浅谈档案工作技术与设备的现代化

1、    浅谈档案工作技术与设备的现代化    常宁摘 要先进的档案工作技术与设备，是档案工作现代化中很重要的内容，也是实现档案工作现代化的主要标志之一。它以电子计算机技术与设备为核心和主体，包括现代通信技术、光学技术、声像技术、网络技术与设备在档案工作中的应用。关键词档案；工作技术；现代设备一、电子计算机技术与设备在档案工作中的应用根据计算机所具备的功能，以及档案部门应用计算机进行档案文献处理的实践，电子计算机在档案工作中的应用范围主要有以下几个方面：（一）进行自动编目与检索。档案编目与检索是档案工作中很重要，工作量很大的工作环节。应用计算机进行编目，就

2、是将档案文件的形式特征和内容特征按照固定的格式输入计算机后，计算机便可根据事先编制的程序将输入内容按一定顺序编成文档，这些文档的总和便构成了计算机数据库，将数据库中的各种数据编制成各种形式的目录、索引，用于报导、查考、交换等各个方面。计算机编目与检索的最大特点是一次输入，多样输出。将档案内容与形式特征等信息考进计算机后，利用考查阅档案时，可以根据需要很方便地输出各种目录以及所需档案的档号、存放地点，排除了手工编目与检索的多次重复，提高了编目与检索的效率与质量；同时，应用计算机进行编目与检索的速度快、准确性高。（二）进行档案信息处理。计算机可用来处理档案的登记、自动标引和统计，办理档案的借阅和归

3、还手续，辨认到期应销毁的档案和鉴定保管期限，建立各种档案信息库。应用计算机网络技术与通信技术结合，建立档案目录中心和实现档案信息传递网络化，提供各种统计数字。（三）进行库房管理。计算机可进行档案的库房提取和标引工作，随时报告每个库房中存在哪些档案、占用多少空间.哪个库房还有剩余空间等库房库存情况；还可以用来对库房进行温湿度自动监测控制，记录分析库房空气清洁度，自动控制防火、警卫、档案传输等管理环节。（四）可进行档案文献的编研出版，以及缩微档案、声像档案、机读档案的管理和提供利用。（五）可用于档案部门的工资计算、财务管理、人事资料统计等一般日常管理工作。（六）计算机技术和设备可与其他先进技术结合

4、运用，扩大其功能。例如：计算机网络与光盘技术结合，可以实现一次辅助文献的联机检索和辅助文献字迹增强与恢复处理；计算机技术与人工智能技术的结合运用，使语言处理人工智能化，有助于对档案材料中的信息进行筛选、提炼，使之精练有序，易于用户利用。总之，计算机在档案工作中具有广泛的用途和明显的效果。可以大大提高档案存储、处理、控制、利用等方面的功能，推动档案工作的全面改革和发展；可以扩大检索途径和提高检索效率，满足利用者快速、准确以及多途径检索的要求。二、实现档案工作组织机构和档案信息传递网络化联网检索是指用通信线路通过数据传递把广泛分布在不同地区、不同档案机构的电子计算机终端设备、数据库、各种输入输出装

5、置等互相连接，使之形成一个网络系统，使利用者在网络内的任何一台计算机终端上都可以检索到其他任何计算机存储的档案信息。联网检索的优点是利于开发计算机资源和档案信息资源，实现资源共享；同时，计算机检索网的建立，可以实现远距离检索，为利用者节省时间，提高检索速度和计算机的使用效率。三、声像技术可使档案资料视听化、档案传播声像化声像技术是指利用录音、录像、电影、电视、幻灯片、唱片等直接记录声音和图像，来表达和传播知识、信息。用这些方式形成的文献资料一般被称为视听资料。档案视听资料是其中的一种，常被称为声像档案。声像技术可直接收集与传递档案信息，可利用声像档案宣传档案馆藏以及档案学研究成果。其优点是具有

6、能闻其声、能观其形的特殊效果，给人以直接的感性认识，既准确生动，又形象深刻，具有传统的纸质印刷品所没有的优越性。但是它往往不能直接阅读和观看，必须借助于特殊设备、器材才能利用，或者说它本身就包括设备和器材。四、光学技术使档案资料缩微化档案缩微化是指利用专门的光电摄录装置和摄录方法，把以纸张为载体的档案资料或机读文件按照一定的缩小比例，摄录在感光材料上，制成缩微复制品，进行存储、传递和使用。档案缩微化的优点较多，主要有五个方面：（一）能提高档案信息的存储密度，缩小档案体积，便于管理。（二）查找迅速，传递方便。不管档案原件体积是大或小，都可以缩微在同一种尺寸的胶卷或平片上，规格统一、排列整齐，便于

7、管理和查找，传递也十分方便。（三）复制性能好，成本低廉，保存期长。（四）有利于保护档案原件。档案缩微后，可以用缩微胶卷直接提供利用，并根据利用者的需要，随时复制或者放大复制成若干份。这样可以减少档案原件的磨损.延长档案的寿命。（五）缩微复制技术与计算机技术结合使用，即运用缩微技术全文存储档案文件，将缩微影像终端与计算机检索系统相连接，就可以通过计算机的快速检索，以档案缩微品的全文读出、还原复印或远距离传输等方式提供利用，从而将档案的目录检索提高到全文检索，更好地满足利用者的需要。档案工作技术与设备的现代化除上述内容以外，还包括档案保护技术与设备。如防火除尘装置、温湿度计以及档案传输等技术与设备等也应实现机械化和自动化。五、结论利用计算机检索档案将极大地提高档案的查找速度，有效提高查全率，节约利用者查阅档案的时间，提高服务质量。利用计算机和现代通讯设备，将使档案信息的处理传递的时间大大缩短，档案馆将从保管史料的基地，发展为名副其实的科学研究和各方面利用档案信息的中心。缩微技术与计算机的广泛运用，将给档案的保管带来极大的方便，档案的体积大为缩小，以计算机输出缩微胶卷（片）的形式提供档