视课题档案的实时更新。3.2 推进规范化管理科研课题档案信息化建设要注重实现规范化管理。科研单位需要收集其他单位进行科研课题档案信息化管理的标准和规定，实现统一管理;认识到信息化手段对于档案管理的作用，积极引进先进的信息技术和设备，实现高效管理。科研单位还需要积极探索具有单位特色的档案信息化管理道路，可以根据单位的管理需求，树立特色信息意识，对档案内容进行详细分类，分析不同类别档案的作用和价值，在此基础上进行管理;重视档案信息的网络安全水平，尤其是科研课题的电子档案资料数目庞大，对于安全保存和保密有更高要求，科研单

7、位要重视网络防护手段的提升。3.3 重视信息化人才建设科研课题档案信息化建设对于人才的需求较高，因此要重视信息化人才建设。科研单位的档案管理人员要转变思想观念，创新工作思路和方式，认可信息化管理模式的应用，结合本单位科研课题的特色，思考如何有效进行信息化管理。加强对信息化管理方面技术的培训和提升，提高信息化水平和能力，能够根据不同的档案类型进行信息化管理。科研单位要重视科研人员档案管理水平的提升，以及档案管理人员科研资料了解程度的提升，从双方入手，推动联合协作机制，实现双方的综合发展。4结束语科研课题档案信息化建设是一项重要的工作，对于课题进行、单位发展均有重要意义。因此科研单位要重视这项工作的进行，提供人力、物力和财力支持，引进先进的管理技术