ERP系统运行管理办法

1、ERP系统运行管理办法第一章总则第一条 为确保公司ERP系统顺利、有效、稳定运行，特制定本办法。第二条 本办法适用于公司所有ERP用户及与之相关的南门和岗位.第二章ERP岗位责任制第三条公司建立ERP岗位责任制度，明确每个岗位的工作职责和权力范围，切实做到办事按流程，审 批分权限，事事有人管，人人有专责，执行要到位，把关要严格，工作有检查，考核有落实。第四条 公司设ERP项目组，组长由总经理指定1名公司领导担任，负责ERP系统的总体指挥协调工作， 包含整个项目的规划、推进、改善、运行和支持。第五条 公司设ERP专员1-2名，主要职责包括：（-）负帝ERP系统的日常维护，保持系统的稳定运行.（二

2、）监督、跟踪和稽核相关用户是否有按照ERP流程规范操作.（三）指导并实施ERP系统月末处理工作。（四）组织编写、修订、完善ERP系统的相关文件和制度.（五）组织开展ERP系统相关内容的培训及其实施效果的考核工作.（六）负责编写ERP系统运行情况的工作月报并向ERP项目组组长报告.第六条 公司商务中心负责整个营销体系的ERP信息输入和维护工作，责任岗位为商务中心文员和主任。 （）经办文员的主要职责包括：1、维护客户资料：正确录入客户代码、名称及其他业务需求信息并保存；2、将客户确认的产品需求在ERP系统中录入销售订单；3、在销售订单上选择购货单位全称和产品代码；4、录入产品数量和交货日期；5、选

3、择业务员/部门并对销售订单进行保存；6、如有合同变更，在ERP系统中录入订单变更单；7、分公司销售或备货，录入调拨单；8、选择销售订单，生成销货单.（二）商务中心主任的主要职责包括：1、加強与生产、产品工程、PMC中心、采购、技术、财务和仓库等单位的横向沟通，组织销售订单评 审工作；2、确认客户资料上的相关信息，核准客户资料：3、确认订单上相关信息，审核销售订单；4、确认订单变更单上相关信息，审核订单变更单；5、查询销售订单预计出货表，安排出货；6、跟踪订单产品完工情况信息，对存在的问题组织相关部门及时解决；7、确认销货单上的相关信息，核准出货.第七条产品工程部负责工程定额标准、工程技术方案和

4、物料清单等的搜集、编制和审核工作，其主要 职责包括：（一）编制和审核工程技术方案1、搜集工程定额标准；2、编制、审核工程术方案.（二）编制、更改和审核BOM单1、根据产品描述和编码规则录入品号信息；2、对产品的基础资料进行维护，编制产品的物料清单（BOM ）;3、需求部门申请并经生产总监审批后，在系统内录入BOM变更单，执行BOM的更改；4、确认BOM相关信息及变更信息，审核BOM单和BOH变更单.并及时进行有效维护.第八条PMC中心是公司生产经营的指挥调度中枢，其主要职责包括：（一）选择计划依据为客户订单，选择需生成的计划为生产计划，运行“生成批次需求计划”，生成后 维护相关生产计划，锁定生

5、产计划，发放LRP工单.（二）选择计划依据为工单，选择需生成的计划为采购计划，运行“生成批次需求计划”，生成后维护 相关请购单，锁定请购单，发放LRP请购单。（三）计算完成，维护请购单信息，确认请购单相关信息，审核请购单.（四）计算完成，錐护工单信息，确认工单相关信息，审核工单。（五）对于需要超领的物料，由生产车间在系统中录入超领料单，经生产总监审批，PMC中心主管核定 后，作为采购补料、生产超领和仓库办理趨领物料出库的依据.（六）非生产性物料，在ERP中直接录入和审核请购单，（七）非生产性领料，由使用部门在系统中录入费用领料单，PMC中心主管核定后，作为采购补料、生 产超领和仓库办理超领物料

6、出库的依据“（八）查询跟踪工单进度执行惰况，维护预计完工相关信息.（九）及时了解库存物资，对抉料物资负责及时请购"第九条采购部负责物料采购和委外加工工作，其责任岗位为采购专员和采购经理.（一）采购专员的主要职责包括：1、录入供应商资料：正确录入供应商代码、名称全称以及其他业务需求信息并保存；2、维护价格资料，在ERP中录入核价单；3、依据请购单，检查库存物资情况是否需要外购，下推生成采购单；4、确认采购单的数量、供应商等信息，选择釆购员，然后对采购单进行保存；5、采购单信息发生变化，在ERP中录入采购变更单；6、委外加工部分，录入委外核价单，维护加工价格；委外领料时选择委外工单，确认

7、领料数量等信息, 打印领料单给供应商去仓库领料；输入委外工单的加工供应商信息。（二）采购经理的主要职责包括：1、确认相关核价单信息，审核核价单；2、确认采购单上相关信息，审核采购单；3、确认采购变更单上相关信息，审核采购变更单；4、确认相关核价单信息，审核委外核价单；5、确认委外工单信息，审核委外工单；6、供应商供货异常分析，釆购价格异常分析，供应商评级；7、审核所购材料是否有库存，超库存积压不予外购；8、负责供应商供货质量楕况收集和供货及时性分析.第十条 仓库负责公司的收发料和物料保存工作，主要职责包括：（一）进货单：依据釆购单，生成进货单，输入验收数量，对于需确认单价的物料需录入进货金额，

8、 保存审核.（二）退货单：选择进货单，确认退货数量，保存并审核.（三）库存交易单：根据申领部门打印的单据，核对系统中单据的相关信息，审核单据后发货.（四）生产领料单：根据申领部门打印的单据.核对系统中单据的柏关信息，审核单据后发货.申领 部门领用材料在核对系统中单据的相关信息时特别注意领用材料的用途，对用途不淸的，要求领用部门完 善后发料.（五）生产退料单：根据申领部门打印的单据，核对系统中单据的相关信息，审核单据后发货.（六）生产入库单：依据生产部门的生产入库单，核对相关信息，输入验收数量，保存并审核.（七）委外进货单：依据委外工单验收产品，确认脸收数量及相关信息，保存并审核.（八）委外退货

9、单：选择委外工单，确认退货数量及相关信息，保存并审核。（九）销货单：核准销货单相关信息，审核后发货。（十）销退单：核准销退单相关信息，脸收后审核入库，（十一）借出/入归还单：依据申请部门打印的单据，核对系统中单据的相关信息，保存并审核.（十二）录入盘点料件作业.（十三）对库存材料出现异常情况须经公司领导审批后，自动生成盘点训整单.第十一条 生产车间依据工单组织作业，主要职责包括：（一）生产领料单：依据工单，生成生产领料单，保存后打印领料单，部门主管审核后作为领料依据。（二）生产退料单：依据工单，生成生产退料单，保存后打印退料单，部门主管审核后作为退料依据.（三）生产入库单：依据工单，生成生产入

10、库单，保存后打印入库单，部门主管审核后作为入库依据。（四）费用领料单：非生产性领料，在系统中录入费用领料单，保存后打印作为领料依据.（五）工单生产情况汇报，生产进度扌艮PMC中心.（六）查询跟踪工单进度完成情况.（七）现场仓管理.第三章稽核管理第十二条 公司定期组织稽核，以发现并及时纠正ERP系统运行过程中所产生的人为错误或疏漏，促使 公司ERP系统更加高效、平稳运行.第十三条稽核范围涵盖公司ERP系统所有用户及相关新门.第十四条 公司ERP稽核小组由有关公司领导、ERP专员、计划财务部、PMC中心等人员纽成，组长1 名，由ERP项目组纽长兼任，副组长2名，由财务负责人和生产负责人兼任，ERP

11、专员任执行组长"第十五条 稽核方式分为定期稽核和不定期稽核.定期稽核为每月1次，由ERP稽核小组提前1周发放 稽核计划，作为稽核工作总结的主要内容.不定期稽核由ERP专员、具有稽核职责的相关岗位人员的日常 稽核为主，加强日常业务工作ERP运行过程中的稽核监督工作.另外，ERP稽核小组也可以采取抽查的方式 进行稽核，作为整体稽核工作的补充.（一）凡不按照作业流程操作的，给予警告并每次罚款10元。（二）因个人粗心大意，录入ERP系统数据错误，经稽核纠正且未造成经济损失的，每次罚款10元， 造成公司经济损失的，视损失情况处罚，每次至少罚款50元.（三）各级审核人员未认真履行职责，未及时发现

12、单据错误，未造成公司经济损失的，每次罚款10元; 造成公司经济损失的，每次至少罚款100元.（四）受稽核人员寻找各种理由和借口拒绝配合稽核工作，第一次警告并罚款30元，第二次罚扶100元，第三次交人力资源部处理"第十六条 稽核对象、稽核要点和责任人员稽核内容稽核对象稽核要点稽核人稽核结果检核各稽核员抽查稽核人员稽核的有效性、准确性、及时性稽核组长权限异常检核各工作中心监督及跟踪相关部门是否有按照指定权限在操作ERP专员单据异常检核各工作中心监督及跟踪相关部门是否有按照单据用途在操作ERP专员BOM 单,B0M 变 更单各工作中心1. 元件品号、厲性、用量、底数、损耗、工单单别2. B

13、OM变更原因及次数，工单变更前BOM是否有变更3. BOM是否按工程资料录入4. BOM表和BOM变更是否经过相关领导审核后执行5. 工单开工后相关产品BOM阶层料号变更，是否及时将 变更单报送PMC中心PMC中心客户订单，客户 订单变更单，销 货单，训拨单商务中心1部门、单别、付款条件、税种、税率、币别 2销货仓库.品号信息是否正确3. 销货单价与合同是否一致4. 钢货单、销退单'调抜单是否及时录入系统计划财务部工单，工单变更 单，请购華，安 全库衿PMC中心1.工单用料与用量是否与BOM 一致2组成用量.需领量已领量、未领量3开工日期、预计完工日期.完工日期是否准确4 安全库存是否

14、准确5. 是否按生成批次需求计划抛转工单和请购单6. 工单是否在开工日期前一天抛转7. 超领单费用领料单审核是否严格按审批流程规定执 行ERP专员核价单，委外核采购部1.采购价格与报价是否相符2单价、金额.付款条件.税种、税率.币别、对应的 来源单号3. 釆购单变更原因，相关请购是否经过领导审批4. 供应商是否存在超交现象，仓库是否按采购单收货5供应商是否按时交货，固定前理天数是否准确6. 是否存在进货时出现采购单没有审核或采购价格不 正确而导致不能进行收货的现象7. 采购单是否按请购单执行计划财务部货矗料销 退交领退如 ，存产产蟹 養生生叫 货 进单单单单退仓库1.仓库发料是否按先审核单据后

15、发料的流程执行'严禁 开白条领料2部门打印的领料单是否按审批流程，超领单是否有相 关领导审批3领料相关的品号信息.仓库、数量是否准确4. 仓库是否严格按采购单收货严格执行品质检脸5. 收货后是否当天审核单据（非库存缺料状况）如果缺 料，必须在两个工作日处理相关单据6. 生产入库单审核后是否执行自动扣料7帐面数量与实物数董是否相符，是否存在人为调整帐 而数量计划财务部领料单，退料 单，入库单，调 拨单，现场仓盘 点单各工作中心1.生产领料是否完全按生产工单执行2超领单是否审批，超领原因是否在备注中注明3.费用领料单是否有相关领导审核原因是否在备注中 注明4领料单.退料单用途是否明确，单别

16、.数量等信息是 否正确5.领料单是否提前打印并交仓库备货，输入的单据是否 按规定及时领料6录入领料后，是否当天领料（非库存抉料状况）；如果 缺料，必须在两个工作日处理相关单据7.现场仓月末是否进行盘点并做账务处理，帐面数量与 丈物数量是否相符，是否存在人为训整帐面数呈ERP专员会计总帐，应收 /应付，固定资 产，自动分录， 分公司库存计划财务部1相对应的会计分录核算项目.币别.借/贷方金额、 部门费用分摊.固定资产折旧资料.来源单号.用途等 2帐实是否相符3报表质量及时效性4.分公司库存帐实是否相符ERP专员/计 划财务部成本计算计划财务部工单成本明细，产品成本明细，生产成本计算ERP专员第十

17、七条ERP系统下单流程及时限要求序号工作内容责任部门时限备注1销售合同评审商务中心4小时按公司销售合同评审流程操作，确认接单后 由商务中心在系统中录入销售订单.2录入销售订单商务中心半小时属新品号，则按品号录入日期后半个小时内 完成.半小时非新品号则合同评审后半个小时内完成.3录入BOM表产品工程部2小时常规产品销售合同评审后2小时内完成.1小时经评审确认的常规产品的急单需在销售合 同评审后1个小时内完成.2个工作日新产品销售合同评审后2个工作日内完成 （含申请/录入新料件品号时间）.1个工作日经评审确认的新产品急单需在销僖合同评 审后1个工作日内完成（含申请/录入新料 件品号时间）.4录入新

18、料件品号产品工程部半小时使用部门申请，编码员接单当天半个小时内 完成.5生成批次需求计划PMC中心1小时录入BOM表后1小时内完成生产工单抛转.6抛转生产工单7抛转请购单PMC中心4小时录入BOM表后4小时内完成请购单抛转.8釆购单采购部8小时常用物料于请购单抛转后8小时内完成录入 采购单.2个工作日新料件品号于请购单抛转后原则上2个工作 日内完成录入采购单"9进货单仓库2小时收到供应商送货后，2小时内完成录入进货 单（含IQC时间）.10生产领料备货各工作中心/ 仓库8小时生产车间打印领料单，提前"1个工作日交仓 库备货.11生产领料各工作中心/ 仓库2小时2小时内完成生

19、产领料，出现缺料情况需在 半个工作日内处理相关单据.12生产退料各工作中心/ 仓库2小时工单完工后2个小时内完成退圳（必须在生 产入库前完成）。13生产入库单各工作中心/ 仓库4小时收到完工指令后，在4个小时内完成生产入 库.14自动扣料仓库1小时审核生产入库单后，如有自动扣料的物料， 需在1个小时内完成"15调拨单商务中心1小时交货日前二天完成调拨单录入，交货日前一 天按4肖货流程传递调拨单单据.16销货单商务中心1小时交货日前二夭完成销货单录入，交货日前一 天按销货流程传递销货单单据.第十八条稽核结果均须形成书而记录，块失项目必须经受稽核人员同意并签章确认ERP操作稽核扌艮告表后

20、，拟定矫正措施及矫正期限并将矫正措施记录在ERP操作矫正单中.稽核所发现的重大抉失存 在可能或潜在可能影响ERP系统正常运作的情况时，应及时召开ERP团队会议进行讨论直至问题解决.第十九条 稽核工作结束后，稽核小组执行组长将稽核结果书面向稽核小组组长报告，并将稽核情况向 稽核小组副组长通报"稽核时所发现的缺失应列为下次稽查重点。如上次稽核发现的缺失未得到矫正，由 稽核小组根据实际情况提出处罚建议，组长签字后交人力资源部执行。第四章日常操作维护第二十条 各部门主管或ERP项目组成员应高度重视ERP工作，合理安排时间和人员，确保ERP系统的 日常操作和维护.第二十一条ERP系统作为公司的

21、管理工具，将长期发挥其应有的功效，因此各部门的工作包括日常稽 核工作必须按流程做到日清日结，确保系统顺畅.第二十二条各用户或部门要树立全局意识，加强横向沟通，及时反馈相关信息，涉及到相关部门协助 才能处理的问题，相关部门要积极配合，主动解决.一旦出现不能解决的问题时，要立即反馈到ERP项目 组长或ERP专员处，不得隐瞒和拖延问題，否则后果自负。第二十三条为确保相关人员对ERP系统操作的熟练度，ERP项目小组将根据具体情况安排培训工作， 培训分为集中培训和单个培训，以单个培训为主.培训内容主要是理论知识培训、实践操作培训.各操作 人员在使用ERP系统进行业务操作时，必须按照ERP指定规程进行操作，当遇到无法明确的操作业务时， 不得擅自主张随意操作，必须向ERP专员提出并寻求解答，并按解答之后的操作规范进行操作.公司对培 训过程进行考核：（一）对ERP系统学习非常透彻.考试成绩特别优秀、应用娴熟者给予奖励100元.（二）平时表现突出，团队协作意识强，定期出色完成工作任务者给予奖励100元.（三）积极参与，善于发现问题和解决问题，给ERP实施工作带来实质利益者奖励100至500元.（四）ERP系统学习培训不合格者每人次处罚30元，再进行补考直到合格为止.（五）每