公共资源交易项目档案管理研究

1、    公共资源交易项目档案管理研究    摘 要：公共资源主要是指公益性、垄断性以及专有性的资源，其主要分为社会资源、自然资源、行政资源，利用好公共资源交易可以实现和保障人民群众的根本利益，也可以实现政府的公信力，在公共资源交易中，档案管理尤为重要，根据公共资源交易项目的交易流程，可以知道在整个公共资源交易中，涉及到了档案主要有进场交易申请表、政府采购审批表、招标代理委托协议书、会议安排表、招标文件、报名汇总表、投标文件电子版、招标公告等等，随着信息化技术的深度发展，公共资源交易利用网络载体，进行电子招投标和数字化档案管理，以此可以实现公共资源交易的全

2、过程的透明、公平、公正以及高效，能够实现档案管理的数字化、智能化以及绿色化。关键字：公共资源；交易；档案管理社会经济的高质量发展，科学技术的不断深入发展，资源越来越丰富，资源的应用范围和应用深度都在不断扩大和延伸，特别是公共资源，公共资源主要是指一些公益性、垄断性、专有性的资源，主要分为社会资源、自然资源以及行政资源，相应的公共资源交易主要是指服务经营权 、户外广告牌经营权、缉私罚没公物拍卖、房产及办公楼等物业租赁进行交易，咨询服务，利用公共资源交易一方面可以保障人民群众的根本利益，另一方面可以提高政府的公信力和服务力，在公共资源交易中档案的管理尤为重要，下面本文将分别论述公共资源交易项目档案

3、的分类，公共资源电子招投标与数字化档案，公共资源纸质与电子档案的管理等内容。1 公共资源交易项目档案的分类根据公共资源交易的定义可以得知公共资源主要分为社会资源、自然资源以及行政资源三大类，主要包括市政公用事业特许经营权、行政事业单位后勤社会化服务经营权、户外广告牌经营权、缉私罚没公物拍卖、房产及办公楼等物业租赁、出租小汽车营运牌照、汽车吉祥号牌、行政事业单位废旧物资处理等等内容。在进行公共资源交易时，其项目的交易流程为预约场地招标文件备案入场登记处发布招标公告答疑收取招标保证金投标、开标抽取评标专家评标结算交易场地费发布中标结果公示中标通知签订合同退还招标保证金。根据公共资源交易项目的交易流

4、程，可以知道在整个公共资源交易中，涉及到了档案主要有进场交易申请表、政府采购审批表、招标代理委托协议书、会议安排表、招标文件、报名汇总表、投标文件电子版、招标公告（附审核意见单）、行业监管部门、专家抽取委托书、专家抽取表、评标委托书、专家打分表和评标报告、中标单位投标书、中标通知，根据负责部门的不同，可以分为四类档案，第一类为交易服务部门负责的，第二类为办公室负责的，第三类为档案信息部门负责的，第四类为业务部门负责的，具体分类项目见下表。2 公共资源交易项目的电子招投标以及档案管理随着计算机技术的发展，互联网+大环境的发展，在2017年发布的“互联网+”招标采购行动方案（2017年-2019年

5、），指出招投标要向着信息化、智能化的方向进行深度发展，电子招投标即是利用计算机、网络等信息技术，通过网络这一媒介，对招投标的业务进行整体全方位的管理，优化工作流程，全程在网络上实现招标、投标、开标、评标、监督、中标等一系列的操作，从而实现专业高效安全低成本的招投标管理。对于公共资源交易来说，电子招投标具有重要的意义，特别是在招投标相关法律法规较健全和完善、具有统一的系统技术标准、各大领域各大央企已经率先完成电子招投标的改革、地方公共资源交易中心开始向第三方交易平台开放等的现状环境下，电子招投标不断的创新改革发展，对政府、市场、公共资源档案管理等具有极大的好处和作用。首先对于政府来说，电子招投标

6、提高了招标采购的透明度，将招投标放在阳光下，一方面提高了自身的工作效率，另一方面，利于进行行业监督，使得招投标全过程得到一定的保障，投标过程会更加安全有效，评标结果也会更加准确，同时网络的实时性和不限制性，使得可以随时随地进行招投标，不受时间和地域的任何限制，节约了时间和经济成本，再同时利用网络的模块化，使得招投标过程更加系统规范，有利于进一步的管理。其次对于市场来说，能够活跃市场，利用电子招投标，高透明度吸引投标方，有利于投标方进行公平竞争，参与投标活动，在信息化的手段下，可以实现资源共享，能够使得公共资源交易趋向公正、规范，可以避免人为操作，使得招投标的环境更加阳光，交易市场的各类信息都在

7、网络上进行公开，這样的操作和交易体系的建立，一方面规范了交易市场，使得市场交易环境更加阳光透明、公平、公正，另一方面活跃了市场，能够吸引更多投标方的兴趣和投标激情。最后对于公共资源交易档案管理来说，电子招投标产生的自然就是电子档案，一方面有利于档案的长期管理，可以将档案进行存档，同时也可以进行历史档案查看，其档案查看存档更加快捷高效，相比于传统的纸质档案，同时电子档案的数据更加关联，可以随时随地进行调用和联动，数据的利用率更高，另一方面更加绿色环保低成本，从环保角度来说，传统的档案管理利用纸质档案，浪费资源，造成环境污染，在管理中也需要大量的人力和时间，利用电子档案，则可以实现绿色环保，节约人

8、力和时间，能够实现更高效的档案管理。电子招投标实现了电子化档案的管理，将公共资源交易档案进行数字化的管理，形成数字化档案管理系统，在进行数字化档案管理时，要注意网络化、数字化、档案化的问题，首先是网络化，即将公共资源交易档案利用网络的载体，对交易全过程中产生的档案进行网络化处理，不仅仅在招投标环节利用电子招投标的方法，更要在交易的全程中，建立数字化的档案；其次是数字化，即建立的数字化档案管理系统中的档案，数据信息要实现联动和关联，同步更新，能随时随地进行调取，各个数据库实现资源共享；最后是档案化，即在进行数字化档案管理时，与一般的数据信息相比，更要注重其公共资源交易的档案性质，有一定的特殊性，

9、要加强数据安全管理，比如利用电子签名、使用pki技术签发数字证书、利用ssl证书保证通信安全以及由权威机构对系统的功能、业务、数据项、安全项进行专业检测，以此来保证公共资源交易数字化档案的安全。3 总结公共资源主要分为社会资源、自然资源、行政资源，是关乎人民群众切身利益的资源，进行公共资源交易一方面以实现和保障人民群众的根本利益，另一方面实现政府的公信力和服务力，根据上文分析可知，公共资源交易档案根据负责部门的不同，可以分为四类档案，分别为交易服务部门、办公室、档案信息部门、业务部门。随着互联网+大环境的发展，利用网络媒介，电子招投标和数字化档案管理系统在深度发展，实现公共资源交易的全过程和档案管理的透明化、公平公正、高效化