中职学校档案管理的信息化及科学化建设探索

1、    中职学校档案管理的信息化及科学化建设探索    潘胜利摘要：当前，在我国中职学校当中，档案管理也是极其重要的。档案是学校开展各项科研工作的重要材料，其也是学校进行评估所产生必备的材料，于是保护好档案对于学校管理有着重要作用。但在一些中职学校中，档案管理的信息化和科学化相对较差，使得中职学校档案管理的情况比较复杂，所以提高中职学校的信息化技术水平成为学校教育的新任务。文章通过对中职学校档案管理的信息化和科学化建设进行相关探索及研究，详细了解中职学校档案信息化建设的现状，并对此提出具体的解决对策，以此使中职学校档案管理的工作效率不断提升，从而促进我国

2、中职学校教育的进步和发展。关键词：中职学校   档案管理   信息化   科学化   具体对策中职学校档案管理有学生档案、教师档案和教学档案等，这些档案由于其信息量較大，且情况相对复杂，所以学校做好档案管理是十分重要的。现如今，档案管理信息化是指通过原来的纸质材料或实物材料将档案归类整理，但这需要不改变本案的内容信息，然后使档案的内容及其形式变成信息化数据，从而使档案管理查找更加方便。同时，中职学校档案管理信息化和科学化，可以让我国职业教育得以快速发展，并由此提升学校的工作效率和质量。同时，随着互联网的发展和普及，由于其具有较好的信息传递功能，而且能储存

3、更多的信息，所以中职学校要想做好档案管理工作，应充分借助互联网等信息技术，以此让中职学校档案管理的信息化和科学化得到建设。一、中职学校档案管理信息化和科学化建设的现状（一）档案管理信息化和科学化的程度有限由于档案信息化和科学化建设需要相关工作部门及人员对一些基础数据进行处理，所以在将档案进行收集和整理时，所要时间较长，且相关环节较多，导致档案管理信息化和科学化建设受到了沉重的劳动所制约及影响，从而使中职学校的档案管理工作难以正常开展。并且中职学校的档案很多都是纸质或者是实物，部分学校于是在档案管理当中配备相关设备，以此进行辅助性管理，从而使其基本管理工作变得相对轻松一些，进而让中职学校档案管理

4、的信息化和科学化程度不断提高。同时，档案管理的专业技术人才相对较少，且很多人的计算机能力较差，致使部分中职学校档案管理系统使用的都是单机版，这种计算机在信息出现时也不能联网，甚至不能将资源进行共享，从而使档案管理的信息化和科学化建设没有符合中职学校的要求。除此之外，很多中职学校的管理者在档案管理思想上存在一定的偏差，致使部分人认为档案管理信息化和科学化工作存在的必要性较小，使得相关部门指出要看其它学校的实践情况，以此作出相应的决策。（二）中职学校档案管理信息化和科学化建设缺乏相应的标准因为档案管理的信息化和科学化建设涉及方面较多，所以档案管理是一项专业和科学的系统，需要学校将物化的档案进行信息

5、化和科学化的改变。但是部分中职学校在档案管理信息化和科学化时，一些管理者经常以自己的喜好开展相关工作，使得其标准不能统一，从而使学校档案管理的形式各不相同，以此让中职学校档案管理的信息化和科学化管理水平建设面临着诸多困难。由此可知，在中职学校档案管理的过程中，其信息化和科学化教师仍处于刚开始的阶段，造成其问题也不断产生，所以如何解决该问题一直困扰着中职学校。（三）中职学校对档案管理的信息化和科学化建设不够重视由于我国的档案管理机制还不是十分健全，所以很多中职学校的档案管理建设存在着问题，其具体表现在档案管理的长效机制未曾有效建立，而且中职学校的管理制度也存在着不足之处。随着我国对档案管理工作的

6、高度重视，中职学校也都相继进行档案管理的信息化和科学化建设，但目前很多学校的档案管理依旧局限于学生的学籍档案和资助档案等方面，且管理分散，一些学校的档案交由学校很多部门进行管理，致使档案没有及时得到分类和归档，还使得学校档案管理的责任落实不清，从而让档案意外丢失情况频频发生。然后是中职学校的硬件设施较差，不能满足档案管理工作的需要，而这主要是由于部分中职学校对档案管理信息化和科学化建设不够重视，还有就是一些学校没有相应的档案管理室，或者是档案管理室缺乏管理，使得其设施设备等，以及其环境都十分糟糕及恶劣。很多中职学校档案管理的信息化和科学化建设力度较小，且没有足够重视档案管理工作，使得中职学校的

7、档案管理缺少信息化和科学化，而且学校档案管理相关工作人员较少，从而使档案管理的难度增大。同时，中职学校因为档案管理的各项工作较多，但实际的管理人员缺乏专业的培训，使得其人员对档案管理信息化和科学化建设的认识不够，导致这些人员在对档案材料进行收集整理时，不能将其信息化和科学化，从而让档案管理难以为学校服务。二、中职学校档案管理信息化和科学化建设的具体对策（一）充分借助互联网技术，建立信息化档案管理平台目前，随着互联网的迅速发展，使得各行各业都逐渐应用互联网技术，所以中职学校在档案管理工作时，应充分借助互联网技术，以此建立信息化的档案管理平台。这不仅需要中职学校档案管理者全面了解学校档案管理的现状

8、，还要收集整理学校档案管理的不足之处，然后再将学校档案进行科学的整理及归类。并且档案管理人员应和中职学校的领导进行协商，以此使档案管理制度更加完善，从而使档案管理平台的信息化和科学化得到充分保证。同时，中职学校应对互联网平台建设人员进行专业的培训，以此让管理人员的能力进一步提升，从而让管理人员在对档案管理时更加专业和科学。据此，中职学校档案管理人员在对档案进行分类和数量核对时，可建立一个互联网平台，使其成为档案数据库，由此储存更多学校信息。而且互联网档案管理平台的建立可以和学校网站进行对接，如此让中职学校的教师和学生都能快速找到自己的相关信息，最终使师生在资料查找及档案检查时的效率更高。（二）

9、完善电子档案的内容，并做好电子档案收集工作因为部分中职学校的档案管理还是纸质版的，所以中职学校档案管理信息化和科学化建设是十分有必要的。并且中职学校的档案管理工作人员应做好电子档案的收集工作，并不断完善电子档案的内容，而这需要中职学校的档案管理部门和其他部门相互配合，以此让学校的电子档案管理数据库得以建立并丰富。同时，中职学校档案管理工作人员要充分掌握与学校相关的信息，并将原来的纸质版档案和如今的电子档案进行检查，以此在检查的过程中发现其中的问题，并及时将其改正，最终使电子档案的内容更加完善。由于中职学校档案管理工作的难度较大，且工作量较大，所以中职学校档案管理信息化和科学化的建设，将使学校的

10、管理难度大大减小，并让学校的档案信息更真实，更完整。（三）要引进先进电子设备，以此保证档案管理的科学性中职学校档案管理如果想要实现信息化和科学化，那么学校应引入先进的电子设施设备，其设施具体有计算机、打印机和扫描仪。计算机是电子档案管理信息化建设必备的设施，通过使用计算机可让设备管理人员的工作得以信息化和科学化。而打印机主要是將电子设备转换成纸质版档案室，这不仅能让中职学校人员的需求得到满足，还能使中职学校档案丢失情况的发生次数减少。扫描仪则是让中职学校档案数据更加真实，其相关信息也更加真实，由此将纸质版信息准确录入到档案管理平台当中。同时，除了借助先进的电子设施之外，中职学校还应充分了解档案

11、管理工作，然后引入一些能提升档案管理工作效率的电子设备，最终使中职学校的管理工作更加方便快捷。（四）根据电子档案性质，使档案的归类更加合理在我国中职学校当中，学校的教学活动、学生的信息及学习的科研都和电子档案有关，但不同的电子档案其属性存在着较大的差异。所以中职学校档案管理信息化和科学化建设，应根据电子档案的属性，然后将其进行合理归类，以此充分保证电子档案的准确性和完整性。同时，电子档案管理人员可借助互联网管理平台，分析电子档案的具体属性，以此将其收集整理并归类，从而让中职学校的教师和学生都能快速找到。这不仅让教师使用的有效性得以提升，还能让档案管理的效率也不断提升，从而推动中职学校的健康发展。并且中职学校在完成档案管理归类后，应对电子档案进行备份，并加强对电子档案的管理，以此使档案管理工作顺利完成。三、结语综上所述，中职院校档案管理信息化和科学化建设的过程中，应充分借助互联网技术，并引入先进的电子设施设备，然后做好电子档案收集整理工作，从而使中职学校实现可持续发展。同时，由于中职院校档案管理的现状不容乐观，所以学校应及时发现问题，并找到具体有效的解决对策，以此让档案管理工作实现信息化和科学化，最终使档案管理工作有效服务于学校的发展和改革。参考文献：1张蕾.职业